5 “tiêu chí vàng” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả có nghĩa là các nhà quản lý phải nâng cao hiệu quả của chính họ khi xây dựng đội ngũ nhân viên. Tất cả các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số đều hoạt động hiệu quả nhất với những nhân viên chủ động trên hệ thống công nghệ hiện đại. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá các “tiêu chí vàng” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp. 

Xem thêm: ERP là gì? Cấu trúc đầy đủ của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

1. 5 tiêu chí quan trọng nhất lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả 

Không giống như những phần mềm theo tính năng riêng lẻ, phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phải đảm nhiệm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Những hoạt động này đảm bảo quy trình cho mọi cấp thành viên, từ cấp CEO, C – level, manager đến các nhân viên phòng ban, bộ phận khác nhau. Chính vì vậy, cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm hiện đại nằm ở 5 tiêu chí quan trọng sau. 

1.1. Có sẵn hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học 

Mục đích chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp là giúp mọi dữ liệu được quản lý một cách khoa học. Vì vậy, hãy chọn một phần mềm mà thông tin nhân sự, kinh doanh, sản phẩm, hàng hóa, dòng tiền,… được sắp xếp logic, tự động và có tính liên kết. 

Dữ liệu của doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều thể loại hoặc thuộc về phòng ban khác nhau. Bạn cần một hệ thống quản lý doanh nghiệp có tính năng tìm kiếm và bộ lọc thông minh. Ít nhất nó có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm bất kỳ thông tin nào mà đã tồn tại trên hệ thống.

1.2. Chiếu xạ các nghiệp vụ doanh nghiệp

Các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian làm việc của mình khi áp dụng phần mềm có khả năng chiếu xạ toàn bộ nghiệp vụ. Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng để làm việc thông minh hơn. 

Bạn cần tìm kiếm phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp các tính năng sau: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh,… Tại đây, bạn có thể giao công việc cho người chịu trách nhiệm chính. Đồng thời đừng quên tính năng tự động hóa mọi thứ trên cũng phải nằm trong vai trò của phần mềm này. 

Khi ấy, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào công việc quản lý của mình một cách hiệu quả. Thêm vào đó, cũng có thể giảm bớt lo lắng, san sẻ trách nhiệm trong công tác quản lý nhân sự, dự án khổng lồ mà bạn cần hoàn thành. 

1.3. Hỗ trợ sự tương tác, kết nối 

Ngày nay, doanh nghiệp may mắn hơn khi phát triển trong một thời đại công nghệ thông minh và tiên tiến. Lãnh đạo có thể được tiếp cận với nhiều phương tiện hơn để quản lý nhân sự hiệu quả. Chính vì thế, bạn có nhiều lựa chọn hơn trong các phương án hỗ trợ sự tương tác, kết nối nhân viên. 

Các phần mềm chat hiện nay mặc dù được sử dụng miễn phí, nhưng chúng lại có thể gây ra sự rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bạn là lựa chọn phần mềm quản lý hỗ trợ tương tác trong công việc, đảm bảo luồng thông tin nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, mọi thứ phải được đảm bảo sự an toàn cho thông tin dự án, thông tin có liên quan khác. 

1.4. Linh hoạt trên đa nền tảng 

Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau. Trong đó, hệ thống sẽ được cài đặt theo nhiều cách thức. Chúng có thể chỉ được triển khai trên mobile hay chỉ trên PC, laptop. Những phần mềm này có thể tách rời nhau, phân chia theo nhiều vai trò, lợi ích khác nhau. 

Thậm chí, có nhiều ứng dụng chỉ cho phép bạn và nhân viên có mặt tại văn phòng mới được phép truy cập và làm việc. Bạn có thể bảo vệ được mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp trên hệ thống. Tuy nhiên, lại mất công sức và thời gian hơn khi bị hạn chế trên các thiết bị và ứng dụng. 

Để tiện gọn hơn, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý tổng thể công ty. Tức là, tất cả dữ liệu đều phải được lưu trữ dưới dạng điện toán đám mây. Bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Đặc biệt, chúng phải tương thích với càng nhiều thiết bị di động (lap top, máy tính bảng, mobile, PC,…) và hệ điều hành (iOS, Android) càng tốt. 

Khi ấy, bạn và cả nhân viên dễ dàng truy cập, nắm bắt công việc, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hay báo cáo,… ở mọi lúc mọi nơi. Luồng thông tin và dữ liệu trên phần mềm sẽ được tự động nhắc nhở và truyền tới đúng đối tượng cần quan tâm. Họ có thể dễ dàng mở ra đọc dù có ở văn phòng hay không. 

1.5. Có thể tích hợp các bên thứ 3 

Nhiều nhà lãnh đạo cho biết, họ muốn tìm kiếm một phần mềm đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu phải thay đổi giữa các phần mềm với nhau trong giai đoạn chuyển đổi số gây nhiều khó khăn. Chính vì thế, trước khi quyết định sử dụng phần mềm nào khác, bạn hãy cân nhắc đến chuyện phần mềm đó có thể tích hợp các bên thứ 3 hay không. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi hơn. 

