Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Tóm tắt nhanh

• Chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử dùng để xác nhận người ký và thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung được ký.
• Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, sử dụng cơ chế mật mã và chứng thư chữ ký số để hỗ trợ xác thực và kiểm tra tính toàn vẹn.
• Không nên mặc nhiên xem ảnh chữ ký, bản scan hay OTP là chữ ký điện tử hợp lệ trong mọi trường hợp.
• Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử phụ thuộc vào loại chữ ký, cách xác thực, thẩm quyền người ký và yêu cầu của từng giao dịch.
• Khi tạo chữ ký điện tử, cần phân biệt rõ việc chèn ảnh chữ ký vào Word/PDF với quy trình ký số có khả năng xác thực và kiểm tra.
• Với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng và hồ sơ cần ký, việc sử dụng một quy trình ký số tập trung giúp thuận tiện hơn trong phê duyệt, theo dõi trạng thái và lưu trữ tài liệu.

Giới thiệu

Khi hợp đồng, hồ sơ nhân sự và quy trình phê duyệt ngày càng được thực hiện trên môi trường số, câu hỏi “chữ ký điện tử là gì?” không chỉ còn liên quan đến cách ký một file PDF. Doanh nghiệp còn cần hiểu loại chữ ký nào phù hợp, khi nào có giá trị pháp lý và đâu là sự khác biệt giữa chữ ký điện tử, chữ ký số với ảnh chữ ký thông thường.

Bài viết dưới đây sẽ làm rõ từ khái niệm, phân loại, giá trị pháp lý đến cách tạo và sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng, đồng thời hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký sau khi ký và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi đưa ký điện tử vào quy trình thực tế.

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung được ký. Đây là khái niệm rộng, bao gồm nhiều phương thức ký trên môi trường điện tử.

1.1. Khái niệm chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023

Theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, một chữ ký điện tử cần gắn với chủ thể ký và thông điệp dữ liệu cụ thể mà người đó chấp thuận.

Cần phân biệt:

• Chữ ký điện tử: khái niệm chung về phương thức ký trong môi trường điện tử.
• Chữ ký số: một dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật để ký và khóa công khai để kiểm tra chữ ký.
• Hình ảnh chữ ký, OTP hoặc nút “Đồng ý”: không nên mặc nhiên xem tất cả các hình thức này là chữ ký số hoặc chữ ký điện tử. Luật cũng tách riêng các hình thức xác nhận điện tử khác không phải chữ ký điện tử.

Vì vậy, khi tìm hiểu chữ ký điện tử là gì, cần xem cả phương thức xác định người ký, cách gắn chữ ký với tài liệu và cơ chế ghi nhận sự chấp thuận.

1.2. Ví dụ về chữ ký điện tử trong thực tế

Chữ ký điện tử có thể xuất hiện trong nhiều giao dịch số, chẳng hạn:

• Người lao động ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.
• Người đại diện doanh nghiệp ký số hợp đồng, văn bản hoặc hồ sơ trực tuyến.
• Tổ chức sử dụng hệ thống ký điện tử có cơ chế xác định người ký và lưu lại quá trình ký.

Không phải mọi thao tác xác nhận trực tuyến đều có giá trị và cơ chế pháp lý giống nhau. Khi sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra phương thức ký, khả năng xác định chủ thể và điều kiện áp dụng của loại chữ ký đó. Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng quy định riêng về phân loại, yêu cầu và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử tại Điều 22-23.

2. Có những loại chữ ký điện tử nào?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng thành chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trong đó, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử; còn ảnh chữ ký, bản scan hay OTP không thuộc các nhóm phân loại pháp lý tương ứng.

2.1. Chữ ký điện tử chuyên dùng

Chữ ký điện tử chuyên dùng là loại chữ ký do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng cho hoạt động của mình.

Để sử dụng đáng tin cậy, phương thức ký cần bảo đảm các yếu tố như:

• Xác định được chủ thể ký.
• Thể hiện được sự chấp thuận đối với nội dung được ký.
• Gắn dữ liệu tạo chữ ký với đúng nội dung cần xác nhận.
• Cho phép kiểm tra hiệu lực của chữ ký theo điều kiện áp dụng.

2.2. Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ

Cả hai đều là chữ ký số, nhưng khác nhau về phạm vi sử dụng:

Khi ký hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục điện tử, cần kiểm tra yêu cầu của đối tác, cơ quan tiếp nhận hoặc hệ thống giao dịch để lựa chọn loại chữ ký phù hợp.

2.3. Chữ ký ảnh, chữ ký scan và OTP có phải chữ ký điện tử không?

Không nên mặc nhiên xem ảnh chữ ký, chữ ký scan hoặc OTP là chữ ký điện tử hợp lệ trong mọi trường hợp.

• Ảnh chữ ký/chữ ký scan: chỉ thể hiện hình ảnh chữ ký, nhưng bản thân tệp ảnh chưa đủ để chứng minh ai là người ký hoặc tài liệu có bị chỉnh sửa sau khi ký hay không.
• OTP: có thể được sử dụng để xác nhận một thao tác trên hệ thống, nhưng cần xem OTP được gắn với ai, tài liệu nào và hệ thống có lưu lại lịch sử xác nhận hay không.

Vì vậy, khi đánh giá một phương thức ký, cần kiểm tra ba yếu tố chính: 

• Xác định được người ký
• Thể hiện rõ sự chấp thuận 
• Có bằng chứng gắn chữ ký với đúng tài liệu

Đối với giao dịch bắt buộc phải sử dụng chữ ký số hoặc hình thức xác nhận chuyên ngành, ảnh chữ ký hoặc OTP không thể tự động được dùng để thay thế.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, nhưng mức độ công nhận phụ thuộc vào loại chữ ký và điều kiện áp dụng. Không phải mọi hình thức ký điện tử, ảnh chữ ký hay OTP đều mặc nhiên có giá trị tương đương chữ ký tay.

3.1. Giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2023

Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023:

• Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
• Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có thể có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.
• Trường hợp pháp luật yêu cầu cơ quan, tổ chức xác nhận văn bản, chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức cũng phải đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Tuy nhiên, giá trị pháp lý của một giao dịch không chỉ phụ thuộc vào chữ ký. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra: 

• Chủ thể ký
• Thẩm quyền
• Nội dung hợp đồng
• Hình thức giao dịch 
• Yêu cầu của pháp luật chuyên ngành

3.2. Điều kiện để chữ ký điện tử được công nhận

Tùy loại chữ ký, cần xem xét các điều kiện về xác thực và an toàn.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Khi triển khai thực tế, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm trạng thái chứng thư, hồ sơ ký và yêu cầu của từng loại giao dịch.

3.3. Ký hợp đồng bằng ảnh chữ ký hoặc chữ ký scan có đủ giá trị không?

Không thể kết luận hợp đồng có giá trị chỉ dựa vào việc có ảnh chữ ký trên file.

Ảnh chữ ký hoặc chữ ký scan chủ yếu giải quyết phần hiển thị, nhưng tự thân không chứng minh đầy đủ:

• Ai là người thực sự chèn chữ ký.
• Người đó có chấp thuận đúng nội dung hay không.
• File có bị chỉnh sửa sau khi ký không.
• Người ký có đúng thẩm quyền hay không.

Với chữ ký điện tử trên hợp đồng, cần xem toàn bộ quy trình ký, phương thức xác thực, lịch sử giao dịch và thỏa thuận giữa các bên.

Đối với hợp đồng quan trọng hoặc có nhiều bên tham gia, sử dụng chữ ký số hoặc nền tảng có cơ chế xác thực và lưu dấu vết ký sẽ giúp việc kiểm tra chứng cứ rõ ràng hơn. Nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức ký cụ thể, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng yêu cầu đó.

4. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử và chữ ký số không phải hai khái niệm ngang hàng. Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, còn chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mật mã để xác thực người ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu.

4.1. So sánh chữ ký điện tử và chữ ký số

Có thể hiểu ngắn gọn: mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký số.

Tuy nhiên, mức độ an toàn không chỉ phụ thuộc vào loại chữ ký. Với chữ ký số, doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát khóa ký, tài khoản và thẩm quyền người sử dụng; còn với các phương thức ký điện tử khác, quy trình xác thực và lưu chứng cứ cũng phải được thiết kế phù hợp.

4.2. Khi nào cá nhân và doanh nghiệp nên dùng chữ ký số?

Chữ ký số phù hợp khi giao dịch cần xác minh rõ người ký, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, hoặc đáp ứng yêu cầu bắt buộc từ cơ quan quản lý, đối tác và pháp luật chuyên ngành.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng chữ ký số trong các trường hợp sau:

• Thủ tục hoặc giao dịch yêu cầu bắt buộc sử dụng chữ ký số.
• Hợp đồng cần khả năng xác minh và đối chiếu rõ ràng.
• Có nhiều người hoặc nhiều bên tham gia ký.
• Cần lưu lịch sử ký để phục vụ kiểm tra, đối soát hoặc quản trị nội bộ.

Với quy trình nội bộ, việc lựa chọn giữa chữ ký điện tử chuyên dùng và chữ ký số nên dựa trên mức độ rủi ro, thẩm quyền ký và yêu cầu lưu trữ của từng loại tài liệu, thay vì chỉ nhìn vào hình thức chữ ký hiển thị bên ngoài. Để triển khai đồng bộ các trường hợp trên mà không phải xử lý thủ công từng bước ký duyệt, doanh nghiệp có thể tìm hiểu phần mềm chữ ký số 1Office – giải pháp hỗ trợ quản lý quy trình ký, phân quyền và lưu trữ lịch sử ký tập trung.

5. Cách tạo và sử dụng chữ ký điện tử

Nếu đang tìm cách tạo chữ ký điện tử hoặc cách làm chữ ký điện tử, trước tiên cần xác định mục đích sử dụng. Việc chèn hình ảnh chữ ký vào Word/PDF chỉ tạo phần hiển thị, trong khi ký số là một quy trình có cơ chế xác thực người ký và kiểm tra tài liệu. Hai hình thức này không tương đương nhau.

5.1. Cách tạo chữ ký điện tử dạng hình ảnh trên Word/PDF

Để tạo chữ ký dạng hình ảnh, có thể thực hiện theo các bước:

1. Ký tên trên giấy rồi chụp hoặc scan rõ nét; có thể xóa nền nếu cần.
2. Trên Word, chọn Insert → Pictures để chèn ảnh chữ ký vào vị trí cần ký. Với PDF, sử dụng chức năng chèn hình ảnh hoặc chữ ký của phần mềm đang dùng.
3. Kiểm tra lại nội dung, lưu tài liệu hoàn chỉnh và xuất PDF khi cần.
4. Giữ lại bản gốc, email trao đổi hoặc tài liệu liên quan để chứng minh quá trình chấp thuận.

Cần lưu ý, cách này chỉ tạo hình ảnh chữ ký. Nó không tự tạo chứng thư chữ ký số và cũng không bảo đảm tài liệu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý của một giao dịch điện tử.

5.2. Cách ký số tài liệu

Nếu giao dịch yêu cầu khả năng xác thực và kiểm tra chữ ký, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số theo quy trình sau:

1. Xác định loại tài liệu và yêu cầu ký của giao dịch.
2. Lựa chọn dịch vụ và chứng thư chữ ký số phù hợp.
3. Xác thực người ký và thiết lập quyền sử dụng.
4. Kiểm tra bản tài liệu cuối cùng, nội dung và thẩm quyền của từng bên.
5. Thực hiện ký trên ứng dụng hoặc nền tảng được sử dụng.
6. Hoàn tất bước xác thực theo yêu cầu của hệ thống.
7. Lưu tệp đã ký cùng các thông tin và lịch sử giao dịch.

Trên 1Office, người dùng có thể thực hiện thao tác ký số trực tiếp trong quy trình xử lý tài liệu và hợp đồng. Khi ký hợp đồng lao động, người dùng có thể vào chi tiết hợp đồng, chọn tác vụ Ký số, chọn tài liệu hoặc biểu mẫu, nhà cung cấp chữ ký số và hoàn tất bước xác thực theo hệ thống.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

5.3. Cách kiểm tra chữ ký điện tử sau khi ký

Sau khi ký, không nên chỉ kiểm tra xem chữ ký có hiển thị trên tài liệu hay không. Với tài liệu quan trọng, cần rà soát thêm:

• Người ký: đúng cá nhân hoặc người có thẩm quyền.
• Chứng thư: còn hiệu lực và phù hợp nếu sử dụng chữ ký số.
• Tính toàn vẹn: tài liệu có bị chỉnh sửa sau khi ký hay không.
• Trạng thái xác thực: phần mềm có cảnh báo chữ ký không hợp lệ hoặc chưa xác minh hay không.
• Lịch sử ký: lưu thời điểm, các bước xác thực và nhật ký giao dịch nếu hệ thống hỗ trợ.

Việc lưu đầy đủ tệp đã ký và dữ liệu xác thực liên quan giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc chứng minh quá trình ký sau này.

6. Ứng dụng và lợi ích của chữ ký điện tử trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử không chỉ được dùng để ký hợp đồng từ xa mà còn có thể tham gia vào nhiều quy trình như hồ sơ nhân sự, văn bản nội bộ, đề nghị thanh toán hay phê duyệt nghiệp vụ. Khi được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể giảm các bước in – ký – scan, rút ngắn thời gian xử lý và thuận tiện hơn khi tra cứu hồ sơ sau này.

6.1. Ứng dụng trong hợp đồng, hồ sơ nhân sự và phê duyệt nội bộ

Tùy từng nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể ứng dụng chữ ký điện tử vào:

• Hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại và các thỏa thuận với đối tác.
• Hồ sơ nhân sự: quyết định, đề xuất, biểu mẫu và các tài liệu cần xác nhận.
• Tài chính – kế toán: đề nghị thanh toán, tạm ứng và chứng từ nội bộ.
• Phê duyệt nội bộ: văn bản, đề xuất hoặc hồ sơ cần nhiều cấp ký duyệt.

Với chữ ký điện tử trên hợp đồng có nhiều bên, đặc biệt cần bảo đảm tất cả các bên đang ký đúng phiên bản tài liệu cuối cùng.

6.2. Lợi ích và rủi ro cần kiểm soát

Ký điện tử giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và cho phép các bên xử lý tài liệu từ xa. Tuy nhiên, lợi ích chỉ thực sự rõ ràng khi quy trình ký đi kèm cơ chế phân quyền, xác thực và lưu trữ phù hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định rõ quyền ký, phương thức xác thực, cách quản lý chứng thư và nguyên tắc lưu hồ sơ ngay từ khi xây dựng quy trình.

7. Số hóa toàn bộ quy trình ký với 1Sign

Khi số lượng hợp đồng và văn bản tăng, việc ký từng file rồi gửi qua email hoặc chuyển hồ sơ giữa các phòng ban dễ tạo ra nhiều bước thủ công: 

• In – ký – scan – gửi lại
• Kiểm tra ai đã ký
• Chờ người phê duyệt 
• Lưu tài liệu sau cùng

Sau khi triển khai chữ kí số cho hàng ngàn doanh nghiệp, 1Office cũng xác định đây là những điểm nghẽn phổ biến đối với kế toán, văn thư, HR và lãnh đạo.

1Sign được thiết kế để đưa các bước này vào một quy trình thống nhất, từ tạo tài liệu → phê duyệt → ký số → lưu trữ, thay vì chỉ số hóa riêng thao tác ký.

Trong quy trình ký số, 1Sign hỗ trợ doanh nghiệp ở các khâu chính:

• Ký trực tiếp trong quy trình: hỗ trợ ký nối tiếp hoặc song song giữa nhiều người.
• Kết nối nhiều hình thức ký số: hỗ trợ USB Token, HSM, ký từ xa và kết nối với các nhà cung cấp chứng thư số.
• Theo dõi trạng thái: ghi nhận người ký, thời gian và trạng thái của từng bước để thuận tiện truy vết.
• Tích hợp với nhiều nghiệp vụ: có thể đưa ký số vào văn bản, hợp đồng lao động, quyết định, phiếu lương và các quy trình khác.
• Lưu trữ sau ký: tài liệu được lưu lại trên hệ thống, hạn chế việc phải tải xuống rồi tải lên nhiều lần.

1Sign hiện cũng cho phép doanh nghiệp theo dõi trạng thái ký, quản lý tài liệu tập trung và thiết lập luồng ký ngay trên hệ thống.

Tìm hiểu 1Sign ngay để xem cách doanh nghiệp có thể chuyển từ ký giấy rời rạc sang quy trình ký số tập trung.

Trải nghiệm demo 1Sign miễn phí ngay

8. Các câu hỏi thường gặp về chữ ký điện tử

Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến khi cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn phương thức ký điện tử, đặc biệt liên quan đến thiết bị ký, hình thức hiển thị và chứng thư chữ ký số.

Chữ ký điện tử có bắt buộc dùng USB Token không?

Không. USB Token chỉ là một trong các phương tiện có thể được sử dụng để thực hiện chữ ký số, không phải yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại chữ ký điện tử.

Tùy giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương thức ký số khác như ký số từ xa hoặc hạ tầng quản lý khóa chuyên dụng. Khi lựa chọn, cần kiểm tra loại chữ ký, chứng thư số, cơ chế bảo vệ khóa ký và yêu cầu của bên tiếp nhận tài liệu.

Chữ ký điện tử có bắt buộc là ảnh PNG màu xanh không?

Không. Luật Giao dịch điện tử 2023 không quy định mọi chữ ký điện tử phải được thể hiện bằng ảnh PNG màu xanh.

Trong một số thủ tục hoặc hệ thống chuyên ngành, cơ quan tiếp nhận có thể quy định riêng về vị trí, định dạng hoặc cách hiển thị chữ ký. Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của từng loại hồ sơ trước khi thực hiện.

Chứng thư chữ ký số và tổ chức chứng thực có vai trò gì?

Chứng thư chữ ký số cung cấp thông tin phục vụ việc xác định chủ thể và kiểm tra chữ ký số trong phạm vi chứng thư được cấp. Trong khi đó, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số thực hiện việc cấp và quản lý chứng thư theo quy định.

Cần lưu ý, chứng thư chữ ký số không phải hình ảnh chữ ký và cũng không phải bản thân chữ ký số. Đây là một thành phần phục vụ quá trình xác thực và kiểm tra chữ ký.

>> Tìm hiểu thêm: Chứng thư số là gì? Phân biệt chứng thư số và chữ ký số

Chữ ký điện tử trên hợp đồng có giá trị pháp lý không? 

Có, nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp luật và yêu cầu của giao dịch. Với hợp đồng thuộc lĩnh vực có quy định riêng, cần tuân thủ thêm yêu cầu chuyên ngành.

Có thể ký điện tử trên điện thoại không? 

Có, nếu nền tảng ký hỗ trợ thiết bị di động và phương thức xác thực phù hợp. Với 1Sign của 1Office, người dùng có thể ký số mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị, đồng thời theo dõi trạng thái và lưu trữ tài liệu tập trung trên hệ thống. 

Kết luận

Hiểu đúng chữ ký điện tử là gì giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa ảnh chữ ký, chữ ký số và các phương thức xác nhận điện tử khác. Quan trọng hơn, trước khi áp dụng, cần xác định đúng người ký, thẩm quyền, phương thức xác thực, loại chữ ký và yêu cầu pháp lý của từng giao dịch.

Khi số lượng hợp đồng và văn bản tăng, bài toán không còn chỉ là “ký được hay không” mà còn là ký đúng phiên bản, đúng người, theo dõi được tiến trình và lưu lại đầy đủ hồ sơ sau ký.

Với 1Sign của 1Office, doanh nghiệp có thể đưa các bước tạo tài liệu – phê duyệt – ký số – lưu trữ vào một quy trình tập trung, hỗ trợ ký trên nhiều thiết bị và thuận tiện hơn khi tra cứu, kiểm soát hồ sơ.

Nhận tư vấn miễn phí cùng chuyên gia của 1Office