Review TOP 10 phần mềm quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp tốt nhất 2023

Phần mềm quản lý quy trình là công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp tháo gỡ các nút thắt trong công tác quản lý quy trình, góp phần tinh gọn bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Điều quan trọng là lựa chọn được phần mềm phù hợp để đạt được kết quả tối ưu và đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả trong hoạt động vận hành. Cùng 1Office tham khảo TOP 10 phần mềm quản lý quy trình tự động tốt nhất thị trường và đánh giá mức độ phù hợp với doanh nghiệp của bạn trong bài viết sau.

1. Những “nút thắt” trong bài toán quản lý quy trình tại doanh nghiệp

Quản lý quy trình là cốt lõi để doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được những thành công nhất định. Có thể thấy trong vấn đề quản lý hiện nay, các doanh nghiệp gặp rất nhiều vướng mắc xoay quanh bài toán quy trình, điển hình như:

• Khó nắm bắt được quy trình đang đến bước nào? Có bị chậm không? Chậm do ai? Nhân viên tham gia vào quy trình dễ bị quên việc, sót việc
• Các phòng ban phối hợp thiếu nhịp nhàng, đổ lỗi cho nhau, gây chậm trễ tiến độ
• Tốn thời gian, chi phí cho những công việc lặp đi lặp lại
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên
• CEO không phát hiện được điểm nóng quy trình để xử lý kịp thời
• Đã ban hành quy trình nhưng nhân viên vẫn thực hiện sai
• Xảy ra tình trạng ách tắc quy trình, điểm nóng phát sinh nhưng không kịp giải quyết
• Khó truy soát trách nhiệm của từng nhân sự, bộ phận

Một nghiên cứu được thực hiện bởi McKinsey cho biết trung bình mỗi doanh nghiệp tốn gần 2.000 giờ mỗi năm cho những công việc thủ công, với năng suất sử dụng chỉ đang ở mức 50%.

2. Phần mềm quản lý quy trình giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào?

Giải pháp cho tình trạng nói trên của doanh nghiệp chính là một nền tảng vận hành được chuẩn hóa với đầy đủ tính năng có thể bao quát toàn thể doanh nghiệp, giúp tinh gọn và tối ưu quy trình công việc. Một phần mềm quản lý quy trình có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không ngờ:

• Tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành

Phần mềm quản lý quy trình có thể tự động thực hiện các công việc thủ công theo điều kiện cài đặt sẵn. Giảm thiểu 1 giờ làm việc mỗi ngày, tối ưu quỹ lương và hiệu suất nhân sự

=> Giúp nhà quản lý: Tiết kiệm 7 giờ làm việc/tuần, tăng 150% hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó giúp tăng hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

• Đa nhiệm, đa phòng ban thực hiện

Toàn bộ công việc trong quy trình được giao theo cấu trúc phòng ban giúp cho CEO không phải đau đầu nhớ ai thực hiện. Có thể kết hợp nhiều nhóm công việc khác nhau trong 1 quy trình như thu chi, xử lý hợp đồng, thanh toán, ….

=> Giúp nhà quản lý: Nắm bắt được công việc của từng bộ phận. Các phòng ban phối hợp nhịp nhàng. Theo dõi và giám sát công việc của cả doanh nghiệp trên cùng 1 nền tảng.

• Phối hợp công việc nhịp nhàng

Với phần mềm quản lý quy trình, các phòng ban có thể giao tiếp và tương tác, phản hồi thông tin ngay trong quy trình.

=> Giúp nhà quản lý: Tăng tính tương tác, truyền đạt thông tin, nhân viên hiểu và gắn bó với doanh nghiệp.

• Giảm thiểu sai sót & nâng cao năng suất

Các tác vụ lặp lại trước khi được hệ thống cài đặt điều kiện xử lý tự động. Điều này khiến tỷ lệ sai sót giảm đi đáng kể. Một nhân sự khi ấy không chỉ làm được 100% công việc mà có thể tăng lên 150% đến 200% do có sự hỗ trợ của công nghệ tự động hóa

=> Giúp nhà quản lý: Không phải đau đầu kiểm tra, nhận được hiệu quả tức thì và đẩy mạnh năng suất của nhân viên, đẩy nhanh sự phát triển về chất lượng của nhân sự.

