Phần mềm 1Office là gì? Giới thiệu tổng quan nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office.vn

Việc tiếp cận với các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp với số lượng lớn, chi phí đa dạng cùng chất lượng khác nhau khiến nhiều doanh nghiệp ngày nay băn khoăn không biết nên chọn phần mềm nào để tối ưu hóa quản trị. Phần mềm 1Office.vn là một trong những nền tảng quản trị tổng thể được ưa chuộng nhất bởi nhiều doanh nghiệp trong thời gian quan. Vậy phần mềm 1Office là phần mềm gì? Giải pháp này có những ưu điểm gì nổi bật? Hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây!

I. Phần mềm 1Office.vn là gì?

1Office.vn là phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể hiệu quả dành cho các doanh nghiệp được phát triển bởi Công ty Cổ Phần 1Office. Giải pháp này được nghiên cứu, phát triển dựa trên phương pháp tư duy khoa học, kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo thống nhất, chặt chẽ và toàn diện.

Không đơn thuần chỉ là phần mềm quản lý tổng thể công ty như nhiều ứng dụng quản trị khác hiện nay, 1Office cung cấp cả môi trường làm việc trực tuyến trên Internet với nền tảng hiện đại, giao diện dễ nhận biết đối với doanh nghiệp Việt Nam bởi phần mềm được phát triển bởi những kỹ sư công nghệ Việt với sự thấu hiểu nhu cầu và nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Hệ thống 1Office được thiết kế và xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây có thể triển khai, bảo trì và nâng cấp dễ dàng, do đó người dùng có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, chỉ cần kết nối mạng internet.

Đăng ký trải nghiệm demo phần mềm miễn phí! 

Tham khảo thêm: 1Office Review: Đánh giá chi tiết phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office

II. Các tính năng quản lý của phần mềm 1Office

Những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ sau một thời gian sử dụng phần mềm 1Office đều có nhận xét là phần mềm này ra đời đã giúp các nhà quản trị doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình trong quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách các trơn tru, hiệu quả hơn.

Về tính năng, 1Office giải quyết các bài toán trong quản lý và vận hành doanh nghiệp:

1. Phân hệ quản lý công việc (1Work)

Quản lý công việc là một trong những yêu cầu quan trọng mà bất kỳ một doanh nghiệp, một nhà quản lý nào cũng cần có. Thay vì quản lý công việc và dự án thủ công rời rạc như xưa thì giờ đây doanh nghiệp đã có thể quản lý trên 1 nền tảng duy nhất.

Phân hệ 1Work giúp doanh nghiệp nói chung và đội nhóm nói riêng làm việc có kế hoạch, đúng tiến độ. Nhờ đó, người quản lý sẽ luôn có góc nhìn chi tiết nhất về kế hoạch, mục tiêu công việc để giao việc, giám sát thực hiện.

Phân hệ 1Work bao gồm những tính năng chính giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành:

• Quản lý công việc và dự án

Tính năng này giúp đội nhóm tạo dự án và phân bổ nguồn lực; giao việc linh hoạt theo người thực hiện, vị trí hoặc theo phòng ban thực hiện. Không dừng lại ở đó, người dùng còn có thể theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được chi tiết tiến độ.

• Chữ ký số

Chữ ký số ngày nay được dùng để ký online và đồng loạt văn kiện, hồ sơ, giấy tờ chỉ trong thời gian ngắn. Chữ ký số 1Office đã giúp giải quyết vấn đề ký tay hàng loạt giấy tờ tốn thời gian.

Hiểu đơn giản rằng, nếu có 1 hợp đồng dự án cần được phê duyệt, thay vì phải chuyển về văn phòng và ký bằng tay thì giờ chủ doanh nghiệp có thể theo dõi và ký số một cách nhanh chóng. Phân hệ này được tích hợp đến các phân hệ khác như quản lý lương, công việc,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Mạng nội bộ

1Work là nơi doanh nghiệp có thể lưu trữ tất cả thông tin nội bộ, . ghim thông báo quan trọng và dễ dàng tương tác với nhau. Việc xây dựng và củng cố văn hóa công ty cũng từ đó trở nên hiệu quả và có sức lan tỏa hơn.

Đặc biệt, mạng nội bộ cũng là giao diện mà người dùng có thể truy cập vào các phân hệ khác như Workplace, HRM, CRM, điều này mang đến sự tiện lợi và thống nhất khi làm việc.

