6 bước lập tức tối ưu hoá quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát và đảm bảo hoạt động vận hành sản phẩm diễn ra suôn sẻ. Một quy trình được xây dựng rõ ràng, chi tiết không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian mà còn hỗ trợ nhân sự thực hiện công việc hiệu quả hơn. Vậy quy trình xuất kho là gì? Gồm những bước nào? Tại sao việc xây dựng quy trình nhập xuất kho lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho

Tồn kho thường chiếm một phần lớn trong hệ thống tài sản lưu động của một công ty, bao gồm các loại nguyên vật liệu, công cụ, sản phẩm hoàn chỉnh, bán thành phẩm và hàng hóa nhập về để bán, tất cả đều góp phần vào quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu quy trình kiểm soát xuất kho không được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp phải một số vấn đề sau:

• Tình trạng thừa thiếu hàng không hợp lý.
• Thất thoát hàng hóa do lỗi hoặc gian lận.
• Hàng hóa hư hỏng, hao mòn, mất giá trị sử dụng do tồn kho lâu.
• Chi phí kiểm soát và tìm kiếm hàng hóa cao.
• …

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa bởi Quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn bao gồm nhiều bước cùng các giấy tờ cần thiết. Thực hiện xuất kho theo quy trình tiêu chuẩn giúp đảm bảo hàng hóa xuất kho đúng chủng loại, đúng số lượng, qua đó giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát hàng hóa.

Ngoài ra, quy trình xuất kho tiêu chuẩn trải qua các bước phê duyệt và kiểm tra hàng tồn kho, giúp đảm bảo hàng hóa xuất kho đáp ứng các yêu cầu cần thiết trước khi đến tay khách hàng. Nhờ đó, công tác sản xuất/kinh doanh diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn do thiếu hàng hóa, vật tư.

Cuối cùng, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình nhập hàng, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho vì Quy trình xuất kho tiêu chuẩn kết thúc bằng việc ghi nhận thông tin. Lúc này, người quản lý có cơ sở để thực hiện kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho, từ đó quyết định nhập hàng, tiêu hủy hàng hóa hoặc thực hiện các động thái phù hợp khác.

2. Quy trình xuất kho 6 bước tiêu chuẩn 

Để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần hiểu rằng việc tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho không chỉ dừng lại ở cải tiến quy trình mà còn đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ với quản lý dữ liệu chính xác và ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến.

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho

Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm lập Phiếu đề nghị xuất kho khi cần thiết. Phiếu này phải được lập bởi người có thẩm quyền, đảm bảo yêu cầu xuất kho là phù hợp và phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp. Ví dụ:

• Với nguyên vật liệu sản xuất, trưởng bộ phận sản xuất lập phiếu.
• Với thành phẩm hoặc hàng hóa kinh doanh, bộ phận bán hàng đảm nhận.

Điều này giúp tránh các yêu cầu không chính đáng, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động xuất kho phục vụ đúng mục đích và lợi ích chung của công ty.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho

Phiếu yêu cầu sau khi lập sẽ được gửi đến cấp quản lý phù hợp để phê duyệt:

• Nguyên vật liệu sản xuất: Trình giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất.
• Hàng hóa kinh doanh: Bộ phận kế toán hoặc bán hàng có thể tự ký duyệt nếu được phân quyền.

Việc này đảm bảo rằng lượng hàng xuất kho là cần thiết, không gây lãng phí hoặc thiếu hụt không đáng có.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Bộ phận kế toán kho thực hiện kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho để đảm bảo đủ đáp ứng yêu cầu. Nếu phát hiện thiếu hàng, cần phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý kịp thời, như:

• Nhập thêm hàng hóa đúng số lượng và chủng loại.
• Đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng nếu cần.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Kế toán lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu đề nghị đã phê duyệt hoặc hóa đơn bán hàng. Phiếu xuất kho thường được in ít nhất 2 liên:

• Một liên lưu tại quyển.
• Một liên giao cho thủ kho để thực hiện lấy hàng.

Bước 5: Xuất kho

Thủ kho dựa trên phiếu xuất để chuẩn bị và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu. Trước khi xuất, cần kiểm tra chất lượng và tình trạng hàng hóa, đảm bảo đáp ứng yêu cầu. Nếu cần, hỗ trợ bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển.

Bước 6: Cập nhật thông tin xuất kho

Kế toán kho cập nhật số liệu xuất kho vào phần mềm quản lý, đồng thời hạch toán và điều chỉnh lượng tồn kho. Định kỳ, kế toán và thủ kho cần đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch nếu có.

Lưu ý: Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho không chỉ giúp tối ưu nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát và tăng hiệu quả vận hành kho hàng của doanh nghiệp.

3. Kinh nghiệm kiểm soát quy trình xuất kho hiệu quả

Để quản lý và kiểm soát xuất kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các kinh nghiệm sau:

3.1 Thiết lập một quy trình nhập – xuất kho hoàn chỉnh

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý hàng tồn kho đồng nhất, bao gồm cả quy trình nhập và xuất kho. Quy trình này nên được quy định rõ ràng và chi tiết, giúp người thực hiện dễ dàng làm theo từng bước, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.

Một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu sai sót, đồng thời tối ưu hóa các bước kiểm soát, từ khâu nhập hàng đến khi xuất kho phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh.

3.2 Sắp xếp kho một cách thông minh, khoa học

Ứng dụng mã vạch hoặc thẻ kho

Doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ mã vạch hoặc cấp thẻ kho để kiểm soát hàng hóa, giúp theo dõi chính xác trạng thái hàng tồn từ khi nhập đến khi xuất.

Quy hoạch vị trí lưu trữ

Mỗi mặt hàng cần được bố trí vị trí cố định, kệ hàng cần đánh số, gắn nhãn rõ ràng cùng với biển chỉ dẫn. Điều này không chỉ hỗ trợ nhân viên dễ dàng tìm kiếm mà còn giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ, đặc biệt với kho hàng có quy mô lớn hoặc chứa hàng nghìn mặt hàng khác nhau.

3.3 Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ

Một trong những nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa là việc để người không phận sự ra vào khu vực kho. Điều này tiềm ẩn nguy cơ trộm cắp, nhầm lẫn hoặc gây ảnh hưởng đến hàng hóa.

Giải pháp:

• Chỉ cho phép những nhân viên có nhiệm vụ liên quan được tiếp cận kho.
• Trang bị thẻ ra vào, đồng phục nhân viên để dễ dàng nhận diện.
• Đưa quy định này vào nội quy quản lý kho, đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt.

3.4 Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho

Kiểm kê kho định kỳ là hoạt động cần thiết giúp doanh nghiệp:

• Đối chiếu số liệu thực tế với báo cáo.
• Phát hiện sai sót kịp thời, xử lý nhanh chóng.
• Rà soát, phân loại các hàng hóa bị hỏng hóc, giảm chất lượng để đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Hoạt động kiểm kê không chỉ giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát kho mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng hàng tồn.

3.5 Áp dụng công nghệ trong kiểm soát xuất kho

Ứng dụng công nghệ là xu hướng tất yếu trong quản lý kho hiện đại. Các phần mềm quản lý kho 1Office CRM hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận thông qua hệ thống chứng từ tự động.
• Theo dõi hàng tồn kho chính xác theo từng đặc thù: màu sắc, kích thước, số lô, hạn sử dụng…
• Tính giá xuất kho linh hoạt theo nhiều phương pháp.
• Đáp ứng đầy đủ các quy định về chứng từ, báo cáo kho theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
• Lập định mức nguyên vật liệu cho sản xuất, tính giá thành nhanh chóng..

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1CRM!

—————————

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình xuất kho, tầm quan trọng cũng như các phương pháp kiểm soát hiệu quả. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp và định hướng đúng đắn cho sự phát triển trong tương lai.