Xem thêm: Lưu ý về Tự động hóa doanh nghiệp – Cách để tối ưu hóa quy trình vận hành

3. Review 10 phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả nhất

1. Phần mềm quản lý & tự động hóa quy trình 1Office

1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp hàng đầu thị trường hiện nay. Trong đó, tính năng BPA – Tự động hóa quy trình là giải pháp được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ khả năng tối ưu vận hành quy trình. Đây là bộ công cụ hỗ trợ quá trình tự động hóa các quy trình doanh nghiệp ngoài các hoạt động thao tác dữ liệu và lưu trữ hồ sơ thông thường thông qua việc sử dụng các công nghệ tiên tiến. Nó tập trung vào “điều hành doanh nghiệp” thay vì các loại hình tự động hóa “đếm công việc”.

Tính năng nổi bật

Phần mềm quản lý quy trình 1Office mang đến nhiều lợi ích vượt trội mà nhiều phần mềm quản lý khác chưa thể đáp ứng và giải quyết giúp các doanh nghiệp:

• Số hóa toàn bộ quy trình vận hành doanh nghiệp trên 1 nền tảng duy nhất.
• Định nghĩa được 100% các loại quy trình, bao gồm quy trình đường thẳng và quy trình rẽ nhánh.
• Thiết lập và phân công công việc nhanh chóng, giúp rút ngắn thời gian phân bổ và rà soát đầu việc.
• Theo dõi và giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực.
• Báo cáo chi tiết tiến độ, số công việc trên từng quy trình, từng bước trong quy trình.
• Tự động đo lường hiệu quả và tối ưu “điểm nóng” trong quy trình.
• Video giới thiệu tính năng quản lý quy trình theo công việc của 1Office

 Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

2. Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE

WEONE là một hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh và kiểm soát các quy trình quản lý công việc, từ đó tăng cường hiệu quả và năng suất.

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa và chuẩn hóa luồng công việc liên thông giữa các phòng ban.
• Quản lý công việc tập trung trên một hệ thống duy nhất.
• Cập nhật báo cáo 24/7 giúp bám sát quy trình và ra quyết định một cách nhanh chóng.

Ưu điểm	Hạn chế
Cung cấp một nền tảng tích hợp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý quy trình, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, đến quản lý tài chính. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tán dữ liệu và tối ưu hóa quản lý thông tin của doanh nghiệp.	Việc triển khai WEONE yêu cầu một quá trình chuẩn bị và triển khai khá phức tạp, đòi hỏi thời gian và nguồn lực. Do đó, doanh nghiệp cần phải tính toán kỹ về thời gian triển khai trước khi quyết định sử dụng hệ thống này.

>>> Tham khảo ngay: 7 App quản lý công việc trên điện thoại tốt nhất cho IPhone/Android 2023

4. Phần mềm quản lý quy trình công việc Process Street

Phần mềm tạo quy trình công việc Process Street là một công cụ quản lý quy trình doanh nghiệp và kiểm soát chất lượng được ứng dụng phổ biến hiện nay. Phần mềm giúp các doanh nghiệp tổ chức và quản lý quy trình công việc một cách dễ dàng, hiệu quả nhờ các tính năng thiết kế quy trình vô cùng trực quan và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

Tính năng nổi bật

• Cho phép người dùng tạo các mẫu quy trình công việc để giúp các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Hỗ trợ người dùng quản lý và theo dõi tiến độ của các quy trình công việc, bao gồm xác định trạng thái của các nhiệm vụ và tạo lịch trình để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn.
• Cho phép người dùng chia sẻ các quy trình công việc với các thành viên trong nhóm hoặc bên ngoài. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu và làm việc theo các quy trình công việc đồng nhất.

Ưu điểm	Hạn chế
Giao diện trực quan và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng phần mềm. Tính linh hoạt cao, cho phép người dùng tùy chỉnh các quy trình công việc theo nhu cầu của doanh nghiệp.	Phần mềm có chi phí cao hơn so với một số phần mềm quản lý quy trình công việc khác trên thị trường. Điều này có thể là một trở ngại đối với các doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế.

>> Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý task tốt nhất 2023 – review chi tiết

5. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh Nintex

Nintex là một trong những phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tốt trên thị trường hiện nay.

Tính năng nổi bật

• Cho phép người dùng thiết kế và quản lý quy trình kinh doanh linh hoạt, đồng thời cũng hỗ trợ các quy trình liên quan đến lĩnh vực tài chính, nhân sự, quản lý dự án xây dựng và sản xuất.
• Nintex tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến khác như SharePoint, Office 365, Salesforce và SAP, các phần mềm quản lý riêng lẻ như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý dự án, sản xuất,… giúp cho người dùng dễ dàng kết nối với các hệ thống hiện có và tối ưu hóa quy trình công việc.
• Nintex có tính năng tự động hóa nhiều tác vụ trong quy trình kinh doanh, từ đơn đăng ký cho đến xử lý yêu cầu và thông báo đến nhân viên về các sự kiện quan trọng trong quy trình.

Ưu điểm	Hạn chế
Nintex được thiết kế để sử dụng một cách dễ dàng và thân thiện với người dùng. Người dùng có thể thiết kế và triển khai quy trình kinh doanh của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng.	Hiện tại Nintex chỉ hỗ trợ một số ngôn ngữ chính, điều này làm hạn chế sự tiếp cận của phần mềm với người dùng đến từ các quốc gia khác nhau.

6. Phần mềm tạo quy trình công việc Zoho Creator

Zoho Creator là phần mềm tạo quy trình công việc hữu ích giúp cải thiện công tác quản lý doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ người dùng thiết lập workflow tùy chỉnh và tự động hóa các nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Các tính năng linh hoạt cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình công việc của mình, bao gồm lọc dữ liệu, định dạng biểu mẫu, cấu hình thông báo và phân quyền truy cập.
• Zoho Creator cung cấp một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ để lưu trữ và quản lý dữ liệu quy trình của doanh nghiệp. Hỗ trợ nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm văn bản, số, ngày tháng, địa chỉ email, URL, hình ảnh, tệp đính kèm ,…
• Tích hợp với các ứng dụng khác như Google Sheets, Zapier, MailChimp và Salesforce.

Ưu điểm	Hạn chế
Zoho Creator có giá cả phải chăng và cung cấp các tính năng miễn phí có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó cung cấp tính năng bảo mật và phân quyền truy cập, giúp người dùng có thể kiểm soát và bảo vệ dữ liệu của mình.	Không cung cấp đầy đủ các tính năng so với một số phần mềm tự động hóa công việc khác trên thị trường. Nếu người dùng muốn tăng cường tính năng của Zoho Creator, họ có thể phải trả phí cho các tính năng cao cấp hoặc tích hợp với các ứng dụng khác.

7. Phần mềm tự động hóa quy trình quản trị doanh nghiệp iWorkflow

Phần mềm iWorkflow là một giải pháp tự động hóa quy trình quản trị doanh nghiệp cung cấp khả năng quản lý tập trung cho các quy trình và dịch vụ doanh nghiệp, giúp tăng cường tính linh hoạt và nâng cao năng suất vận hành.

Tính năng nổi bật

• Cho phép thêm hoặc xóa các bước trong quy trình, thay đổi cấu trúc quy trình và định nghĩa các điều kiện để quy trình được thực hiện một cách tự động.
• Giám sát và báo cáo trạng thái của các quy trình doanh nghiệp, giúp quản lý dễ dàng phát hiện và xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tích hợp và cung cấp các biểu mẫu có sẵn cần thiết cho quy trình và gắn biểu mẫu vào các bước.

Ưu điểm	Hạn chế
iWorkflow rất dễ sử dụng, ngay cả với những người không có kinh nghiệm với các phần mềm quản lý quy trình vận hành.	Mặc dù iWorkflow có nhiều tính năng tốt, nhưng vẫn còn hạn chế trong việc quản lý các quy trình phức tạp và phối hợp liên thông giữa các phòng ban.

8. Phần mềm tự động hóa quản lý quy trình số SAVIS BPM Paperless

Phần mềm tự động hóa quản lý quy trình số SAVIS BPM Paperless là một giải pháp phần mềm quản lý quy trình kinh doanh được phát triển bởi công ty TNHH Công nghệ SAVIS. Đây là một phần mềm giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các hoạt động liên quan đến quy trình.

