IIG Việt Nam đã quản trị 300 nhân sự hiệu quả như thế nào?

Với hơn 21 năm phát triển trong ngành giáo dục, Tổ chức giáo dục IIG Việt Nam ngày càng khẳng định được vị thế của mình tại Việt Nam và trong khu vực. Hơn 500 công ty và tập đoàn lớn đã tin tưởng IIG Việt Nam trong nhiệm vụ đánh giá chất lượng và đào tạo trình độ tiếng Anh và Tin học của cán bộ nhân viên. Để có được sự thành công như ngày nay, đại diện lãnh đạo IIG Việt Nam cho biết đó là nhờ vào chiến lược quản trị nhân sự thông minh và linh hoạt. 

Chị Nguyễn Vũ Hồng Anh  – Phó Tổng Giám đốc Tổ chức giáo dục IIG Việt Nam cho biết: “IIG Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và có hệ thống trải dài trên các tỉnh, thành phố như Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh. Chính vì thế, chúng tôi có 4 vấn đề lớn về nhân sự cần phải giải quyết. Thứ nhất là dữ liệu thông tin nhân sự phân tán ở nhiều nơi. Thứ 2 là công tác tuyển dụng phát sinh thường xuyên. Thứ 3 là công tác chấm công, tính lương không đồng bộ, dễ có nhiều sai sót. Cuối cùng là vấn đề về giao tiếp và kết nối nhân sự từ xa”. 

Để giải quyết 4 bài toán trên, IIG Việt Nam đã lựa chọn phần mềm 1Office. Sau khi tự động hóa doanh nghiệp trên 1Office, công ty đã tinh gọn được quy trình làm việc của Bộ phận Nhân sự. Đồng thời, các bộ phận cũng giảm tải rất nhiều thời gian và khối lượng công việc hàng ngày. 

Dữ liệu nhân sự lớn – Quản lý tập trung trên 1Office 

Để giải quyết bài toán quản lý hồ sơ của hơn 300 nhân sự, IIG Việt Nam đã sử dụng tính năng HRM trên phần mềm 1Office để quản lý tập trung. Cụ thể, người làm quản lý có thể nhập dữ liệu hoặc import file thông tin của nhân sự vào phần mềm. Tất cả thông tin của toàn bộ nhân viên được thống kê và lưu trữ trên một nơi để dễ dàng quản lý. 

Ngoài ra, tình trạng làm việc của nhân viên như: Đang làm việc, nghỉ thai sản, nghỉ việc… cũng được cập nhật trực quan và rõ ràng trên 1Office. Các thông tin về hợp đồng lao động, danh sách bảo hiểm, báo cáo đánh giá năng lực, các quyết định nhân sự… cũng được phân loại rõ ràng theo từng mục, và nằm chung trên một hệ thống quản lý.  

Chấm công tính lương – Tự động linh hoạt trên 1Office 

Chị Phạm Thị Loan – Kế toán trưởng của IIG Việt Nam khi được hỏi về những khó khăn trong công việc của mình đã chia sẻ: “Trước kia khi chưa có phần mềm chấm công tính lương, NV của mình phải thu thập toàn bộ thông tin bảng lương của toàn bộ nhân sự, cộng thêm các đơn từ nghỉ phép, OT hay lịch trình công tác, sau đó là phân loại và tính toán lương. Những nghiệp vụ thủ công này khiến mình phải tốn rất nhiều thời gian để rà soát thông tin. Thậm chí đến kỳ làm lương luôn phải tăng ca để hoàn thiện báo cáo gửi lãnh đạo phê duyệt và trả lương cho nhân viên.”

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp triển khai phần mềm 1Office thì công việc của Kế toán và Nhân sự được giảm tải đi rất nhiều. Thứ nhất là đối với nhân viên, họ có thể tự tạo các đơn từ trên tài khoản cá nhân. Sau đó đơn từ được phê duyệt, số liệu sẽ tự động đẩy về bảng công của họ. Thứ 2 dữ liệu chấm công được minh bạch và công khai, dễ kiểm soát hơn, nhân viên tự check được công lương của mình hàng ngày, không phải gửi email chi tiết lương như trước nữa.

Đến kỳ hạn tính lương, kế toán chỉ cần tính lương cuối cùng dựa trên dữ liệu sẵn có trên hệ thống. Đối với cấp lãnh đạo, có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ bảng lương của nhân viên dựa theo phân loại chi nhánh, phòng ban. 

Thực hiện công tác tuyển dụng hiệu quả 

Đại diện công ty cho biết, nhờ có tính năng Tuyển dụng được tích hợp trên 1Office mà công tác tuyển dụng của Bộ phận Nhân sự cũng được linh hoạt hơn. Cụ thể, bộ phận Nhân sự có thể tự tạo đề xuất tuyển dụng cho các vị trí khác nhau. 

Quy trình tuyển dụng được tối ưu hóa ngay trên phần mềm như sau: Theo dõi toàn bộ hồ sơ được đẩy về; đánh giá và chuyển trạng thái hồ sơ đạt hoặc không đạt; lên lịch nhân sự phỏng vấn; phân loại CV trúng tuyển hay không; lưu trữ thông tin hồ sơ ứng viên. 

Cuối cùng là công tác báo cáo chiến dịch tuyển dụng theo tháng hoặc theo định kỳ cũng được tích hợp trên phần mềm 1Office. Người làm báo cáo có thể làm trên những mẫu báo cáo có sẵn hoặc tự tạo mẫu mới để dễ dàng quản lý. Chức năng này giúp cho Bộ phận Nhân sự quản lý thông tin chính xác, minh bạch, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. 

Giao tiếp và kết nối nhân sự từ xa 

Có thể nói vấn đề giao tiếp và kết nối nhân sự từ các chi nhánh khác nhau luôn là bài toán được các doanh nghiệp lớn đặc biệt quan tâm. Chính vì thế, IIG Việt Nam đã tận dụng tính năng Social trên 1Office. Tính năng này được thiết kế như một mạng xã hội hiện đại nhưng lại có tính riêng tư. 

Như vậy, 1Office đã trở thành một phần mềm gắn liền với hoạt động quản lý nhân sự của IIG Việt Nam. Chị Hồng Anh nhận định: “Với việc áp dụng 1Office vào giải quyết các hoạt động tuyển dụng, chấm công tính lương, kết nối nhân viên đã góp phần trong sự phát triển của IIG Việt Nam. Có thể nói 1Office như một “vũ khí” hiệu quả hỗ trợ đắc lực cho chúng tôi trong hoạt động quản trị nhân sự khi quy mô công ty ngày một lớn”. 

Quản trị nhân sự là một công việc quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng để xây dựng hệ thống thông minh, quy trình quản lý hiện đại. Để được tư vấn về phần mềm quản lý nhân sự 1Office, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 083 483 8888.

Giới thiệu IIG Việt Nam 

Thành lập từ năm 2000, Tổ chức giáo dục IIG Việt Nam là đơn vị hàng đầu trong nước và khu vực hoạt động về lĩnh vực khảo thí, kiểm định chất lượng, đào tạo và tư vấn giáo dục.

IIG Việt Nam tự hào là Đại diện quốc gia của nhiều Tổ chức hàng đầu thế giới như Viện Khảo thí Giáo dục Hoa Kỳ (ETS), Tổ chức Khảo thí Tin học CERTIPORT (Hoa Kỳ), Tập đoàn Sanako (Phần Lan) và nhiều tổ chức uy tín khác.

Với sự chuyên nghiệp và uy tín đã được khẳng định, IIG Việt Nam vinh dự nhận được sự tin tưởng và hợp tác của các bộ ngành và các cơ quan trung ương như Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Bộ Giáo dục & Đào tạo, Bộ Lao động, TB&XH, Bộ Công an, v.v… Ngoài ra IIG Việt Nam đã và đang hợp tác với hàng trăm trường Đại học, cao đẳng, phổ thông, cũng như gần 500 tổng công ty, tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên cả nước.

IIG Việt Nam tự hào là đơn vị tiên phong trong việc đưa những chuẩn đánh giá giáo dục và nghề nghiệp tiên tiến nhất thế giới về Việt Nam như: bài thi TOEIC, hệ thống bài thi TOEFL, các bài thi Tin học quốc tế MOS, IC3, IC3 Spark, ACPro và các bài thi khác như SAT, SSAT, GRE, CFA… IIG cũng là đơn vị khởi xướng và tổ chức các sân chơi trí tuệ bổ ích và hấp dẫn dành cho HS-SV nước nhà như IC3 – IC3 Spark Challenge, TOEFL Challenge, Cuộc thi Vô địch Tin học văn phòng thế giới, Cuộc thi Vô địch Thiết kế đồ họa thế giới…

Với sứ mệnh đồng hành nâng cao chất lượng nền giáo dục nước nhà, Tổ chức giáo dục IIG Việt Nam luôn nỗ lực đưa những tiêu chuẩn và giải pháp giáo dục tiên tiến nhất vào Việt Nam, từ đó nâng cao trình độ và kỹ năng của nguồn nhân lực Việt ngang tầm thế giới, đáp ứng yêu cầu khắt khe của nền kinh tế thời kỳ hội nhập sâu rộng.