Phần mềm WMS là gì? Top 8 hệ thống quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Tóm tắt nhanh

• Chỉ cần theo dõi nhập – xuất – tồn cơ bản: nên kiểm tra khả năng của phần mềm quản lý kho hiện có trước khi đầu tư WMS chuyên sâu.
• Cần quản lý vị trí, lô hàng, quy tắc lấy hàng và thao tác tại kho: WMS là nhóm giải pháp nên được xem xét kỹ hơn.
• Phân hệ kho ERP, phần mềm bán hàng/POS và WMS có thể có tính năng giao nhau: cần so sánh theo nghiệp vụ thực tế thay vì chỉ dựa vào tên sản phẩm.
• Khi demo: nên thử một quy trình kho thực tế với dữ liệu mẫu và kiểm tra kết quả sau từng bước.
• Khi so sánh chi phí: cần tính cả phần mềm, cấu hình, chuyển dữ liệu, thiết bị, tích hợp, đào tạo và hỗ trợ.
• Với 8 giải pháp trong bài: nên xác định rõ đâu là WMS chuyên sâu, đâu là phân hệ kho hoặc công cụ quản lý tồn kho trước khi lựa chọn.

Giới thiệu

Doanh nghiệp có thể biết tổng lượng hàng tồn nhưng vẫn khó xác định chính xác vị trí, lô hàng hoặc đơn cần xuất. Khi quy trình kho ngày càng phức tạp, điều cần quan tâm không phải là phần mềm có bao nhiêu tính năng, mà là khâu nào đang dễ phát sinh sai lệch và cần kiểm soát chặt hơn.

Trong bài viết này, 1Office sẽ phân biệt phần mềm WMS với công cụ quản lý tồn kho và phân hệ kho trong ERP, đồng thời tổng hợp 8 giải pháp để doanh nghiệp tham khảo. Khi lựa chọn, cần đối chiếu thêm phiên bản, phạm vi tính năng, chi phí và khả năng triển khai theo nhu cầu thực tế.

1. Phần mềm WMS là gì? Doanh nghiệp nào thực sự cần?

WMS (Warehouse Management System) là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp điều hành các nghiệp vụ trong kho như tiếp nhận hàng, bố trí vị trí lưu trữ, lấy hàng, xuất kho và kiểm kê. Tùy từng giải pháp, WMS có thể quản lý ở mức độ chi tiết khác nhau về vị trí, lô hàng, thao tác nhân viên và luồng xử lý.

Không phải kho lớn nào cũng cần đầy đủ chức năng WMS. Ngược lại, một kho có quy mô nhỏ nhưng quản lý nhiều vị trí, lô hàng hoặc quy tắc xuất kho vẫn có thể cần hệ thống kiểm soát chuyên sâu.

1.1. WMS quản lý những công đoạn nào trong kho?

WMS thường hỗ trợ xuyên suốt từ lúc hàng được tiếp nhận đến khi được lấy, xuất và kiểm kê. Mức độ tự động hóa phụ thuộc vào từng hệ thống và cách doanh nghiệp thiết lập quy trình. Ở đầu vào, nhân viên xác nhận hàng nhận được và vị trí cất hàng. Khi có đơn xuất, hệ thống có thể hỗ trợ xác định hàng cần lấy, ghi nhận dịch chuyển và đối chiếu số liệu kiểm kê. Để vận hành chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã hàng, vị trí lưu trữ và quy tắc nhập liệu ngay từ đầu. 

Xem thêm quản lý kho là gì và logistics và quản lý chuỗi cung ứng để hiểu các khái niệm nền tảng.

1.2. Dấu hiệu cần WMS thay vì công cụ theo dõi tồn kho cơ bản

Công cụ quản lý tồn kho cơ bản thường cho biết số lượng hàng còn lại, nhưng chưa chắc trả lời được hàng đang nằm ở đâu, thuộc lô nào hoặc đã được di chuyển như thế nào. Khi doanh nghiệp cần kiểm soát sâu hơn các thông tin này, WMS trở thành lựa chọn đáng cân nhắc.

