Hướng dẫn xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp chi tiết nhất 2023

Lưu đồ quy trình mua hàng là một trong những hoạt động tất yếu bắt buộc doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện theo. Có như vậy, doanh nghiệp mới nhanh chóng đẩy mạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng chất lượng – kịp thời cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay chưa biết cách hoặc đã xây dựng quy trình mua hàng nhưng không đạt hiệu quả. Vậy làm thế nào để xây dựng được một lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

I. Tổng quan về lưu đồ quy trình mua hàng

Dưới đây là một số thông tin căn bản nhất bất kỳ ai cũng phải nắm được khi bắt tay vào xây dựng lưu đồ: 

1. Lưu đồ quy trình mua hàng là gì?

Lưu đồ quy trình mua hàng hay quy trình mua hàng là toàn bộ hoạt động/ các bước liên quan đến việc mua sắm hàng hóa/ dịch vụ trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp xây dựng được quy trình mua hàng sẽ triển khai tốt các hoạt động mua hàng. Cụ thể như: mua hàng nhanh chóng hơn, mua hàng với chi phí rẻ hơn, chất lượng sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn,… Các hoạt động mua hàng được thực hiện theo quy trình tạo sự chuyên nghiệp. Hơn thế nữa, trong những lần mua hàng tiếp theo, khi mua bất kỳ sản phẩm/ dịch vụ nào doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng quy trình đó để mua hàng tiện lợi.

Nhìn chung, quy trình mua hàng sẽ được thực hiện theo các bước nhất định. Tuy nhiên nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra câu hỏi: “Việc xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng có cần thiết?” Tìm ngay câu trả lời trong phần tiếp theo! 

2. Doanh nghiệp có cần vẽ lưu đồ quy trình mua hàng không? 

Trên thực tế, có rất nhiều chưa vẽ lưu đồ quy trình mua hàng nhưng vẫn mua hàng thành công. Ngay lập tức, vấn đề được các chủ doanh nghiệp đặt lên bàn cân giữa việc vẽ lưu đồ quy trình mua hàng và không cần vẽ lưu đồ quy trình. 

Vậy doanh nghiệp có cần vẽ lưu đồ quy trình mua hàng không? Việc thực hiện mua hàng theo quy trình liệu rằng có mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp? 

– Câu trả lời là CÓ. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng. Khi mua hàng theo quy trình sẽ giúp doanh nghiệp vô số lợi ích như: 

• Tối ưu chi phí – mua hàng với chi phí thấp: Nhờ quá trình tuyển chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tìm ra được những nhà cung cấp có chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhất. 
• Lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý: Trên thị trường sẽ có rất nhiều nhà cung cấp, việc của doanh nghiệp là tìm ra nhà cung cấp phù hợp và ưng ý nhất. Đương nhiên, khi vẽ lưu đồ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này dễ dàng. 
• Lựa chọn được nguồn hàng chất lượng: Trong lưu đồ quy trình mua hàng sẽ có bước kiểm tra chất lượng sản phẩm và đánh giá đơn vị cung cấp. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được những nguồn hàng chất lượng. 
• Hạn chế các tình trạng như tồn kho hoặc thiếu hàng hóa: Hoạt động mua hàng được thực hiện theo quy chuẩn và đúng nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp sẽ đảm bảo được số lượng và nhu cầu về hàng hóa trong doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn? Thông tin chi tiết, 1Office sẽ chia sẻ đến Bạn trong phần (II) của bài viết này.

II. Mô tả quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Hiểu được tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng riêng cho mình quy trình mua hàng chuyên biệt. Dựa trên quá trình tổng hợp và nghiên cứu của 1Office, một quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thường được thực hiện theo các bước như sau: 

Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng”

Các hoạt động mua hàng sẽ được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu. Cụ thể là nhu cầu đến từ các phòng ban, nhà quản lý,… Để mua hàng, đầu tiên bạn cần triển khai gửi yêu cầu về mong muốn mua hàng đến bộ phận chịu trách nghiệm các nghiệp vụ mua hàng. Yêu cầu mua hàng sẽ được duyệt bởi các trường bộ phận hoặc người có nghĩa vụ có liên quan.

