Chứng thư số là gì? Phân biệt chứng thư số và chữ ký số

Chứng thư số (CTS) và Chữ ký số (CKS) là hai trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ này. Cùng đón đọc bài viết dưới đây, 1Office sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng thư số là gì và sự khác biệt giữa chứng thư số và chữ ký số. 

1. Chứng thư số là gì?

Chứng thư số (CTS) là một loại chứng thư điện tử do đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cấp. chứng thư số là chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của doanh nghiệp với chức năng xác định danh tính của doanh nghiệp trong môi trường điện tử (theo quy định luật giao dịch điện tử 2005). CTS có vai trò chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số được ký bởi doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức.

CTS là cặp khóa đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin công ty & mã số thuế của DN, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường, được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như : word, excel, pdf….., những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Một chứng thư số hợp lệ cần đảm bảo những thông tin sau:

• Tên thuê bao: đây là tên chủ thể sở hữu 
• Số seri 
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
• Tên đơn vị chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số được chứng thực của đơn vị chứng thực
• Mục đích và hạn chế phạm vi sử dụng 
• Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Thuật toán mật mã

Các thông tin cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

2. Mối quan hệ giữa chứng thư số và chữ ký số

Có rất nhiều thắc mắc rằng CTS và chữ ký số có giống nhau hay không? Câu trả lời là không. Mặc dù cùng mang vai trò hỗ trợ thao tác ký số nhưng chữ ký số và CTS vẫn mang những đặc điểm và công dụng khác nhau. Là cơ sở để người nhận văn bản xác minh việc ký số có chính xác không, còn chữ ký số có tác dụng thay mặt cá nhân, tổ chức cam kết thực hiện hoặc xác nhận những thông tin được thể hiện trong văn bản đó. 

Mối quan hệ giữa CTS và CKS là mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. Chữ ký số chỉ được coi là chữ ký điện tử đảm bảo an toàn nếu nó được tạo lập trong khoảng thời gian hiệu lực của chứng thư số, đồng thời có thể kiểm tra được bằng khóa công khai chứa trong CTS.

3. Vai trò của chứng thư số

CTS được dùng giống như một công cụ điện tử giúp nhận diện danh tính của đối tượng, tổ chức tham gia vào giao dịch thương mại điện tử. Chứng thư số giúp bảo đảm an toàn cho người sử dụng trong quá trình giao dịch.

Ngoài ra, chứng thư số còn đóng vai trò:

• Giúp xác minh danh tính của người sử dụng chữ ký số khi đăng nhập vào hệ thống mới.
• Hỗ trợ ký số các loại văn bản, tài liệu, hợp đồng, hóa đơn,… dưới file doc, pdf hoặc một tệp tài liệu.
• Mã hóa thông tin để đảm bảo bí mật giữa người gửi và người nhận thông qua mạng internet.
• Giúp thực hiện các kênh liên lạc trao đổi thông tin bí mật với các thực thể khác trên mạng, ví dụ như thực hiện kênh liên lạc bí mật giữa người dùng với webserver.

4. Quy trình cấp chứng thư số

4.1. Chuẩn bị hồ sơ

Để được cấp CTS, bạn cần đăng ký sử dụng chữ ký số với đơn vị cung cấp. Hồ sơ sẽ bao gồm:

• Đối với cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cá nhân đăng ký chữ ký số.
• Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan: Đối với những tổ chức thì hồ sơ sẽ bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tư hoặc quyết định thành lập,… Đi kèm theo đó là chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức.

Cá nhân, tổ chức có thể lựa chọn nộp bản sao công chứng hoặc bản sao xuất trình bản chính để đối chiếu.

4.2. Xác thực hồ sơ đăng ký

Đơn vị cung cấp chữ ký số sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành xác thực. 

Sau khi xác thực thành công, đơn vị cung cấp sẽ chấp nhận yêu cầu đăng ký. Đồng thời đối tượng cần cung cấp chữ ký số sẽ nộp các khoản phí cần thiết để phát hành CTS và tạo lập chữ ký số.

4.3. Phát hành chứng thư số

Sau khi xác thực thông tin và hoàn thành các nghĩa vụ để tạo chữ ký số thì cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ được cung cấp CTS. 

Đơn vị cung cấp sẽ thông báo cho thuê bao về việc đã tạo xong chứng thư số và cho phép thuê bao truy xuất CTS ngay khi chứng thư số có hiệu lực.

4.4. Chấp nhận, công bố chứng thư số

Đơn vị cung cấp sẽ công bố thông tin về chứng thư số đã được phát hành trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số của mình sau khi có xác nhận về tính chính xác của chủ thuê bao.

Lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp chứng thư số

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số cũng như chứng thư số, bạn cần lưu ý 3 vấn đề sau: 

• Tính pháp lý mà chứng thư số được cung cấp có đảm bảo hay không?
• CKS, CTS có giúp quy trình làm việc, đẩy nhanh phê duyệt các tài liệu hay không?
• Nhà cung cấp này có cung cấp những tùy chọn chữ ký số, chứng thư số lượng lớn, để tự động hóa quy trình chữ ký cho hàng trăm tài liệu hay không?

1Office là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu về cung cấp chữ ký số và CTS trên thị trường và được tin dùng bởi cộng đồng hơn 3.500 doanh nghiệp. CTS, chữ ký số đều được tích hợp trong phần mềm quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp tối ưu các thao tác, thủ tục giấy tờ… Để doanh nghiệp của mình sở hữu tính năng chữ ký số và CTS, quý khách hàng vui lòng để lại thông tin bằng cách đăng ký nhận tư vấn. Đội ngũ chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ và tư vấn ngay hôm nay: 

5. Tạm Kết

“To improve is to change; to be perfect is to change often.” – Winston Churchill

(Tạm dịch: Để cải thiện, chúng ta cần thay đổi. Để hoàn hảo, chúng ta cần thay đổi thường xuyên.)

Việc nắm bắt và ứng dụng tốt những tính năng công nghệ mới là điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0. Tuy nhiên, nhà quản lý cần hiểu rõ những vấn đề tồn đọng và ứng dụng những nền tảng chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hy vọng với những chia sẻ của 1Office, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và chứng thư số, từ đó có thể lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín.

Xem thêm Chữ ký số doanh nghiệp và những lợi ích hàng đầu không phải ai cũng biết: Tại đây

Chương trình ưu đãi đặc biệt

Giải pháp chữ ký số 1CA ra mắt thị trường vào giữa thời kỳ cao điểm của đại dịch Covid-19 nhằm giúp các doanh nghiệp khắc phục khó khăn khi không thể ký kết hợp đồng trực tiếp theo cách truyền thống, đảm bảo vận hành liên tục và bứt phá trong kinh doanh.

Để đồng hành với các doanh nghiệp Việt trong giai đoạn khó khăn cũng như lan tỏa rộng rãi tính năng Chữ ký số 1CA, 1Office triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt:

• Đối với khách hàng mới: Tặng ngay 3 THÁNG dịch vụ chữ ký số
• Đối với các khách hàng đã sử dụng 1Office: Miễn phí sử dụng Chữ ký số ĐẾN HẾT NĂM 2021

Để trải nghiệm dịch vụ chữ ký số và nhận ưu đãi, hãy bấm vào nút “Đăng ký trải nghiệm” dưới đây hoặc gọi 0834 838888 để được các chuyên gia trong lĩnh vực Giải pháp Chữ ký số trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất. 

Xem thêm: 1OFFICE RA MẮT TÍNH NĂNG CHỮ KÝ SỐ 1CA