• Vị trí: Có cần biết đúng kệ, ô, khu vực và lịch sử dịch chuyển không?
• Truy xuất: Có phải quản lý số lô, serial hoặc hạn sử dụng khi nhập và xuất không?
• Thao tác: Có cần giao việc, xác nhận lấy hàng và kiểm kê tại hiện trường không?

Trước khi đầu tư hệ thống mới, doanh nghiệp nên kiểm tra phần mềm quản lý kho hiện tại đã đáp ứng được các câu hỏi này hay chưa.

2. WMS khác phần mềm quản lý kho thông thường và phân hệ ERP thế nào?

Sự khác biệt quan trọng nằm ở mức chi tiết của công việc được quản lý, không chỉ ở tên sản phẩm. Công cụ tồn kho thường ưu tiên số lượng và chứng từ; phân hệ kho trong ERP kết nối nghiệp vụ kho với mua hàng, bán hàng và kế toán; WMS chuyên sâu tập trung vào luồng thao tác tại kho. Ranh giới thực tế phụ thuộc từng phiên bản và cách cấu hình.

2.1. So sánh phạm vi nghiệp vụ, mức chi tiết và tích hợp

Ba nhóm giải pháp có thể cùng quản lý dữ liệu hàng hóa nhưng khác nhau về độ sâu nghiệp vụ và phạm vi kết nối. Bảng dưới đây giúp phân biệt nhanh dựa trên những vấn đề mỗi loại công cụ thường giải quyết.

Bảng trên là khung tham khảo để doanh nghiệp xác định loại giải pháp phù hợp. Trong thực tế, phạm vi chức năng vẫn phụ thuộc vào từng sản phẩm, phiên bản và cách cấu hình.

Xem thêm phần mềm ERP để cần phân biệt hệ thống quản trị tổng thể với một ứng dụng kho.

2.2. Chọn giải pháp theo mức độ phức tạp của kho

Với kho nhỏ, ít mã hàng và quy trình đơn giản, theo dõi nhập – xuất – tồn có thể đã đáp ứng nhu cầu. Khi số vị trí, lô hàng và thao tác lấy hàng tăng lên, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm khả năng quản lý vị trí, truy xuất và điều phối tác vụ. Nếu ERP hiện tại đã làm được việc đó, chưa có lý do để mặc định mua một WMS riêng.

3. Phần mềm WMS có những tính năng gì?

Tính năng của WMS nên được xem theo từng công đoạn trong quy trình kho, từ nhập hàng, lưu trữ, lấy hàng đến kiểm kê và báo cáo. Một số chức năng có thể nằm trong gói tiêu chuẩn, trong khi các khả năng nâng cao cần cấu hình hoặc tích hợp thêm.

3.1. Nhóm chức năng chính: nhập kho, vị trí lưu trữ, xuất kho và kiểm kê

Quy trình WMS thường bắt đầu bằng ghi nhận hàng đến, cập nhật vị trí cất hàng, xử lý yêu cầu xuất và đối chiếu số lượng thực tế. Khi đánh giá phần mềm, doanh nghiệp nên kiểm tra cách hệ thống xử lý các tình huống như hàng nhận thiếu, chuyển ô kệ hoặc phát sinh chênh lệch kiểm kê. Đọc thêm khái niệm tồn kho và bài về quy trình xuất kho.

• Nhập kho: Xác nhận mặt hàng, số lượng, đơn vị tính và lô nếu có.
• Vị trí: Ghi nhận hàng đang ở khu vực, kệ hoặc ô nào.
• Xuất kho: Đối chiếu đơn và số lượng được lấy thực tế.
• Kiểm kê: Lưu kết quả đếm và cách xử lý chênh lệch.

Với doanh nghiệp may mặc, có thể tham khảo thêm quy trình quản lý đơn hàng ngành may mặc để đối chiếu các yêu cầu đặc thù.

3.2. Nhóm chức năng nâng cao: quy tắc picking, lô/serial và báo cáo

Những kho nhiều đơn có thể cần lấy hàng theo đợt, theo khu vực hoặc theo thứ tự ưu tiên. Kho có hàng cần truy vết phải kiểm tra cách ghi lô, serial, hạn dùng và lịch sử dịch chuyển. Với báo cáo, trước tiên hãy xác định chỉ số cần theo dõi và nguồn dữ liệu; có thể tham khảo bài giải thích KPI là gì và vòng quay hàng tồn kho.

3.3. Công nghệ tích hợp: mã vạch, RFID, tự động hóa và AI

Tùy mức độ tự động hóa, WMS có thể kết nối với máy quét mã vạch, RFID, thiết bị kho hoặc các công nghệ hỗ trợ phân tích và tối ưu vận hành. Tuy nhiên, khả năng tích hợp khác nhau giữa từng sản phẩm. 

Tham khảo nghiên cứu về WMS và quản lý kho bền vững.

Khi khảo sát, doanh nghiệp nên làm rõ thiết bị cần đầu tư, loại dữ liệu được ghi nhận, phương thức kết nối và những hạng mục nào đã nằm trong phạm vi triển khai.

>>Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý kho bằng mã vạch phổ biến

4. Tiêu chí chọn phần mềm WMS phù hợp

Việc lựa chọn WMS nên bắt đầu từ những nghiệp vụ kho cần kiểm soát chính xác, sau đó mới xem xét công nghệ, tích hợp và chi phí. Một kịch bản demo cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá phần mềm sát với quy trình thực tế hơn.

4.1. Yêu cầu vận hành: số kho, SKU, vị trí, đơn hàng và truy xuất

Doanh nghiệp có thể lập bảng chia yêu cầu thành ba mức: bắt buộc, nên có và chưa cần. Chẳng hạn, quản lý lô có thể là yêu cầu bắt buộc với một mô hình kho, trong khi doanh nghiệp khác ưu tiên đồng bộ đơn hàng hoặc kiểm kê.

4.2. Yêu cầu triển khai: thiết bị, ERP/POS, dữ liệu và hỗ trợ

Ghi rõ nguồn dữ liệu mã hàng, người chịu trách nhiệm chuẩn hóa, thiết bị quét đang dùng, hệ thống cần kết nối và cách xử lý khi mạng gián đoạn. Yêu cầu tài liệu mô tả phạm vi tích hợp, đào tạo, quyền truy cập và cam kết hỗ trợ trước khi ký hợp đồng.

4.3. Checklist demo WMS trên quy trình kho thực tế

Một buổi demo hiệu quả nên mô phỏng chính các thao tác doanh nghiệp sẽ thực hiện hằng ngày. Có thể chuẩn bị một bộ dữ liệu mẫu và kiểm tra lần lượt các bước sau:

• Bước 1: Đưa một bộ dữ liệu mẫu gồm mã hàng, lô và vị trí; yêu cầu nhà cung cấp nhập thử.
• Bước 2: Chuyển một phần hàng sang vị trí khác và kiểm tra lịch sử dịch chuyển.
• Bước 3: Tạo đơn xuất, thử chọn hàng theo quy tắc doanh nghiệp cần dùng.
• Bước 4: Ghi nhận một chênh lệch kiểm kê và xem hệ thống phân quyền, lưu dấu vết ra sao.
• Bước 5: Yêu cầu xuất báo cáo, đối chiếu tồn sau mỗi bước; ghi lại hạng mục nào cần cấu hình hoặc mua thêm.

5. Top 8 phần mềm WMS và quản lý kho đáng tham khảo

Thị trường phần mềm kho gồm nhiều nhóm giải pháp khác nhau: WMS chuyên sâu, phân hệ kho trong ERP, phần mềm bán hàng có quản lý tồn kho và nền tảng quản trị tích hợp. Vì vậy, 8 công cụ dưới đây không nên được xem là tương đương về phạm vi nghiệp vụ.

5.1. Bảng phân loại nhanh 8 giải pháp

Bảng dưới đây giúp phân biệt sơ bộ giữa WMS chuyên sâu, phân hệ kho và giải pháp bán hàng có quản lý tồn kho trước khi đi vào từng sản phẩm.