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp hữu ích tức là tích hợp hệ thống API mở. Nó dễ dàng cho phép doanh nghiệp của bạn truyền tải dữ liệu qua lại giữa các phần mềm. Theo đó, bạn có thể tích hợp với mail, microsoft, calendar, dropbox,… hay thậm chí là một phần mềm quản lý công việc cho nhân viên song song nào đó. 

Như vậy, 5 tiêu chí trên chính là chìa khóa vàng để bạn tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Đây chính là yếu tố then chốt giúp cho bạn có một “trợ lý” thông minh và theo bạn mọi lúc mọi nơi.

2. Phần mềm được sử dụng để quản lý doanh nghiệp nhiều nhất hiện nay 

Có nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, chúng có đáp ứng được đầy đủ 5 tiêu chí trên hay không? Chúng tôi gợi ý cho bạn phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp với 1Office. Đây là một phần mềm đang vươn lên top 1 trong lĩnh vực khoa học công nghệ. 

2.1. Phần mềm 1Office quản lý tổng thể doanh nghiệp 

Phần mềm 1Office đang là giải pháp số 1 được hơn 3.500 doanh nghiệp tin dùng hiện nay. 1Office cho phép bạn quản lý doanh nghiệp của mình với mọi quy mô và ngành nghề khác nhau. Thậm chí nó có thể liên kết được các chuỗi cửa hàng hay chuỗi chi nhánh cho doanh nghiệp của bạn. 

Bạn có thể tham khảo các giải pháp mà phần mềm 1Office cung cấp, bao gồm:

Module HRM: Quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 

• 1Office cho phép bạn thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo, lưu trữ hồ sơ thông tin, chấm công tính lương, tạo và quản lý KPI của nhân viên,… 
• Toàn bộ những nghiệp vụ đều có tính liên kết với nhau và được quản lý trên một phần mềm 1Office. 

Module Workplace: Quản lý công việc và giao tiếp nội bộ. 

• 1Office cho phép bạn sắp xếp lịch làm việc trên lịch biểu chung, tạo nhắc nhở ngay trên tính năng này. 
• Bạn có thể quản lý các đơn từ của nhân viên đã gửi phê duyệt. 
• Workplace cũng cho phép bạn quản lý tất cả công việc của phòng ban, dự án, quy trình công việc, báo cáo tự động,… 
• Bạn có thể tạo tài sản cá nhân, tài sản chung của doanh nghiệp và quản lý chúng. 
• Mọi hoạt động ký kết nội bộ hay quy trình công việc, hợp đồng giao dịch thương mại được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng với chữ ký số. 
• Mọi nhân sự có thể giao tiếp, chia sẻ, trao đổi, thảo luận trên mạng social nội bộ. Nhà quản lý dễ dàng truyền tải thông tin, xây dựng văn hóa nội bộ tập trung trên mạng lưới này. 

Module CRM: Quản lý nghiệp vụ kinh doanh. 

• 1Office cho phép bạn quản lý toàn bộ dòng tiền thu chi của doanh nghiệp. Bạn có thể theo dõi và phê duyệt các phiếu chi, phiếu thu, phiếu chuyển tiền,… do nhân viên tạo và đề xuất. 
• Quản lý và theo dõi toàn toàn bộ data khách hàng, chương trình chăm sóc khách hàng,… 
• Kiểm tra, giám sát số liệu hàng hóa xuất – nhập kho, hoạt động mua – bán,… 

Module Advance: Mọi tính năng trên các phân hệ trên được liên kết chặt chẽ với nhau để dễ dàng tổng hợp thành báo cáo tự động. Bên cạnh đó, 1Office cho phép đầu kết nối mở (Open API) có thể nhập data hay liên kết với các phần mềm song song khác. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng chuyển đổi hơn.

2.2. Tại sao phần mềm 1Office phổ biến nhất hiện nay 

Với tất cả những tính năng nêu trên, 1Office hiện nay được coi là phần mềm đứng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây có thể là lựa chọn số 1 dành cho nhà lãnh đạo đang tìm kiếm giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể. Bởi vì đã có tới 3.500 doanh nghiệp trên toàn quốc đã lựa chọn tin dùng phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp 1Office. 

1Office có thể: 

• Tích hợp toàn bộ công cụ quản lý doanh nghiệp trên một nền duy nhất. 
• Lưu trữ dữ liệu thông tin thông minh, khoa học và có tính bảo mật. 
• Kết nối con người với công việc, kết nối con người với con người 24/7. 
• Theo dõi, quản lý công việc, con người, hàng hoá, tiền trên mọi nền tảng như app mobile, PC, máy tính bảng,… 
• Mở cổng kết nối với các phần mềm tiện ích khác. 
• Hỗ trợ yêu cầu, thắc mắc của khách hàng chỉ trong 1 tiếng. 

Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp nào đều có tác động lớn đến sự phát triển lâu dài công ty của bạn. Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm doanh nghiệp có thể đáp ứng được 5 tiêu chí vàng trên. Bạn có thể tiết kiệm hàng giờ quản lý mỗi ngày, tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm 1Office, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 083 483 8888. 

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office tại Fanpage.