BPM (Business Process Management) – “Bảo bối” doanh nghiệp thời đại số

Quản lý quy trình doanh nghiệp BPM (Business Process Management) là một trong những câu hỏi khó giải đáp nhất trong kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp có một tổ chức khác nhau, nhân sự khác nhau dẫn đến chu trình vận hành công việc, quản lý dự án cũng theo các phương thức khác nhau. BPM ra đời như một “cây đũa phép” giúp quản lý quy trình quy trình, giải quyết những bài toán về thời gian, chi phí,… phát sinh mỗi ngày trong doanh nghiệp. 

1. BPM (Business Process Management) là gì?

BMP là gì ? Theo định nghĩa chuẩn trên bpm.com, BPM (Business Process Management) là một khái niệm đề cập đến sự kết hợp của việc mô hình hóa – tự động hóa – thực thi – kiểm soát – đo lường – tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ những mục tiêu, kết quả then chốt của doanh nghiệp. 

Để dễ hiểu hơn, hãy hiểu qua về cấu trúc một doanh nghiệp, một bộ máy doanh nghiệp lớn hay nhỏ hay tầm trung, mô hình doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân đều sẽ có cấu trúc dạng tháp: cấp trên là ban lãnh đạo, CEO, giám đốc. Tiếp đến là các phòng ban, nhân viên phòng ban. Với doanh nghiệp nhỏ thì trực tiếp đến các bộ phận với các công việc liên quan với nhau. Tất cả liên kết chặt chẽ với nhau trong các mối quan hệ hỗ trợ – thúc đẩy nhau đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Lúc này, BMP ra đời với vai trò giúp nhà lãnh đạo quản lý quy trình tổng thể doanh nghiệp đó. 

BMP bắt đầu với tư duy của nhà lãnh đạo trong quản lý doanh nghiệp. Tư duy là thay vì quản lý thủ công nhiều giấy tờ, quản lý truyền thống theo truyền miệng, giao tiếp trực tiếp thì BMP chuyển đổi các quy trình dưới dạng số hóa, dữ liệu số để dễ dàng quản lý, theo dõi tiến trình công việc. Nó giúp cải thiện hiệu suất công việc, quản lý tiến độ – thời gian – chất lượng của từng cá nhân – phòng ban trong một quy trình. Không những thế, có một điểm sáng của BPM mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhận thấy, nó có thể theo dõi chi tiết đến từng cá nhân trong quá trình làm việc của họ. Từ sự kết hợp các bộ phận trong 1 doanh nghiệp như front-end gồm bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng đến backend (hành chính – nhân sự, marketing, IT,..). Công việc nào cũng xuất hiện trong BPM, từ đó lãnh đạo có thể hiểu biết cặn kẽ quy trình làm việc của từng bộ phận, dự án nào đang diễn ra, sắp diễn ra, còn công việc nào tồn đọng, vấn đề nào cần xử lý. 

Chính vì những điều trên, BPM như “bảo bối” của doanh nghiệp – tất cả đều được tổng thể dưới dạng chuẩn hóa – số hóa khoa học, cụ thể, tự động. Từng khía cạnh trong công việc như ai làm – thời gian – tiến độ – chi phí đều được cân nhắc để tối giản quy trình rườm rà. Nếu một quy trình nghiệp vụ gồm một chuỗi các công việc nhỏ thì với BPM, bằng cách mô hình hóa các nghiệp vụ có thể giúp chúng ta dễ dàng xác định một số công việc có thể được loại bỏ hoặc tự động hóa. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn mang lại hiệu suất cao. 

2. BPM – câu chuyện nhìn từ quá khứ đến hiện tại

Muốn thành công thì doanh nghiệp phải bắt kịp xu hướng thời đại, nhưng muốn là người dẫn đầu, doanh nghiệp đó phải là người tạo ra xu hướng hoặc tiên phong trong lĩnh vực đó. Chuyển đổi số không phải là câu chuyện gói gọn trong vài tiếng hội thảo hay vài cuốn sách, BPM cũng vậy. Chuyển đổi số và BPM có liên quan gì đến nhau? Khi tiếp cận chuyển đổi số, bạn mới có tư duy tiếp cận về BPM. 

Lịch sử của quy trình quản lý doanh nghiệp (Business Process Management) song song và gắn liền với lịch sử của chuyển đổi số. Các nhà kinh tế học, các doanh nghiệp nước ngoài là những người tiếp cận với BPM đầu tiên. Một tư duy mới trong quản lý đã được đề cập trong “Lý thuyết về quản lý” của Frederick Taylor trong giai đoạn cuối thế kỉ 18, đầu thế kỉ 19 “quy trình ẩn chứa trong quá trình làm việc khi che giấu đi các chi tiết thủ công”, sau đó các nhà kinh tế học đã phát triển thành “quy trình có thể được tái xây dựng lại một cách thủ công trong cùng một phạm vi hoạt động như trước”.

Mặc dù chỉ có thể diễn tả trên giấy và còn chưa có căn cứ nào để thực hành nhưng điều đó cho thấy – con người của thế kỷ trước đã nhận ra tầm quan trọng trong việc quản lý công việc một cách khoa học từ khá sớm (nên nhớ vào thời điểm đó, chưa xuất hiện mạng máy tính hay máy tính để tối ưu hóa công việc). 

Cho đến giữa thế kỉ 20, sự xuất hiện của máy tính và Internet đã mang đến luồng gió mới trong kinh doanh. Nó liên quan trực tiếp tới cách quản lý, vận hành tổ chức doanh nghiệp – góp phần thúc đẩy đẩy quá trình phát triển hoặc đào thải doanh nghiệp khỏi thị trường những năm sau này. Internet, máy tính đã cho phép các công ty và nhà quản lý có thể tạo ra và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng.

