10+ Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất, dễ tải và dễ chỉnh sửa

Trong quá trình mua bán, vận chuyển hoặc bàn giao hàng hóa, việc xác nhận đầy đủ số lượng, tình trạng và thời điểm giao nhận là bước quan trọng để hạn chế tranh chấp về sau. Biên bản giao nhận hàng hóa giúp các bên có căn cứ đối chiếu khi phát sinh sai lệch, hư hỏng hoặc thiếu hàng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất, kèm hướng dẫn cách lập và các lưu ý cần biết trước khi sử dụng.

1. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là gì? 

Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản xác nhận chính xác việc giao nhận hàng hóa theo thực tế. Trong quá trình này, bên bán cam kết đã thực hiện quá trình giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng đầy đủ theo thỏa thuận trước đó giữa hai bên.

1.1 Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa

Các đặc điểm quan trọng của biên bản cho cả bên mua và bên bán là như sau:

• Lập ngay sau quá trình giao hàng: Biên bản cần được lập ngay sau khi quá trình giao hàng kết thúc, không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
• Ký xác nhận khi đầy đủ hàng hóa: Khi bên mua kiểm tra và xác nhận rằng đã nhận đủ số lượng hàng theo thỏa thuận, họ sẽ ký xác nhận trên biên bản.
• Thông tin chi tiết: Biên bản giao nhận cần chứa đủ thông tin của cả bên mua và bên bán như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người đại diện. Ngoài ra, cần có các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, cũng như ngày tháng giao hàng.
• Kèm theo phiếu xuất/nhập kho: Thường đi kèm với biên bản là phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng), tùy thuộc vào quy trình của từng bên.

> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản mới nhất 2025 | Tải Miễn Phí

1.2 Quy định giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa

Theo quy định tại Điều 34, Luật Thương mại 2005 về việc giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
“Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa
1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng.
2. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.”

Căn cứ Điều 56, Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

“Điều 56. Nhận hàng: Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng.”

2. Biên bản bàn giao hàng hóa có vai trò như thế nào?

Biên bản bàn giao hàng hóa đóng vai trò như một chứng cứ pháp lý không thể chối cãi để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tài chính. Thay vì dựa trên niềm tin, văn bản này giúp:

• Minh bạch hóa thông tin: Ghi nhận chính xác đại diện các bên cùng chi tiết số lượng, chất lượng hàng hóa, xóa bỏ mọi mơ hồ trong quá trình giao nhận.
• Xác lập bằng chứng thép: Là chứng cứ xác nhận việc giao hàng đúng hạn, đúng loại theo hợp đồng; bảo vệ người bán khỏi những khiếu nại vô căn cứ về việc thiếu hụt hay hỏng hóc sau khi bàn giao.
• Cơ sở pháp lý tối cao: Đóng vai trò là vật chứng quan trọng nhất để cơ quan chức năng phân định đúng sai và giải quyết tranh chấp công bằng, minh bạch nếu có xung đột xảy ra.
• Nâng tầm uy tín thương hiệu: Thể hiện quy trình vận hành bài bản, chuyên nghiệp, giúp khách hàng yên tâm và ghi nhớ hình ảnh đơn vị bán hàng đáng tin cậy.

3. Nội dung và cách viết của biên bản giao nhận hàng hóa 

3.1 Nội dung cần có 

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể từ pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để hạn chế các tranh chấp có thể xảy ra, nội dung cần tuân thủ các yếu tố sau:

• Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng
• Ngày tháng năm thực hiện giao nhận hàng hóa
• Bên giao hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
• Bên nhận hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
• Thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá…)
• Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên

3.2 Cách thức trình bày 

Doanh nghiệp có thể lập theo hướng dẫn sau:

• Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa
• Căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ thỏa thuận
• Ngày/tháng/năm lập biên bản 
• Thông tin cá nhân người giao hàng và nhận hàng
• Thông tin hàng hóa được giao nhận
• Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu

Biên bản giao nhận cần được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở chứng minh trong trường hợp có tranh chấp. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình giao nhận, đồng thời cung cấp bằng chứng hợp pháp khi cần thiết.

4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay

4.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung 2025

Hiện tại, không có mẫu biên bản giao nhận cố định nào được quy định. Tuy nhiên, để tiện lợi cho các hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh, bạn có thể tự tạo một mẫu biên bản chung phù hợp với hình thức giao nhận và đối tượng cụ thể. Điều này giúp đáp ứng nhiều trường hợp khác nhau.