Khi yêu cầu mua hàng được thông qua sẽ tiếp tục phân bổ nhân sự mua hàng và tìm kiếm các nhà cung cấp. 

Bước 2: Đề nghị báo giá

Tại bước này, người chịu trách nhiệm mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm đơn vị mua hàng và đề nghị báo giá từ họ. Số lượng nhà cung cấp cần tìm thường trên 3 nhà cung cấp để có sự so sánh và đánh giá khách quan nhất. 

Bước 3: Thu thập và tham khảo các nhà cung cấp khác

Sau khi gửi các đề nghị báo giá, bước tiếp theo trong lưu đồ quy trình mua hàng là các nhà cung cấp sẽ gửi các báo giá chi tiết. Dựa trên các tiêu chí và điều kiện khi lựa chọn mua hàng kết hợp hợp với dữ liệu báo giá đến từ nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.

Bước 4: Phê duyệt báo giá

Như đã đề cập ở trên, yêu cầu mua hàng sẽ được duyệt bởi các trường bộ phận hoặc người có nghĩa vụ có liên quan. Do đó, khi có các báo giá của nhà cung cấp, người duyệt sẽ dựa vào các tiêu chí đánh giá để đưa ra quyết định phê duyệt như: 

• Giá thành – ưu đãi
• Độ uy tín/ thương hiệu
• Dịch vụ bảo hành sau mua
• Nhu cầu – mức độ phù hợp

Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Sau quá trình đánh giá đưa ra quyết định và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất sẽ chuyển sang giai đoạn lập hợp đồng mua hàng. Hợp đồng sẽ được nhân thành 2 bản để thực hiện ký kết và đảm bảo quyền lợi giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

*Chú ý: Hợp đồng mua hàng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về giá bán, điều khoản thanh toán, thời gian nhận hàng, thời gian giao hàng, cam kết, thông tin liên lạc,…

Một số trường hợp khác, việc ký hợp đồng có thể diễn ra thành nhiều lần khác nhau (dựa vào số đơn hàng mỗi lần mua hàng). Doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo các nội dung trên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. 

Hợp đồng sẽ được chuyển về các bộ phần có liên quan để làm căn cứ thanh toán/ theo dõi công nợ. Đồng thời, nắm bắt được quá trình nhập hàng và số lượng hàng hóa trong kho. 

Bước 6: Lập “đề nghị nhập hàng” và “đề nghị kiểm hàng”

Bước thứ 6 trong lưu đồ quy trình mua hàng đó chính là lập “đề nghị nhập hàng” và “đề nghị kiểm hàng”. Tại đây, các phòng ban chịu trách nghiệm sẽ thực hiện theo dõi và nhận hàng theo lịch. 

– Trường hợp 1: Hàng hóa đạt tiêu chuẩn

Kiểm tra => Hàng đạt tiêu chuẩn => Nhập kho => Lập hồ sơ thành toán => Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại thông tin => Thanh toán cho nhà cung cấp. 

– Trường hợp 2: Hàng hóa không đạt tiêu chuẩn

Kiểm tra => Hàng không đạt tiêu chuẩn => Báo cáo đến phòng mua hàng => Liên hệ đến nhà cung cấp => Nhập kho những hàng hóa đạt tiêu chuẩn (Nếu có) => Phản hồi đến phòng mua hàng để bổ sung/ chỉnh sửa. 

Bước 7: Tiến hành nhập kho

Xây dựng các tiêu chí kiểm tra hàng hóa để tiến hành nhập kho là điều bắt buộc. Hoạt động này giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn hàng hóa khi nhập kho. 

Mỗi một loại hàng hóa sẽ có những tiêu chí đánh giá và kiểm định khác nhau. Dưới đây là một số tiêu chí kiểm tra hàng hóa cơ bản trong lưu đồ quy trình mua hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo như sau: 

• Số lượng
• Chất lượng
• Mã vạch và nhãn mác
• Đóng gói
• …

Những hàng hóa đảm bảo các tiêu chí nhập kho sẽ được bộ phận nhận hàng nhập vào kho hàng hóa của doanh nghiệp. 