Vai trò của Internet và máy tính trong quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý quy trình doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Những ưu điểm vượt trội có thể kể tới như: kết nối đồng bộ dữ liệu giúp quản lý toàn bộ doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, trên nền tảng không gian số, các tài liệu được lưu trữ với số lượng lớn và dễ dàng tìm kiếm và sử dụng với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu, số hóa và vận hành mọi quy trình doanh nghiệp chỉ trên một nền tảng.

3. Chu trình Business Process Management (PBM) gồm có các bước nào?

Tìm hiểu về Business Process Management trong doanh nghiệp đã là một tư duy tiến bộ trên thị trường, tuy nhiên thực sự bắt tay vào thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, CEO cần hiểu biết về chu trình của BPM. 

• Mô hình hóa: Hiểu vấn đề cần xử lý trong doanh nghiệp mình, bài toán mình đang gặp phải, công việc của các phòng ban là tiền đề ban đầu cho bước tự động hóa tiếp theo. Phân tích công việc nào có thể lặp đi lặp lại các bước tương tự tốn nhiều thời gian, công việc nào cần tinh gọn bộ máy nhân sự. Từ đó lên thiết kế các quy trình nghiệp vụ giấy tờ, thủ công thành các quy trình điện tử. 
• Số hóa: Lúc này, các quy trình điện tử tương ứng với các nghiệp vụ khác nhau sẽ được gán vào mô hình sản xuất, quản lý doanh nghiệp. Sự tối ưu của BPM là cho phép tái sử dụng quy trình cũ, kết hợp nhiều quy trình nhỏ vào 1 quy trình lớn. Mô hình tự động hóa làm giảm thiểu những công việc thừa thãi, thời gian tìm kiếm thông tin, giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai làm. Thậm chí phần tài liệu cũng được lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm theo nhu cầu sử dụng. 
• Vận hành: Phần thực thi chính là lúc hành động – vận hành doanh nghiệp theo hướng tối ưu năng suất, hiệu suất. Với BPM, người quản lý có thể kiểm soát được các tiến trình trong công việc: đang làm đến đâu, số lượng công việc thực hiện như nào, phần nào đang chậm trễ, ai làm.
• Kiểm soát: Sau thời gian thực thi, kiểm soát là việc cần thiết nhằm quản lý phạm vi thực hiện của quy trình, ai chịu trách nhiệm, vấn đề đã được xử lý chưa. 
• Đo lường và tối ưu: Đo lường để xác định tiến độ nhanh – chậm, xác định hiệu quả quy trình đã phù hợp với doanh nghiệp chưa, giải quyết câu hỏi doanh nghiệp đã tối ưu hóa năng suất làm việc, quy trình hay chưa? Mô hình này có phù hợp hay cần cải tiến. 

Lấy ví dụ về một doanh nghiệp khi tiến hành – muốn quản lý doanh nghiệp trên 1 nền tảng thống nhất thì người lãnh đạo sẽ tìm hiểu tất cả các thông tin doanh nghiệp của mình. Từ đó mô hình hóa doanh nghiệp – biết để thực hiện một đầu việc với kết quả mong muốn như thế này thì cần những bước nào, mỗi bước ai tham gia, tham gia để làm gì, cần bao nhiêu thời gian cho các bước ấy, cần những biểu mẫu nào, văn bản nào, điều kiện ra sao.

Đấy chính là mô hình hóa. Sau đó, khi tái hiện lên phần mềm để phân công tự động và theo dõi qua nhiều quy trình, họ sẽ biết các vấn đề phát sinh để hiệu chỉnh, xem xét các tình huống phát sinh và hướng giải quyết. Cuối cùng là đo lường và tối ưu hóa quy trình.

4. Lợi ích của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp

Lợi ích đầu tiên mà ai cũng có thể nhận thấy đó là tăng năng suất làm việc. Trong một dự án cần nhiều nghiệp vụ khác nhau, BPM hạn chế các nghiệp vụ dư thừa hoặc không hiệu quả, giảm thời gian làm việc thừa thãi. Thay vì phải tốn thời gian đi đếm thủ công giấy tờ hoặc tìm lại tài liệu giấy tờ, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm qua các thao tác đơn giản, hoặc có thể nhìn thấy quy trình này có ai thực hiện, ai quản lý, bước tiến hành đến đâu, dự án đã chạy được bao nhiêu thời gian. 

Các công việc lặp lại tốn nhiều thời gian cũng được tự động hóa – đây là một cải tiến quan trọng trong việc giảm thiểu nhân lực thừa thãi. Những ai tham gia vào dự án có thể tập trung thời gian và chất xám vào làm những công việc quan trọng hơn. Từ đó, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu chi phí điều hành dự án, chi phí hoạt động.

Cuối cùng, BPM với sự chính xác của hệ thống tự động, sự linh hoạt trong hệ thống liên kết giữa các mắt xích trong công việc: quy trình này dẫn đến quy trình kia, công việc này dẫn đến công việc kia, theo đó khả năng bao quát chặt chẽ công việc về mức độ hoàn thành, chưa hoàn thành, lỗi ở đâu góp phần giảm thiểu tối đa rủi ro, sai sót trong quy trình. 

Cuộc cách mạng công nghệ đang bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp luôn cần thay đổi để tồn tại, sau đó mới là phát triển. Nếu chậm tiến, doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị đào thải khỏi thị trường. Do đó tự động hóa, tối ưu quy trình nghiệp vụ Business Process Management chính là một lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh. Đầu tư vào phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp BPM chính là việc nên làm ngay và luôn trong thời đại hiện nay để bắt kịp thời đại số, vận hành doanh nghiệp khoa học – linh hoạt.