>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa file Word

4.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao nhận hàng hóa kèm theo phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao nhận và quản lý hàng hóa. Tài liệu này thường chứa đựng thông tin chi tiết về quá trình xuất kho, bao gồm các mục như số lượng hàng hóa, chất lượng, thông tin về đơn vị giao và đơn vị nhận, cũng như mọi thông tin khác liên quan đến giao dịch.

Việc kết hợp biên bản giao hàng này và phiếu xuất kho giúp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa, đồng thời tạo ra bằng chứng cụ thể và đầy đủ cho mọi bên liên quan.

>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

4.3. Mẫu biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu

Trong biên bản này, thông tin được ghi chi tiết, bao gồm số lượng, chất lượng và các thông tin khác liên quan. Ngoài ra, biên bản này cũng thường đi kèm với quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng của hàng hóa.

Khi có biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu, cả người giao và người nhận hàng đều có bằng chứng về quá trình giao nhận và chất lượng của sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp và tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao dịch.

>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu file Word

4.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Biên bản giao nhận nội bộ thường là quá trình lãnh đạo công ty chuyển giao hàng hóa hoặc sản phẩm cho một bộ phận cụ thể hoặc giữa các bộ phận khác nhau trong cùng một đơn vị. Mục tiêu của biên bản bàn giao hàng hóa này là xác nhận rằng giao nhận đã được thực hiện theo chỉ đạo từ cấp quản lý cao hơn.

>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

4.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Biên bản giao nhận 3 bên thường được tạo ra để ghi chép quá trình chuyển giao hàng hóa, sản phẩm hoặc vật tư giữa ba bên. Nội dung chính của biên bản này bao gồm thông tin về các bên tham gia trong quá trình bàn giao, loại hàng hóa được chuyển giao, thời gian và địa điểm diễn ra quá trình bàn giao. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch giữa ba đối tác.

>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

4.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa Excel

Biên bản kiểm kê hàng hóa Excel là công cụ được sử dụng để thống kê tất cả các loại hàng hóa, vật tư có sẵn trong kho tại một thời điểm cụ thể. Với mục đích này, biên bản kiểm kê giúp doanh nghiệp xác định thông tin đầy đủ và chính xác về hàng hóa, từ đó hỗ trợ trong quá trình quản lý, bảo quản và quyết định về việc mua mới hay xử lý hàng tồn kho.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel TẠI ĐÂY

4.7 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ file word

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ (tiếng Việt – tiếng Anh) là tài liệu chuyên nghiệp dành cho các giao dịch quốc tế, doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc công ty FDI tại Việt Nam, đảm bảo tính pháp lý và dễ hiểu cho cả hai bên. Với cấu trúc song song hai ngôn ngữ, biên bản ghi nhận rõ ràng số lượng, chất lượng hàng hóa, tình trạng đóng gói và chữ ký xác nhận – giúp tránh hiểu lầm do rào cản ngôn ngữ và tuân thủ quy định thương mại quốc tế. Đây là công cụ thiết yếu cho logistics, thương mại điện tử hoặc hợp đồng xuất khẩu, mang lại sự minh bạch và chuyên nghiệp trong mọi giao dịch xuyên biên giới.

4.8 Mẫu biên bản giao nhận tài sản file word

Biên bản giao nhận tài sản là tài liệu pháp lý ghi nhận việc chuyển giao quyền sử dụng, quản lý tài sản cố định hoặc động sản (như thiết bị văn phòng, máy móc, xe cộ) giữa cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức, nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm theo Luật Quản lý tài sản công hoặc nội quy doanh nghiệp. Với nội dung chi tiết về danh mục tài sản, tình trạng, giá trị và cam kết bảo quản, biên bản này giúp tránh thất thoát, tranh chấp và là cơ sở quan trọng cho kiểm kê định kỳ. Đây là mẫu cần thiết cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc cá nhân khi bàn giao tài sản, góp phần quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận tài sản file word

4.9 Mẫu biên bản giao nhận vật tư file word

Mẫu biên bản giao nhận vật tư là tài liệu pháp lý quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp ghi nhận rõ ràng quá trình chuyển giao nguyên vật liệu, thiết bị hoặc hàng hóa giữa các bên để tránh tranh chấp về số lượng, chất lượng và tình trạng. Với cấu trúc chuẩn gồm thông tin bên giao/nhận, danh mục vật tư, chữ ký xác nhận và điều khoản trách nhiệm, mẫu biên bản này đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định kế toán và pháp luật Việt Nam. Đây là công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc logistics, giúp theo dõi tồn kho hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của bên trong mọi giao dịch.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận vật tư file word

4.10 Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa file word

Biên bản nghiệm thu hàng hóa là văn bản chính thức xác nhận việc kiểm tra, đánh giá chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa sau khi giao nhận, theo đúng quy định tại Luật Thương mại và Nghị định 99/2013/NĐ-CP. Mẫu biên bản này thường bao gồm thông tin hợp đồng, kết quả kiểm tra (đạt/không đạt), ý kiến hai bên và chữ ký xác nhận – giúp giải quyết tranh chấp nhanh chóng và là cơ sở cho thanh toán hoặc khiếu nại. Đây là tài liệu thiết yếu cho doanh nghiệp nhập khẩu, xuất khẩu hoặc chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn trước khi đưa vào sử dụng hoặc lưu kho.

Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa file word

5. Quy trình lập và ký biên bản giao nhận hàng hóa

Một biên bản giao nhận hàng hóa chỉ thực sự có giá trị khi được lập theo đúng quy trình. Thực tế, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khâu chuẩn bị hoặc ký kết qua loa, dẫn đến biên bản thiếu tính pháp lý và không thể sử dụng khi phát sinh tranh chấp. Do đó, việc chuẩn hóa quy trình lập và ký biên bản không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn bảo vệ quyền lợi của cả bên giao lẫn bên nhận.

Các bước trong quy trình lập và ký biên bản giao nhận hàng hóa thường gồm:

• Chuẩn bị thông tin và chứng từ liên quan: hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn, bảng kiểm kê nếu có.
• Soạn thảo biên bản theo mẫu chuẩn: ghi rõ thời gian, địa điểm, tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa và thông tin các bên.
• Đối chiếu và kiểm tra chéo thông tin: hai bên cùng rà soát số lượng, chất lượng, chủng loại để tránh sai sót.
• Ký kết và đóng dấu: chữ ký của người có thẩm quyền và dấu mộc của pháp nhân là những yếu tố bắt buộc để biên bản có hiệu lực.
• Lưu trữ và quản lý biên bản: nên scan hoặc ký số để lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu khi cần, đồng thời giảm rủi ro thất lạc.

6. So sánh biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu

Trong hoạt động kinh doanh, nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu vì cả hai đều là chứng từ xác nhận. Tuy nhiên, xét về bản chất và mục đích, chúng phục vụ những tình huống hoàn toàn khác nhau. Hiểu đúng sự khác biệt này giúp doanh nghiệp sử dụng đúng loại chứng từ, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo minh bạch khi làm việc với đối tác.

Biên bản giao nhận hàng hóa chủ yếu xác nhận việc hàng hóa đã được bàn giao và tiếp nhận, đúng với số lượng, chủng loại, tình trạng như thỏa thuận trong hợp đồng. Nó thiên về khâu thủ tục để đảm bảo việc giao – nhận diễn ra minh bạch.

Biên bản nghiệm thu lại có tính chất “chất lượng” hơn, thường được dùng để xác nhận một công việc, dịch vụ hay công trình đã hoàn thành và đạt yêu cầu. Đây là bước khẳng định “sản phẩm đã đạt chuẩn” trước khi đưa vào sử dụng hoặc thanh toán.

7. Các lỗi thường gặp khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Trong quá trình giao nhận hàng hóa, không ít doanh nghiệp xem nhẹ việc lập biên bản, coi đó chỉ là một thủ tục hành chính. Chính vì sự lơ là này mà nhiều sai sót thường xuyên xảy ra, khiến biên bản bàn giao hàng hóa mất giá trị pháp lý và doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tranh chấp. Dưới đây là những sai sót phổ biến khi lập biên bản giao nhận hàng hóa để:

• Sai lệch thông tin cốt lõi: Nhầm lẫn về ngày tháng, số lượng, chủng loại hoặc đơn giá so với hợp đồng và thực tế.
• Thiếu xác nhận pháp lý: Biên bản không có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc thiếu dấu mộc của pháp nhân.
• Mô tả trạng thái hàng hóa sơ sài: Không ghi rõ tình trạng thực tế (mới, trầy xước, hư hỏng, thiếu phụ kiện…) tại thời điểm bàn giao.
• Thiếu dẫn chiếu chứng từ liên quan: Không ghi số hiệu hợp đồng, hóa đơn hoặc phiếu xuất kho để làm căn cứ đối soát.
• Tẩy xóa và sửa chữa thủ công: Biên bản có vết tẩy xóa, sửa số liệu trực tiếp mà không có chữ ký xác nhận bên cạnh các điểm thay đổi.
• Lưu trữ rời rạc bằng giấy: Chỉ lưu bản cứng, dễ gây thất lạc, hư hỏng và khó khăn khi cần tra cứu nhanh.

8. Các câu hỏi thường gặp (FAQs) về biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa có bắt buộc phải đóng dấu không?

Theo quy định, biên bản cần có chữ ký của người có thẩm quyền của cả hai bên. Đối với tổ chức, doanh nghiệp, việc đóng dấu mộc pháp nhân là cần thiết để xác lập giá trị pháp lý cao nhất, giúp biên bản trở thành bằng chứng thép khi có tranh chấp hoặc thanh tra thuế, kiểm toán.

Có được dùng biên bản giao nhận thay cho hóa đơn tài chính không?

Không. Biên bản giao nhận chỉ xác nhận việc hàng hóa đã được chuyển giao thực tế về số lượng và tình trạng. Hóa đơn tài chính là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, hai văn bản này phải khớp thông tin với nhau để đảm bảo hồ sơ kế toán hợp lệ.

Nếu phát hiện hàng hỏng sau khi đã ký biên bản thì xử lý thế nào?

Việc ký biên bản đồng nghĩa với việc bạn đã chấp nhận tình trạng hàng hóa lúc bàn giao. Nếu phát hiện hỏng hóc sau đó, việc khiếu nại sẽ rất khó khăn trừ khi bạn chứng minh được đó là lỗi ngầm định từ nhà sản xuất. Vì vậy, quy trình kiểm tra chéo tại chỗ trước khi đặt bút ký là bước quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi.

Biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị trong bao lâu?

Giá trị pháp lý của biên bản thường đi kèm với thời hạn hiệu lực của hợp đồng và thời hiệu khởi kiện về tranh chấp thương mại (thường là 2 năm theo Luật Thương mại). Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ biên bản này ít nhất từ 5 đến 10 năm theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.

Làm thế nào để quản lý hàng nghìn biên bản giao nhận mà không thất lạc?

Thay vì lưu trữ giấy truyền thống, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản trị như 1Office. Hệ thống giúp số hóa quy trình ký nhận bằng chữ ký số, tự động lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây và cho phép tra cứu tức thì theo mã đơn hàng hoặc tên khách hàng, loại bỏ hoàn toàn rủi ro thất lạc.

• Tự động hóa quy trình (1WORK): Số hóa toàn bộ luồng từ lập biên bản, theo dõi tiến độ đến phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận, đảm bảo mọi khâu bàn giao luôn trôi chảy và minh bạch.

• Quản trị nhân sự giao nhận (1HRM): Theo dõi sát sao đội ngũ vận chuyển và kho vận, giúp phối hợp nhịp nhàng và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng cá nhân.

• Tối ưu năng suất & chất lượng: Giảm thiểu sai sót thủ công, đẩy nhanh tốc độ giao nhận hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho và mức độ hài lòng của khách hàng.

Số hóa quy trình giao nhận ngay hôm nay để loại bỏ rủi ro và tối ưu vận hành!

Đăng ký nhận demo miễn phí tính năng!

9. Kết luận

Biên bản giao nhận hàng hóa là tấm lá chắn pháp lý giúp doanh nghiệp chọn lọc đối tác uy tín và minh bạch hóa mọi giao dịch. Để quy trình bàn giao trở nên sắc bén và an toàn, nhà quản trị không chỉ cần một mẫu biên bản chuẩn mà còn cần sự hỗ trợ từ công nghệ.

Việc chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang nền tảng 1Office giúp tự động hóa khâu lập chứng từ, ký số nhanh chóng và bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Với 1Office, doanh nghiệp không chỉ làm chủ quy trình giao nhận mà còn tự tin xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, bứt phá niềm tin nơi khách hàng trong kỷ nguyên số.