5M1E trong doanh nghiệp và những điều bạn cần biết

Mỗi một doanh nghiệp hoạt động trên thị trường đều có sản phẩm, dịch vụ khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, quy trình sản xuất đều có những yêu cầu riêng. Lúc này, 5M1E (mô hình xương cá) ra đời với vai trò là công cụ giúp đỡ nhà quản trị trong quản lý quy quy trình sản xuất. Cùng 1Office tìm hiểu chi chi tiết về mô hình 5M1E này trong bài viết sau nhé! 

1. 5M1E là gì? 

5M1E (hay còn gọi là mô hình xương cá) là là thuật ngữ dùng nhiều trong sản xuất, kinh doanh, viết tắt của 6 chữ cái: Material – Nguyên vật liệu, linh kiện; Machine – Thiết bị, máy móc; Man – người thao tác; Method – Phương pháp thao tác; Measurement – Kiểm tra, đo lường và Environment – Môi trường làm việc, môi trường sản xuất.

Đây là 6 yếu tố quan trọng cấu thành phương pháp quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, các sản phẩm được hoàn thiện và ra mắt thị trường đạt chất lượng, được khách hàng đón nhận. 

2. Các ý nghĩa trong từng giá trị của 5M1E

Người ta rút gọn 6 yếu tố thành thuật ngữ ngắn gọn 5M1E nhằm mục đích dễ nhớ. Để hiểu rõ chi tiết hơn thì phải hiểu ý nghĩa, tầm quan trọng của mỗi thành phần như sau:

MATERIAL – Nguyên vật liệu, linh kiện: Đây là yếu tố quan trọng nhất trong ngành sản xuất. Không có nguyên liệu thì không thể tạo ra được sản phẩm nào. Thậm chí ngay cả khi có nguyên liệu sản xuất thì chất lượng của nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm khi hoàn thành (nguyên liệu tốt hay kém). Nếu nguyên liệu sai lệch thì sản phẩm khi hoàn thiện sẽ bị lỗ, điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất. 

Do đó, trước khi đưa nguyên liệu vào sản xuất thì cần có người giám sát, kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào theo những yêu cầu riêng của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực. Thực tế quyết định của người mua sản phẩm sau này phụ thuộc khá nhiều vào nguyên liệu sản xuất. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện lỗi ở nguyên liệu cần dừng sản xuất ngay và tùy theo cách xử lý (trả lại nhà cung cấp hoặc tiến hành tiêu hủy) để đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

MACHINE – Thiết bị, máy móc: Từ nguyên liệu ra sản phẩm hoàn thiện, tất cả đều cần đến máy móc. Ở thời đại công nghệ 4.0, thậm chí người ta không thể phủ nhận máy móc có thể thay thế con người trong sản xuất và còn có thể làm tốt hơn. Sự hiện đại của máy móc mang đến năng suất làm việc cao hơn, nhiều sản phẩm được hoàn thiện trong thời gian ngắn hơn so với làm hoàn toàn thủ công bằng sức người. Tính chính xác của sản phẩm, chất lượng cũng vượt trội hơn. Với máy móc, người ta cần quan tâm đến năng suất, chất lượng máy cũng như điều kiện sử dụng và cần bảo trì máy móc theo định kỳ để có kết quả tốt nhất. 

MAN – Người thao tác: Máy móc không thể hoạt động được nếu thiếu người vận hành máy móc, hay còn gọi thao tác. Người vận hành máy móc yêu cầu cao về chuyên môn trong lĩnh vực mình hoạt động cũng như máy móc mình thao tác để kịp thời xử lý khi có sự cố phát sinh. Ngoài ra trong quản lý sản xuất, nhiều doanh nghiệp còn yêu cầu người vận hành máy móc được đi đào tạo định kỳ. Yếu tố con người này là một trong những điều doanh nghiệp nghiệp cần quan tâm nhất trong quá trình làm việc vì khó điều khiển và dễ thay đổi.

METHOD – Phương pháp thao tác: Phương pháp thao tác là cách người vận hành máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất. Khi có phương pháp nhất định đạt tiêu chuẩn và khoa học sẽ giúp đồng nhất chất lượng sản phẩm. 

MEASUREMENT – Kiểm tra, đo lường: Trong quá trình sản xuất sản phẩm, đo lường và kiểm tra là bước cuối nhưng có vai trò quan trọng trong việc quyết định sản phẩm có đạt tiêu chuẩn hay không, từ đó đưa ra thị trường. Để đo lường, kiểm tra thì doanh nghiệp cần có phương pháp, tiêu chuẩn đo lường riêng phù hợp với lĩnh vực của mình. 

ENVIRONMENT – Môi trường làm việc, môi trường sản xuất: Môi trường làm việc bao gồm điều kiện làm việc và thời gian làm việc.  Hai yếu tố này đan xen với nhau góp phần tạo nên chất lượng của sản phẩm. Môi trường làm việc tốt bao gồm các yếu tố như máy móc, cơ sở vật chất, đội ngũ làm việc, người xung quanh, thậm chí cả thời tiết (với 1 số ngành nghề sản xuất vd như sản xuất nông sản,…) – những yếu tố này khi ổn định, cân bằng sẽ giúp cho việc sản xuất hoạt động trơn tru. Về thời gian làm việc cần khoa học, làm sao cho thu lại được năng suất tốt nhất (các nhà máy sản xuất thường chia làm ca ngày, ca đêm là vì thế). 

Với những yếu tố trên, tùy tình huống cụ thể mà nhà quản lý có thể điều chỉnh (thêm/bớt) các yếu tố trong 5M1E ở kế hoạch sản xuất để phù hợp với doanh nghiệp mình. 

3. Tầm quan trọng của 5M1E đối với doanh nghiệp 

Khi áp dụng 5M1E vào quá trình hoạt động của doanh nghiệp, người ta nhận thấy mô hình xương cá này phù hợp với tất cả các ngành nghề. Chỉ khác ở chỗ tùy vào lĩnh vực mà họ áp dụng sẽ có những nguyên liệu đầu vào, phương pháp, kiểm tra đo lường khác nhau. Tầm quan trọng của 5M1E trong doanh nghiệp có thể gạch thành các ý chính như sau:

– Nhà lãnh đạo có thể phân tích nguyên nhân, xử lý vấn đề ngay sau khi phát sinh sự cố.

– Có thể nhìn nhận khách quan doanh nghiệp mình đang có gì, đang hoạt động như thế nào qua mô hình ? 

– Trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh vấn đề, thì nó xảy ra ở đâu? Bước này có ảnh hưởng hưởng trực tiếp đến bước sau? Nếu thay đổi bước này thì kết quả sản xuất sẽ ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực?

– Nhanh chóng đưa ra phương án sản xuất hợp lý hoặc có thể điều chỉnh ngay khi phát sinh sự cố. 

Tuy nhiên để làm một mô hình 5M1E không phải đơn giản, nó đòi hỏi những người lãnh đạo phải thật sự hiểu doanh nghiệp mình. Sau đó nhờ vào 5M1E – họ có thể đưa các sản phẩm chất lượng ra thị trường qua hình thức trực tiếp hoặc liên kết với các đối tác. Vai trò của business partner trong kinh doanh cũng quan trọng không kém khi trong môi trường cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp cần nhiều hơn một phương pháp đưa hàng hóa trực tiếp ra thị trường. Họ có thể cùng liên kết làm ra sản phẩm, kết hợp chung trong dự án sản xuất để thu lại lợi ích tối đa. Với mô hình đó lại cần xây dựng bộ “xương cá” riêng. 

Trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường, các doanh nghiệp có thể đọc thêm bài viết Quy trình 7 bước bán hàng B2B để có thêm kiến thức tiếp cận khách hàng của mình. Cùng với những thông tin bổ ích về, 1Office hy vọng sẽ cung cấp thêm cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp một công cụ để quản lý hoạt động sản xuất hiệu quả, góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp ngày nay.