*Chú ý: Đối với các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn cần được báo về cho người chịu trách nghiệm mua hàng để xử lý.

Bước 8: Hoàn tất thanh toán

Hoàn tất thanh toán là bước cuối cùng trong lưu đồ mua hàng. Căn cứ vào lượng hàng hóa thực tế đã nhập kho so với lượng hàng hóa trên hợp đồng và những điều khoản có liên quan (nếu có), bộ phận mua hàng tiến hành lập hồ sơ thanh toán. Sau đó chuyển đến Bộ phận kế toán để xác thực và tiến hành thanh toán. 

III. Ưu điểm và nhược điểm quy trình mua hàng

Với 8 bước nêu trên, doanh nghiệp đã có thể vẽ lưu đồ quy trình mua hàng dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ ưu điểm và nhược điểm quy trình mua hàng để đẩy mạnh hiệu quả mua hàng tại doanh nghiệp. Chi tiết như sau:  

1. Ưu điểm: 

Theo khảo sát từ nhiều doanh nghiệp đã xây dựng quy trình mua hàng tại doanh nghiệp cho thấy nhiều ưu điểm vượt trội so với các cách mua hàng hóa thông thường. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật mà 1Office tổng hợp được: 

+ Tối ưu hoạt mua hàng: nhanh chóng và tiện lợi hơn.

+ Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp hóa.

+ Doanh nghiệp làm chủ được nguồn hàng, tránh khỏi những rủi ro hoặc sự cố ngoài ý muốn như thiếu hụt về nhân sự đột ngột, khan hiếm nguồn hàng,… 

2. Nhược điểm:

Quan điểm “Cứ xây dựng quy trình mua hàng là mang lại hiệu quả” là hoàn toàn sai lầm. Mỗi một quy trình được xây dựng sẽ chỉ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp khi thực hiện ĐÚNG – ĐỦ – ĐỀU. Do đó, doanh nghiệp rất khó đạt được mục tiêu mua hàng của mình nếu: 

+ Không thực hiện đúng quy trình dễ bị chậm trễ so với kế hoạch, ảnh hưởng đến kết quả 

+ Doanh nghiệp chủ quan, bỏ qua một vài bước trong quy trình dẫn tới tình trạng: tốn kém thời gian và công sức, hàng mua không đáp ứng nhu cầu, chất lượng hàng hóa thấp,…

IV. Phương pháp quản lý và xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả

Có thể thấy, hoạt động mua hàng là hoạt động diễn ra thường xuyên tại doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp sản xuất. Với tần suất và số lượng hàng hóa mỗi lần mua lớn, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát thông tin hàng hóa đã mua bằng các phương pháp thủ công. Chính vì vậy, việc sử xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng kết hợp cùng các phương pháp quản lý tự động là điều tất yếu. 

Tính năng quản lý mua hàng của 1Office sẽ là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong hoạt động mua hàng hiện nay. Việc mua hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ:

• Quy trình được theo dõi tổng thể bài bản và tự động.
• Theo dõi và nắm bắt quy trình chi tiết ngay trên hệ thống, ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần thiết bị có kết nối có Internet.
• Đánh giá hiệu quả quy trình sau mỗi lần thực hiện.
• Đảm bảo sự chuyên nghiệp trong hoạt động mua hàng.

Các hoạt động mua hàng được thực hiện NHANH CHÓNG – CHÍNH XÁC – TIỆN LỢI bởi những tính năng ưu việt sau: 

• Quản lý tập trung nhà cung cấp, thuận tiện quá trình trao đổi và theo dõi thông tin.  
• Phân công – theo dõi người phụ trách tổng thể. Có nghĩa rằng nhà quản lý/ người thực hiện có thể biết được thực trạng quá trình mua hàng cũng như người thực hiện.
• Tạo phiếu chi và đơn hàng nhanh chóng. 
• Lưu trữ thông tin và lịch sử mua hàng/ người phụ trách tự động.
• Tìm kiếm thông tin về đơn hàng theo các bộ lọc dễ dàng.

