Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
08/07/2022 17:07:09

ERP là gì? Cấu trúc đầy đủ của hệ thống ERP trong quản lý DN

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để tối ưu hóa năng suất làm việc, nâng cao kết quả thực hiện công việc luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản trị. Vì vậy, trong bài này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu ERP là gì và Cấu trúc đầy đủ mà một hệ thống ERP cần phải có.

I. ERP là gì?

1. ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là gì?

Ta cùng đi tìm câu trả lời cho câu hỏi ERP là gì:

“ERP (Enterprise Resource Planning) hay còn gọi là phần mềm hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giúp bạn điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm,…”

Khái niệm ERP
ERP – Giải pháp Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đang được ưa chuộng trong quá trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp

Một hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp xác định lãng phí, loại bỏ sự kém hiệu quả, cải thiện quan hệ khách hàng và tạo điều kiện hợp tác trong thời gian thực.

2. Các thuật ngữ liên quan đến ERP bạn cần biết

Có rất nhiều thuật ngữ liên quan đến ERP, tuy nhiên, bạn cần nắm rõ các thuật ngữ quan trọng sau đây trước khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp của mình.

  • Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Dùng để chỉ các công cụ tự động để quản lý các quy trình kinh doanh trong tổ chức.
  • ERP tại chỗ: Đây là phần mềm được cài đặt trên máy chủ tại công ty của bạn, bộ phận CNTT của doanh nghiệp sẽ là người quản lý trực tiếp hệ thống.
  • ERP đám mây: Các dữ liệu được quản lý dựa trên nền tảng dữ liệu đám mây (clould)
  • Quản trị chuỗi cung ứng: dùng để chỉ dòng sản phẩm, dịch vụ từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng
  • Nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ 3: Đây là các nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp quản trị được tích hợp với phần mềm ERP của doanh nghiệp.
  • Giải pháp di động: Là khả năng truy cập dữ liệu ERP trên các thiết bị di động mọi lúc, mọi nơi.
  • Tùy chọn triển khai giải pháp ERP: Các yêu cầu về phân hệ cũng như tính năng của ERP
  • Cấu trúc doanh nghiệp: Cấu trúc các phòng, ban chức năng
  • Quản lý quan hệ khách hàng CRM: Công cụ giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng.

II. Hệ thống ERP là gì?

1. Khái niệm hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP là bao gồm các công cụ, ứng dụng giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình vận hành của tổ chức trên một phần mềm duy nhất. Dựa vào hệ thống này, nhà quản lý sẽ có được một cách nhìn tổng quát về tình hình hoạt động cũng như tăng khả năng kết nối và tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên sẽ dễ dàng truy cập và trích xuất các thông tin từ tài chính – sản xuất – bán hàng- chăm sóc khách hàng,… trên cùng một hệ thống. Điều này giúp nhân viên của bạn có thể chủ động trong việc trích xuất dữ liệu đễ phục vụ cho công việc cũng như xây dựng các quyết định chính xác.

2. Đặc điểm của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

  • Tích hợp, kết nối toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống:

Quy trình kinh doanh được tích hợp từ đầu đến cuối của toàn bộ phòng ban và đơn vị kinh doanh giúp cho quá trình vận hành trở nên dễ dàng hơn, nhà lãnh đạo dễ dàng giám sát, theo dõi tiến độ công việc của người lao động hơn

  • Hệ thống cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên cùng một nền tảng:

Một cơ sở dữ liệu chung cho phép toàn bộ người lao động truy cập thông tin, dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, các dữ liệu mật của từng phòng ban sẽ được admin cấp quyền sử dụng, truy cập tránh lỗ hổng bảo mật và việc bị tuồn dữ liệu ra ngoài. 

  • Giao diện nhất quán:

Các nhà cung cấp ERP ban đầu nhận ra rằng phần mềm có giao diện người dùng nhất quán giúp giảm chi phí đào tạo và có vẻ chuyên nghiệp hơn. Khi phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp ERP, giao diện thông thường đôi khi bị bỏ rơi vì tốc độ đưa ra thị trường. Khi các bản phát hành mới gia nhập thị trường, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục lại giao diện người dùng nhất quán.

Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về ERP là gì và các đặc điểm nổi bật của nó, ở trong phần tiếp theo, hãy cùng nhau tìm hiểu các phân hệ ERP phổ biến được doanh nghiệp ưa chuộng nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tốt nhất hiện nay

III. Các mô đun ERP được sử dụng phổ biến

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm nhiều loại mô-đun khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ hỗ trợ một quy trình kinh doanh cụ thể và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch, thông tin chi tiết mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Mọi mô-đun kết nối với Hệ thống ERP, hệ thống này cung cấp một nguồn trung thực duy nhất và dữ liệu chính xác, được chia sẻ giữa các phòng ban. Một số mô đun ERP phổ biến: 

Một số phân hệ ERP phổ biến được sử dụng phổ biến
Một số phân hệ ERP phổ biến được sử dụng phổ biến

1. Tài chính

Có thể khẳng định đây là xương sống, tính năng quan trọng nhất của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ sách chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp các doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính,…

2.Quản lý nguồn nhân lực (HRM):

Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một phân hệ nhân sự cung cấp các tính năng như tự động hóa quá trình chấm công và tính lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc toàn bộ mọi hoạt động liên quan tới quản lý nguồn nhân lực, có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.

3. Tìm nguồn cung ứng và mua sắm

Phân hệ này trợ giúp cho việc tập trung hóa và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu như: báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng phân tích hỗ trợ bởi AI và thậm chí kết nối liền mạch với nhà cung ứng.

4. Bán hàng ( Sales)

Theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại giúp Chuyên viên bán hàng sử dụng thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội Cross sale, Upsale phù hợp. Nó bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.

5. Sản xuất

Chuẩn hóa quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu. Mô-đun này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng,…

6. Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Mô-đun cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần – và có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

7. R&D và kỹ thuật

Cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm,… để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

8. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian chết và giữ cho máy móc và thiết bị của họ hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Mô-đun này bao gồm chức năng để bảo trì dự đoán, lập lịch, hoạt động và lập kế hoạch tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),…

9. Quản lý nhân sự

Tính năng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lưu trữ hồ sơ nhân sự,…

IV. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Hệ thống ERP

  • Nâng cao năng suất

Việc tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp loại bỏ những phần dư thừa, cải thiện độ chính xác và nâng cao năng suất. Các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau giờ đây có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

  • Kết nối các phòng ban

Ứng dụng ERP sẽ thúc đầy khả năng giao tiếp, trao đổi công việc của các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. Điều này kích thích khả năng làm việc nhóm cũng như gia tăng sự phối hợp để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.

  • Báo cáo tiến độ công việc được thực hiện tự động

Dựa vào dữ liệu được thu thập trên hệ thống, các trạng thái báo cáo của doanh nghiệp sẽ được tiến hành tự động. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và thông báo đầy đủ về tình hình hoạt động cho tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như cổ đông.

  • Giảm thiểu rủi ro

Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, dự đoán và ngăn ngừa rủi ro. ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh, góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tăng tỷ lệ chính xác.

  • Công cụ báo cáo phân tích

Công cụ báo cáo và phân tích mãnh mẽ giúp nhà lãnh đạo có thể đưa ra được các quyết định sáng suốt.

  • Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo an toàn thông tin, phân quyền truy cập cũng như theo dõi các hoạt động của người dùng khi đăng nhập hệ thống.

V. Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

ERP được xây dựng với mục đích thiết kế tất cả các modul trên cùng một phần mềm duy giúp doanh nghiệp không cần sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ. Bên cạnh đó, tất cả các phân hệ này đều được liên kết với nhau trên cùng một hệ thống, có tính tích hợp cao, giúp các tệp dữ liệu được lưu trữ trên cùng một nền tảng, tránh phân bổ dữ liệu.

Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, có thể thực hiện tự động các tính năng như: Lên báo cáo số liệu,…

Tìm hiểu thêm:  Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tiêu chí để lựa chọn HRMS hiệu quả

VI. Các lựa chọn triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Hiện nay, có 2 hình thức triển khai phần mềm ERP chính trong doanh nghiệp:

Phần mềm ERP đám mây:

ERP đám mây có giao diện giống như phần mềm ERP truyền thống, tuy nhiên, thay vì lưu trữ trên máy chủ và cơ sở hạ tầng phần cứng như cũ thì nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ giúp bạn lưu trữ dữ liệu. Người dùng cần đăng nhập thông tin để truy cập vào dữ liệu ERP của mình. Lựa chọn nền tảng này, doanh nghiệp của bạn cần tuân theo các chính sách của nhà cung cấp dịch vụ.

Phần mềm ERP tại chỗ:

Đây là hệ thống ERP được triển khai trực tiếp tại doanh nghiệp. Công ty bạn có toàn quyền sử dụng phần mềm mà không cần lo lắng đến những tác động của phía nhà cung cấp dịch vụ.

VII. Ví dụ về ERP trong từng lĩnh vực kinh doanh

  • Nhà sản xuất sản phẩm trang điểm dành cho nam giới Fulton & Roark đã triển khai thành công việc lập kế hoạch ERP để theo dõi hàng tồn kho và dữ liệu tài chính tốt hơn. Công ty North Carolina, giống như nhiều doanh nghiệp khác, đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi lại dữ liệu tài chính. 
  • Phần mềm kế toán ERP:  ví dụ về các tính năng bao gồm các khoản phải trả, khoản phải thu, lập kế hoạch tài chính và quản lý nguồn lực. Kế toán, quản lý mua hàng và các chuyên gia tài chính khác có thể sử dụng hệ thống ERP để đánh giá tình hình tài chính của công ty. Các chuyên gia này có thể hợp tác với các chuyên gia chuỗi cung ứng và các chuyên gia khác để đảm bảo hiệu quả. Thông thường, kế toán xem xét các chức năng này một cách riêng biệt với các hoạt động kế toán. Tuy nhiên, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định dễ dàng hơn khi có dữ liệu tài chính bên cạnh thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.
  • Các nhà sản xuất quy trình rời rạc, hàng loạt và liên tục đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng các mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí làm thêm giờ, xử lý trả hàng của khách hàng và hơn thế nữa. Các nhà sản xuất cũng có thể kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi chuyển động của kho hàng, xác định các sản phẩm kém chất lượng và hàng đầu, đồng thời quản lý việc mua sắm hiệu quả hơn.
  • Bán lẻ đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, định cấu hình, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp. Hệ thống ERP hiện đại cũng giúp các nhà bán lẻ giảm bỏ giỏ hàng, cải thiện chuyển đổi trang Web, tăng giá trị đơn hàng trung bình và tăng giá trị lâu dài của khách hàng.
Tìm hiểu thêm: Khám Phá Top 7 Phần mềm quản lý Sales tốt nhất 2022

VIII. Tối ưu tự động hóa doanh nghiệp với phần mềm quản trị tổng thể của 1Office

Là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, 4 tính năng chính mà mọi doanh nghiệp cần phải có chính là: Workplace, CRM, HRM, Advance được thiết kế trên cùng một hệ thống. 

Khi sử dụng 1Office, khách hàng sẽ được nhận những lợi ích sau:

  • Workplace: Được xây dựng như một mạng xã hội thu nhỏ giúp gắn kết người lao động trong doanh nghiệp, tệp tài liệu được sử dụng chung cho các mục đích đào tạo, chính sách quy định của công ty được lưu trữ giúp người lao động dễ dàng theo dõi
  • CRM: Hỗ trợ quá trình bán hàng, lưu trữ, xử lý tự động phiếu thu chi, hợp đồng với khách hàng, lưu trữ tệp data của khách,…
  • HRM: Quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan tới nhân sự như: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quản lý công – ca, giờ làm việc thực tế, bảng lương tự động,…
Qua bài viết trên, 1Office đã mang tới thông tin đầy đủ nhất về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như: ERP là gì? Đặc điểm, cấu trúc đầy đủ mà một hệ thống ERP phải có,… Nếu còn bất cứ thông tin nào còn thắc mắc cần giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí. Trân trọng! 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE





Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888