Quy trình thanh lý tài sản cố định: Hướng dẫn kèm mẫu biên bản chi tiết

Thanh lý tài sản cố định là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tài chính. Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh sai sót, người thực hiện cần nắm rõ các bước, hồ sơ và các lưu ý quan trọng. Trong bài viết này, 1Office sẽ cung cấp tới bạn quy trình thanh lý tài sản cố định chi tiết, giúp bạn dễ dàng triển khai thanh lý hiệu quả, nhanh chóng và tích kiệm chi phí nhất!

1. Giới thiệu về thanh lý tài sản cố định 

1.1. Định nghĩa

Thanh lý tài sản cố định là quá trình mà doanh nghiệp hoặc tổ chức chấm dứt quyền sở hữu và sử dụng đối với một tài sản cố định thông qua các hình thức như bán, tiêu hủy, hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng. 

Quy trình này thường diễn ra khi tài sản không còn giá trị sử dụng, đã khấu hao hoàn toàn, hư hỏng, không thể sửa chữa, hoặc không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.  

Thanh lý tài sản cố định yêu cầu doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật, bao gồm các bước quan trọng như kiểm kê, đánh giá giá trị tài sản, lập hồ sơ thanh lý và ghi chép giảm tài sản trên sổ sách. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá tài chính, mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, tránh những rủi ro liên quan đến thuế và kiểm toán. 

>>> Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Hướng dẫn phân loại chi tiết

1.2. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện thanh lý tài sản cố định 

Thanh lý tài sản cố định là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả, tối ưu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc: 

Tối ưu hóa nguồn lực tài chính

• Khi tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh, việc thanh lý sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi một phần giá trị tài sản thông qua việc bán hoặc chuyển đổi. Từ đó, số tiền này có thể được tái đầu tư vào các dự án mới hoặc bổ sung vào nguồn vốn lưu động. 

Giảm chi phí bảo trì và không gian lưu trữ

• Tài sản cố định không còn sử dụng thường gây tốn kém cho doanh nghiệp, bao gồm các chi phí liên quan đến bảo trì, không gian lưu trữ, hoặc vận hành. Thanh lý sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa ngân sách hoạt động và vận hành.

Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và thuế 

• Thanh lý tài sản cố định là yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp cần ghi giảm tài sản trên sổ sách kế toán. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, tránh các rủi ro về kiểm toán, thuế, và xử phạt hành chính.

Cập nhật và hiện đại hoá cơ sở vật chất 

• Bằng việc thanh lý các tài sản cũ, lạc hậu để đầu tư vào các thiết bị mới, hiện đại, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

1.3. Các trường hợp nào cần thanh lý tài sản cố định 

Thanh lý tài sản cố định là việc cần thiết và quan trọng khi tài sản không còn phù hợp hoặc không còn khả năng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đây là một số trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần thực hiện thanh lý tài sản cố định: 

Tài sản hư hỏng, không thể sửa chữa

• Khi tài sản cố định bị hư hỏng nặng và chi phí sửa chữa vượt quá giá trị thực tế còn lại, doanh nghiệp cần thực hiện thanh lý để giảm thiểu tối đa tổn thất. 

Tài sản khấu hao hoàn toàn

• Khi tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị và không còn sử dụng sẽ thường được thanh ký để giải phóng không gian, chi phí lưu trữ và tối ưu hoá việc quản lý tài sản. 

Tài sản không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng

• Khi nhu cầu sản xuất, kinh doanh thay đổi, những tài sản không còn phù hợp như máy móc, thiết bị lạc hậu,… sẽ cần được thanh lý để nhường chỗ cho những thiết bị phù hợp, hiện đại hơn. 

Doanh nghiệp tái cơ cấu hoặc giải thể

• Trong các trường hợp như doanh nghiệp bị giải thể, sáp nhập hoặc tái cơ cấu, các tài sản không còn sử dụng sẽ được thanh lý để xử lý tài chính và phân bổ nguồn lực một cách phù hợp. 

Tài sản bị thu hồi theo quy định của cơ quan nhà nước

• Trong một số trường hợp cụ thể, tài sản cố định có thể bị thu hồi hoặc buộc phải bị thanh lý theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền, như các tài sản gây nguy hiểm hoặc vi phạm pháp luật. 
• Nếu một tài sản gây nguy hiểm cho nhân viên hoặc ảnh hưởng đến môi trường, doanh nghiệp cần thực hiện thanh lý để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định bảo vệ môi trường.