V. Một số lưu ý khi để thực hiện quy trình mua hàng hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi đã vẽ được lưu đồ quy trình mua hàng cũng như vận dụng các công cụ hỗ trợ vào hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một vài điều cơ bản sau: 

1. Xác định thời điểm doanh nghiệp cần có hàng

Nhu cầu mua hàng hóa tại từng thời điểm là khác nhau. Hàng hóa khi mua cần phải đáp ứng kịp thời nếu không sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc xác định thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.

Trả lời được 5 câu hỏi dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định chi tiết về thời gian của hàng hóa sẽ mua: 

• Khi nào mua hàng?
• Khi nào có hàng?
• Khi nào nhận hàng?
• Khi nào sử dụng hàng?
• Khi nào hết hàng?

2. Cân nhắc kỹ càng về mặt số lượng

Số lượng hàng hóa được mua không chỉ dừng lại ở việc đưa ra những con số ước chừng. Trong lưu đồ quy trình mua hàng hay trong cách mua hàng thông thường, nó cũng cần căn cứ theo nhu cầu của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Số lượng hàng hóa mua được quyết định bởi nhiều yếu tố như: 

• Nhu cầu mua và sử dụng hàng hóa
• Số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại và tương lai
• Mức độ cần thiết
• Kỳ vọng doanh thu và mục tiêu lợi nhuận
• Đánh giá rủi ro, số lượng hàng hóa dự phòng

Xác định phù hợp số lượng hàng hóa cần mua sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tồn, tối ưu chi phí lưu kho, làm chủ nguồn hàng. Đây cũng là cơ sở thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Nắm rõ và theo dõi tình hình thực tế của đơn hàng

Nhiều doanh nghiệp phó mặc cho đơn vị bán dẫn đến nhiều hậu quả khó lường như giao hàng chậm, hàng hóa kém chất lượng, số lượng hàng hóa không đủ,… Bởi vậy việc nắm rõ và theo dõi tình hình thực tế của đơn hàng là điều cần thiết. 

Liên tục theo dõi đơn hàng đã mua là cách giúp doanh nghiệp có thể đưa ra nhanh chóng và kịp thời các  phương án dự phòng nếu có sự cố xảy ra. Đảm bảo nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp tốt nhất. 

4. Xác định thời điểm doanh nghiệp nên đặt hàng

Doanh nghiệp mua hàng có nhiều mục đích khác nhau. Hàng có thể được sử dụng luôn khi mua về hoặc không. Do đó, thời gian đặt hàng cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa vào các tiêu chí như: 

• Mức độ cấp thiết của hàng hóa
• Thời điểm mua hàng có lợi nhất (Giá cả, giảm giá, nguồn hàng có sẵn,…)
• Chi phí lưu kho
• Khả năng lưu kho an toàn

VI. Tổng kết

Lưu đồ quy trình mua hàng là “bức tranh chân dung” mô tả các bước mua sắm hàng hàng hóa của doanh nghiệp. Nó bao gồm 8 bước cơ bản sau: 

• Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng” 
• Bước 2: Đề nghị báo giá 
• Bước 3: Thu thập và tham khác các nhà cung cấp khác 
• Bước 4: Phê duyệt báo giá 
• Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng 
• Bước 6: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “đề nghị kiểm hàng” 
• Bước 7: Tiến hành nhập kho 
• Bước 8: Hoàn tất thanh toán

Việc mua hàng và theo dõi quá trình TRƯỚC – TRONG – SAU mua hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý mua hàng. Đây là một trong những tính năng ưu việt được 1Office nghiên cứu và phát triển với sự tin dùng của hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ. 

Như vậy, bài viết đã chia sẻ đến bạn đọc cách xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng tại doanh nghiệp chi tiết. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn. Đừng quên ứng dụng ngay phần mềm quản lý mua hàng của 1Office để tối ưu hoạt động mua hàng nhé! Chúc bạn thành công!  

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết tính năng Quản lý mua hàng của 1Office qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn