6+ Biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn, dễ dùng – Tải miễn phí
Biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Qua đó, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tăng cường sự tin tưởng giữa các bên mà còn giúp giải quyết mọi tranh chấp một cách dễ dàng và công bằng.Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu nội dung, các file mẫu biên bản giao nhận hàng hóa năm 2023. Hãy theo dõi ngay nhé!
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Quy định giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản xác nhận chính xác việc giao và nhận hàng theo thực tế. Trong quá trình này, bên bán cam kết đã thực hiện quá trình giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng đầy đủ theo thỏa thuận trước đó giữa hai bên.
Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa
Các đặc điểm quan trọng của biên bản cho cả bên mua và bên bán là như sau:
- Lập ngay sau quá trình giao hàng: Biên bản cần được lập ngay sau khi quá trình giao hàng kết thúc, không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
- Ký xác nhận khi đầy đủ hàng hóa: Khi bên mua kiểm tra và xác nhận rằng đã nhận đủ số lượng hàng theo thỏa thuận, họ sẽ ký xác nhận trên biên bản.
- Thông tin chi tiết: Biên bản giao nhận cần chứa đủ thông tin của cả bên mua và bên bán như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người đại diện. Ngoài ra, cần có các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, cũng như ngày tháng giao hàng.
- Kèm theo phiếu xuất/nhập kho: Thường đi kèm với biên bản là phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng), tùy thuộc vào quy trình của từng bên.
> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản mới nhất 2023 | Tải Miễn Phí
Quy định giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Theo quy định tại Điều 34, Luật Thương mại 2005 về việc giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
| “Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa 1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng. 2. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.” |
Căn cứ Điều 56, Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
| “Điều 56. Nhận hàng Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thoả thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng.” |
2. Vai trò của biên bản bàn giao hàng hóa
Mặc dù không yêu cầu bắt buộc nhưng trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc thực hiện biên bản bàn giao là biện pháp đề xuất để đảm bảo quyền lợi và tránh những vấn đề phức tạp sau này. Biên bản bàn giao không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một bảo vệ cho cả doanh nghiệp và cá nhân.
- Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa: Là công cụ quan trọng giúp cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về quá trình giao nhận. Điều này bao gồm thông tin về đại diện bên giao và bên nhận, cũng như chi tiết về số lượng, chất lượng và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa.
- Là bằng chứng giao hàng hợp lệ: Giúp xác nhận rằng đơn vị giao hàng đã thực hiện giao nhận đúng mặt hàng, thời gian và địa điểm như stipulated trong hợp đồng. Ngoài ra, nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Bằng việc ký vào biên bản, cả bên giao và bên nhận thể hiện sự đồng thuận và chấp nhận thông tin được ghi trong văn bản này, từ đó khách hàng không thể đổ lỗi cho bên bán về bất kỳ mặt hàng thiếu hoặc hỏng nào sau này.
- Là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp: Trong tình huống có xung đột sau quá trình giao nhận hàng hóa, văn bản này sẽ được sử dụng như một bằng chứng quan trọng để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền can thiệp, xác định bên nào sai phạm và giúp giải quyết tranh chấp một cách công bằng và minh bạch.
- Giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn: Nếu bạn là chủ một cơ sở kinh doanh bán lẻ, việc thêm vào giấy tờ kèm theo khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng không chỉ giúp họ nhanh chóng hiểu nội dung của lô hàng mà còn tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty của bạn. Đây là cơ hội để làm cho khách hàng ghi nhớ về thương hiệu của bạn một lần nữa, đồng thời giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng.
3. Nội dung và cách viết của biên bản giao nhận hàng hóa
3.1 Nội dung cần có
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể từ pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để hạn chế các tranh chấp có thể xảy ra, nội dung cần tuân thủ các yếu tố sau:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng
- Ngày tháng năm thực hiện giao nhận hàng hóa
- Bên giao hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
- Bên nhận hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
- Thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá…)
- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên
3.2 Cách thức trình bày
Doanh nghiệp có thể lập theo hướng dẫn sau:
- Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa
- Căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ thỏa thuận
- Ngày/tháng/năm lập biên bản
- Thông tin cá nhân người giao hàng và nhận hàng
- Thông tin hàng hóa được giao nhận
- Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu
Biên bản giao nhận cần được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở chứng minh trong trường hợp có tranh chấp. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình giao nhận, đồng thời cung cấp bằng chứng hợp pháp khi cần thiết.
4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay
4.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung 2023
Hiện tại, không có mẫu biên bản giao nhận cố định nào được quy định. Tuy nhiên, để tiện lợi cho các hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh, bạn có thể tự tạo một mẫu biên bản chung phù hợp với hình thức giao nhận và đối tượng cụ thể. Điều này giúp đáp ứng nhiều trường hợp khác nhau.
>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung
4.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa kèm theo phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao nhận và quản lý hàng hóa. Tài liệu này thường chứa đựng thông tin chi tiết về quá trình xuất kho, bao gồm các mục như số lượng hàng hóa, chất lượng, thông tin về đơn vị giao và đơn vị nhận, cũng như mọi thông tin khác liên quan đến giao dịch.
Việc kết hợp biên bản này và phiếu xuất kho giúp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa, đồng thời tạo ra bằng chứng cụ thể và đầy đủ cho mọi bên liên quan.
>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
4.3. Mẫu biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu
Trong biên bản này, thông tin được ghi chi tiết, bao gồm số lượng, chất lượng và các thông tin khác liên quan. Ngoài ra, biên bản này cũng thường đi kèm với quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng của hàng hóa.
Khi có biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu, cả người giao và người nhận hàng đều có bằng chứng về quá trình giao nhận và chất lượng của sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp và tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao dịch.
>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
4.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Biên bản giao nhận nội bộ thường là quá trình lãnh đạo công ty chuyển giao hàng hóa hoặc sản phẩm cho một bộ phận cụ thể hoặc giữa các bộ phận khác nhau trong cùng một đơn vị. Mục tiêu của biên bản này là xác nhận rằng giao nhận đã được thực hiện theo chỉ đạo từ cấp quản lý cao hơn.
>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
4.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
Biên bản giao nhận 3 bên thường được tạo ra để ghi chép quá trình chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, hoặc vật tư giữa ba bên. Nội dung chính của biên bản này bao gồm thông tin về các bên tham gia trong quá trình bàn giao, loại hàng hóa được chuyển giao, thời gian, và địa điểm diễn ra quá trình bàn giao. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch giữa ba đối tác.
>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
4.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa Excel
Biên bản kiểm kê hàng hóa Excel là công cụ được sử dụng để thống kê tất cả các loại hàng hóa, vật tư có sẵn trong kho tại một thời điểm cụ thể. Với mục đích này, biên bản kiểm kê giúp doanh nghiệp xác định thông tin đầy đủ và chính xác về hàng hóa, từ đó hỗ trợ trong quá trình quản lý, bảo quản và quyết định về việc mua mới hay xử lý hàng tồn kho.
> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel TẠI ĐÂY
5. Quy trình lập và ký biên bản giao nhận hàng hóa
Một biên bản giao nhận hàng hóa chỉ thực sự có giá trị khi được lập theo đúng quy trình. Thực tế, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khâu chuẩn bị hoặc ký kết qua loa, dẫn đến biên bản thiếu tính pháp lý và không thể sử dụng khi phát sinh tranh chấp. Do đó, việc chuẩn hóa quy trình lập và ký biên bản không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn bảo vệ quyền lợi của cả bên giao lẫn bên nhận.
Các bước trong quy trình lập và ký biên bản giao nhận hàng hóa thường gồm:
- Chuẩn bị thông tin và chứng từ liên quan: hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn, bảng kiểm kê nếu có.
- Soạn thảo biên bản theo mẫu chuẩn: ghi rõ thời gian, địa điểm, tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa và thông tin các bên.
- Đối chiếu và kiểm tra chéo thông tin: hai bên cùng rà soát số lượng, chất lượng, chủng loại để tránh sai sót.
- Ký kết và đóng dấu: chữ ký của người có thẩm quyền và dấu mộc pháp nhân là yếu tố bắt buộc để biên bản có hiệu lực.
- Lưu trữ và quản lý biên bản: nên scan hoặc ký số để lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu khi cần, đồng thời giảm rủi ro thất lạc.
6. So sánh biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu
Trong hoạt động kinh doanh, nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu vì cả hai đều là chứng từ xác nhận. Tuy nhiên, xét về bản chất và mục đích, chúng phục vụ những tình huống hoàn toàn khác nhau. Hiểu đúng sự khác biệt này giúp doanh nghiệp sử dụng đúng loại chứng từ, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo minh bạch khi làm việc với đối tác.
Biên bản giao nhận hàng hóa chủ yếu xác nhận việc hàng hóa đã được bàn giao và tiếp nhận, đúng với số lượng, chủng loại, tình trạng như thỏa thuận trong hợp đồng. Nó thiên về khâu thủ tục để đảm bảo việc giao – nhận diễn ra minh bạch.
Biên bản nghiệm thu lại có tính chất “chất lượng” hơn, thường được dùng để xác nhận một công việc, dịch vụ hay công trình đã hoàn thành và đạt yêu cầu. Đây là bước khẳng định “sản phẩm đã đạt chuẩn” trước khi đưa vào sử dụng hoặc thanh toán.
| STT | Tiêu chí | Biên bản giao nhận hàng hóa | Biên bản nghiệm thu |
| 1 | Mục đích | Xác nhận việc bàn giao – tiếp nhận hàng hóa | Xác nhận chất lượng, mức độ hoàn thành công việc, dịch vụ hoặc công trình |
| 2 | Thời điểm sử dụng | Khi giao hàng, nhận hàng theo hợp đồng | Sau khi hoàn thành công trình, dịch vụ, sản phẩm |
| 3 | Nội dung chính | Thông tin bên giao – bên nhận, tên hàng, số lượng, tình trạng | Tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, kết quả nghiệm thu, đánh giá |
| 4 | Tính pháp lý | Làm căn cứ để chứng minh đã giao – nhận đúng thỏa thuận | Làm căn cứ để nghiệm thu, thanh toán và đưa vào sử dụng |
| 5 | Ví dụ điển hình | Bàn giao 500 sản phẩm từ nhà cung cấp cho khách hàng | Chủ đầu tư nghiệm thu công trình xây dựng trước khi bàn giao đưa vào sử dụng |
7. Các lỗi thường gặp khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, không ít doanh nghiệp xem nhẹ việc lập biên bản, coi đó chỉ là một thủ tục hành chính. Chính vì sự lơ là này mà nhiều sai sót thường xuyên xảy ra, khiến biên bản mất giá trị pháp lý và doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tranh chấp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất, kèm hậu quả và cách khắc phục để doanh nghiệp rút kinh nghiệm.
- Sai thông tin cơ bản (ngày tháng, tên hàng, số lượng, chủng loại)
- Hậu quả: Gây nhầm lẫn, khiến biên bản không trùng khớp với thực tế hoặc hợp đồng, dễ bị vô hiệu khi đối chiếu.
- Cách khắc phục: Luôn đối chiếu lại với hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho trước khi ký. Nên có bước kiểm tra chéo giữa bên giao và bên nhận.
- Thiếu chữ ký hoặc dấu mộc pháp nhân
- Hậu quả: Biên bản mất hiệu lực pháp lý, không thể sử dụng để bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp.
- Cách khắc phục: Quy định rõ ai là người có thẩm quyền ký. Với doanh nghiệp, nên bắt buộc cả hai bên ký tên và đóng dấu trước khi hoàn tất.
- Không ghi rõ tình trạng hàng hóa
- Hậu quả: Nếu hàng hỏng hóc, thiếu hụt, bên nhận khó chứng minh hàng đã không đạt chất lượng ngay từ đầu.
- Cách khắc phục: Ghi chi tiết tình trạng hàng (mới, hỏng, thiếu…) ngay trong biên bản, kèm hình ảnh hoặc phụ lục nếu cần.
- Lập biên bản sơ sài, thiếu căn cứ pháp lý đi kèm
- Hậu quả: Biên bản dễ bị coi là không hợp lệ khi làm việc với cơ quan pháp luật hoặc kiểm toán.
- Cách khắc phục: Luôn kèm theo hợp đồng, hóa đơn hoặc phiếu xuất kho, ghi rõ số hiệu chứng từ liên quan trong biên bản.
- Lưu trữ không đúng cách, dễ thất lạc
- Hậu quả: Khi có tranh chấp hoặc kiểm toán, không thể tìm lại biên bản gốc, gây bất lợi cho doanh nghiệp.
- Cách khắc phục: Scan và lưu trữ điện tử, ưu tiên sử dụng chữ ký số và phần mềm quản lý tài liệu như 1Office để dễ dàng tra cứu.
8. Kinh nghiệm lập biên bản giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp
Chuẩn bị đầy đủ thông tin và chứng từ trước khi lập biên bản
- Một biên bản giao nhận chỉ chặt chẽ khi được xây dựng trên nền tảng thông tin chính xác. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn và danh mục hàng hóa liên quan trước khi soạn biên bản. Việc này giúp đảm bảo mọi số liệu đều đúng ngay từ đầu, hạn chế tối đa sai sót khi bàn giao.
Xem biên bản như một “hợp đồng thu nhỏ”
- Thay vì coi biên bản chỉ là thủ tục hành chính, hãy coi nó là một bản hợp đồng rút gọn. Nghĩa là biên bản phải đủ thông tin về hàng hóa, tình trạng, thời gian, địa điểm và xác nhận của các bên. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, bởi một biên bản được làm nghiêm túc sẽ có giá trị pháp lý mạnh khi tranh chấp xảy ra.
Trình bày rõ ràng, có cấu trúc dễ đối chiếu
- Một biên bản dễ đọc, dễ kiểm tra sẽ hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian đối chiếu. Doanh nghiệp nên trình bày danh mục hàng hóa theo bảng biểu, ghi rõ đơn vị tính, số lượng và tình trạng. Khi cần tra cứu, việc so sánh số liệu giữa biên bản và chứng từ gốc sẽ nhanh và chính xác hơn.
Sử dụng chữ ký số và lưu trữ điện tử
- Trong bối cảnh chuyển đổi số, chữ ký số và biên bản điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính bảo mật. Việc lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm lại biên bản khi cần, tránh tình trạng thất lạc. Đồng thời, chữ ký số còn được pháp luật công nhận, nên giá trị pháp lý không hề thua kém biên bản giấy.
Chuẩn hóa quy trình bằng phần mềm quản trị
- Một sai sót thường gặp là mỗi nhân viên soạn một kiểu biên bản khác nhau, gây thiếu thống nhất. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản trị như 1Office để có mẫu biên bản chuẩn, áp dụng cho toàn bộ bộ phận. Cách này vừa đồng bộ quy trình, vừa đảm bảo mọi biên bản đều đáp ứng yêu cầu pháp lý, lại vừa tiết kiệm chi phí vận hành.
9. Lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Để tạo ra một biên bản chính xác, đồng thời là cơ sở chứng minh để tránh tranh chấp trong tương lai, người lập cần lưu ý đến những điều sau:
- Thông tin chính xác: Đảm bảo rằng thông tin của bên bán và bên mua đầy đủ và chính xác, từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế đến người đại diện.
- Thời điểm thực hiện: Việc lập biên bản giao nhận nên diễn ra đồng thời với việc ký hợp đồng mua bán hoặc ngay khi quá trình giao nhận diễn ra. Điều này giúp tránh sai sót và theo dõi chặt chẽ quá trình giao nhận.
- Chữ ký và đóng dấu: Phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên để chứng minh sự đồng tình. Nếu thiếu một trong hai, biên bản có thể mất giá trị pháp lý.
- Cần có 2 bản sao: Biên bản cần được sao chép thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Điều này làm cơ sở pháp lý khi có tranh chấp.
- Tuân thủ pháp luật: Mỗi biên bản giao nhận có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào điều kiện và loại hàng, nhưng phải đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục và quy định của pháp luật.
- Chứng cứ thực hiện hợp đồng: Biên bản này là chứng cứ quan trọng chứng minh việc thực hiện hợp đồng. Do đó, nó cần phản ánh đúng nội dung của hợp đồng mua bán để đảm bảo thông tin chính xác về giao nhận hàng hóa.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc tạo và quản lý biên bản giao nhận hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, một công cụ CRM như 1Office chỉ giúp quản lý mối quan hệ với khách hàng mà chưa giải quyết được hiệu quả các quy trình quản lý kho và hàng hóa, những yếu tố cốt lõi trong việc tối ưu hóa hoạt động logistics.
Để giải quyết vấn đề này, 1Office mang đến hai phân hệ mạnh mẽ là 1WORK và 1HRM, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý công việc mà còn tăng cường quản lý kho và giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả. Phân hệ 1WORK giúp tự động hóa quy trình làm việc từ việc lập biên bản giao nhận hàng hóa, theo dõi tiến độ giao nhận, đến việc phân công công việc cho các bộ phận liên quan, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách trôi chảy và minh bạch.
Bên cạnh đó, phân hệ 1HRM của 1Office giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, từ kho đến bộ phận vận chuyển. Việc kiểm soát và đánh giá hiệu suất nhân viên qua 1HRM giúp doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng công việc và tốc độ giao nhận, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Với sự hỗ trợ từ 1WORK và 1HRM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!
Qua bài viết trên, 1Office đã đề xuất các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu lỗi sót trong quá trình mua bán và trao đổi. Chúc quý doanh nghiệp đạt được nhiều thành công trong kinh doanh!
