WBS là gì? Từ A-Z quy trình xây dựng WBS tối ưu cho quản lý dự án

Trong quản lý dự án, bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp vì khối lượng công việc khổng lồ, tiến độ trễ nải hay khó kiểm soát chi phí? Nếu có, WBS (Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc) chính là giải pháp bạn cần. Vậy WBS là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong quản lý dự án? Hãy cùng khám phá từ A-Z về WBS, từ khái niệm cơ bản, lợi ích, đến quy trình xây dựng WBS hiệu quả để nâng tầm chất lượng quản lý công việc của bạn.

WBS là gì? Khi nào cần thiết lập WBS trong quản lý dự án

WBS (Work Breakdown Structure) hay còn gọi là Cấu trúc phân chia công việc, là một công cụ quản lý dự án giúp chia nhỏ toàn bộ phạm vi dự án thành các phần công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Đây là nền tảng để lập kế hoạch, ước tính chi phí, phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ dự án.

Nói một cách đơn giản, WBS là “bản đồ” giúp bạn nhìn thấy toàn cảnh dự án và từng chi tiết nhỏ cần thực hiện. Nó giống như việc bạn chia một chiếc bánh lớn thành nhiều phần nhỏ để dễ dàng thưởng thức.

Khi nào cần thiết lập WBS?

WBS cần được thiết lập ngay sau khi xác định phạm vi dự án và trước khi bắt đầu lập lịch trình chi tiết. Cụ thể, bạn nên xây dựng WBS khi:

• Dự án có quy mô lớn, phức tạp với nhiều công việc đan xen
• Cần phân bổ nguồn lực và ngân sách một cách chính xác
• Muốn có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành
• Cần cơ sở để theo dõi tiến độ và báo cáo tình trạng dự án

Theo khảo sát của PMI (Project Management Institute) năm 2023, 78% các dự án thành công đều áp dụng WBS ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

Vì sao nên sử dụng WBS trong quản lý dự án

Sử dụng WBS không chỉ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn mà còn tạo ra sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Việc áp dụng WBS trong quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Kiểm soát phạm vi công việc: WBS giúp bạn xác định rõ những gì cần làm, tránh tình trạng “lạc trôi” khỏi mục tiêu ban đầu.
• Tăng hiệu quả quản lý: Khi công việc được chia nhỏ, bạn dễ dàng giao nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc nhóm, đồng thời theo dõi tiến độ chặt chẽ hơn.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Theo khảo sát của PMI (Project Management Institute), các dự án sử dụng WBS có thể giảm đến 15-20% thời gian lãng phí do lập kế hoạch không rõ ràng.
• Cải thiện giao tiếp: WBS là “ngôn ngữ chung” giữa các bên liên quan, từ đội ngũ thực hiện đến khách hàng, giúp mọi người hiểu rõ vai trò của mình.
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Với các phần mềm quản lý dự án như 1Office, WBS tích hợp công nghệ giúp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc.

 

Ví dụ thực tế: Công ty phần mềm ABC tại Việt Nam đã giảm 30% thời gian triển khai dự án và tăng 25% độ hài lòng của khách hàng sau khi áp dụng WBS vào quy trình quản lý dự án của họ từ năm 2024.

Cấu trúc phân chia công việc WBS có những loại nào?

WBS không có một “khuôn mẫu” cố định mà được thiết kế linh hoạt tùy theo loại dự án. Tùy thuộc vào tính chất và mục tiêu của dự án, WBS có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau:

WBS theo giai đoạn (Phase-based WBS)

Phương pháp này phân chia dự án theo các giai đoạn thời gian, ví dụ: Lập kế hoạch → Thiết kế → Thực hiện → Kiểm thử → Triển khai.

Phù hợp với: Các dự án có trình tự thời gian rõ ràng, như xây dựng hay phát triển phần mềm theo quy trình Waterfall.

WBS theo thành phẩm (Deliverable-based WBS)

Phương pháp này tập trung vào các sản phẩm cụ thể cần tạo ra, sau đó chia nhỏ thành các công việc để đạt được thành phẩm đó.

Phù hợp với: Dự án phát triển sản phẩm, nơi kết quả cuối cùng là các thành phẩm cụ thể.

WBS theo chức năng (Functional WBS)

Phân chia dự án theo các lĩnh vực chức năng của tổ chức, như: Marketing, Kỹ thuật, Tài chính, Nhân sự.

Phù hợp với: Dự án liên quan đến nhiều phòng ban, bộ phận trong tổ chức.

Theo dữ liệu mới nhất, 65% doanh nghiệp tại Việt Nam ưa chuộng WBS theo thành phẩm vì giúp họ tập trung vào kết quả cụ thể.

Các thành phần cơ bản của WBS

Mỗi yếu tố trong WBS đều đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ trách nhiệm, dự toán chi phí, xây dựng lịch trình và giám sát tiến độ. Dưới đây là các thành phần cốt lõi của một WBS:

• Giai đoạn: Thể hiện các bước chính trong vòng đời dự án, mỗi giai đoạn bao gồm các hoạt động và nhiệm vụ liên kết với nhau để hoàn thành một phần của dự án.
• Nhiệm vụ chính: Là các hoạt động cụ thể thuộc từng giai đoạn, bao gồm những công việc riêng biệt cần thực hiện để triển khai dự án.
• Nhiệm vụ phụ: Các nhiệm vụ chính được chia nhỏ thành những nhiệm vụ chi tiết hơn, đảm bảo kế hoạch và thực thi được rõ ràng, chính xác.
• Sản phẩm bàn giao: Là những kết quả hữu hình hoặc vô hình được tạo ra sau khi hoàn thành các nhiệm vụ, có thể là tài liệu, sản phẩm hoặc các kết quả khác.
• Sản phẩm phụ: Là các kết quả nhỏ hơn, hỗ trợ hoàn thiện các sản phẩm bàn giao lớn hơn.
• Gói công việc: Là đơn vị công việc nhỏ nhất trong WBS, bao gồm các nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cùng với sản phẩm bàn giao được xác định rõ ràng.
• Sự phụ thuộc: Thể hiện mối liên hệ giữa các nhiệm vụ, giúp xác định thứ tự thực hiện, tức là nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước để bắt đầu nhiệm vụ khác.
• Ước tính: Bao gồm việc đánh giá nguồn lực, thời gian và chi phí cần thiết, hỗ trợ nhà quản lý lập ngân sách và lịch trình dự án một cách chính xác.
• Các mốc thời gian quan trọng: Là các điểm thời gian được sử dụng để ghi nhận việc hoàn thành các giai đoạn chính, các mục tiêu bàn giao hoặc các cột mốc quan trọng của dự án.

Các hình thức thể hiện cấu trúc phân chia công việc WBS

WBS có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo nhu cầu và công cụ sử dụng:

1. Biểu đồ cây (Tree Diagram)

Đây là hình thức phổ biến nhất, thể hiện WBS dưới dạng sơ đồ cây, với dự án ở cấp cao nhất và các công việc được phân nhánh xuống dưới.

2. Danh sách thụt cấp (Indented List)

WBS được thể hiện dưới dạng danh sách văn bản, với các cấp độ được thụt vào để thể hiện mối quan hệ cha-con.

3. Biểu đồ tổ chức (Organizational Chart)

Tương tự như biểu đồ cây nhưng thường được thiết kế với các hộp và đường kết nối, giống như sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.

6 Bước quy trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS

Để xây dựng một WBS hiệu quả, bạn nên tuân theo quy trình 6 bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án

Trước khi bắt đầu xây dựng WBS, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và các thành phẩm chính của dự án. Đây là nền tảng cho việc phân chia công việc sau này.

Bước 2: Chia nhỏ các hạng mục lớn (cấp độ 2)

Phân chia dự án thành các giai đoạn chính hoặc các nhóm công việc lớn. Đây chính là các nhánh chính của WBS.

Ví dụ: Đối với dự án xây dựng website, các thành phần chính có thể là: Phân tích yêu cầu, Thiết kế, Phát triển, Kiểm thử, Triển khai, Bảo trì.

Bước 3: Phân rã hạng mục lớn thành các nhiệm vụ chi tiết

Chia nhỏ từng thành phần chính thành các công việc cụ thể hơn. Tiếp tục quá trình này cho đến khi đạt đến mức chi tiết phù hợp.

Ví dụ: “Thiết kế” có thể được chia thành: Thiết kế giao diện người dùng, Thiết kế cơ sở dữ liệu, Thiết kế kiến trúc hệ thống.

Bước 4: Xác định các gói công việc

Tiếp tục phân chia cho đến khi bạn đạt đến các gói công việc – những nhiệm vụ đủ nhỏ để có thể giao cho một người hoặc nhóm nhỏ thực hiện và theo dõi.

Bước 5: Gán mã định danh cho từng phần

Đặt mã số hoặc mã định danh cho mỗi phần trong WBS để dễ dàng tham chiếu và theo dõi.

Ví dụ: 1.0 Phân tích yêu cầu, 1.1 Phỏng vấn khách hàng, 1.2 Tạo tài liệu yêu cầu…

Bước 6: Kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện

Rà soát lại toàn bộ WBS để đảm bảo không bỏ sót công việc nào và các gói công việc đã đủ chi tiết để quản lý hiệu quả.

Pro tip: Hãy tham khảo ý kiến của các bên liên quan trong quá trình xây dựng WBS để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ phần việc quan trọng nào.

Nâng tầm chất lượng hiệu quả quản lý công việc với 1Office

Ngoài việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS, nhà quản lý có thể sử dụng phân hệ 1Work của 1Office để quản lý dự án và điều hành công việc một cách toàn diện và chính xác nhất. Đây là công cụ đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng các mô hình quản lý tiên tiến toàn cầu, được công nhận là sản phẩm “Make in Vietnam” bởi Bộ Thông tin và Truyền thông, giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán điều hành và quản lý dự án.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

 

Với 1Work, các nhà quản lý có thể tối ưu hóa thời gian, công sức và dễ dàng cập nhật tiến độ dự án theo từng nhóm, phòng ban, và cá nhân mọi lúc, mọi nơi. Tính năng nổi bật của 1Work:

• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: 1Work chia công việc thành nhiều cấp độ: nhóm công việc (tasklist), công việc (task), công việc con (subtask) và checklist. Nhà quản lý có thể phân chia nhiệm vụ theo nghiệp vụ phòng ban (như hạch toán, thống kê, báo cáo,…) hoặc theo từng thành viên. Giao diện Kanban với các cột như Đang chờ, Đang thực hiện, Đang đánh giá cho phép phân biệt rõ ràng công việc đã hoàn thành và còn tồn đọng. Tính năng tạo công việc lặp lại hỗ trợ quản lý nhiệm vụ định kỳ như chốt doanh thu hàng ngày hay bảng chấm công hàng tháng hiệu quả.
• Hỗ trợ cộng tác: 1Work tích hợp công cụ chat nhóm, giúp các thành viên trao đổi và phối hợp nhịp nhàng, tương tự như quản lý dự án.
• Báo cáo hiệu suất: 1Work cung cấp chỉ số báo cáo hiệu suất, với tính năng “Nhân viên của tôi” cho phép quản lý cấp trung theo dõi chi tiết hiệu quả làm việc của nhóm mà không cần truy cập toàn bộ dữ liệu tổ chức.
• Tích hợp linh hoạt: Với hệ thống API mở và nền tảng đám mây đạt chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013, 1Work dễ dàng kết nối với các công cụ khác. Khi kết hợp cùng quản lý quy trình và chữ ký số, 1Work giúp doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng điện tử “không giấy tờ” tinh gọn, hiện đại.

————————————

WBS là công cụ không thể thiếu trong quản lý dự án hiện đại. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý, WBS giúp bạn kiểm soát mọi khía cạnh của dự án, từ phạm vi, thời gian, chi phí đến chất lượng. Hy vọng thông qua bài viết này, quý nhà quản trị đã hiểu được wbs là gì, vai trò, ý nghĩa và cách xây dựng một wbs đạt chuẩn cho phòng ban, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!