• Tự động hóa quy trình

Phân hệ 1Work của 1Office được tích hợp BPA giúp doanh nghiệp tự động giao việc theo cá nhân, phòng ban thực hiện và liên kết các đối tượng liên quan, tránh sai sót trong vận hành

Bên cạnh đó, hệ thống quy trình quản lý công việc được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.

• 1Chat

Cho phép tạo nhóm chat các phòng ban, vị trí hoặc chức vụ cụ thể. Hệ thống sẽ tự động thêm nhân sự liên quan vào nhóm chat. Hiển thị danh sách các câu lệnh giúp tạo nhanh các biểu đồ như: Biểu đồ cột, Biểu đồ tròn, Biểu đồ ngang, … hoặc thống kê số liệu như So sánh 2 số liệu, Đếm số hồ sơ ký số, … ngay trên đoạn hội thoại.

NHẬN DEMO MIỄN PHÍ

2. Phân hệ quản lý nhân sự (HRM)

Phân hệ 1HRM của 1Office chính là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện và chuyên nghiệp nhất hiện nay dành cho mọi doanh nghiệp, giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm thông tin, theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên một cách dễ dàng với tính năng hiện đại.

• Quản lý nhân sự

Lưu trữ toàn bộ thông tin hồ sơ nhân sự, trạng thái làm việc, hợp đồng làm việc, dữ liệu về lương, chức vụ phòng ban, thông tin bảo hiểm, thông tin nghỉ bù – phép năm,… trên cùng một nền tảng.

Tính năng quản lý nhân sự của Phần mềm 1Office nhằm hướng đến những doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự với quy mô lớn, rất khó để có thể kiểm soát và theo dõi theo cách truyền thống.

• Quản lý quy trình tuyển dụng

1HRM cho phép bộ phận tuyển dụng tạo đề xuất tuyển dụng, tạo chiến dịch, cập nhật hồ sơ ứng viên, đánh giá và sắp xếp lịch phỏng vấn.

Ngoài ra việc đánh giá sàng lọc nhân sự cũng được giải quyết. 1HRM được tích hợp khung đánh giá năng lực ASK, đánh giá và sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng cho doanh nghiệp.

• Chấm công tính lương tự động

Phần mềm 1HRMcó thể kết nối với máy chấm công hoặc chấm công từ xa dựa vào tính năng định vị GPS giúp tạo bảng phân ca, quản lý ngày nghỉ, quản lý nghỉ phép, nghỉ bù, thời gian làm việc thực tế,…một cách tự động. Bên cạnh đó phần mềm còn tự động liên kết với bảng lương theo công thức định sẵn.

Tính năng này giúp quản lý chấm công một cách hiệu quả, thuận tiện và giúp bộ phận HR tính lương cho từng nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác.

• Hệ thống đánh giá nhân sự toàn diện bằng KPI & OKR

Hệ thống đánh giá năng lực nhân viên của 1Office được cấu hình mang đến góc nhìn đa chiều, trực quan dưới dạng Dashboard, báo cáo động cùng bộ lọc thông minh giúp nhà quản lý đánh giá chính xác nhất hiệu quả làm việc của nhân viên.

Phần mềm cho phép người dùng có thể xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận, phòng ban như bán hàng, nhân sự, chăm sóc khách hàng,… và quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất. Phần mềm 1Office giúp người quản lý dễ dàng theo dõi khả năng đạt được các tiêu chí đánh giá của từng bộ phận để từ đó điều chỉnh khung tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận, phòng ban thậm chí cho từng nhân viên.

NHẬN DEMO MIỄN PHÍ PHẦN MỀM HRM

3. Phân hệ quản lý khách hàng (CRM)

Phần mềm 1Office CRM là phân hệ giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng, tạo chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng chu đáo và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

CRM có thể giúp doanh nghiệp:

• Lưu trữ tập trung dữ liệu khách hàng

Các thông tin, dữ liệu về khách hàng được tổng hợp tự động và đẩy vào hệ thống từ nhiều kênh khác nhau như email, tổng tài, website, mạng xã hội,…Cho phép phân loại dữ liệu khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, dễ dàng trong việc tìm kiếm.

