Mẫu Quyết Định Nghỉ Hưu 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết & Thủ Tục Mới Nhất

I. Giới thiệu chung về mẫu quyết định nghỉ hưu

1. Mẫu quyết định nghỉ hưu là gì? Vai trò & ý nghĩa pháp lý

Mẫu quyết định nghỉ hưu là văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền ban hành để xác nhận thời điểm một cán bộ, công chức, viên chức hoặc người lao động chính thức chấm dứt quan hệ công tác (hoặc hợp đồng lao động) và bắt đầu hưởng chế độ hưu trí theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội. Văn bản này là căn cứ bắt buộc để cơ quan BHXH giải quyết lương hưu, cấp sổ và chế độ liên quan.

Tính pháp lý quan trọng:

• Là chứng cứ xác định thời điểm chấm dứt công tác để cơ quan BHXH tính hưởng lương hưu.
• Nếu sai sót (nhầm họ tên, ngày, số BHXH), có thể gây chậm trễ chi trả, hoặc sai mức hưởng — vì vậy nội dung cần chính xác tuyệt đối.
  

  

2. Phân biệt: Quyết định nghỉ hưu & Thông báo nghỉ hưu

Hai văn bản này khác nhau cả về mục đích lẫn giá trị pháp lý:

• Thông báo nghỉ hưu: Văn bản mang tính nội bộ, thường dùng để thông báo sớm cho người lao động, phòng ban liên quan về kế hoạch nghỉ hưu (thời gian, bàn giao công việc). Không phải là chứng từ bắt buộc khi làm hồ sơ BHXH (nhưng rất cần cho công tác tổ chức, nhân sự).
• Quyết định nghỉ hưu: Văn bản chính thức, có chữ ký và con dấu (hoặc chữ ký số) của người có thẩm quyền; là văn bản pháp lý để BHXH và các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ.
  

3. Ai có thẩm quyền ban hành?

• Doanh nghiệp, công ty (khối tư nhân): Người đại diện theo pháp luật hoặc Giám đốc / Tổng Giám đốc ký quyết định.
• Cơ quan nhà nước: Người đứng đầu đơn vị (Chủ tịch, Giám đốc, Bộ trưởng tùy cấp); với cán bộ, công chức, viên chức còn có mẫu, quy trình theo quy định của Bộ Nội vụ và các nghị định ngành.

II. Các mẫu Quyết định nghỉ hưu chuẩn và mới nhất (2026)

Mẫu Quyết định nghỉ hưu dành cho người lao động (khối doanh nghiệp/tư nhân)

Mẫu Quyết định nghỉ hưu dành cho người lao động trong khối doanh nghiệp/tư nhân được xây dựng theo đúng thể thức văn bản hành chính, đảm bảo đầy đủ các căn cứ pháp lý theo Bộ luật Lao động và Luật BHXH. 

Mẫu này giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn thiện thủ tục cho nhân sự đến tuổi nghỉ hưu, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, chuẩn xác khi nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. Văn bản được trình bày khoa học, rõ ràng và có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực.

Tải mẫu quyết định nghỉ hưu dành cho người lao động TẠI ĐÂY

Mẫu Quyết định nghỉ hưu dành cho cán bộ, công chức, viên chức (khối nhà nước)

Đây là mẫu được thiết kế chuyên biệt dành cho cán bộ, công chức, viên chức đang công tác trong các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp. Nội dung mẫu tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Cán bộ – Công chức, Luật Viên chức và các nghị định liên quan, đảm bảo thể thức chặt chẽ và đúng quy trình.

Mẫu quyết định này hỗ trợ các cơ quan, đơn vị ban hành văn bản nghỉ hưu một cách chuẩn mực, rõ ràng và thống nhất theo hệ thống quản lý nhà nước.

Tải Mẫu Quyết định nghỉ hưu dành cho cán bộ, công chức, viên chức (khối nhà nước) TẠI ĐÂY

Mẫu Quyết định nghỉ hưu trước tuổi (do tinh giản biên chế, sức khỏe suy giảm…)

Mẫu Quyết định nghỉ hưu trước tuổi áp dụng trong các trường hợp đặc biệt như tinh giản biên chế, suy giảm khả năng lao động hoặc có kết luận của Hội đồng giám định y khoa. 

Văn bản được thiết kế dựa trên các quy định tại Nghị định 108/2014/NĐ-CP, Nghị định 143/2020/NĐ-CP và Luật BHXH, giúp đảm bảo việc xét nghỉ hưu trước tuổi được thực hiện đúng quy định, đầy đủ căn cứ pháp lý và tránh sai sót khi làm hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Tải Mẫu Quyết định nghỉ hưu trước tuổi (do tinh giản biên chế, sức khỏe suy giảm…) TẠI ĐÂY

III. Quy định pháp luật về tuổi & điều kiện nghỉ hưu — cập nhật 2026

Đây là phần quan trọng nhất về pháp lý — tất cả số liệu tuổi, lộ trình phải đối chiếu với Nghị định 135/2020/NĐ-CP và bảng tra cứu tuổi nghỉ hưu được công bố trên cổng chính phủ/chuyên trang pháp luật.

1. Tuổi nghỉ hưu theo quy định hiện hành (Bộ luật Lao động 2019 & Nghị định 135/2020/NĐ-CP)

Nghị định 135/2020 quy định từ 2021 bắt đầu lộ trình tăng tuổi nghỉ hưu: với lao động bình thường, tuổi nghỉ hưu sẽ tăng dần theo năm (nam tăng 3 tháng/năm, nữ tăng 4 tháng/năm) cho đến mốc tối đa quy định. 

Bảng lộ trình chọn lọc (mốc 2021 → 2028/2035):

• 2021: Nam 60 tuổi 3 tháng; Nữ 55 tuổi 4 tháng.
• 2022: Nam 60 tuổi 6 tháng; Nữ 55 tuổi 8 tháng.
• 2023: Nam 60 tuổi 9 tháng; Nữ 56 tuổi 0 tháng.
• 2024: Nam 61 tuổi 0 tháng; Nữ 56 tuổi 4 tháng.
• 2025: Nam 61 tuổi 3 tháng; Nữ 56 tuổi 8 tháng.
• 2026: Nam 61 tuổi 6 tháng; Nữ 57 tuổi 0 tháng.
• 2027: Nam 61 tuổi 9 tháng; Nữ 57 tuổi 6 tháng.
• 2028: Nam 62 tuổi (mốc hoàn tất cho nam); Nữ sẽ tiếp tục tăng tới 60 tuổi vào năm 2035 theo lộ trình.
  

Thời gian đóng BHXH tối thiểu:

• Để hưởng lương hưu theo chế độ quy định, người lao động cần đủ 20 năm đóng BHXH (Luật BHXH 2014 và hướng dẫn). Nếu không đủ 20 năm, người lao động có thể lựa chọn đóng tiếp hoặc rút 1 lần (theo quy định về hưởng 1 lần) — nhưng rút 1 lần thì không được hưởng lương hưu hàng tháng.

>> Xem thêm: Mẫu giấy uỷ quyền mới nhất 2026 cho doanh nghiệp

>> Xem thêm: Mẫu quyết định nghỉ việc mới nhất 2026 [Chuyên nghiệp, dễ dùng]

2. Các trường hợp được nghỉ hưu sớm hơn tuổi quy định

Nghị định và các văn bản hướng dẫn liệt kê trường hợp được nghỉ trước tuổi (sớm hơn tối đa 05 tuổi) hoặc nghỉ sớm không bị trừ, tùy trường hợp:

• Lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: nếu thuộc danh mục và đủ thời gian làm nghề (thường ≥15 năm trong nghề nặng nhọc), có thể nghỉ sớm hơn tuổi chuẩn.
  
• Làm việc ở vùng đặc biệt khó khăn: một số khu vực có chính sách nghỉ sớm. 
• Suy giảm khả năng lao động: khi bị suy giảm tỷ lệ lao động ở mức luật quy định (ví dụ ≥61%), có thể làm thủ tục nghỉ hưu theo quy định và hưởng chế độ tương ứng.
  
• Tinh giản biên chế (khối nhà nước): theo Nghị định 108/2014 và sửa đổi 143/2020, cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện tinh giản nếu đủ điều kiện về năm đóng BHXH sẽ được nghỉ hưu trước tuổi và hưởng chế độ trợ cấp theo quy định.

3. Các trường hợp nghỉ hưu muộn hơn tuổi quy định (nghỉ hưu kéo dài)

Nghỉ hưu muộn hơn tuổi quy định (kéo dài thời gian công tác) là chính sách cho phép người lao động tiếp tục làm việc sau khi đã đến tuổi nghỉ hưu theo lộ trình tại Nghị định 135/2020/NĐ-CP. Chính sách này áp dụng trong các trường hợp đặc biệt, dựa trên nhu cầu của đơn vị và sự đồng thuận của người lao động.

Trường hợp được áp dụng nghỉ hưu muộn

• Người lao động có trình độ chuyên môn cao, giữ vai trò quan trọng trong đơn vị.
• Cán bộ, công chức, viên chức đang giữ vị trí then chốt, khó bố trí người thay thế ngay.
• Người lao động vẫn có đủ sức khỏe theo kết luận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
• Đơn vị có nhu cầu kéo dài thời gian công tác để đảm bảo tính ổn định và liên tục của hoạt động chuyên môn.

Điều kiện cần đáp ứng

• Phải có thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Không thuộc ngành nghề hoặc chức danh bắt buộc nghỉ đúng tuổi theo quy định.
• Thời gian kéo dài tối đa theo từng nhóm nghề, theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
• Có đánh giá năng lực, sức khỏe và nhu cầu vị trí việc làm.
  

IV. Trình tự, thủ tục giải quyết nghỉ hưu và ban hành Quyết định nghỉ hưu

Để tránh chậm trễ, doanh nghiệp/đơn vị cần tuân thủ quy trình bài bản. Dưới đây là checklist chi tiết & thời gian tham khảo.

1. Quy trình tổng thể (từ phía đơn vị sử dụng lao động / cơ quan quản lý)

Bước 1 — Rà soát & thông báo

• Xác định đối tượng: rà soát danh sách người sắp đủ tuổi nghỉ hưu theo bảng lộ trình.
• Kiểm tra sổ BHXH: đảm bảo dữ liệu (số sổ, năm đóng, mức lương đóng BHXH) chính xác.
• Thông báo nội bộ: phát hành Thông báo nghỉ hưu đến NLĐ, phòng ban, kế toán để chuẩn bị hồ sơ.
  

Bước 2 — Ban hành Quyết định nghỉ hưu 

• Soạn thảo quyết định theo mẫu (xem phần II) — ký & đóng dấu.
• Gửi bản chính cho NLĐ, lưu file vào hồ sơ nhân sự.
• Lưu ý: nếu có chỉnh sửa (ví dụ: sai sót), ban hành Quyết định điều chỉnh (Quyết định sửa đổi bổ sung).
  

Bước 3 — Hoàn thiện hồ sơ hưởng chế độ BHXH

• Hồ sơ chuẩn gồm: Sổ BHXH gốc, Quyết định nghỉ hưu (bản chính), CMND/CCCD/Hộ chiếu, Đơn đề nghị hưởng lương hưu (Mẫu 14-HSB hoặc biểu mẫu do BHXH cung cấp), bản sao giấy tờ liên quan (công chứng nếu yêu cầu).
• Kèm theo: bản sao quyết định tinh giản/giấy giám định y khoa nếu nghỉ trước tuổi.
  

Bước 4 — Nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH

• Nộp trực tiếp hoặc nộp qua cổng dịch vụ công (nếu doanh nghiệp được tích hợp).
• Nơi nộp: BHXH tỉnh/thành phố hoặc BHXH quận/huyện nơi đóng BHXH.
  

Bước 5 — Giải quyết chế độ BHXH

• BHXH xem xét, đối chiếu, chốt sổ và ra quyết định hưởng lương hưu; thường từ 7–30 ngày làm việc tùy khối lượng và hồ sơ đầy đủ. Nếu bổ sung giấy tờ, thời gian có thể kéo dài.
• Lưu ý: khi có sai sót, BHXH sẽ yêu cầu sửa chữa, doanh nghiệp/nhân viên cần phối hợp nhanh để không chậm hưởng chế độ.
  

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để hưởng chế độ hưu trí (chi tiết)

Hồ sơ chuẩn (dành cho người lao động) cần chuẩn bị để hưởng chế độ hưu trí bao gồm: 

• Sổ BHXH gốc.
• Quyết định nghỉ hưu (bản chính có dấu/ chữ ký hợp lệ).
• Đơn đề nghị hưởng lương hưu (mẫu do BHXH; tại nơi nộp sẽ cung cấp nếu cần).
• CMND/CCCD/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực hoặc mang bản chính để đối chiếu).
• Giấy tờ chứng minh đóng BHXH ở nơi khác (nếu có gộp).
• Giấy tờ chứng minh hưởng trợ cấp (nếu có): quyết định tinh giản, giấy giám định y khoa, văn bản công nhận thương tật…
  

Yêu cầu về bản sao & công chứng:

• Một số giấy tờ cần bản sao có chứng thực theo yêu cầu BHXH (mỗi tỉnh có hướng dẫn cụ thể).
• Nếu nộp trực tiếp, BHXH thường đối chiếu bản chính; nếu nộp bản sao, yêu cầu chứng thực.

V. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ) 

1. Quyết định nghỉ hưu có cần dấu đỏ không?

Có. Đối với quyết định nộp cho cơ quan BHXH, cần có chữ ký hợp lệ và con dấu (bản in) hoặc chữ ký số hợp pháp theo quy định. Thiếu dấu sẽ làm hồ sơ không hợp lệ. (Đặc biệt với khối Nhà nước/đơn vị công lập, con dấu là bắt buộc).

2. Người lao động có được nghỉ hưu nếu chưa đủ năm đóng BHXH không?

Về mặt chấm dứt công tác: Có thể nghỉ (theo thỏa thuận hoặc lý do cá nhân), nhưng không được hưởng lương hưu hàng tháng nếu chưa đủ điều kiện đóng BHXH (20 năm) — trừ trường hợp đặc biệt được quy định khác. Người lao động có thể đóng tiếp BHXH tự nguyện để đủ điều kiện hưởng lương hưu sau này.

3. Sai sót trong Quyết định nghỉ hưu phải làm gì?

Phát hiện trước khi nộp BHXH: Ban hành Quyết định điều chỉnh/ sữa đổi (ghi rõ lý do sửa và có chữ ký, dấu).
Phát hiện sau khi BHXH đã xử lý: Cần phối hợp với BHXH để làm thủ tục điều chỉnh, bổ sung hồ sơ; tùy lỗi có thể cần văn bản giải trình, biên bản sửa sai. Quan trọng: không nên dùng một văn bản “chữa cháy” — phải có văn bản chính thức sửa đổi để tránh khiếu nại.

4. Quyết định nghỉ hưu có hiệu lực từ khi nào?

Quyết định có hiệu lực từ ngày ghi trong quyết định (nếu quyết định ghi ngày bắt đầu nghỉ). Nếu không ghi ngày hiệu lực khác, mặc định là ngày ký (nhưng thường đơn vị ghi ngày nghỉ hưu cụ thể). Ngày hiệu lực quyết định là ngày BHXH căn cứ để bắt đầu giải quyết hưởng lương hưu.