Bảng này nhằm hỗ trợ phân loại ban đầu. Phạm vi tính năng, phiên bản và chi phí của từng sản phẩm cần được kiểm tra theo nhu cầu triển khai thực tế.

5.2. 1Office – quản lý kho liên thông trong hệ sinh thái

1Office tiếp cận bài toán quản lý kho theo hướng liên kết dữ liệu kho với các quy trình quản trị khác trên cùng hệ thống. Doanh nghiệp quan tâm đến khả năng quản trị tập trung có thể đưa giải pháp này vào danh sách cần đánh giá.

Giải pháp quản lý kho 1Office  hỗ trợ quản lý danh mục hàng hóa, kho và các giao dịch nhập – xuất – tồn trên hệ thống tập trung. Khi đánh giá, doanh nghiệp nên kiểm tra cụ thể khả năng quản lý vị trí, lô hàng, quy tắc lấy hàng, thiết bị kho và phạm vi tích hợp theo nhu cầu thực tế.

5.3. KiotViet

KiotViet phù hợp để xem xét trong bối cảnh bán lẻ, chuỗi cửa hàng và theo dõi hàng tồn. Tuy nhiên, nhu cầu quản lý tồn kho phục vụ bán hàng và nhu cầu vận hành kho chuyên sâu là hai bài toán khác nhau.

Nếu mục tiêu chính là đồng bộ hoạt động bán hàng với số lượng tồn, doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình tại cửa hàng. Nếu cần quản lý chi tiết theo ô kệ, truy xuất lô hoặc áp dụng các chiến lược picking, nên yêu cầu nhà cung cấp demo trực tiếp từng nghiệp vụ thay vì mặc định KiotViet tương đương một hệ thống WMS chuyên sâu.

5.4. Sapo POS

Sapo POS thường được xem xét trong bối cảnh bán lẻ, thương mại điện tử và bán hàng đa kênh. Khi đánh giá sản phẩm, doanh nghiệp cần phân biệt giữa nhu cầu đồng bộ số tồn trên các kênh bán và nhu cầu điều phối hoạt động bên trong kho.

Các nghiệp vụ như quản lý vị trí hàng, giao tác vụ cho nhân viên hoặc điều phối quá trình lấy hàng cần được kiểm tra riêng. Doanh nghiệp cũng nên xác nhận chức năng nào nằm trong gói POS và chức năng nào thuộc sản phẩm hoặc gói dịch vụ khác của Sapo.

5.5. Odoo WMS

Odoo Inventory là ứng dụng quản lý tồn kho và kho trong hệ sinh thái Odoo. Đây là tên sản phẩm được sử dụng trên trang chính thức, trong khi một số nội dung trước đây có thể gọi chung là “Odoo WMS”.

Giải pháp được mô tả với các nghiệp vụ như quản lý nhiều kho, vị trí, lô/serial, kiểm kê định kỳ, chiến lược lấy hàng và quét mã. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra phiên bản, gói sử dụng và mức độ cấu hình trước khi xác định những tính năng nào có thể sử dụng ngay trong phương án triển khai cụ thể.

>> Tìm hiểu thêm về hệ sinh thái Odoo

5.6. Infor WMS

Infor WMS nằm trong nhóm sản phẩm WMS và có thể được đưa vào danh sách khảo sát đối với những kho có quy trình phức tạp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định mọi dự án Infor WMS đều có cùng phạm vi tự động hóa, robot, tối ưu vị trí hoặc hệ thống báo cáo. Khi trao đổi với nhà cung cấp, cần yêu cầu mô tả cụ thể phạm vi triển khai, thiết bị cần tích hợp, cơ chế phân quyền và chi phí dự án dựa trên mô hình kho thực tế.

5.7. Oracle NetSuite WMS

Oracle NetSuite WMS được xem xét trong bối cảnh doanh nghiệp sử dụng hoặc dự kiến triển khai hệ sinh thái NetSuite.

Nếu doanh nghiệp đã sử dụng NetSuite, vấn đề cần đánh giá không chỉ là danh sách chức năng WMS mà còn là cách dữ liệu đơn hàng, tồn kho và thao tác của nhân viên được kết nối trong gói dự kiến triển khai. Các yếu tố như quyền sử dụng phần mềm, thiết bị và dịch vụ triển khai cũng cần được xác nhận theo báo giá cụ thể.

5.8. SAP Business One WMS

SAP Business One WMS là hệ thống hỗ trợ quản lý kho, có thể được tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái SAP Business One hoặc triển khai thông qua các giải pháp bổ trợ (add-on). Mục tiêu của hệ thống là giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát và tối ưu các hoạt động vận hành kho, từ quản lý hàng hóa đến xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhập, lưu trữ và xuất kho.

Khi đánh giá giải pháp, doanh nghiệp nên xác định rõ WMS đang được cung cấp dưới dạng tính năng tích hợp, add-on hay giải pháp kết nối với SAP Business One. Phạm vi chức năng và cách triển khai có thể khác nhau tùy từng nhà cung cấp và phương án sử dụng.

5.9. Fast Business Online

Fast Business Online được xem xét trong bối cảnh phân hệ Kho phục vụ các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn trong hệ thống quản trị. Nếu doanh nghiệp chủ yếu cần xử lý kế toán kho và báo cáo, nên đối chiếu trực tiếp quy trình thực tế với khả năng của phần mềm.

Trong trường hợp cần điều phối theo vị trí, quản lý lượt lấy hàng hoặc giao tác vụ kho trên thiết bị, nên yêu cầu demo riêng những công đoạn này. Một phân hệ kho không nên mặc định được xem là tương đương với WMS chuyên sâu nếu chưa kiểm chứng nghiệp vụ.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo phương pháp nhập trước xuất trước để hiểu thêm về nghiệp vụ xuất kho.

6. Chi phí triển khai WMS gồm những khoản nào?

Chi phí mua phần mềm chỉ là một phần trong tổng ngân sách triển khai WMS. Doanh nghiệp cần tính thêm chi phí chuẩn hóa dữ liệu, cấu hình quy trình, thiết bị, tích hợp và hỗ trợ sau khi đưa hệ thống vào vận hành.

Khi hai nhà cung cấp sử dụng đơn vị báo giá khác nhau, chẳng hạn tính theo người dùng hoặc theo cửa hàng, không nên so sánh trực tiếp mức phí hàng tháng nếu chưa quy đổi về cùng phạm vi sử dụng.

6.1. Phí phần mềm, triển khai, thiết bị và tích hợp

Mỗi báo giá có thể cấu trúc khác nhau. Doanh nghiệp nên tách từng khoản để xác định chi phí nào đã bao gồm và hạng mục nào có thể phát sinh thêm.

Việc tách chi phí theo từng nhóm giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn tổng ngân sách cần chuẩn bị thay vì chỉ tập trung vào mức thuê bao phần mềm.

WMS giải quyết sâu các hoạt động diễn ra bên trong kho như nhập xuất, vị trí lưu trữ và kiểm soát tồn. Tuy nhiên, khi kho là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp còn phải theo dõi các dữ liệu từ mua hàng, bán hàng, sản xuất đến kế toán. Khi đó, phần mềm ERP giúp kết nối các bộ phận này để dữ liệu được cập nhật xuyên suốt thay vì phải đối chiếu giữa nhiều hệ thống.

6.2. Cách kiểm tra báo giá và tổng chi phí sở hữu

Để so sánh các phương án công bằng hơn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp lập báo giá dựa trên cùng một kịch bản vận hành.

Yêu cầu báo giá ghi rõ:

• Phiên bản phần mềm.
• Các tính năng bắt buộc.
• Đơn vị tính phí.
• Số lượng người dùng hoặc kho.
• Phí khởi tạo.
• Chi phí thiết bị.
• Chi phí tích hợp.
• Thời hạn hợp đồng.
• Chính sách gia hạn.

Không nên lựa chọn chỉ dựa trên phương án có mức thuê bao hàng tháng thấp. Một phần mềm có chi phí ban đầu thấp nhưng phát sinh nhiều khoản cấu hình, thiết bị hoặc tích hợp vẫn có thể làm tăng tổng chi phí sở hữu. Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ phương pháp tính giá xuất kho với chi phí mua và triển khai phần mềm. Đây là hai vấn đề nghiệp vụ khác nhau.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm WMS

Khi tìm hiểu và triển khai phần mềm WMS, doanh nghiệp thường quan tâm đến thời gian triển khai, mức độ dễ sử dụng, khả năng tích hợp và bảo mật dữ liệu. Dưới đây là giải đáp ngắn gọn cho một số câu hỏi phổ biến trước khi lựa chọn hệ thống.

Triển khai hệ thống WMS mất bao lâu?

Thời gian triển khai WMS phụ thuộc vào quy mô kho, mức độ phức tạp của quy trình, dữ liệu cần chuyển đổi, thiết bị sử dụng và số lượng hệ thống cần tích hợp. Một kho có quy trình đơn giản thường triển khai nhanh hơn mô hình có nhiều vị trí, lô hàng, quy tắc picking hoặc yêu cầu tùy chỉnh riêng.

Khi làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên yêu cầu kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn, bao gồm chuẩn hóa dữ liệu, cấu hình, tích hợp, đào tạo, chạy thử và thời điểm đưa hệ thống vào vận hành chính thức.

Nhân viên thủ kho có khó học cách sử dụng WMS không?

Mức độ dễ sử dụng phụ thuộc vào giao diện phần mềm và cách doanh nghiệp thiết kế quy trình trên hệ thống. Với các thao tác lặp lại như nhập hàng, lấy hàng, chuyển vị trí hoặc kiểm kê, việc chuẩn hóa quy trình và sử dụng thiết bị quét mã có thể giúp nhân viên hạn chế nhập liệu thủ công.

Trước khi triển khai rộng, doanh nghiệp nên cho nhân viên trực tiếp sử dụng thử phần mềm trên một số tình huống thực tế để đánh giá mức độ dễ học và xác định nhu cầu đào tạo.

Hệ thống WMS có thể kết nối với sàn thương mại điện tử và phần mềm kế toán không?

Nhiều hệ thống WMS hỗ trợ kết nối với ERP, POS, phần mềm kế toán, nền tảng bán hàng hoặc các hệ thống khác thông qua API và các phương thức tích hợp phù hợp.

Tuy nhiên, khả năng kết nối với Shopee, Lazada, TikTok Shop hoặc một phần mềm kế toán cụ thể cần được kiểm tra theo từng sản phẩm và gói triển khai. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp demo luồng đồng bộ đơn hàng, tồn kho và chứng từ trên chính các hệ thống đang sử dụng.

Dữ liệu tồn kho lưu trữ trên Cloud có an toàn không?

Mức độ an toàn của dữ liệu Cloud phụ thuộc vào hạ tầng và chính sách bảo mật của từng nhà cung cấp. Khi đánh giá phần mềm WMS, doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, cơ chế sao lưu, vị trí lưu trữ dữ liệu, giám sát hệ thống và quy trình xử lý sự cố.

Nếu sử dụng 1Office, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu các tiêu chuẩn và cam kết bảo mật hiện hành trong tài liệu của nhà cung cấp trước khi triển khai.

Kết luận

Danh sách phần mềm chỉ nên được sử dụng để xây dựng shortlist ban đầu. Quyết định cuối cùng cần dựa trên mức độ phù hợp với quy trình kho, khả năng kiểm chứng qua demo và phạm vi được cam kết trong hợp đồng.

Kho có quy trình đơn giản có thể chỉ cần một công cụ theo dõi nhập – xuất – tồn. Khi doanh nghiệp phải quản lý nhiều vị trí, lô hàng hoặc quy tắc xử lý, nhu cầu về một hệ thống có khả năng vận hành chuyên sâu sẽ tăng lên.

Thay vì lựa chọn dựa trên tên gọi “WMS”, doanh nghiệp nên xác định chính xác nghiệp vụ cần kiểm soát, yêu cầu nhà cung cấp thực hiện thử trên dữ liệu mẫu và kiểm tra kết quả sau từng bước.