1.4. Quy định pháp lý về thanh lý tài sản cố định 

Việc thanh lý tài sản cố định cần tuân thủ các quy định pháp lý cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình thực hiện. Sau đây là một số quy định pháp lý về thanh lý tài sản mà doanh nghiệp cần lưu ý: 

Quy định về tài sản cố định tại doanh nghiệp

• Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, tài sản cố định được xác định là các tài sản có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên với thời gian sử dụng trên 1 năm. Khi thực hiện thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần ghi nhận giảm tài sản cố định và thực hiện các thủ tục theo đúng quy định của pháp luật.

Quy định về thuế khi thanh lý tài sản cố định

• Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản thu nhập từ việc bán tài sản thanh lý. 
• Thuế VAT áp dụng đối với tài sản cố định chịu thuế giá trị gia tăng khi thanh lý. 
• Thuế TNDN là khoản thu nhập từ thanh lý tài sản được tính vào thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Quy định về đấu giá tài sản thanh lý (nếu áp dụng)

• Nếu tài sản thanh lý có giá trị lớn hoặc thuộc sở hữu của nhà nước, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về đấu giá tài sản theo Luật Đấu giá tài sản 2016. Quy trình này bao gồm: công khai thông tin đấu giá, tổ chức đấu giá, và bàn giao tài sản theo kết quả đấu giá.

Quy định bảo vệ môi trường

• Đối với các tài sản có tính chất đặc thù như máy móc, thiết bị gây ảnh hưởng tới môi trường, việc thanh lý cần tuân theo quy định tại Luật Bảo vệ môi trường 2020. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý tài sản theo đúng tiêu chuẩn môi trường trước khi bán hoặc tiêu huỷ. 

2. 8 bước trong quy trình thanh lý tài sản cố định 

Thanh lý tài sản cố định là một quy trình quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các bước để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, và hiệu quả. Quy trình này thường được chia thành các bước chính như sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác định các tài sản cần thanh lý 

Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành kiểm kê tài sản cố định để xác định các tài sản không còn giá trị sử dụng, hư hỏng hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh hiện tại. 

Đồng thời, ở bước này, doanh nghiệp có thể đánh giá giá trị còn lại, mức độ khấu hao của tài sản để tránh tình trạng lãng phí nguồn lực hoặc thất thoát tài sản. 

Bước 2: Thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định 

Sau khi đã xác định được tài sản cần thanh lý, doanh nghiệp cần thành lập một hội đồng chuyên trách. Hội đồng này thường bao gồm các đại diện lãnh đạo, kế toán, và các bộ phận liên quan. Hội đồng sẽ chịu trách nhiệm việc thẩm định giá trị tài sản và đề xuất phương án thanh lý phù hợp nhằm đảm bảo sự minh bạch và khách quan trong toàn bộ quá trình. 

Bước 3: Lập biên bản kiểm kê và biên bản thẩm định tài sản

Hội đồng thanh lý sẽ tiến hành lập biên bản kiểm kê chi tiết về tình trạng, giá trị còn lại và lý do thanh lý của từng tài sản. Đồng thời, một biên bản thẩm định giá trị tài sản cũng được thực hiện để đảm bảo tính chính xác về giá trị và tính hợp pháp của việc thanh lý. 

Bước 4: Lập quyết định thanh lý tài sản cố định

Tiếp theo, doanh nghiệp cần soạn thảo và thông qua quyết định thanh lý tài sản cố định. Quyết định này được người đại diện pháp luật ký duyệt và xác nhận. Trong đó, văn bản cần nêu rõ lý do thanh lý, giá trị tài sản và phương thức xử lý cụ thể (bán, tiêu hủy hay tái sử dụng)

Bước 5: Thực hiện thanh lý tài sản cố định 

Doanh nghiệp và người phụ trạc sẽ thực hiện thanh lý theo phương án đã được phê duyệt. Nếu tài sản được bán thanh lý, cần ký hợp đồng mua bán và lập hoá đơn. Trong trường hợp tài sản bị tiêu huỷ, việc tiêu huỷ cần tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là các yêu cầu về bảo vệ môi trường. 

Bước 6: Ghi giảm tài sản trên sổ sách kế toán 

Sau khi hoàn tất việc thanh lý, kế toán doanh nghiệp cần phải cập nhật sổ sách. Việc này bao gồm ghi giảm nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, và giá trị còn lại của tài sản. Doanh thu và chi phí liên quan đến việc thanh lý cũng cần được ghi nhận đầy đủ để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính. 

Bước 7: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính 

Bên cạnh ghi chép đầy đủ trên sổ sách, doanh nghiệp cần kê khai thuế giá trị gia tăng (nếu có) và thu nhập từ việc thanh lý tài sản vào thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc này đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tránh các rủi ro từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán. 

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ thanh lý tài sản 

Cuối cùng, sau khi thực hiện tất cả các bước trên, tất cả hồ sơ liên quan đến quy trình thanh lý như biên bản kiểm kê, quyết định thanh lý, và hoá đơn, cần được lưu trữ đầy đủ. Hồ sơ này là cơ sở pháp lý quan trọng để đối chiếu trong trường hợp có sự kiểm tra của cơ quan chức năng hoặc các tranh chấp phát sinh. 

3. Bộ hồ sơ cần thiết khi thanh lý tài sản cố định

3.1. Quyết định thanh lý tài sản cố định 

Quyết định này sẽ được ban hành bởi người đại diện pháp luật hoặc cấp quản lý có thẩm quyền. 

• Thông tin về tài sản được thanh lý (tên, mã tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại).
• Lý do thanh lý.
• Phương án xử lý tài sản (bán, tiêu hủy, hoặc sử dụng lại).

3.2. Biên bản kiểm kê tài sản cố định 

Biên bản này do hội đồng kiểm kê lập để xác nhận tình trạng và giá trị còn lại của tài sản cần thành lý.

• Danh mục tài sản cố định.
• Thông tin chi tiết về tình trạng tài sản.
• Kết quả kiểm kê và đề xuất phương án xử lý.

3.3. Biên bản thẩm định giá trị tài sản cố định

Tài liệu này giúp xác định giá trị tài sản tại thời điểm thanh lý. Biên bản thẩm định có thể được lập bởi hội đồng nội bộ hoặc tổ chức thẩm định giá độc lập, bao gồm: 

• Giá trị khấu hao lũy kế.
• Giá trị còn lại trên sổ sách kế toán.
• Giá trị thị trường (nếu cần).

3.4. Hoá đơn, chứng từ bán tài sản (nếu bán thanh lý) 

Trong các trường hợp tài sản được bán, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hóa đơn bán tài sản (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng).
• Hợp đồng mua bán tài sản cố định (nếu áp dụng).

3.5. Biên bản tiêu huỷ tài sản (nếu thực hiện tiêu huỷ) 

Nếu tài sản được tiêu hủy, cần lập biên bản ghi nhận quá trình tiêu hủy, với các nội dung chính bao gồm:

• Thời gian, địa điểm tiêu hủy.
• Phương thức tiêu hủy (đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ môi trường).
• Đại diện chứng kiến quá trình tiêu hủy.

3.6. Biên bản ghi giảm tài sản cố định

Sau khi hoàn tất thanh lý, kế toán doanh nghiệp lập biên bản ghi giảm tài sản trên sổ sách kế toán. 

• Thông tin tài sản bị ghi giảm.

• Giá trị nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại.
• Ngày ghi giảm và các tài liệu đính kèm liên quan.

3.7. Tài liệu pháp lý kèm theo (nếu có)
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần bổ sung thêm:

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản.
• Giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền (nếu tài sản cần sự chấp thuận khi thanh lý).

3.8. Báo cáo tài chính và hồ sơ thuế liên quan
Kế toán cần đảm bảo các tài liệu liên quan đến thuế được cập nhật:

• Báo cáo thu nhập từ việc thanh lý tài sản vào thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Hồ sơ kê khai thuế giá trị gia tăng (nếu có).

>>> TẢI TRỌN BỘ CÁC MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 

4. Những lưu ý khi thực hiện thanh lý 

Xác định đúng nguyên nhân và mục đích thanh lý 

• Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng tình trạng và vai trò của tài sản cố định trước khi quyết định thanh lý. Một số nguyên nhân phổ biến bao gồm tài sản đã hư hỏng, hết khấu hao… Mục tiêu thanh lý cần phải được xác định rõ ràng để tránh lãng phí hoặc thất thoát tài sản. 

Ghi nhận kế toán chính xác
Quá trình thanh lý phải được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán, bao gồm:

• Ghi giảm giá trị tài sản cố định (nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại).
• Ghi nhận doanh thu hoặc chi phí liên quan đến thanh lý.
• Kê khai đầy đủ các khoản thuế (nếu có), bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ và tài liệu đầy đủ
Sau khi thực hiện thanh lý tài sản, các hồ sơ thanh lý tài sản cố định cần được lưu trữ cẩn thận, bao gồm một số các văn bản quan trọng như:

• Quyết định thanh lý.
• Biên bản kiểm kê, biên bản thẩm định giá trị.
• Hợp đồng, hóa đơn bán thanh lý (nếu có).
  Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp.

Lưu ý về thuế và báo cáo tài chính

• Thanh lý tài sản cố định có thể phát sinh các nghĩa vụ về thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo kê khai và thực hiện đầy đủ các khoản thuế liên quan để tránh vi phạm pháp luật hoặc bị xử phạt từ cơ quan thuế.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1. Tài sản cố định đã khấu hao hết thì có cần lập hồ sơ thanh lý không?

Dù tài sản cố định đã khấu hao hết, doanh nghiệp vẫn cần lập hồ sơ thanh lý để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Hồ sơ này giúp ghi nhận tài sản đã không còn sử dụng trong sổ sách kế toán và tránh tình trạng tranh chấp, kiểm tra từ cơ quan thuế.

5.2. Khi nào cần thuê tổ chức định giá tài sản?

Doanh nghiệp cần thuê tổ chức định giá tài sản trong một số trường hợp như:

• Tài sản có giá trị lớn và cần định giá chính xác để bán hoặc đấu giá.

• Không có đủ chuyên môn nội bộ để thẩm định giá trị tài sản.
• Cơ quan thuế hoặc pháp luật yêu cầu thẩm định giá để đảm bảo minh bạch.

Việc thuê tổ chức định giá giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tranh chấp về giá và tuân thủ quy định pháp luật.

5.3. Hội đồng thanh lý cần bao gồm những ai?

Hội đồng thanh lý thường được thành lập để đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong quá trình thực hiện. Thành phần hội đồng thường bao gồm:

• Người đại diện pháp luật hoặc giám đốc doanh nghiệp.
• Đại diện bộ phận kế toán, tài chính.
• Đại diện bộ phận quản lý tài sản.
• Các bên liên quan khác tùy theo quy mô và quy định nội bộ của doanh nghiệp.

5.4. Làm gì nếu tài sản cần tiêu hủy thay vì bán?

Trong trường hợp tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc gây hại nếu tái sử dụng, doanh nghiệp cần tiêu hủy tài sản. Quy trình tiêu hủy cần được thực hiện đúng cách và có biên bản chứng nhận để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định về môi trường.

6. Công cụ & giải pháp hỗ trợ quản lý tài sản hiệu quả 

Quản lý tài sản hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Để làm được điều này, nhiều doanh nghiệp đã dần chuyển từ cách quản lý thủ công sang sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý tài sản hiện đại. Một trong những giải pháp nổi bật là 1Office với tính năng Quản lý tài sản ưu việt: 

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Quản lý vòng đời tài sản toàn diện
Từ lúc mua sắm, vận hành, bảo trì đến thanh lý, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng tài sản theo từng giai đoạn.

Theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng
1Office cho phép cập nhật trạng thái tài sản theo thời gian thực, ghi nhận lịch sử sử dụng và các sự cố phát sinh, từ đó giúp tối ưu hóa việc bảo trì và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

• Thực hiện khai báo tăng giảm tài sản nhanh chóng
• Dễ dàng phân loại tài sản để dễ dàng quản lý 
• Cập nhật chi tiết tình trạng tài sản: cấp phát, thu hồi, thanh lý, hỏng hóc, sửa chữa,…

Tích hợp chặt chẽ với các quy trình quản trị khác
Phân hệ quản lý tài sản của 1Office tích hợp liền mạch với các chức năng khác như quản lý nhân sự, tài chính, và công việc. Từ đó, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hoạt động vận hành.

Báo cáo và phân tích dữ liệu thông minh
Hệ thống tự động tạo báo cáo chi tiết về giá trị tài sản, tình trạng khấu hao, và các chi phí liên quan, giúp doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và hiệu quả.

• Tìm kiếm, truy xuất tài sản với bộ lọc thông minh
• Dashboard báo cáo tổng quan, chi tiết và đa chiều 
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử cấp phát, thu hồi và thanh lý tài sản