4 bước quy trình sa thải nhân viên đúng luật tránh sai phạm

Sa thải nhân viên là một quyết định nhạy cảm, có thể ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp nếu không được thực hiện đúng luật. Một quy trình sa thải nhân viên bài bản sẽ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách. Bài viết này của 1Office sẽ hướng dẫn bạn quy trình sa thải đúng luật gồm 4 bước, các giấy tờ cần thiết và những rủi ro thường gặp để doanh nghiệp phòng tránh.

1. Quy trình 4 bước sa thải nhân viên tránh rủi ro pháp lý

Để đảm bảo được quy trình sa thải nhân viên đúng theo pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân theo khoản 1 Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, với quy trình xử lý như sau:

Bước 1: Ghi nhận vi phạm, lập và gửi biên bản

Ghi nhận vi phạm của người lao động

Trước khi tiến hành xử lý vi phạm, người sử dụng lao động phải thu thập đủ bằng chứng, cũng như thông báo kỷ luật cho bên vi phạm. Thông thường sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• Tại thời điểm xảy ra vi phạm: Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức mà người lao động là nhân viên (trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì thông báo cho người đại diện theo pháp luật).
• Sau thời điểm xảy ra vi phạm: Người sử dụng lao động thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Thông báo, tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Về tổ chức buổi họp: Người sử dụng lao động thực hiện tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động. Người bị kỷ luật phải được thông báo thời gian diễn ra cuộc họp ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp. 

Trong ngày diễn ra buổi họp:

• Trước khi buổi họp diễn ra, nếu có thanh phần tham dự nào báo trước không thể tham gia buổi họp, người lao động và người sử dụng lao động cần thỏa thuận thay đổi thời gian và địa điểm họp.
• Khi đến giờ họp, nếu có thành phần tham dự vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động bình thường.

Về nội dung buổi họp:

• Người tổ chức cuộc họp cần nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật, hành vi vi phạm cụ thể đến những người tham dự buổi họp.
• Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp, có chữ ký của người tham dự cuộc họp. Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) của người đó vào nội dung biên bản.

Bước 3: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật sa thải

Trong thời hiệu được quy định, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần tham dự buổi họp kỷ luật lao động. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

• Thời hiệu quy định là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
• Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.
• Trường hợp người lao động sau khi hết thời gian nghỉ ốm, thai sản hay bị tạm giam mà thời hiệu xử lý kỉ luật còn lại không đủ 60 ngày, người sử dụng lao động được phép kéo dài thời hiệu thêm 60 ngày.

Bước 4: Tất toán tiền lương cho nhân viên bị sa thải

Căn cứ vào Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản tiền liên quan đến quyền lời của mỗi bên (gồm cả trợ cấp người lao động và bồi thường cho công ty) phải được thanh toán đầy đủ trong vòng 14 ngày làm việc.

Tất toán tiền lương cho lao động bị sa thải

Đối với những trường hợp đặc biệt dưới đây, thời gian thanh toán có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày:

• Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
• Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
• Thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm xảy ra trong quá trình tất toán tiền lương.

2. Những giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để sa thải nhân viên đúng luật

Để đảm bảo quy trình chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra suôn sẻ và minh bạch, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ và cẩn thận tất cả các tài liệu liên quan. Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết không chỉ bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động, mà còn giảm thiểu đáng kể nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình xử lý kỷ luật.

Các loại tài liệu quan trọng thường được yêu cầu trong trường hợp này bao gồm:

• Biên bản vi phạm ghi đầy đủ bằng chứng dẫn đến kỷ luật sa thải người lao động.
• Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỉ luật người lao động.
• Biên bản cuộc họp xử lý kỉ luật sa thải.
• Quyết định sa thải nhân viên.
• Hợp đồng lao động của người bị sa thải.
• Nội quy cơ sở lao động.
• Sổ bảo hiểm xã hội.
• Bộ hồ sơ yêu cầu bồi thường, gồm văn bản yêu cầu bồi thường, văn bản làm căn cứ yêu cầu bồi thường, giấy tờ chứng minh nhân thân của người bị thiệt hại, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến việc yêu cầu bồi thường (nếu có).

3. Rủi ro pháp lý tiềm ẩn và cách phòng tránh cho doanh nghiệp

3.1. Những sai lầm dễ mắc khiến doanh nghiệp sa thải sai luật mà không hay biết

Trong quá trình thực hiện sa thải, các doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi cơ bản nhưng có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng trong thực tế:

• Không thu thập đủ bằng chứng:  Điều này có thể làm cơ sở để người vi phạm từ chối hoặc tố ngược lại quyết định xử lý kỉ luật. Vì vậy, phía doanh nghiệp cần hết sức lưu tâm về việc thu thập đủ bằng chứng vi phạm, đặc biệt là khi sai phạm đã xảy ra trước thời điểm bị phát giác.
• Không cân nhắc kỹ đối tượng bị sa thải: Đôi lúc người sử dụng lao động đi đến quyết định sa thải quá đường đột, chưa xem xét kỹ mức độ vi phạm có dẫn đến hình phạt bị đuổi việc hay không. Việc này không chỉ tổn thất đến uy tín của tổ chức, mà nặng hơn nữa, người lao động có thể khởi kiện người sử dụng lao động (dựa vào Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
• Không thông báo đúng thời gian và hình thức: Pháp luật quy định rõ về thời gian và hình thức thông báo liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động, bao gồm cả việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật. Bỏ qua hoặc thực hiện sai lệch các yêu cầu này sẽ làm mất đi tính hợp lệ của quy trình.

3.2. Hệ lụy pháp lý khi sa thải trái luật

Khi quyết định sa thải được xét là trái pháp luật, doanh nghiệp phải đối mặt với những hệ lụy như:

• Phải nhận người lao động trở lại làm việc theo Hợp đồng lao động đã giao kết. Điều này không chỉ gây xáo trộn nghiêm trọng trong cơ cấu nhân sự, mà còn có thể tạo tiền lệ xấu, làm suy yếu kỷ luật nội bộ và gây khó khăn trong việc quản lý.
• Bồi thường thiệt hại, thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc.
• Trả thêm cho người lao động một khoản tiền bằng 02 tháng tiền lương theo Hợp đồng lao động.
• Độ uy tín của tổ chức chắc chắn bị ảnh hưởng tiêu cực. Vi phạm pháp luật lao động sẽ trở thành vết nhơ trong hồ sơ công ty, ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân tài, mất niềm tin từ đối tác, khách hàng, và công chúng.

3.3. Phòng ngừa rủi ro pháp lý trong xử lý kỷ luật lao động

Để giảm tối đa rủi ro khi thực hiện quy trình sa thải, doanh nghiệp cần chú trọng:

• Cân nhắc thật kỹ các yếu tố trước khi tiến hành sa thải nhân viên: Doanh nghiệp cần đánh giá lại một cách khách quan hành vi vi phạm có thực sự nghiêm trọng đến mức phải sa thải hay không? Đã đủ bằng chứng vị phạm chưa? Người lao động đã được tạo cơ hội để cải thiện hay chưa?
• Chuẩn bị đủ bằng chứng vi phạm
• Thực hiện nghiêm túc từng bước của quy trình sa thải nhân viên.
• Chuẩn hóa Nội quy lao động: Đảm bảo Nội quy lao động được xây dựng rõ ràng, chi tiết, hợp pháp, dễ hiểu.
• Đào tạo cho người có thẩm quyền sa thải: Đảm bảo những người có trách nhiệm (HR, trưởng bộ phận…) nắm vững các quy định của pháp luật lao động về xử lý kỷ luật và quy trình thực hiện đúng các bước.

Cân nhắc kĩ các yếu tố trước khi tiến hành sa thải nhân viên

Dù đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quy trình sa thải nhân sự vẫn tiềm ẩn những rủi ro nếu doanh nghiệp thiếu công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự và lưu trữ dữ liệu. Trong bối cảnh người lao động ngày càng nhạy cảm về quyền lợi của mình, việc chuẩn hóa và số hóa quy trình không chỉ là công cụ phòng vệ, mà còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp.

Đó là lý do 1Office ở đây, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong công cuộc xây dựng quy trình nhân sự và quản lý nhân sự hiệu quả. Cùng với nền tảng Lowcode và AI, chúng tôi giúp doanh nghiệp tự xây dựng, chuẩn hóa và áp dụng quy trình xử lý kỷ luật một cách bài bản ngay trên hệ thống.

1Office giúp doanh nghiệp kiểm soát nhân sự dễ dàng

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

 

1Office đồng hành cùng doanh nghiệp “tạo ra” một hệ thống quản trị nhân sự hiện đại – nơi mọi hoạt động từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá năng lực đều được kết nối, tự động hóa và tối ưu:

• Lưu trữ toàn bộ tài liệu xử lý: Biên bản vi phạm, thư mời họp, quyết định sa thải và biên bản bàn giao đều được lưu trên hệ thống, dễ dàng truy xuất khi có tranh chấp.
• Quản lý hồ sơ nhân viên tập trung: Mọi thông tin về nhân sự được lưu trữ đầy đủ, bao gồm cả lịch sử làm việc, các lần đánh giá, và đặc biệt là lịch sử các lần nhắc nhở/kỷ luật.
• Quy trình xử lý số hóa tự tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể tự thiết kế, vận hành và điều chỉnh linh hoạt toàn bộ quy trình nhân sự (từ onboarding, đánh giá KPI đến điều chỉnh lương thưởng…) chỉ với vài thao tác kéo-thả, nhờ nền tảng Lowcode kết hợp AI đưa ra gợi ý tối ưu.
• Theo dõi hành vi & hiệu suất nhân viên tự động: 1Office tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu từ hệ thống chấm công, KPI, công việc… để cập nhật tiến độ công việc, đo lường hiệu suất và tạo nền tảng để đánh giá minh bạch – thay vì dựa vào cảm tính của quản lý.
• Phân quyền truy cập rõ ràng: Hệ thống phân quyền theo vai trò giúp đảm bảo chỉ những người có trách nhiệm được phép xem, chỉnh sửa hoặc duyệt các quyết định liên quan đến nhân sự, tăng cường bảo mật và giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ.
• Liên kết với KPI/OKR nhân viên để đánh giá định kì.

---

Hy vọng những thông tin trong bài viết của 1Office đã giúp bạn hiểu rõ quy trình sa thải nhân viên đúng luật, từ đó chủ động xây dựng hệ thống xử lý kỷ luật minh bạch, chặt chẽ. Và để mọi bước đi đều nhất quán, an toàn, các nền tảng như 1Office sẽ là công cụ đồng hành giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.