Chi phí là gì? Phân loại chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thường được đo lường bằng cách trừ chi phí từ doanh thu thu được trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo xác định chính xác lợi nhuận thu về từ hoạt động kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ cả hai yếu tố quan trọng: doanh thu và chi phí. Trong bài viết này, 1Office sẽ giải thích chi tiết chi phí là gì, các loại chi phí hoạt động cùng các sai lầm khi ghi nhận chi phí.

1. Chi phí là gì?

Chi phí là một chỉ tiêu quan trọng được thể hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và được sử dụng để đánh giá kết quả tổng thể của doanh nghiệp.

Theo Chuẩn mực Kế toán Quốc tế, chi phí doanh nghiệp được định nghĩa là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán thông qua việc giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả”.

Nói một cách dễ hiểu, chi phí (expenses) bao gồm tất cả các khoản mà doanh nghiệp phải chi trả để đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng của mình. 

Xác định chi phí đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì nó là nền tảng cho chủ doanh nghiệp thực hiện phân tích và đưa ra quyết định về các phương án sản xuất và kinh doanh có lợi nhất. Việc tính toán và phân tích chi phí cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp.

Ngoài ra, quá trình này giúp chủ doanh nghiệp hướng dẫn và đưa ra các quyết định linh hoạt trong từng giai đoạn kinh doanh, nhằm tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp. Điều này đặt ra khả năng định hình chiến lược kinh doanh, cũng như thích ứng với biến động thị trường và môi trường kinh doanh.

>> Xem thêm: Chi phí sử dụng vốn là gì? Cách tính chuẩn nhất năm 2023

2. Đặc điểm chung của chi phí

Đầu tiên, chi phí có thể được xem là sự hao phí tài nguyên, bao gồm cả tài nguyên hữu hình và vô hình, cũng như vật chất và lao động của doanh nghiệp.

Thứ hai, những chi phí này phải liên quan chặt chẽ đến mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải là các chi phí cá nhân của các cá nhân trong tổ chức.

Thứ ba, để được coi là chi phí và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các yếu tố sau:

• Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai, có thể liên quan đến giảm giá trị khấu hao tài sản hoặc tăng mức nợ mà doanh nghiệp phải chi trả.
• Mức giảm đó phải được đánh giá chính xác và đáng tin cậy.
• Khoản chi phí đó phải tuân theo nguyên tắc và phải phù hợp với số liệu thu nhập của doanh nghiệp.

Cuối cùng, một đặc điểm quan trọng của chi phí là cần được định lượng bằng tiền và xác định trong một khoảng thời gian cụ thể.

>> Xem thêm: Chi phí lãi vay là gì? Công thức chuẩn và điều kiện được trừ [2023]

3. Các loại chi phí trong doanh nghiệp

Phân loại chi phí doanh nghiệp chủ yếu sẽ theo những cách sau:

3.1. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)

Để hỗ trợ quá trình tổ chức và quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí thường được phân loại theo các yếu tố. Phương pháp này giúp xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động, cũng như thực hiện lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.

Theo quy định hiện tại tại Việt Nam, chi phí được chia thành 7 yếu tố chính:

• Nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm giá trị của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Nhiên liệu, động lực: Bao gồm số lượng nhiên liệu và động lực sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Tiền lương và phụ cấp: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động.
• BHXH, BHYT, KPCĐ: Bao gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và khoản phúc lợi công đoàn, tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương.
• Khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ, áp dụng cho tất cả Tài sản cố định sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Chi phí khác bằng tiền: Phản ánh tổng chi phí khác bằng tiền chưa được phản ánh vào các yếu tố trước, sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3.2. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)

Để thuận tiện trong quá trình tính toán giá thành sản phẩm, chi phí thường được phân theo các khoản mục dựa trên công dụng và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Trong quy trình này, giá thành toàn bộ của sản phẩm thường bao gồm 5 khoản mục chi phí chính:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, lao vụ và dịch vụ.

Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp trực tiếp cho công nhân sản xuất, cũng như các khoản trích trực tiếp theo tiền lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, v.v.

Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất. Cụ thể:

• Chi phí nhân viên phân xưởng: Bao gồm chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.  
• Chi phí vật liệu: Bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.
• Chi phí dụng cụ: Bao gồm về chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao của tài sản cố định sử dụng trong phân xưởng sản xuất.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình phục vụ và quản lý sản xuất.
• Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các khoản trực tiếp bằng tiền sử dụng cho phục vụ và quản lý sản xuất trong phân xưởng.

Chi phí bán hàng: Chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, bao gồm quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, nhân viên bán hàng và các chi phí khác liên quan đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm.

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, khấu hao TSCĐ dùng chung, các loại thuế và phí, chi phí tiếp khách và hội nghị.

3.3. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ trực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn bộ chi phí liên quan đến lao động trực tiếp trong sản xuất, bao gồm tiền lương, các khoản trích lương và phụ cấp mang tính chất lương của công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất.
• Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng hoặc tổ đội. Đây có thể bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ và dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị và nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền liên quan đến quá trình sản xuất.

3.4. Phân loại theo nội dung của chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
• Chi phí nhân công: Bao gồm các khoản tiền lương, thưởng và khoản trích lương tính vào chi phí trong kỳ, phục vụ cho quá trình sản xuất.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là giá trị hao mòn của tài sản cố định được sử dụng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí phát sinh do việc sử dụng các dịch vụ bên ngoài trong quá trình sản xuất.
• Chi phí  bằng tiền: Bao gồm các khoản chi phí được thanh toán bằng tiền mặt trong quá trình kinh doanh.

3.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

• Chi phí cố định: Là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự biến động về mức độ hoạt động của đơn vị.
• Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động sản xuất của đơn vị.

3.6. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận

• Chi phí thời kỳ: Là chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí sản phẩm: Là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm. Được coi là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành chi phí khi sản phẩm được tiêu thụ.

3.7. Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí

• Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi phí phát sinh và được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng cụ thể.
• Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, do đó cần phải tập hợp sau đó tiến hành phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.

4. Những sai lầm khi ghi nhận chi phí

• Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra

Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải phân biệt giữa hai khái niệm quan trọng là chi phí và dòng tiền ra. Một số người thường coi mọi thanh toán là chi phí, dẫn đến một sai lầm phổ biến là việc xem toàn bộ các khoản trả trước cho người bán là chi phí trong một kỳ, thay vì phân bổ chúng đúng cách theo phương pháp kế toán.

• Nhầm lẫn liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Trong giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập hoặc thiếu kinh nghiệm về kế toán, thường xuyên gặp phải sai lầm liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản. Một số doanh nghiệp có thói quen ghi nhận toàn bộ giá trị tài sản vào chi phí ngay từ kỳ mua hoặc không tính vào chi phí sản xuất trong các kỳ hoạt động kinh doanh.

• Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể bỏ sót những khoản chi phí thực tế đã phát sinh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện để ghi nhận chi phí. Một ví dụ điển hình là khi không tính lương của chủ doanh nghiệp vào chi phí quản lý. Thực tế này có thể dẫn đến sai lệch trong cấu trúc chi phí và đánh giá không chính xác về lợi nhuận của doanh nghiệp. 

• Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Một sai lầm phổ biến khác là không phân biệt giữa giá trị hàng tồn kho mua vào và chi phí. Ví dụ: Ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào chi phí sản xuất trong một kỳ, trong khi thực tế chỉ khi nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất thì mới trở thành chi phí.

• Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí

Một số doanh nghiệp có thể hiểu nhầm rằng chỉ khi nhận được hóa đơn từ người bán thì mới có thể ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, chi phí phải được ghi nhận khi đáp ứng ba điều kiện: làm giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả, được xác định một cách đáng tin cậy và tuân theo nguyên tắc phù hợp với thu nhập. Điều này là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

5. Các khái niệm liên quan – phí và lệ phí

5.1 Các thông tin về phí

Theo Điều 3 Khoản 1 của Luật số 97/2015/QH13, Phí được định nghĩa là khoản tiền mà tổ chức và cá nhân phải trả với mục đích cơ bản là bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi nhận dịch vụ công từ cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp. Các khoản phí được quy định chi tiết trong Danh mục phí được ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…

Mục đích chính của việc thu phí là để bù đắp chi phí và phục vụ cộng đồng khi cá nhân, tổ chức nhận các dịch vụ công từ các cơ quan và tổ chức được ủy quyền.

Xác định mức thu phí là quá trình dựa trên nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi phí và phải phản ánh chính sách phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước trong từng giai đoạn. Việc xác định mức thu phí cũng cần tuân thủ nguyên tắc bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Các đơn vị có thẩm quyền thu phí bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ủy quyền. Sau khi thu phí, các đơn vị này sẽ thực hiện:

• Khấu trừ nếu có khoản chi phí hoạt động được khoán từ nguồn thu phí;
• Để lại một phần hoặc toàn bộ số tiền phí thu được để trang trải chi phí hoạt động cung cấp dịch vụ. Việc này thường được thực hiện dựa trên dự toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với các đơn vị sự nghiệp công.
• Phần còn lại sẽ được nộp vào Ngân sách nhà nước.

5.2 Các thông tin về lệ phí

Theo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản tiền được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,…

Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp chi phí. Xác định mức thu lệ phí trên cơ sở bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước là đơn vị duy nhất được thu lệ phí và các khoản thu này sau đó được nộp toàn bộ vào Ngân sách nhà nước.

Chỉ tiêu chi phí là một yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, và chủ doanh nghiệp cần theo dõi nó thường xuyên và liên tục. Theo dõi tình hình chi phí phát sinh theo kỳ, theo văn phòng/Chi nhánh, từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh sẽ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn chính xác và kịp thời, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.

6. Một số gợi ý về phương thức giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu hóa các khoản chi phí để giảm thiểu con số này càng nhiều càng tốt. Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đã xuất hiện để hỗ trợ doanh nghiệp điều hành một số khâu trong quá trình hoạt động. Nhờ đó, quá trình vận hành được quản lý thống nhất, logic, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực, tránh thất thoát và giảm chi phí không cần thiết.

Ngoài ra, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tích hợp công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán trực tuyến, thuế điện tử, bảo hiểm điện tử, ký hợp đồng từ xa, v.v.

Một số cách khác để giảm chi phí bao gồm tối ưu hóa chi phí vật chất và cơ sở vật chất, hạn chế các khoản chi không cần thiết.

>> Xem thêm: 10 giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp kèm Ví dụ cụ thể

Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ ví dụ như phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp dẫn đầu thị trường, 1Office – giải pháp quản lý quy trình tự động và ưu việt nhất với khả năng:

• Thiết lập quy trình chuẩn theo đặc điểm cấu trúc phòng ban và theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể
• Sơ đồ hóa quy trình và dữ liệu lên hệ thống phần mềm
• Quản lý quy trình chặt chẽ, theo dõi tiến độ trực quan và kiểm soát từng bước của quy trình theo thời gian thực
• Đo đạc hiệu quả và cải thiện quy trình từ các báo cáo tự động trên phần mềm
• Tích hợp ký số ngay trên quy trình, có khả năng đồng bộ chữ ký số chứng thực văn bản quy phạm không chỉ trong nội bộ doanh nghiệp mà còn có giá trị pháp lý đối với các văn bản hành chính, thu chi thực tế.

Nhận ngay bản dùng thử tính năng Quản lý doanh nghiệp 1Office hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

Trên đây, 1Office đã chia sẻ với bạn đọc về chi phí là gì và các loại chi phí cần thiết để vận hành công ty, đồng thời đề xuất các giải pháp để tối ưu hóa chi phí này. Hiểu rõ về những khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì ngân sách một cách cân đối và lập kế hoạch phát triển một cách hợp lý hơn.