Công ty cổ phần ô tô xe máy Hồng Phát tối ưu hóa quy trình làm việc với phần mềm 1Office

Công ty xe máy Hồng Phát – Hải Phòng, đã từng gặp khó khăn với bài toán quản trị nhân sự và quản lý quy trình công việc. Tất cả khó khăn đều được giải quyết chỉ bằng nền tảng quản lý doanh nghiệp 1Office.

Quá khứ “tăm tối”

Công ty Xe máy Hồng Phát được thành lập năm 2004, với gần 20 năm trong lĩnh vực kinh doanh xe máy trên địa bàn tỉnh Hải Phòng các tỉnh lân cận. Hiện tại, Hồng Phát gồm 4 HEAD và 5 cửa hàng Quốc tế, với nhân sự lên đến 215 người. Hồng Phát luôn tâm niệm “chất lượng – chính sách” để gây dựng thương hiệu, để khách hàng tin dùng và lựa chọn để chọn 1 chiếc xe máy theo cả cuộc đời. Kinh doanh xe máy nhưng đó còn là niềm tin của khách hàng khi chọn được màu xe, loại xe phù hợp với sở thích túi tiền của bản thân.

Nhân sự Hồng Phát có 215 người, nhiều cơ sở nên công ty không thể quản lý được chính xác thời gian thực tế hàng ngày về chấm công như đi muộn, quên chấm vân tay của nhân sự. Không chỉ vậy, Hồng Phát vẫn sử dụng các phương pháp thủ công như quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự theo file hồ sơ giấy và dữ liệu cập nhật trên excel.

Phương pháp truyền thống, chỉ lưu thông tin, dữ liệu cá nhân cơ bản chứ không tích hợp hệ thống hồ sơ, quá trình công tác của người lao động từ giai đoạn bắt đầu công việc đến khi kết thúc. Vậy nên, khi cần có việc tìm hồ sơ thông tin nhân viên rất lâu, có những hồ sơ đã thất lạc gây khó khăn trong việc làm thủ tục nghỉ việc, lấy sổ bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, việc xử lý công việc cồng kềnh, trong quá trình thực hiện công việc, giao việc gặp nhiều khó khăn. Lãnh đạo Hồng Phát không theo dõi tiến độ công việc nhân viên để có thể đôn đốc, nhắc nhở. Tốn thời gian trong quá trình làm việc, không xác định nguyên nhân chậm trễ tại bộ phận nào, cán bộ nhân viên lại đổ lỗi cho nhau.

Ác mộng, ám ảnh đối với Công ty cổ phần ô tô xe máy Hồng Phát  là quy trình thanh toán tiền lương cho cán bộ, công nhân viên tại Hồng Phát. Công ty tổng hợp rất nhiều các nghiệp vụ thanh toán nhỏ lẻ liên quan đến hệ thống quản lý của Phòng Kinh doanh & Marketing. Bên cạnh đó, chia theo hạng mục phê duyệt bao gồm xưởng dịch vụ, phụ tùng, bảo trì…trước khi chuyển sang bước thanh toán. Chính vì thế, kế toán là người kiểm soát chính và chịu ảnh hưởng khi rà soát việc thiếu sót chứng từ. Vì vậy, công ty Hồng Phát cần 1 bộ công cụ để giải quyết vấn đề, nền tảng 1Office giải quyết tất cả các bài toán công ty Hồng Phát đang gặp phải.

“Gỡ khó” nhiều bài toán doanh nghiệp

Công ty xe máy Hồng Phát tìm đến 1Office vì đây là giải pháp tổng thể “All in one” (giải quyết mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm duy nhất) đáp ứng các khía cạnh doanh nghiệp về mặt công việc, quản trị, nhân sự, kinh doanh, tài chính… Điều này, giúp Hồng Phát quản trị doanh nghiệp đơn giản dễ dàng chỉ với 1 phần mềm duy nhất mang tên 1Office.

1Office được thiết kế, xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm quản lý tổng thể công ty có thể giúp các thành viên trong tổ chức có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị được kết nối mạng Internet.

Bên cạnh đó, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đặt ở trung tâm dữ liệu uy tín với mức độ bảo mật cao nhất. Với các tính năng quản trị có thể đáp ứng được đầy đủ yêu cầu, 1Office.vn được đánh giá là 1 trong Top phần mềm quản lý doanh nghiệp Online tốt nhất tại Việt Nam.

Sau khi sử dụng phần mềm 1Office việc chấm công của Hồng Phát đã đem đến cho nhân viên trải nghiệm theo dõi ngày công làm việc của mình sát sao để tránh vi phạm lỗi đi muộn… Quan trọng, mỗi cá nhân có thể định hình số hóa các công việc mình đã làm, đang làm, từ đó quản lý thời gian làm việc đạt hiệu quả cao.

Nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office giúp công ty Hồng Phát đã tối ưu các bước quản lý, lưu trữ hồ sơ, nhập dữ liệu trường thông tin từ file excel (import file excel) sau đó cập nhật chi tiết các thông tin hồ sơ, gia đình, bằng cấp… Khi có việc, cần tìm hồ sơ chỉ cần tìm kiếm trên phần mềm 1Office, không tốn nhiều thời gian như trước đây.

Công ty Hồng Phát đã số hóa thành công 11 quy trình trong vận hành quản lý doanh nghiệp. Trong đó, quy trình thanh toán có sự hiệu quả rõ nét khi chuyển từ thủ công sang số hóa giấy tờ với 1Office.

-> Xem thêm: BIG CNC TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH SẢN XUẤT VỚI 1OFFICE

Từ khi áp dụng 1Office, Hồng Phát nhận thấy luồng phối hợp quy trình giữa các thành viên, bộ phận, phòng ban trong công ty có thay đổi rõ rệt. Mọi người nói chuyện với nhau nhiều hơn khi tìm hiểu các tác vụ, hỗ trợ xử lý các luồng duyệt nhanh chóng, hiệu quả. Tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí, luồng phê duyệt nhanh chóng và hiệu quả.

Khó khăn nhất trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp là làm sao để các bộ phận, nhân viên của công hiểu được và chung tay chuyển đổi số. Với quyết tâm chuyển đổi số của ban lãnh đạo công ty xe máy Hồng Phát đang thành lập Ban quản trị phần mềm 1Office để triển khai toàn diện các ứng dụng của phần mềm. Tuyên truyền đến cán bộ công nhân viên của công ty về lợi ích của chuyển đổi số. 

Hi vọng, trong thời gian tới xe máy Hồng Phát sẽ tối ưu tối đa các quy trình trong vận hành công ty với sự song hành của Office. Chắc chắn, với sự “lột xác” khi chuyển đổi số thành công, công ty xe máy Hồng Phát sẽ mở rộng thị trường kinh doanh không chỉ ở Hải Phòng mà còn vươn xa ra các tỉnh, thành trên cả nước.

1OFFICE – NỀN TẢNG QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP

• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
• Hotline: 083 483 8888