• Xác định cơ hội bán hàng

Phân tích dữ liệu thông tin khách hàng và đưa vào các nhóm: tiềm năng, có cơ hội, không có nhu cầu,… Tự động tổng hợp các báo cáo, thống kê real-time dựa trên dữ liệu khách hàng được cập nhật.

• Hỗ trợ hoạt động quản lý bán hàng

CRM cung cấp cơ sở dữ liệu khách hàng nền tảng để phát triển các chiến dịch tiếp thị đa kênh, xúc tiến bán. Từ đó giúp chuyên nghiệp hóa quy trình chăm sóc khách hàng, tối ưu trải nghiệm khách hàng.

4. Phân hệ Advance

Ngoài những phân hệ tính năng trên, 1Office còn sở hữu phân hệ Advance – Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.

Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về phân hệ này TẠI ĐÂY.

III. Đánh giá ưu nhược điểm phần mềm quản trị tổng thể 1Office

Như đã nói đến ở trên, mỗi phần mềm đều có những thế mạnh riêng, cũng sẽ tồn tại một số điểm hạn chế. Việc đánh giá 2 khía cạnh này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn để quyết định xem có sử dụng phần mềm này hay không.

1. Ưu điểm phần mềm quản trị 1Office.vn

Đầu tiên và cũng là quan trọng nhất, 1Office có thể xử lý hoàn toàn các nhược điểm mà các phần mềm riêng lẻ không giải quyết được như: Tính liên thông dữ liệu, tính thống nhất về giao diện người dùng, sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, khả năng phân quyền theo phòng ban, vị trí, chức vụ,… Cụ thể:

• Giải pháp quản trị All in one

1Office là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, được xây dựng theo mô hình All-In-One, giúp giải quyết mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm duy nhất. Tất cả hoạt động từ Sales & Marketing, hành chính – nhân sự đến quản lý nội bộ doanh nghiệp đều được số hóa và quản lý tập trung trên một nền tảng.

Đặc biệt, các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp đều có khả năng liên kết chặt chẽ với nhau, sử dụng dữ liệu của nhau để tính toán. Do đó, gần như mọi nghiệp vụ đều được tự động hóa và CEO sẽ dễ dàng có được những báo cáo đa chiều về mọi đối tượng trong doanh nghiệp.

• Khả năng tích hợp và mở rộng

1Office được xây dựng trên một Core Platform do chính 1Office phát triển. Nếu hiểu biết về code và thuật toán bạn sẽ thấy Core Platform này được quy định chặt chẽ về cấu trúc dữ liệu, tính kế thừa, các hàm, UX, UI dùng chung.

Thiết kế này giúp phần mềm 1Office vn dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác.

• Khả năng tùy biến và tự động

1Office có đủ độ linh hoạt để tùy biến trong từng trường hợp cụ thể. Người dùng có thể chủ động cài đặt và linh hoạt tạo các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Ví dụ:

Hệ thống báo cáo tự động; công thức Excel; hệ thống duyệt tự động; Hệ thống cảnh báo tự động…

• Tích hợp đầy đủ tính năng

1Office hướng tới cung cấp một bộ công cụ với đầy đủ các tính năng để quản lý vận hành doanh nghiệp, song vẫn đảm bảo tính chất linh hoạt và tùy biến.

Điều này có nghĩa người dùng có thể chỉ lựa chọn cài đặt và sử dụng các tính năng theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên, sau này có phát sinh những nhu cầu mới thì người dùng hoàn toàn có thể tích hợp các tính năng mới vào trong phần mềm một cách dễ dàng.

• Chi phí hợp lý và linh hoạt

Đa số các phần mềm quản trị khác trên thị trường đều tính phí theo gói cố định, khiến giá thành bị đội lên và lãng phí nhiều tài nguyên.

Nhưng đối với 1Office vn, phần mềm sẽ tính phí theo hình thức “thuê bao” – chi phí sử dụng tương ứng với số lượng người dùng. Qua đó giúp các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn cũng như tối ưu chi phí.

• Giúp chuẩn hóa doanh nghiệp hiệu quả

1Office cho phép doanh nghiệp cài đặt chuẩn hóa mọi quy trình xử lý công việc trong doanh nghiệp hoàn toàn tự động nhờ: cảnh báo thông minh đa dạng; kho tài liệu lưu trữ biểu mẫu khổng lồ; linh hoạt các mô hình quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh.

• Có sự song hành của 1Academy – Kho tàng tri thức quản trị hiện đại

Khi nhà quản trị lựa chọn sử dụng 1Office cho doanh nghiệp mình, bạn không chỉ được trải nghiệm những bộ công cụ, tính năng hữu ích mà còn được nâng cao doanh trí với những bộ tài liệu độc quyền của 1Academy – Học viện chuyên cung cấp, phổ biến tri thức và các giải pháp quản trị chuyên sâu đi kèm giải pháp công nghệ tiên tiến.

1Academy như một cầu nối, dẫn dắt doanh nghiệp Việt tiếp cận những giải pháp quản trị hiện đại phù hợp nhất trên nền tảng công nghệ tiên tiến, để tạo ra sự thay đổi giá trị lâu dài với các doanh nghiệp Việt Nam.

2. Điểm hạn chế của phần mềm quản trị 1Office

Như những tính năng hiện đại đã được nhắc đến ở trên, 1Office đã cung cấp cho người dùng hàng loạt những công cụ tối ưu quy trình vận hành, quản trị công việc, dự án cũng như tuyển dụng, chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên cũng vì tính năng và kho dữ liệu khổng lồ như vậy mà phần mềm 1Office vn chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn, còn những doanh nghiệp nhỏ nếu sử dụng 1Office sẽ khó để tận dụng hết nguồn tài nguyên mà phần mềm mang lại.

Đây cũng chính là điểm hạn chế lớn nhất của 1Office khi chưa thể đáp ứng nhu cầu của những doanh nghiệp quy mô nhỏ. Tuy nhiên đến thời điểm hiện tại nhà sáng lập và đội ngũ kỹ sư công nghệ 1Office vn vẫn không ngừng nghiên cứu để giải quyết vấn đề này và mở rộng tệp khách hàng hơn.

Trong tương lai gần, phần mềm 1Office hướng đến việc vừa cải thiện tính năng vốn có vừa đáp ứng tối ưu hơn những nhu cầu của tệp khách hàng mới, nhất là những doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Xem thêm: 5 “tiêu chí vàng” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

IV. Những đánh giá của khách hàng về phần mềm quản trị 1Office.vn

Trong suốt thời gian 10 năm hoạt động và phát triển, Hiện tại phần mềm 1Office đã và đang được sử dụng bởi hơn 5000 khách hàng là các doanh nghiệp lớn ở mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

Hãy cùng điểm qua những chia sẻ của họ khi sử dụng 1Office:

• Yody – chuỗi cửa hàng thời trang nổi tiếng – ứng dụng thành công 1Office HRM để giải quyết những tồn động trong quản lý nhân sự như tuyển dụng, chấm công tính lương:

“1Office đã hỗ trợ đắc lực cho Yody trong quá trình chuyển đổi số. Từ khi triển khai phần mềm, nhân viên có thể làm việc tại bất cứ đâu, bất cứ lúc nào vẫn có thể truy cập để nhận phân công công việc và báo cáo công việc, chấm công tính lương…”

(Anh Trung Sơn – Giám đốc nhân sự Yody chia sẻ)

• Ahamove cũng trở thành khách hàng lâu năm của 1Office khi ứng dụng công cụ quản lý công việc Workplace để chấm dứt tình trạng tốn thời gian khi xét duyệt hợp đồng:

“Nhờ áp dụng 1Office, các thông tin quản trị từ việc mua bán, xét duyệt hợp đồng, xét duyệt các kế hoạch cần nhiều bậc xác nhận,… đều được quản lý trên hệ thống…”

(chị Nguyễn Kim Anh – Trưởng phòng nhân sự AhaMove)

• F88 cũng có những nhận xét tích cực về 1Office khi ứng dụng HRM 1Office và đã tối ưu được quy trình chấm công tính lương một cách hiệu quả nhất:

“ 1Office giúp tôi kiểm soát việc chấm công cho khối văn phòng cũng như 80 cửa hàng. 1Office còn giải quyết được bài toán về phân ca, đổi ca, tăng ca hay duyệt đơn từ ngoài…”

(Anh Phùng Anh Tuấn – CEO F88)

• Trà sữa Toco Toco sau một thời gian sử dụng công cụ quản lý công việc và quản trị nhân sự 1Office đã cải thiện được tình trạng chấm công, tính lương hiệu quả:

Chia sẻ về điều này, anh Lê Phúc Khánh – CEO cho biết: “Sau khi biết đến và triển khai cài đặt phần mềm 1Office, chúng tôi hoàn toàn dễ dàng kiểm soát việc chấm công cho khối văn phòng cũng như 80 cửa hàng, giải quyết được việc phân ca phức tạp cũng như hỗ trợ quản lý đổi ca, tăng ca, làm thêm bằng hệ thống phân ca và đơn từ…”

• Tổ chức giáo dục IIG Việt Nam nhờ có 1Office đã chuyển đổi số thành công, tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng quy trình làm việc rời rạc trong thời gian dài:

“Sau khi tự động hóa doanh nghiệp trên 1Office, công ty đã tinh gọn được quy trình làm việc của Bộ phận Nhân sự. Đồng thời, các bộ phận cũng giảm tải rất nhiều thời gian và khối lượng công việc hàng ngày.”

(chị Nguyễn Vũ Hồng Anh – Phó Tổng Giám đốc IIG Việt Nam)

Như vậy có thể thấy rằng, những doanh nghiệp đã sử dụng 1Office đều cảm thấy hài lòng và đạt được hiệu quả chuyển đổi số cao. Chính vì 1Office luôn hướng tới mục tiêu giúp mọi doanh nghiệp luôn đạt được chất lượng vận hành và quản trị tốt nhất nên chỉ cần điều kiện doanh nghiệp phù hợp, lựa chọn 1Office chính là lựa chọn sáng suốt.

Nhận tư vấn miễn phí

IV. Giải đáp những câu hỏi của khách hàng về phần mềm 1Office

Trong quá trình tư vấn, đội ngũ chăm sóc khách hàng của 1Office đã nhận về vô số thắc mắc về tính năng cũng như việc đăng ký sử dụng. Dưới đây là những thắc mắc tiêu biểu:

1. Vì sao doanh nghiệp chúng tôi nên chọn 1Office vn thay vì những phần mềm khác?

1Office có khả năng khắc phục những điểm hạn chế mà nhiều phần mềm quản trị ngày nay vẫn gặp phải. Đây chính là điểm mạnh đầu tiên. Bởi phần mềm này được thiết kế đầy đủ tính năng để quản lý vận hành doanh nghiệp.

Tiếp theo là tính linh hoạt và tùy biến của 1Office. Khách hàng có quyền cài đặt, loại bớt hoặc thêm một tính hay nhiều tính năng nào đó để phù hợp với mục đích sử dụng của mình.

Cuối cùng là chi phí cài đặt 1Office cũng hợp lý hơn rất nhiều so với nhiều phần mềm hiện nay nên phù hợp với nhiều doanh nghiệp với quy mô khác nhau.

2. Có thể xem hướng dẫn sử dụng phần mềm 1Office ở đâu?

Khi bắt đầu triển khai cài đặt phần mềm 1Office, hệ thống sẽ kích hoạt một tài khoản Admin với đầy đủ quyền thao tác trên hệ thống. Bạn sẽ sử dụng tài khoản Admin này để thực hiện các cài đặt hệ thống ban đầu.

Phần hướng dẫn sử dụng phần mềm được ghi chú vô cùng chi tiết trong trang chủ 1Office TẠI ĐÂY.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần lo lắng về cách dùng vì đội ngũ kinh doanh của 1Office sẽ hướng dẫn chi tiết, thực hiện demo và hỗ trợ đào tạo để mọi nhân viên của doanh nghiệp đều có thể sử dụng.

3. 1Office vn nâng cao hiệu quả tuyển dụng bằng cách nào?

Nhắc đến công tác tuyển dụng của các doanh nghiệp, HR phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng để sàng lọc CV, đánh giá CV xe mcos phù hợp với tiêu chí hay không. Điều này vừa mất thời gian mà đôi khi còn xảy ra sai sót.

Tuy nhiên với 1Office HRM, công cụ đánh giá và sàng lọc CV sẽ hỗ trợ HR tối ưu khi có thể đánh giá chất lượng CV dựa theo những tiêu chí đã được doanh nghiệp cài sẵn, nâng cao chất lượng tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Trên đây là toàn bộ những thông tin và đánh giá chi tiết về phần mềm quản trị tổng thể 1Office vn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ hữu ích với bạn và các doanh nghiệp đang loay hoay tìm kiếm giải pháp phần mềm để tối ưu quản trị và vận hành doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA