Phần mềm ERP là gì? Top 10 phần mềm ERP tốt nhất hiện

Phần mềm ERP đang trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, quản trị đồng bộ và tăng trưởng bền vững trong thời đại số. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người nhầm lẫn giữa ERP và các phần mềm quản lý, hoặc băn khoăn không biết đâu là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ ERP là gì, phần mềm ERP hoạt động như thế nào, lợi ích thực sự ra sao, và đặc biệt là top các phần mềm ERP tốt nhất hiện nay, kèm hướng dẫn cách lựa chọn và triển khai hiệu quả. Nếu bạn đang tìm một giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và kiểm soát toàn diện dữ liệu – đừng bỏ qua bài viết này!

1. Phần mềm ERP là gì? 

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các hoạt động vận hành như kế toán, nhân sự, bán hàng, kho vận, sản xuất… trên cùng một nền tảng duy nhất. Thay vì dùng nhiều phần mềm rời rạc, ERP giúp đồng bộ dữ liệu, tự động hoá quy trình và tăng hiệu suất làm việc toàn diện.

Ban đầu, ERP chủ yếu phục vụ các tập đoàn lớn do chi phí và độ phức tạp. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây và mô hình SaaS (phần mềm dạng thuê bao), phần mềm ERP hiện nay đã trở nên dễ tiếp cận hơn với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nói cách khác, ERP không chỉ là phần mềm – mà là giải pháp quản trị tổng thể, giúp doanh nghiệp vận hành bài bản, minh bạch và có khả năng mở rộng bền vững trong tương lai.

Một hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp xác định lãng phí, loại bỏ sự kém hiệu quả, cải thiện quan hệ khách hàng và tạo điều kiện hợp tác trong thời gian thực.

2. Các thuật ngữ trong ERP bạn cần biết

Có rất nhiều thuật ngữ khi tìm hiểu về phần mềm ERP, tuy nhiên, bạn cần nắm rõ các thuật ngữ quan trọng sau đây trước khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp của mình.

• Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Dùng để chỉ các công cụ tự động để quản lý các quy trình kinh doanh trong tổ chức.
• ERP tại chỗ: Đây là phần mềm được cài đặt trên máy chủ tại công ty của bạn, bộ phận CNTT của doanh nghiệp sẽ là người quản lý trực tiếp hệ thống.
• ERP đám mây: Các dữ liệu được quản lý dựa trên nền tảng dữ liệu đám mây (clould)
• Quản trị chuỗi cung ứng: dùng để chỉ dòng sản phẩm, dịch vụ từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng
• Nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ 3: Đây là các nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp quản trị được tích hợp với phần mềm ERP của doanh nghiệp.
• Giải pháp di động: Là khả năng truy cập dữ liệu ERP trên các thiết bị di động mọi lúc, mọi nơi.
• Tùy chọn triển khai giải pháp ERP: Các yêu cầu về phân hệ cũng như tính năng của ERP
• Cấu trúc doanh nghiệp: Cấu trúc các phòng, ban chức năng
• Quản lý quan hệ khách hàng CRM: Công cụ giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng.

3. Phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp nào?

Nhiều người cho rằng phần mềm ERP chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn có ngân sách và quy trình phức tạp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ERP đang trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng cấp thiết.

Doanh nghiệp nên triển khai phần mềm ERP khi:

• Dữ liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống (kế toán, nhân sự, bán hàng…), gây khó khăn cho việc tổng hợp và ra quyết định.
• Quy trình vận hành rời rạc, thủ công, dễ sai sót, trùng lặp hoặc chậm trễ.
• Doanh nghiệp đang tăng trưởng, mở rộng quy mô, cần hệ thống quản trị đồng bộ và có thể mở rộng theo thời gian.
• Nhà quản lý thiếu cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất, chi phí và hiệu quả vận hành.
• Cạnh tranh gia tăng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tinh gọn, tự động hóa và ra quyết định nhanh chóng hơn.

Dù bạn là startup, SME hay doanh nghiệp lớn, nếu muốn kiểm soát tốt hơn và phát triển bền vững, việc đầu tư vào phần mềm ERP là bước đi chiến lược nên được cân nhắc sớm.

4. Các Module thành phần của ERP được ứng dụng nhiều trong doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm nhiều loại mô-đun khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ hỗ trợ một quy trình kinh doanh cụ thể và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch, thông tin chi tiết mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Mọi module kết nối với Hệ thống ERP để cung cấp một nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục, duy nhất và  chính xác, có thể chia sẻ giữa các phòng ban. Một số module của phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng phổ biến:

4.1. Tài chính

Có thể khẳng định đây là xương sống, tính năng quan trọng nhất của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ sách chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp các doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính,…

4.2. Quản lý nguồn nhân lực (HRM):

Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một phân hệ nhân sự cung cấp các tính năng như tự động hóa quá trình chấm công và tính lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc toàn bộ mọi hoạt động liên quan tới quản lý nguồn nhân lực, có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.

4.3. Cung ứng 

Phân hệ này trợ giúp cho việc tập trung hóa và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu như: báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng phân tích hỗ trợ bởi AI và thậm chí kết nối liền mạch với nhà cung ứng.

4.4. Quản lý bán hàng (CRM)

Phân hệ CRM trong phần mềm ERP giúp theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Hệ thống CRM giúp nhân viên sử dụng thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội Cross sale, Upsale phù hợp. Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.

4.5. Sản xuất

Phân hệ quản lý sản xuất có chức năng chính là chuẩn hóa quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Module ERP này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng,…

4.6. Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Module quản lý chuối cung ứng cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần – và có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

4.7. R&D và kỹ thuật

Phân hệ nghiên cứu sản phẩm cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm,… để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

4.8. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian chết và giữ cho máy móc và thiết bị của họ hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Module này bao gồm chức năng để bảo trì dự đoán, lập lịch, hoạt động và lập kế hoạch tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),…

5. Lợi ích của phần mềm ERP đối với quá trình vận hành quanh nghiệp 

Việc triển khai phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành, quản trị và phát triển. Không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý, ERP còn giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất và ra quyết định chính xác hơn.

Hợp nhất dữ liệu và quy trình

ERP giúp kết nối tất cả phòng ban trên một nền tảng thống nhất. Mọi dữ liệu được lưu trữ và cập nhật tập trung, tránh sai lệch, thất thoát và trùng lặp thông tin giữa các bộ phận.

Tăng hiệu suất làm việc

Tự động hóa các nghiệp vụ như kế toán, nhân sự, kho vận, bán hàng… giúp giảm bớt công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc cho toàn bộ đội ngũ.

Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác

Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo tổng hợp, phân tích dữ liệu theo thời gian thực, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định kịp thời, chính xác hơn.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Nhờ tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót, ERP giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí không cần thiết, từ đó tăng lợi nhuận và hiệu quả tài chính.

Linh hoạt mở rộng theo quy mô doanh nghiệp

ERP có khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển. Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm module mới mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.

Tìm hiểu thêm:  Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tiêu chí để lựa chọn HRMS hiệu quả

6. Phân loại phần mềm ERP

6.1. Phân loại theo mô hình triển khai

ERP On-Premise (tại chỗ)
Là phần mềm được cài đặt và vận hành trên hệ thống máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự quản lý hạ tầng, dữ liệu và bảo mật.

• Ưu điểm: Bảo mật cao, tùy biến linh hoạt theo quy trình đặc thù.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn, cần đội ngũ IT vận hành, thời gian triển khai lâu.

ERP Cloud (điện toán đám mây)
Phần mềm ERP được lưu trữ trên nền tảng cloud của nhà cung cấp. Doanh nghiệp truy cập qua internet, không cần đầu tư hạ tầng.

• Ưu điểm: Triển khai nhanh, chi phí thấp hơn, dễ nâng cấp và bảo trì.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào nhà cung cấp, lo ngại về bảo mật nếu chọn sai đối tác.
  

6.2. Phân loại theo quy mô doanh nghiệp

ERP cho doanh nghiệp lớn (Enterprise ERP)
Hệ thống ERP có đầy đủ tính năng nâng cao, khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp với quy trình phức tạp và số lượng người dùng lớn.

• Ví dụ: SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365,…

ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME ERP)
Các phần mềm ERP thiết kế đơn giản hơn, chi phí hợp lý, có thể mở rộng theo từng giai đoạn phát triển.

• Ví dụ: FAST, Odoo, Bravo,…

6.3. Phân loại theo mã nguồn

ERP mã nguồn mở (Open-source ERP)
Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và phát triển thêm chức năng theo nhu cầu.

• Ưu điểm: Linh hoạt, tiết kiệm chi phí bản quyền.
• Nhược điểm: Cần đội ngũ kỹ thuật giỏi để triển khai và bảo trì.
• Ví dụ: Odoo, ERPNext,…

ERP thương mại (Commercial ERP)
Được phát triển bởi các công ty phần mềm chuyên nghiệp, đi kèm dịch vụ tư vấn, triển khai, hỗ trợ kỹ thuật.

• Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ tốt.
• Nhược điểm: Chi phí cao hơn, khó tùy biến sâu.

Xem ngay: TOP 10 phần mềm ERP miễn phí tốt nhất hiện nay – Review chi tiết ưu nhược điểm

7. Top 10 phần mềm ERP phổ biến hiện nay 

7.1. Phần mềm ERP quốc tế

7.1.1. SAP ERP

Mô hình: On-premise và Cloud (SAP S/4HANA Cloud)

Tính năng: Quản trị tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất, bán hàng, nhân sự, phân tích dữ liệu nâng cao.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, đa quốc gia.
• Hệ sinh thái sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ mạnh mẽ.
• Tích hợp AI, IoT, machine learning.

Nhược điểm:

• Chi phí triển khai và duy trì rất cao.
• Triển khai phức tạp, cần đội ngũ IT mạnh.

7.1.2. Oracle NetSuite

Mô hình: Cloud ERP (SaaS)

Tính năng: Quản lý tài chính, đơn hàng, kho vận, CRM, e-commerce.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, có hoạt động quốc tế
• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng.
• Báo cáo phân tích theo thời gian thực.

Nhược điểm:

• Chi phí theo thuê bao hàng năm tương đối cao.
• Ít phù hợp với doanh nghiệp có quy trình đặc thù.

7.1.3. Microsoft Dynamics 365

Mô hình: Cloud ERP tích hợp CRM

Tính năng: Tài chính, bán hàng, dịch vụ khách hàng, chuỗi cung ứng, HRM.

Ưu điểm:

• Dễ tích hợp với hệ sinh thái Microsoft (Excel, Teams, Power BI…)
• Linh hoạt về module và chi phí.
• Phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và lớn.

Nhược điểm:

• Cần đơn vị triển khai am hiểu để khai thác hiệu quả.
• Một số module chưa được Việt hóa hoàn toàn.

7.1.4. Odoo

Mô hình: Mã nguồn mở (Open-source) / SaaS

Tính năng: Quản lý bán hàng, kế toán, kho, sản xuất, nhân sự, website…

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ tùy biến, cộng đồng phát triển lớn.
• Chi phí triển khai thấp nếu có đội ngũ kỹ thuật.
• Có bản miễn phí giới hạn module.

Nhược điểm:

• Yêu cầu năng lực IT nội bộ để tùy chỉnh sâu.
• Tốc độ xử lý chậm nếu không tối ưu hạ tầng.

7.1.5. SAP Business One

Mô hình: On-premise và Cloud

Tính năng: Quản trị kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm:

• Được kế thừa công nghệ từ SAP, bảo mật và ổn định.
• Phù hợp với doanh nghiệp muốn bắt đầu với ERP chuẩn quốc tế.

Nhược điểm:

• Ít module hơn so với SAP ERP.
• Chi phí vẫn cao so với phần mềm nội địa.

7.2. Phần mềm ERP Việt Nam

7.2.1. FAST Business (ERP)

Mô hình: On-premise và Cloud

Tính năng: Quản lý tài chính kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất.

Ưu điểm:

• Giao diện thuần Việt, dễ sử dụng.
• Phù hợp với doanh nghiệp Việt quy mô vừa và lớn.
• Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

Nhược điểm:

• Giao diện chưa hiện đại.
• Thiếu một số tính năng nâng cao như AI, phân tích dữ liệu nâng cao.

7.2.2. Bravo ERP

Mô hình: On-premise

Tính năng: Quản lý tài chính – kế toán, sản xuất, nhân sự, kho vận, tích hợp dashboard báo cáo động.

Ưu điểm:

• Tùy biến cao theo ngành nghề và yêu cầu riêng.
• Hệ thống báo cáo mạnh, chuyên sâu.

Nhược điểm:

• Thời gian triển khai lâu, chi phí tùy biến cao.
• Thiếu lựa chọn Cloud.

7.2.3. AMIS.VN (MISA)

Mô hình: Cloud (SaaS)

Tính năng: Kế toán, nhân sự, công việc, bán hàng, CRM, quản trị tổng thể.

Ưu điểm:

• Dễ triển khai, chi phí thấp.
• Giao diện thân thiện, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nhược điểm:

• Hạn chế về tùy biến và mở rộng.
• Chưa thực sự tối ưu cho các doanh nghiệp có quy trình đặc thù.

7.2.4. Vtranet ERP

Mô hình: Cloud

Tính năng: Quản lý kho, bán hàng, tài chính, công việc, nhân sự.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
• Giao diện dễ dùng, triển khai nhanh.

7.2.5. ERPOnline (Odoo Việt hóa)

Mô hình: Cloud / Mã nguồn mở

Tính năng: Kế toán, mua bán, tồn kho, sản xuất, dự án, nhân sự.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, kế thừa sức mạnh từ Odoo.
• Phù hợp với doanh nghiệp có kỹ thuật nội bộ muốn tự triển khai.

Nhược điểm:

• Hỗ trợ kỹ thuật phụ thuộc vào bên triển khai.
• Tùy biến sâu cần nhiều thời gian và nguồn lực.

8. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

8.1. Phù hợp với ngành nghề và quy trình doanh nghiệp

ERP cần đáp ứng đúng quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Một số phần mềm được thiết kế riêng cho ngành sản xuất, bán lẻ, xây dựng, trong khi số khác lại phù hợp hơn với thương mại dịch vụ hoặc công nghệ.

8.2. Khả năng tùy chỉnh và mở rộng

Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm có khả năng mở rộng hoặc tùy biến theo đặc thù và sự phát triển trong tương lai, tránh việc phải thay thế toàn bộ hệ thống sau vài năm.

8.3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm có UI/UX tốt sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen, giảm thời gian đào tạo và tăng hiệu suất làm việc.

8.4. Mô hình triển khai phù hợp

Cân nhắc giữa ERP Cloud và On-premise dựa trên ngân sách, năng lực hạ tầng và độ nhạy cảm của dữ liệu doanh nghiệp.

8.5. Hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật

Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tốt, thường xuyên cập nhật và nâng cấp phần mềm giúp hệ thống luôn ổn định, an toàn và theo kịp xu hướng.

8.6. Chi phí đầu tư và duy trì

Xem xét toàn bộ chi phí: bản quyền phần mềm, phí triển khai, phí duy trì hằng năm và chi phí đào tạo nhân sự để có cái nhìn tài chính chính xác.

8.7. Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp

Nên chọn các đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực tế, đặc biệt là các dự án tương tự doanh nghiệp bạn. Xem thêm đánh giá từ khách hàng cũ cũng là cách kiểm chứng độ tin cậy.

9. Lộ trình triển khai phần mềm ERP hiệu quả

9.1. Đánh giá hiện trạng và xác định nhu cầu

• Rà soát toàn bộ quy trình hiện tại để xác định điểm yếu, điểm nghẽn.
• Xác định rõ mục tiêu khi triển khai ERP (ví dụ: giảm thời gian xử lý đơn hàng, chuẩn hóa dữ liệu…)
• Phân tích nhu cầu theo từng phòng ban.

9.2. Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp phù hợp

• Dựa trên tiêu chí đã xác định ở mục 10.
• Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm triển khai trong cùng lĩnh vực.

9.3. Phân tích và thiết kế hệ thống

• Phân tích chi tiết các quy trình nghiệp vụ.
• Thiết kế mô hình ERP phù hợp: module, luồng dữ liệu, phân quyền…
• Xác định các yêu cầu tùy biến đặc thù nếu có.

9.4. Triển khai kỹ thuật và kiểm thử

• Cài đặt phần mềm, thiết lập cấu hình hệ thống.
• Thực hiện chuyển đổi dữ liệu (nếu có hệ thống cũ).
• Kiểm thử hệ thống: kiểm tra tính năng, quy trình, dữ liệu.

9.5. Đào tạo và chuyển giao

• Đào tạo người dùng theo từng vai trò (kế toán, kho, sản xuất…)
• Hướng dẫn sử dụng và xử lý tình huống thường gặp.

9.6. Vận hành thử và cải tiến

• Chạy thử trong môi trường thực tế nhưng giới hạn phạm vi (pilot).
• Ghi nhận phản hồi từ người dùng và cải tiến hệ thống.

9.7. Go-live và hỗ trợ sau triển khai

• Chính thức đưa hệ thống vào sử dụng toàn diện.
• Theo dõi sát sao trong 1–3 tháng đầu để xử lý lỗi phát sinh.
• Có chính sách bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng.

>> Xem chi tết: Quy trình triển khai ERP bài bản tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

10. Những thách thức khi triển khai ERP

Kháng cự từ nội bộ

• Nhân viên ngại thay đổi, sợ mất việc hoặc không muốn học hệ thống mới.
• Thiếu sự hợp tác giữa các phòng ban khiến dự án bị trì trệ.

Thiếu người quản lý dự án có năng lực

• ERP đòi hỏi một người hiểu cả quy trình doanh nghiệp lẫn khả năng quản trị dự án.
• Nếu không có người điều phối tốt, dự án dễ bị lệch hướng, kéo dài hoặc thất bại.

Dữ liệu đầu vào thiếu sạch và chuẩn hóa

• Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống dữ liệu tập trung, dẫn đến sai lệch, trùng lặp khi nhập vào ERP.
• Việc chuẩn hóa dữ liệu đòi hỏi thời gian và sự phối hợp từ nhiều bộ phận.

Kỳ vọng không thực tế

• Doanh nghiệp kỳ vọng ERP giải quyết toàn bộ vấn đề tức thì, trong khi hệ thống cần thời gian để ổn định và thích nghi.
• Kỳ vọng quá cao dẫn đến thất vọng, ảnh hưởng đến tinh thần và cam kết triển khai.

Chi phí vượt dự toán

• Những chi phí phát sinh từ việc tùy biến, đào tạo, bảo trì… có thể khiến tổng chi phí đội lên cao nếu không được kiểm soát từ đầu.

Chọn sai phần mềm hoặc nhà cung cấp

• Phần mềm không phù hợp dẫn đến việc “ép” quy trình theo phần mềm, gây khó khăn trong vận hành.
• Nhà cung cấp thiếu năng lực khiến triển khai kéo dài, hỗ trợ không hiệu quả.

11. Ví dụ về ERP trong từng lĩnh vực kinh doanh

Sau khi đã tìm hiểu về các thông tin liên quan đến khái niệm tổng quan ERP là gì, các chức năng cũng như lợi ích mà nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể mang lại. Tiếp theo hãy cùng tham khảo những ví dụ triển khai ERP thực tế trong các doanh nghiệp lớn:

• Nhà sản xuất sản phẩm trang điểm dành cho nam giới Fulton & Roark đã triển khai thành công việc lập kế hoạch ERP để theo dõi hàng tồn kho và dữ liệu tài chính tốt hơn. Công ty North Carolina, giống như nhiều doanh nghiệp khác, đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi lại dữ liệu tài chính. 
• Phần mềm kế toán ERP: ví dụ về các tính năng bao gồm các khoản phải trả, khoản phải thu, lập kế hoạch tài chính và quản lý nguồn lực. Kế toán, quản lý mua hàng và các chuyên gia tài chính khác có thể sử dụng hệ thống ERP để đánh giá tình hình tài chính của công ty. Các chuyên gia này có thể hợp tác với các chuyên gia chuỗi cung ứng và các chuyên gia khác để đảm bảo hiệu quả. Thông thường, kế toán xem xét các chức năng này một cách riêng biệt với các hoạt động kế toán. Tuy nhiên, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định dễ dàng hơn khi có dữ liệu tài chính bên cạnh thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.
• Các nhà sản xuất quy trình rời rạc, hàng loạt và liên tục đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng các mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí làm thêm giờ, xử lý trả hàng của khách hàng và hơn thế nữa. Các nhà sản xuất cũng có thể kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi chuyển động của kho hàng, xác định các sản phẩm kém chất lượng và hàng đầu, đồng thời quản lý việc mua sắm hiệu quả hơn.
• Bán lẻ đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, định cấu hình, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp. Hệ thống ERP hiện đại cũng giúp các nhà bán lẻ giảm bỏ giỏ hàng, cải thiện chuyển đổi trang Web, tăng giá trị đơn hàng trung bình và tăng giá trị lâu dài của khách hàng.

12. 1Office – Nền tảng AI và Low-Code toàn diện cho doanh nghiệp 

Phần mềm SaaS (Software as a Service) mang lại nhiều lợi ích so với hệ thống ERP truyền thống. Với mô hình SaaS, doanh nghiệp không cần đầu tư lớn vào phần cứng hay bảo trì phần mềm, chỉ trả phí theo hình thức thuê bao, giúp tiết kiệm chi phí. SaaS cũng dễ dàng triển khai và bảo trì, với tính năng cập nhật tự động và tích hợp AI, Low-Code, giúp tự động hóa quy trình và tối ưu hóa hiệu suất công việc. Ngoài ra, SaaS cho phép truy cập từ bất kỳ đâu và trên mọi thiết bị, cung cấp sự linh hoạt và tính linh hoạt cao hơn ERP truyền thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi và mở rộng mà không cần lo lắng về vấn đề hạ tầng.

1Office tự hào là giải pháp quản trị doanh nghiệp được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Với đa dạng các tính năng, tích hợp AI và Lowcode, có thể tùy chỉnh dễ dàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office có thể đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, mọi quy mô, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa đến lớn:

1WORK – Quản lý công việc

1WORK giúp tối ưu hóa quy trình công việc và dự án với các tính năng nổi bật:

• Quản lý tiến độ công việc: Theo dõi chi tiết từng nhiệm vụ, thời gian, và milestones của dự án.
• Cảnh báo tự động: AI giúp dự đoán rủi ro và cảnh báo khi công việc bị trễ hạn.
• Quản lý workload: Phân bổ công việc cho nhân viên, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu công việc.
• Dashboard trực quan: Tổng quan về tiến độ công việc và hiệu suất nhân sự, giúp quản lý dự án dễ dàng.
• Mô hình quản lý linh hoạt: Hỗ trợ các phương pháp quản lý dự án như Waterfall và Agile.

1HRM – Quản lý nhân sự

1HRM giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn với các tính năng như:

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: Lưu trữ và cập nhật thông tin nhân viên một cách dễ dàng và chính xác.
• Tích hợp AI trong tuyển dụng: AI tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên, đánh giá kỹ năng và mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng.
• Quản lý hiệu suất nhân viên (Employee Analytics): AI theo dõi hiệu suất nhân viên, dự đoán rủi ro nghỉ việc.
• Ký hợp đồng số: Quản lý hợp đồng lao động trực tuyến, hỗ trợ ký số giảm thời gian xử lý.
• Chấm công và tính lương tự động: Tự động chấm công, tính toán lương và các khoản bảo hiểm, giảm thiểu sai sót.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp dữ liệu thống kê về nhân sự, năng suất lao động và tình trạng hợp đồng.

1CRM – Quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng

1CRM giúp cải thiện hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng với các tính năng sau:

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, đơn hàng, và lịch sử giao dịch.
  
• Tự động hóa quy trình bán hàng: Tự động phân loại khách hàng, tạo báo giá và theo dõi tiến độ bán hàng.
  
• Chăm sóc khách hàng tự động: Hệ thống nhắc nhở lịch hẹn, gửi email và thông báo tự động.
  
• Tích hợp AI: AI hỗ trợ dự báo doanh thu, phân tích hành vi khách hàng và tối ưu hóa chiến lược chăm sóc khách hàng, marketing.
  
• Báo cáo doanh thu và hiệu suất bán hàng: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả chiến dịch marketing.

1BPA – Tự động hóa quy trình

1BPA giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình công việc với các tính năng vượt trội:

• Workflow Designer: Xây dựng quy trình làm việc trực quan, dễ dàng kéo-thả mà không cần lập trình.
  
• Quản lý và giám sát quy trình: Theo dõi tiến trình quy trình, đảm bảo các bước thực hiện đúng hạn.
  
• Tích hợp AI và Low-Code: AI hỗ trợ giám sát quy trình và đề xuất tối ưu hóa quy trình. Low-Code giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình mà không cần chuyên gia IT.
  
• Tích hợp với hệ thống khác: Kết nối với CRM, HRM, ERP, giúp đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống.
  
• Báo cáo và phân tích quy trình với AI: Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất quy trình, gợi ý CEO ra quyết định dựa trên dữ liệu, giúp cải thiện hiệu quả làm việc liên tục.