Tính năng nổi bật

• SAVIS BPM Paperless giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của họ thông qua việc cung cấp các tính năng như thiết kế, triển khai, quản lý và theo dõi quy trình kinh doanh.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng tương thích.
• Cho phép tự định nghĩa các luồng quy trình, các bước xử lý nghiệp vụ, tự động thiết kế các giao diện người dùng (UI) để sử dụng.

Ưu điểm	Hạn chế
SAVIS BPM Paperless giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các hoạt động liên quan đến quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.	SAVIS BPM Paperless có một số tính năng phức tạp và có thể yêu cầu đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật để sử dụng hiệu quả.

9. Ứng dụng kết nối quy trình nghiệp vụ Base Workflow

Base Workflow là ứng dụng quản lý và tự động hóa các loại quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tổ chức quy trình công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó tối ưu năng suất làm việc.

Tính năng nổi bật

• Quản lý quy trình công việc: Base Workflow cho phép người dùng tạo, định nghĩa, theo dõi và tối ưu hóa quy trình công việc.
• Phân bổ công việc: Người dùng có thể phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm, xác định thời gian hoàn thành và theo dõi tiến độ của từng công việc.
• Biểu đồ Gantt và bảng Kanban: Base Workflow là phần mềm quản lý dự án hiệu quả cung cấp các công cụ hiển thị tiến độ công việc một cách trực quan với biểu đồ Gantt và bảng Kanban.

Ưu điểm	Hạn chế
Base Workflow có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau, đảm bảo tính khả dụng cao. Được tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau để nâng cao tính năng và hiệu quả làm việc.	Base Workflow có thể quá phức tạp và không phù hợp với các nhóm làm việc nhỏ

10. Phần mềm MISA AMIS quản lý hệ thống quy trình

MISA AMIS là phần mềm số hóa quy trình quản trị tập trung trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và cải tiến hoạt động vận hành nhờ hệ thống quy trình liền mạch và được tự động hóa.

Tính năng nổi bật

• Cung cấp các tính năng quản lý quy trình công việc như thiết lập quy trình, giao nhiệm vụ, giám sát tiến độ, đánh giá kết quả.
• Cho phép người dùng thiết kế và tùy chỉnh quy trình công việc của mình theo nhu cầu riêng.
• Cung cấp phản hồi hai chiều, liên thông giữa các bộ phận nhằm nâng cao tính tương tác và phản ứng kịp thời với các điểm nghẽn trong quy trình

Ưu điểm	Hạn chế
Sử dụng công nghệ bảo mật cao, đảm bảo an toàn cho dữ liệu công việc của doanh nghiệp. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng tốt, luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm.	Một số tính năng của MISA AMIS có thể hạn chế so với các phần mềm quản lý công việc và quy trình khác.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quy trình cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng để lựa chọn ứng dụng các giải pháp phần mềm quản lý quy trình cho doanh nghiệp.

• Khả năng giải quyết vấn đề chuyên môn

Một phần mềm quản lý quy trình tốt phải có khả năng giải quyết các vấn đề chuyên môn trong quy trình của doanh nghiệp. Ví dụ như quy trình đường thẳng, rẽ nhánh, điều kiện, quy trình theo các phòng ban, v.v. Hệ thống phải có khả năng hiển thị và quản lý các bước trong quy trình một cách rõ ràng, dễ dàng để người sử dụng có thể theo dõi được.

• Dễ sử dụng

Phần mềm quản lý quy trình cần đảm bảo rằng giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Người dùng không cần phải có kiến thức chuyên môn về lập trình hoặc CNTT để có thể sử dụng phần mềm. Ngoài ra, hệ thống cũng nên có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

• Dễ triển khai và ứng dụng

Phần mềm quản lý quy trình cần dễ dàng triển khai và ứng dụng vào các quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp. Nó cũng cần có khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng tương thích.

• Chi phí hợp lý

Phần mềm quản lý quy trình cần phải có chi phí hợp lý và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng các doanh nghiệp không phải đầu tư quá nhiều tiền vào phần mềm này và vẫn có thể đạt được hiệu quả tối ưu trong quản lý quy trình.

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc Các phần mềm quản lý quy trình tốt nhất 2023 kèm review chi tiết. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý quy trình công việc 1Office, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:

 Trải nghiệm thử các tính năng của 1Office BPA

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp