Mục lục

Tóm tắt nhanh

  1. Chọn đúng mẫu theo tình huống giao nhận: giao hàng thông thường, nội bộ, 3 bên, kèm nghiệm thu, vật tư hay song ngữ sẽ cần cách ghi nhận khác nhau.
  2. Một biên bản giao nhận hàng hóa nên thể hiện rõ: bên giao – bên nhận, căn cứ giao hàng, danh mục hàng hóa, số lượng, tình trạng và các chênh lệch phát sinh.
  3. Trước khi ký, cần kiểm tra kỹ mã hàng, quy cách, số lượng thực nhận, tình trạng hàng và thẩm quyền người ký; nếu có thiếu, hỏng hoặc sai chủng loại phải ghi ngay trên biên bản.
  4. Biên bản giao nhận không thay thế hoàn toàn biên bản nghiệm thu, phiếu xuất/nhập kho, phiếu giao hàng hay hóa đơn vì mỗi chứng từ có chức năng riêng.
  5. Khi số lượng hồ sơ tăng và khó kiểm soát bằng Word/Excel hoặc bản giấy, doanh nghiệp nên cân nhắc số hóa quy trình tạo, ký duyệt và lưu trữ biên bản để dễ theo dõi và tra cứu hơn.

Giới thiệu

Một biên bản giao nhận hàng hóa tưởng đơn giản nhưng chỉ cần sai số lượng, thiếu thông tin tình trạng hàng hoặc ký khi chưa kiểm tra kỹ cũng có thể khiến việc đối soát sau này trở nên phức tạp. Quan trọng không chỉ là có một mẫu để điền, mà là chọn đúng mẫu, ghi đúng thực tế và biết những thông tin nào cần kiểm tra trước khi ký.

Trong bài viết này, 1Office tổng hợp 10 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 2026 theo nhiều tình huống thực tế, kèm hướng dẫn cách ghi, quy trình kiểm tra – ký xác nhận, cách phân biệt với các chứng từ liên quan và xử lý khi hàng thiếu, hỏng hoặc sai quy cách.

Nếu doanh nghiệp đang quản lý nhiều biên bản bằng file rời, bài viết cũng giúp bạn xác định khi nào nên chuyển sang quy trình số hóa để kiểm soát hồ sơ thuận tiện hơn.

1. Tải nhanh 10 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo nhu cầu

Mỗi tình huống giao nhận có thể cần một loại biên bản khác nhau. Để chọn đúng mẫu, nên căn cứ vào loại hàng hóa, số bên tham gia, mục đích giao nhận và mức độ kiểm tra/nghiệm thu cần thực hiện. Bảng dưới đây giúp bạn xác định nhanh mẫu phù hợp trước khi tải. 

Tình huống sử dụng Mẫu nên dùng Bên tham gia Định dạng Chứng từ nên đối chiếu/kèm theo
Giao hàng thông thường giữa hai bên Biên bản giao nhận/bàn giao hàng hóa Bên giao – bên nhận Word Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho nếu có
Giao hàng đồng thời ghi nhận xuất kho Biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho Đơn vị xuất – bên nhận Word Chứng từ kho, đơn hàng
Giao hàng có bước kiểm tra/nghiệm thu Biên bản giao nhận và nghiệm thu Bên giao – bên nhận/đơn vị nghiệm thu Word Hợp đồng, tiêu chí nghiệm thu
Điều chuyển hàng hóa nội bộ Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ Kho/bộ phận/chi nhánh Word Phiếu điều chuyển, lệnh cấp phát nếu có
Giao dịch có ba chủ thể Biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên Ba bên liên quan Word Hợp đồng, đơn hàng, thỏa thuận giao nhận
Giao dịch với đối tác nước ngoài Biên bản giao nhận song ngữ Việt – Anh Các bên giao dịch Word Hợp đồng/đơn hàng song ngữ nếu có
Giao nguyên vật liệu, vật tư Biên bản giao nhận vật tư Bên giao/cấp – bên nhận Word Danh mục vật tư, phiếu kho
Cần kiểm kê, giao nhận tài sản hoặc nghiệm thu riêng Mẫu kiểm kê/giao nhận tài sản/nghiệm thu Tùy tình huống Word/Excel Hồ sơ, chứng từ chuyên biệt tương ứng

1.1. Mẫu biên bản giao nhận/bàn giao hàng hóa chung

Đây là mẫu phù hợp nhất với các giao dịch giao – nhận hàng hóa thông thường giữa hai bên. Nội dung nên tập trung vào thông tin bên giao, bên nhận, căn cứ giao hàng, danh mục hàng hóa, số lượng, tình trạng và phần xác nhận sau khi kiểm tra.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung file Word

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa cơ bản
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung

1.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp muốn ghi nhận việc giao hàng đồng thời với thông tin xuất kho trên cùng một biểu mẫu.

Trước khi sử dụng, cần bảo đảm mẫu thực tế đang áp dụng trong doanh nghiệp đáp ứng đúng quy trình quản lý kho và cách hạch toán của đơn vị.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Mẫu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

1.3. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

Nếu việc nhận hàng không chỉ dừng ở kiểm đếm mà còn cần xác nhận chất lượng, tình trạng hoặc mức đáp ứng yêu cầu, mẫu giao nhận kèm nghiệm thu sẽ phù hợp hơn mẫu giao nhận thông thường.

Phần nghiệm thu nên mô tả tiêu chí kiểm tra, kết quả và ngoại lệ nếu có, thay vì chỉ ghi chung chung là ‘đã nhận đủ’.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

Mẫu biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

1.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Mẫu nội bộ dùng khi hàng hóa, vật tư hoặc sản phẩm được chuyển giữa các kho, chi nhánh hay bộ phận trong cùng doanh nghiệp.

Ngoài thông tin hàng hóa, nên ghi rõ đơn vị giao, đơn vị nhận, người phụ trách và căn cứ điều chuyển để thuận tiện đối chiếu sau này.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

1.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Khi một giao dịch có ba chủ thể tham gia – chẳng hạn bên bán, đơn vị vận chuyển và bên mua – biên bản 3 bên giúp tách rõ ai giao, ai nhận và ai xác nhận ở từng chặng.

Mẫu nên có phần chữ ký riêng cho từng bên và ghi rõ thời điểm, địa điểm giao nhận.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

1.6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ Việt – Anh

Mẫu song ngữ phù hợp khi có bên nước ngoài, doanh nghiệp FDI hoặc hồ sơ giao nhận cần được sử dụng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.

Khi dùng mẫu này, cần kiểm tra kỹ cách dịch tên hàng, đơn vị tính, tình trạng hàng hóa và phần cam kết để hai bản ngữ thể hiện cùng một nội dung.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ Việt – Anh

1.7. Mẫu biên bản giao nhận vật tư

Đối với nguyên vật liệu, thiết bị hoặc hàng hóa phục vụ sản xuất, mẫu giao nhận vật tư nên ưu tiên các trường như mã vật tư, tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng, tình trạng và ghi chú. Đây là những thông tin quan trọng khi đối chiếu giữa thực tế và dữ liệu kho.

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận vật tư 

Mẫu biên bản giao nhận vật tư
Mẫu biên bản giao nhận vật tư

1.8. Các mẫu liên quan: kiểm kê hàng hóa, giao nhận tài sản, nghiệm thu hàng hóa

Ba mẫu dưới đây có liên quan đến quá trình quản lý hàng hóa nhưng không hoàn toàn đồng nhất với biên bản giao nhận hàng hóa.

Bạn nên dùng chúng khi đúng mục đích:

  • Kiểm kê để xác định số lượng tồn tại một thời điểm
  • Giao nhận tài sản để chuyển giao tài sản
  • Nghiệm thu để xác nhận kết quả kiểm tra chất lượng hoặc mức đáp ứng yêu cầu

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel

Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa Excel
Mẫu kiểm kê hàng hóa Excel

Tải ngay mẫu biên bản giao nhận tài sản

Mẫu biên bản giao nhận tài sản
Mẫu biên bản giao nhận tài sản

Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa
Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

2. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Khi nào cần lập?

Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu ghi nhận việc giao – nhận hàng thực tế giữa các bên, bao gồm thông tin về người giao, người nhận, thời gian, địa điểm, số lượng và tình trạng hàng hóa.

Tài liệu này giúp các bên có căn cứ đối chiếu khi phát sinh sai lệch hoặc tranh chấp liên quan đến quá trình bàn giao.

2.1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa dùng để xác nhận một lô hàng đã được bàn giao trên thực tế. Nội dung thường thể hiện:

  • Bên giao và bên nhận.
  • Thời gian, địa điểm giao nhận.
  • Tên, chủng loại và số lượng hàng hóa.
  • Tình trạng thực tế khi bàn giao.
  • Chênh lệch hoặc ghi chú nếu có.
  • Xác nhận của các bên tham gia.

Mục đích chính là tạo căn cứ để đối chiếu sau giao hàng, đặc biệt khi phát sinh vấn đề về:

  • Số lượng
  • Chủng loại
  • Chất lượng 
  • Tình trạng hàng hóa

2.2. Biên bản giao nhận và biên bản bàn giao hàng hóa có khác nhau không?

Trong thực tế, hai loại biên bản này thường được sử dụng với ý nghĩa gần nhau. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách gọi và bối cảnh sử dụng, không phải ở bản chất của việc giao – nhận.

Tiêu chí Biên bản giao nhận hàng hóa Biên bản bàn giao hàng hóa
Mục đích Ghi nhận việc một bên giao và một bên nhận hàng Ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa, vật tư hoặc tài sản
Nội dung chính Hàng hóa, số lượng, tình trạng, thời gian, địa điểm giao nhận Đối tượng bàn giao, số lượng, tình trạng, trách nhiệm các bên
Bên tham gia Bên giao và bên nhận Bên bàn giao và bên tiếp nhận
Tình huống thường dùng Mua bán, giao hàng cho khách hàng/đối tác Bàn giao nội bộ, tài sản, vật tư hoặc hàng hóa
Bản chất Xác nhận việc giao – nhận thực tế Xác nhận việc chuyển giao thực tế

Vì vậy, doanh nghiệp không cần quá tập trung vào tên gọi. Quan trọng là biểu mẫu phải phản ánh đúng hàng hóa được giao, số lượng, tình trạng, thời điểm và xác nhận của các bên.

2.3. Khi nào nên lập biên bản giao nhận hàng hóa?

Doanh nghiệp nên lập biên bản trong các trường hợp cần ghi nhận rõ việc hàng hóa đã được bàn giao, chẳng hạn:

Infographic tổng hợp 6 trường hợp quan trọng doanh nghiệp nên lập biên bản giao nhận hàng hóa
6 ngữ cảnh giao dịch bắt buộc cần lập biên bản giao nhận hàng hóa

  • Mua bán hàng hóa giữa nhà cung cấp và khách hàng.
  • Điều chuyển hàng giữa kho, chi nhánh hoặc bộ phận.
  • Giao hàng thông qua đơn vị vận chuyển hoặc bên trung gian.
  • Giao hàng kèm kiểm tra hoặc nghiệm thu.
  • Bàn giao vật tư, thiết bị hoặc lô hàng có giá trị lớn.
  • Giao dịch có nguy cơ phát sinh chênh lệch cần đối soát sau này.

2.4. Biên bản giao nhận hàng hóa có bắt buộc theo mẫu cố định không?

Luật Thương mại 2005 có quy định về nghĩa vụ giao hàng, chứng từ liên quan và nghĩa vụ nhận hàng trong quan hệ mua bán hàng hóa.

Tuy nhiên, không nên từ đó suy ra rằng mọi giao dịch đều phải sử dụng một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cố định.

Trên thực tế, biểu mẫu nên được xây dựng phù hợp với:

  • Hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.
  • Quy trình giao nhận nội bộ.
  • Đặc điểm của hàng hóa.
  • Yêu cầu kiểm tra hoặc nghiệm thu.
  • Quy định chuyên ngành nếu giao dịch thuộc lĩnh vực đặc thù.

Lưu ý: Giá trị của biên bản phụ thuộc vào nội dung thực tế, người xác nhận, hồ sơ liên quan và bối cảnh sử dụng. Vì vậy, không nên dùng các khẳng định tuyệt đối như “chứng cứ không thể chối cãi” hoặc “cơ sở pháp lý tối cao”.

3. Nội dung nên có và cách ghi biên bản giao nhận hàng hóa

Một biên bản giao nhận hàng hóa nên giúp người đọc xác định rõ:

  • Giao hàng theo căn cứ nào?
  • Ai giao – ai nhận?
  • Hàng hóa thực tế ra sao?
  • Có phát sinh chênh lệch hay không?

Nội dung có thể chia thành 4 nhóm: thông tin các bên, căn cứ giao hàng, danh mục hàng hóa và phần xác nhận.

Infographic sơ đồ 4 nhóm nội dung cốt lõi nên có trong biên bản giao nhận hàng hóa từ 1Office.
4 thông tin cần có giúp biên bản giao nhận hàng hóa đảm bảo đầy đủ tính pháp lý

3.1. Thông tin bên giao, bên nhận và căn cứ giao hàng

Phần đầu biên bản cần xác định rõ các bên tham gia và giao dịch đang được thực hiện.

Nên có:

  • Tên đơn vị/cá nhân giao và nhận hàng.
  • Địa chỉ, thông tin liên hệ.
  • Người trực tiếp giao – nhận hoặc người đại diện.
  • Chức vụ/vai trò của người ký nếu cần.
  • Số hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ liên quan.
  • Ngày, giờ và địa điểm giao nhận.

3.2. Cách ghi danh mục hàng hóa

Danh mục hàng hóa cần đủ chi tiết để có thể xác định chính xác lô hàng và đối chiếu lại với chứng từ khi cần.

Trường thông tin Cách ghi phù hợp
Mã/tên hàng Ghi theo mã trên đơn hàng hoặc hệ thống kho để thuận tiện đối chiếu
Quy cách/chủng loại Ghi thông số giúp phân biệt các loại hàng tương tự
Đơn vị tính Sử dụng thống nhất với đơn hàng hoặc chứng từ kho
Số lượng Nên tách số theo chứng từ và số thực nhận nếu có chênh lệch
Tình trạng Ghi đúng thực tế như nguyên vẹn, móp, trầy, rách bao bì, thiếu phụ kiện…
Ghi chú Ghi chênh lệch, mã lô, cam kết giao bù/đổi hoặc thông tin cần theo dõi

3.3. Thời gian, địa điểm và điều kiện giao nhận

Thời gian và địa điểm nên ghi theo thời điểm thực tế hoàn tất việc giao nhận hoặc kiểm tra hàng. Nếu có nhiều chứng từ liên quan, cần dẫn chiếu rõ số hợp đồng, đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc mã vận đơn để tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng.

Nếu việc kiểm tra chỉ thực hiện trong một phạm vi nhất định, chẳng hạn chỉ kiểm tra ngoại quan tại thời điểm giao còn nghiệm thu kỹ thuật thực hiện sau, nên ghi rõ ngay trên biên bản để xác định phạm vi mà các bên đã xác nhận.

3.4. Cách ghi khi hàng hóa có chênh lệch

Khi thiếu hàng, sai chủng loại hoặc hàng hóa bị hư hỏng, nội dung biên bản cần phản ánh đúng tình trạng thực tế thay vì chỉ ghi nhận chung là “đã nhận đủ”.

Infographic hướng dẫn 5 cách ghi biên bản giao nhận khi hàng hóa có chênh lệch từ 1Office.
Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản giao nhận cho 5 trường hợp

Tình huống Cách ghi trên biên bản
Thiếu số lượng Ghi số lượng theo chứng từ, số thực nhận, số còn thiếu và phương án giao bù nếu có
Sai chủng loại/quy cách Ghi rõ hàng thực nhận, điểm sai khác và phương án đổi/trả
Hàng hư hỏng Mô tả tình trạng, số lượng bị ảnh hưởng và bổ sung hình ảnh nếu cần
Bao bì có vấn đề Ghi tình trạng bao bì và việc hàng bên trong đã được kiểm tra hay chưa
Chưa thể kết luận chất lượng Ghi rõ phần đã kiểm tra và nội dung còn chờ nghiệm thu chuyên môn

Nguyên tắc: Nếu có chênh lệch thực tế, nên ghi nhận ngay trên biên bản hoặc tài liệu bổ sung có xác nhận của các bên. Không nên ký xác nhận “đã nhận đủ, nguyên vẹn” khi hàng hóa vẫn còn vấn đề chưa được xử lý.

4. Quy trình lập, kiểm tra và ký biên bản giao nhận hàng hóa

Một biên bản giao nhận hàng hóa chỉ phản ánh đúng giao dịch khi việc kiểm tra được thực hiện ngay từ trước lúc ký. Quy trình nên đi theo 5 bước: 

Chuẩn bị chứng từ → kiểm tra hàng thực tế → ghi nhận chênh lệch → xác nhận người ký → lưu hồ sơ

Infographic sơ đồ quy trình 5 bước lập, kiểm tra và ký biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn từ 1Office.
Quy trình 5 bước kiểm soát giao nhận hàng hóa bài bản

4.1. Chuẩn bị chứng từ trước khi giao nhận

Trước khi giao hàng, người phụ trách nên tập hợp đầy đủ tài liệu để đối chiếu, gồm:

  • Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
  • Phiếu xuất kho/nhập kho nếu có.
  • Danh mục, mã và quy cách hàng hóa.
  • Tiêu chí kiểm tra hoặc nghiệm thu.
  • Các tài liệu liên quan đến lô hàng.

Việc chuẩn bị trước giúp phát hiện sớm trường hợp chứng từ và hàng thực tế không khớp về mã, quy cách hoặc số lượng.

4.2. Kiểm đếm và đối chiếu hàng thực tế

Trước khi ký, bên nhận nên kiểm tra tối thiểu:

  • Tên và mã hàng.
  • Quy cách/chủng loại.
  • Số lượng thực nhận.
  • Tình trạng hàng hóa.
  • Phụ kiện hoặc chứng từ đi kèm nếu có.

Nếu hàng chưa thể kiểm tra toàn bộ, cần ghi rõ phạm vi đã kiểm tra thay vì xác nhận chung rằng toàn bộ hàng hóa đã đạt yêu cầu.

4.3. Xác định người ký và hình thức xác nhận

Người ký cần phù hợp với vai trò thực tế và quy trình của từng đơn vị, chẳng hạn người trực tiếp giao – nhận, người đại diện hoặc người được phân công/ủy quyền.

Không nên mặc định mọi biên bản đều phải có con dấu mới có giá trị. Việc ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức xác nhận khác cần căn cứ vào:

  • Thỏa thuận giữa các bên
  • Quy trình nội bộ
  • Yêu cầu áp dụng cho từng giao dịch

4.4. Checklist 8 điểm trước khi ký biên bản

Trước khi xác nhận, nên kiểm tra:

Quy trình 5 bước kiểm soát giao nhận hàng hóa bài bản
Checklist 8 điểm kiểm soát cốt lõi giúp nhân viên kho và kế toán rà soát toàn diện

  1. Đúng bên giao và bên nhận.
  2. Đúng hợp đồng, đơn hàng hoặc căn cứ giao nhận.
  3. Đúng mã, tên và quy cách hàng hóa.
  4. Đúng số lượng theo chứng từ và số thực nhận.
  5. Đã ghi tình trạng hàng hóa thực tế.
  6. Đã ghi rõ thiếu, hỏng, sai quy cách hoặc ngoại lệ nếu có.
  7. Người ký đúng vai trò hoặc thẩm quyền.
  8. Đã ghi đầy đủ ngày, giờ, địa điểm và tài liệu kèm theo.

4.5. Lập số bản và lưu trữ hồ sơ

Số bản biên bản phụ thuộc vào số bên tham gia và nhu cầu lưu hồ sơ. Với giao dịch hai bên, mỗi bên có thể giữ một bản hoặc cùng truy cập một bản điện tử đã được xác nhận.

Khi lưu điện tử, nên phân loại hồ sơ theo:

  • Mã đơn hàng/hợp đồng.
  • Khách hàng hoặc nhà cung cấp.
  • Ngày giao nhận.
  • Mã lô hoặc chứng từ liên quan.

Cách lưu trữ thống nhất giúp doanh nghiệp tra cứu nhanh khi cần đối chiếu lại giao dịch, xử lý chênh lệch hoặc kiểm tra lịch sử giao nhận.

>>>Tìm hiểu ngay:

5. Phân biệt biên bản giao nhận với các chứng từ liên quan

Trong một bộ hồ sơ giao hàng có thể đồng thời xuất hiện biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất/nhập kho, phiếu giao hàng và hóa đơn.

Các chứng từ này có liên quan nhưng không cùng chức năng, vì vậy không nên sử dụng thay thế cho nhau một cách máy móc.

Infographic phân biệt cách dùng biên bản giao nhận với 4 loại chứng từ liên quan từ 1Office.
Sơ đồ kết nối và phân định chức năng giữa các biên bản

Chứng từ Mục đích chính Điểm khác với biên bản giao nhận
Biên bản giao nhận hàng hóa Ghi nhận việc giao – nhận thực tế Thể hiện trực tiếp hàng đã giao, số lượng, tình trạng và xác nhận của các bên
Biên bản nghiệm thu Đánh giá hàng hóa có đáp ứng yêu cầu hay không Tập trung vào kết quả kiểm tra/chất lượng, không chỉ việc đã giao nhận
Phiếu xuất kho/nhập kho Ghi nhận hàng ra – vào kho Chủ yếu phục vụ nghiệp vụ kho, không thay cho xác nhận giao nhận giữa các bên
Phiếu giao hàng Ghi thông tin chuyến giao, danh mục hàng và người nhận Có thể xác nhận việc giao hàng nhưng thường ít thông tin về tình trạng hoặc chênh lệch
Hóa đơn Ghi nhận giao dịch theo quy định về hóa đơn Không phản ánh đầy đủ việc hàng đã được giao nhận thực tế ra sao

Cách phân biệt nhanh:

  • Cần xác nhận hàng đã giao và nhận thế nào → dùng biên bản giao nhận.
  • Cần xác nhận hàng có đạt yêu cầu hay không → dùng biên bản nghiệm thu.
  • Cần ghi nhận hàng xuất hoặc nhập kho → dùng phiếu xuất/nhập kho.
  • Cần theo dõi chuyến giao và người nhận → dùng phiếu giao hàng.
  • Cần ghi nhận giao dịch và nghĩa vụ về hóa đơn → sử dụng hóa đơn theo quy định áp dụng.

Trong thực tế, một giao dịch có thể cần nhiều loại chứng từ cùng lúc. Ví dụ, doanh nghiệp có thể dùng phiếu xuất kho để ghi nhận hàng rời kho, biên bản giao nhận để xác nhận bên mua đã nhận hàng và biên bản nghiệm thu nếu hàng còn phải kiểm tra thêm về chất lượng hoặc kỹ thuật.

6. Các lỗi thường gặp và cách xử lý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Sai sót khi lập biên bản giao nhận hàng hóa thường đến từ việc thông tin không khớp chứng từ, kiểm tra hàng chưa đầy đủ hoặc chỉnh sửa hồ sơ sau khi ký mà không lưu vết.

Doanh nghiệp nên ghi nhận rõ mọi chênh lệch ngay tại thời điểm giao nhận và kiểm soát phiên bản trước khi xác nhận.

Infographic tổng hợp 6 lỗi thường gặp khi lập biên bản giao nhận hàng hóa và giải pháp xử lý từ 1Office.
Bảng tổng hợp 6 lỗi phổ biến cùng giải pháp khắc phục

Lỗi thường gặp Rủi ro Cách xử lý và phòng ngừa
Sai ngày, mã hàng, số lượng hoặc quy cách Khó đối chiếu với đơn hàng và hồ sơ kho Kiểm tra lại chứng từ trước khi ký; nếu đã ký, sửa theo quy trình có xác nhận hoặc lập tài liệu bổ sung
Người ký không đúng vai trò/thẩm quyền Dễ phát sinh tranh luận về phạm vi xác nhận Quy định rõ người được ký; kiểm tra phân công hoặc ủy quyền khi cần
Không ghi tình trạng hàng hóa Khó xác định thời điểm phát sinh hư hỏng Bổ sung cột tình trạng, hình ảnh hoặc ghi chú tại thời điểm giao nhận
Không ghi thiếu, hỏng hoặc sai chủng loại Khó xử lý giao bù, đổi hoặc trả hàng Ghi rõ chênh lệch và phương án xử lý; không ký “đã nhận đủ” nếu thực tế chưa đủ
Tẩy xóa hoặc sửa dữ liệu không có dấu vết Giảm khả năng truy nguyên và độ tin cậy của hồ sơ Hạn chế sửa trực tiếp; nếu cần chỉnh sửa, phải ghi nhận rõ và có xác nhận
Lưu hồ sơ rời rạc Khó tìm lại khi cần đối soát Số hóa hồ sơ và lưu tập trung theo mã đơn hàng, hợp đồng hoặc ngày giao nhận

Nguyên tắc chung: Sau khi các bên đã ký, không nên tự ý chỉnh sửa nội dung biên bản để “khớp” với số liệu phát sinh sau đó. Nếu thực sự cần điều chỉnh, việc thay đổi phải được thực hiện công khai, ghi rõ lý do, đính kèm căn cứ và có xác nhận của các bên liên quan, để khi tra cứu lại, hồ sơ vẫn phản ánh đúng những gì đã xảy ra.

Ngoài ra, Với khối lượng chứng từ lớn, việc lưu và tìm lại theo cách thủ công rất dễ gây thất lạc, đây là lúc phần mềm quản lý văn bản phát huy vai trò giúp lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập và tra cứu nhanh theo mã hồ sơ.

7. Số hóa quy trình tạo, ký duyệt và lưu trữ biên bản giao nhận với 1Office

Khi số lượng biên bản tăng, nhu cầu thực tế của doanh nghiệp không còn chỉ là “tạo biên bản nhanh hơn”, mà là luôn biết hồ sơ đang ở đâu, ai cần xử lý tiếp, đã được phê duyệt hay chưa và đâu là phiên bản cuối cùng. Đây cũng là điểm mà quy trình dùng file Word, Excel hoặc bản giấy rời bắt đầu khó kiểm soát.

Với phân hệ 1WORK của 1Office, doanh nghiệp có thể tổ chức quy trình giao nhận theo một luồng xuyên suốt từ tạo hồ sơ, chuyển xử lý, ký duyệt đến lưu trữ và tra cứu:

Giao diện phân hệ 1Work trên máy tính và điện thoại hiển thị tổng quan quản lý văn bản
Giao diện minh họa phân hệ 1WORK cùng giải pháp quản lý văn bản và ký số

  • Luân chuyển biên bản theo đúng quy trình: Hồ sơ có thể được chuyển từ kho/mua hàng sang kế toán, người kiểm tra hoặc người phê duyệt, giúp hạn chế việc phải gửi file thủ công qua nhiều kênh.
  • Theo dõi trạng thái xử lý: Người phụ trách có thể biết biên bản đang ở bước nào, ai đang xử lý và công việc nào còn chờ xác nhận.
  • Hỗ trợ ký số trên máy tính hoặc thiết bị di động: Giúp rút ngắn thời gian chờ ký khi người phê duyệt không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
  • Lưu trữ hồ sơ tập trung: Biên bản sau khi hoàn tất được lưu cùng hệ thống, giảm tình trạng thất lạc hoặc không xác định được bản cuối.
  • Phân quyền truy cập: Chỉ những người hoặc bộ phận phù hợp mới có thể xem, xử lý hoặc tra cứu hồ sơ.
  • Tra cứu nhanh khi cần đối soát: Có thể tìm lại biên bản theo thông tin như từ khóa, thời gian hoặc mã đơn hàng thay vì rà từng thư mục và file riêng lẻ.

Nhờ đó, người phụ trách không phải mất thời gian tìm file, hỏi từng bộ phận hoặc kiểm tra thủ công biên bản đang ở bước nào. Toàn bộ quá trình từ tạo hồ sơ, luân chuyển, phê duyệt đến lưu trữ được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp dễ theo dõi tiến độ và tra cứu lại khi cần.

Nếu doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian để luân chuyển, ký duyệt hoặc tìm lại biên bản giao nhận, đây là thời điểm phù hợp để chuyển từ quản lý hồ sơ rời rạc sang quy trình số hóa.

Đăng ký demo 1Office ngay để xem trực tiếp cách tạo, luân chuyển, ký và lưu trữ biên bản trên cùng một hệ thống cho doanh nghiệp bạn.

Trải nghiệm tính năng 1Office miễn phí

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Phần FAQ dưới đây giải đáp nhanh những câu hỏi thường gặp về biên bản giao nhận hàng hóa, từ tính bắt buộc, chữ ký – đóng dấu, định dạng Word/Excel đến người ký, cách xử lý hàng thiếu/hỏng và lưu trữ hồ sơ.

Biên bản giao nhận hàng hóa có bắt buộc không?

Không nên hiểu rằng mọi giao dịch đều bắt buộc phải dùng cùng một mẫu biên bản. Tuy vậy, với giao dịch cần đối chiếu rõ việc giao – nhận thực tế, việc lập biên bản là một cách hữu ích để ghi nhận số lượng, tình trạng, thời điểm và các ngoại lệ. Nếu có quy định chuyên ngành hoặc thỏa thuận hợp đồng, doanh nghiệp cần tuân theo yêu cầu áp dụng cho trường hợp đó.

Biên bản giao nhận hàng hóa có bắt buộc đóng dấu không?

Không nên mặc định mọi biên bản đều bắt buộc có dấu pháp nhân. Hình thức xác nhận cần xem theo loại giao dịch, người ký, thỏa thuận giữa các bên, quy định nội bộ và yêu cầu pháp luật liên quan. Điều quan trọng là xác định đúng chủ thể ký và phạm vi mà người đó xác nhận.

Lập biên bản bằng file Word/Excel có hợp lệ không?

Word hoặc Excel chỉ là định dạng soạn thảo. Giá trị sử dụng của biên bản phụ thuộc vào nội dung, cách các bên xác nhận và yêu cầu áp dụng cho giao dịch, không chỉ phụ thuộc việc mẫu được tạo bằng Word hay Excel. Khi chuyển sang hồ sơ điện tử hoặc ký số, cần tuân theo quy trình và quy định liên quan.

Biên bản giao nhận có thể thay hóa đơn hoặc phiếu xuất kho không?

Không nên dùng biên bản giao nhận như một bản thay thế mặc định cho hóa đơn hoặc phiếu xuất kho. Biên bản tập trung vào việc giao – nhận thực tế; hóa đơn và chứng từ kho có chức năng riêng. Một bộ hồ sơ có thể cần nhiều loại tài liệu cùng lúc.

Ai là người nên ký biên bản giao nhận hàng hóa?

Người ký có thể là người trực tiếp giao/nhận, người đại diện, người được phân công hoặc người được ủy quyền, tùy giao dịch và quy trình của đơn vị. Trước khi ký, nên xác định rõ vai trò của người ký để tránh tranh luận về phạm vi xác nhận sau này.

Nếu phát hiện hàng thiếu/hỏng sau khi đã ký thì xử lý thế nào?

Trước hết cần xem nội dung biên bản đã ký, hợp đồng, điều khoản khiếu nại/bảo hành và các bằng chứng liên quan như ảnh, vận đơn hoặc thông tin giao nhận. Nếu vấn đề đã tồn tại khi giao nhưng chưa được ghi nhận, việc chứng minh sẽ khó hơn. Vì vậy, kiểm tra và ghi ngoại lệ ngay tại thời điểm nhận hàng vẫn là cách an toàn nhất.

Nên lập bao nhiêu bản và lưu biên bản như thế nào?

Số bản phụ thuộc số bên và nhu cầu quản lý hồ sơ. Với giao dịch hai bên, thường mỗi bên cần một bản hoặc quyền truy cập vào bản điện tử chung. Thời hạn lưu không nên áp một mốc duy nhất cho mọi trường hợp; doanh nghiệp cần xác định theo loại hồ sơ, chính sách nội bộ và quy định chuyên ngành nếu có.

Kết luận

Biên bản giao nhận hàng hóa chỉ thực sự hữu ích khi phản ánh đúng hàng đã giao, số lượng, quy cách, tình trạng và các chênh lệch phát sinh tại thời điểm bàn giao. Vì vậy, doanh nghiệp nên chọn đúng mẫu, kiểm tra kỹ trước khi ký và ghi nhận đầy đủ các ngoại lệ để thuận tiện đối chiếu về sau.

Khi số lượng biên bản tăng và việc luân chuyển, ký duyệt, lưu trữ bắt đầu khó kiểm soát bằng file rời, doanh nghiệp có thể chuyển sang 1Office để quản lý hồ sơ tập trung và theo dõi quy trình thuận tiện hơn.

Đăng ký demo 1Office – số hóa giao nhận, kiểm soát hồ sơ tập trung