[1OFFICE] THÔNG BÁO ĐỊNH KỲ CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CẤP – THÁNG 07/2025
07/07/2025
32 lượt xem
Trần Liên
Kính gửi Quý khách hàng,
1Office trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ trong suốt thời gian qua. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, chúng tôi không ngừng nỗ lực trong việc nghiên cứu và phát triển các tính năng mới để đảm bảo rằng quý khách hàng luôn được phục vụ bằng sản phẩm tốt nhất.
Trong tháng 07/2025, chúng tôi nâng cấp các tính năng như sau:
1. Văn bản
1.1. Nâng cấp tác vụ phát hành văn bản
Mục đích:
Giúp người dùng chuyển tiếp toàn bộ file đính kèm, kể cả những file không phát hành, để người nhận có đầy đủ thông tin cần thiết.
Chi tiết thay đổi:
Tại popup tác vụ Phát hành, bổ sung tùy chọn checkbox “chuyển tiếp tất cả các file đính kèm”. Khi người dùng tick chọn checkbox, hệ thống sẽ gửi toàn bộ các file đính kèm (bao gồm cả file được phát hành và không phát hành) đến người nhận.
1.2. Nâng cấp tác vụ đóng mộc văn bản
Mục đích:
Thay đổi này giúp người dùng (văn thư) có thể lựa chọn nhanh các thông tin cần thiết ngay trong bước đóng mộc, không cần quay lại chỉnh sửa văn bản như trước.
Chi tiết thay đổi:
Tại popup tác vụ Đóng mộc văn bản đi/văn bản nội bộ, hệ thống bổ sung 3 trường dữ liệu: Sổ văn bản, Loại văn bản và Số vào sổ.
Lưu ý: Việc đóng mộc chỉ thành công khi bạn chọn đúng sổ văn bản mà bạn có quyền quản lý sổ.
1.3 Thêm trường “Mục đích” tại form tạo mới Văn bản đi/ Văn bản nội bộ
Mục đích:
Giúp văn thư dễ dàng nhận biết mục đích xử lý của văn bản (đóng mộc, phát hành hoặc cả hai), từ đó thực hiện đúng tác vụ cần thiết và tránh bỏ sót.
Chi tiết thay đổi:
– Tại form tạo mới văn bản đi / văn bản nội bộ không theo quy trình, hệ thống bổ sung trường “Mục đích”, với các giá trị lựa chọn:
- Đóng mộc
- Phát hành
- Đóng mộc và phát hành
Khi người dùng chọn một trong các mục đích này, hệ thống sẽ tự động xác định tác vụ xử lý tương ứng, chỉ hiển thị tác vụ phù hợp với mục đích đã chọn.
Ví dụ: Nếu chọn mục đích “Đóng mộc”, văn bản chỉ hiển thị tác vụ đóng mộc, không hiển thị tác vụ phát hành.
Trường hợp người dùng chọn checkbox “Văn bản đã xử lý, Chỉ để lưu“, văn bản sẽ không hiển thị bất kỳ tác vụ xử lý nào, chỉ lưu để theo dõi.
– Đồng thời, hệ thống cũng bổ sung 2 trường trạng thái riêng biệt, các trạng thái sẽ được cập nhật rõ ràng theo mục đích đã chọn:
- Trạng thái đóng mộc: chưa đóng mộc/ đã đóng mộc/ không cần đóng mộc
- Trạng thái phát hành: chưa phát hành/ đã phát hành/ không cần phát hành
Ví dụ: Nếu văn bản có mục đích là “Đóng mộc” nhưng chưa đóng mộc, trường Trạng thái đóng mộc sẽ hiển thị “Chưa đóng mộc”, còn Trạng thái phát hành sẽ hiển thị “Không cần phát hành”.
Lưu ý: Với các văn bản được tạo trước thời điểm nâng cấp, nếu hệ thống không xác định được mục đích, hai trường trạng thái Đóng mộc và Phát hành sẽ hiển thị là “Không xác định”.
1.4. Cài đặt cho phép người theo dõi được chuyển tiếp văn bản không theo quy trình
Mục đích:
Tăng tính linh hoạt trong xử lý văn bản, cho phép người dùng với vai trò người theo dõi có thể chuyển tiếp văn bản cho người khác.
Chi tiết thay đổi:
Tại Cài đặt Văn bản, bổ sung cài đặt Cho phép người tiếp nhận với vai trò theo dõi được chuyển tiếp văn bản.
2. Ký số
2.1. Hỗ trợ cho phép căn chỉnh nhiều vị trí ký cùng lúc theo hàng ngang hoặc hàng dọc
Mục đích:
Hỗ trợ người dùng dễ dàng căn chỉnh các vị trí ký theo chiều ngang hoặc dọc, giúp bố cục chữ ký đẹp, đều và chuyên nghiệp hơn trên hồ sơ.
Chi tiết thay đổi:
Tại giao diện cấu hình vị trí ký, hệ thống bổ sung công cụ căn chỉnh vị trí ký. Khi người dùng kéo thả các vị trí ký tùy ý, hệ thống sẽ hiển thị các đường căn chỉnh theo chiều ngang và dọc, giúp căn đều các vị trí với nhau.
3. Bổ sung biểu tượng “xem lịch sử” chạy của từng node trong công việc quy trình
Mục đích:
Hỗ trợ truy cập và theo dõi lịch sử các lần thực thi của từng node trong quy trình, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
Chi tiết thay đổi:
Tại công việc quy trình, bổ sung 1 biểu tượng xem lịch sử, biểu tượng này sẽ hiển thị trên node khi đồng thời đáp ứng 2 điều kiện sau:
- Áp dụng cho các node (công việc, hành động, hành động chuyển trạng thái, duyệt hành động, xác nhận…) đã từng được thực thi ít nhất một lần.
- Node hiện không nằm trong trạng thái hoạt động (hiển thị dưới dạng mờ).
Khi nhấn vào biểu tượng “Xem lịch sử” trên node, hệ thống sẽ hiển thị một popup, liệt kê toàn bộ các lần node đã được thực thi trong quá trình xử lý quy trình.
4. Phép
4.1. Bổ sung widget lịch sử sử dụng phép và nghỉ bù
Mục đích:
Giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý số ngày phép và số giờ nghỉ bù đã sử dụng một cách trực quan, thuận tiện.
Chi tiết thay đổi:
Tại 2 tab Thông tin phép và Thông tin nghỉ bù trong hồ sơ cá nhân, hệ thống bổ sung thêm widget “Lịch sử sử dụng” tương ứng, hiển thị chi tiết các lần sử dụng phép/nghỉ bù của người dùng.
4.2. Cho phép cài đặt thời hạn quỹ nghỉ bù được hết hạn vào các tháng của năm sau
Mục đích
Giúp người dùng thiết lập linh hoạt hơn về thời gian hiệu lực, phục vụ tốt cho các chính sách nhân sự có phạm vi áp dụng kéo dài qua nhiều năm.
Chi tiết thay đổi:
Tại cài đặt Nghỉ bù, bổ sung thêm các giá trị lựa chọn tương ứng với các tháng của năm sau tại trường Thời gian hết hạn nghỉ bù.
4.3. Cập nhật Cài đặt phép thâm niên
Mục đích:
Tăng tính linh hoạt cho người dùng trong việc thiết lập phép thâm niên dựa trên số năm làm việc
Chi tiết thay đổi:
Tại Cài đặt phép thâm niên, người dùng tùy chọn giữa hai hình thức cộng phép:
– Cộng đều theo năm: Sau một mốc thời gian cố định, mỗi năm nhân sự được cộng thêm số ngày phép như nhau
=> Người dùng chỉ cần điền dòng đầu tiên : “Sau … năm thâm niên, mỗi năm hưởng … ngày phép“
– Cộng phép theo kiểu lũy tiến: Sau mỗi chu kỳ thâm niên, số ngày phép được cộng thêm sẽ tăng dần theo từng chu kỳ
=> Ngoài dòng cấu hình đầu tiên, người dùng điền tiếp dòng tiếp theo: “Sau … năm tiếp theo, mỗi năm hưởng thêm … ngày phép”
Ví dụ minh họa như sau:
Nhân sự bắt đầu làm việc vào ngày 01/09/2009.
Trường hợp 1: Nhân sự muốn cài đặt cộng 1 phép sau mỗi 5 năm thâm niên (Cộng đều theo năm)
Các mốc cộng phép:
+1 phép thâm niên đầu tiên 01/09/2014
+1 phép thâm niên vào 01/01/2015
+1 phép thâm niên vào 01/01/2016
……………
+1 phép thâm niên vào 01/01/2025
⇒ Người dùng chỉ cần nhập dòng đầu tiên: “Sau 5 năm thâm niên, mỗi năm hưởng 1 phép”.
Trường hợp 2: Nhân sự muốn cài đặt số ngày phép tăng theo chu kỳ 5 năm (Cộng phép theo kiểu lũy tiến)
Các mốc cộng phép:
+1 phép thâm niên đầu tiên 01/09/2014
+1 phép thâm niên vào 01/01/2015
……………
+1 phép thâm niên vào 01/01/2019
+1 phép thâm niên vào 01/09/2019 (tròn 5 năm)
+2 phép thâm niên vào 01/01/2020
+2 phép thâm niên vào 01/01/2021
……………
+2 phép thâm niên vào 01/01/2024
+1 phép thâm niên vào 01/09/2024 (tròn 5 năm)
+3 phép vào 01/01/2025
+3 phép vào 01/01/2026
……………
⇒ Ngoài dòng đầu tiên, người dùng cần nhập thêm dòng tiếp theo: “Sau 5 năm tiếp theo, mỗi năm hưởng thêm 1 phép”
5. Khách hàng
5.1. Bổ sung thêm lựa chọn “import thông tin người liên hệ”
Mục đích:
Cho phép người dùng dễ dàng import thông tin người liên hệ, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu đồng bộ.
Chi tiết thay đổi:
Tại tác vụ import của đối tượng Liên hệ, bổ sung lựa chọn “Import thông tin người liên hệ”. Tại form Import “Thông tin người liên hệ”, người dùng có thể lựa chọn 1 trong 2 dạng:
- Giữ lại dữ liệu cũ và thêm mới dữ liệu mới
- Xoá toàn bộ dữ liệu cũ và thay thế bằng dữ liệu mới
Lưu ý: Đối với trường “Danh xưng”, chỉ áp dụng với liên hệ loại Cá nhân. Nếu liên hệ là Tổ chức, cột “Danh xưng” có thể để trống hoặc nếu có nhập cũng sẽ không được ghi nhận vào hệ thống.
6. Tách riêng các từ khóa liên quan đến thông tin tài khoản nhà cung cấp tại biểu mẫu phiếu chi
Mục đích:
Giúp hiển thị rõ ràng và đầy đủ thông tin Tên nhà cung cấp, Số tài khoản NCC, và Ngân hàng nhận của NCC khi xuất biểu mẫu Phiếu chi, phục vụ cho việc kiểm tra, đối soát và kế toán chứng từ chính xác hơn.
Chi tiết thay đổi:
Tại danh sách từ khóa biểu mẫu phiếu chi, hệ thống đã bổ sung thêm 3 từ khóa liên quan đến thông tin tài khoản nhà cung cấp bao gồm: người nhận tiền, số tài khoản nhận tiền, ngân hàng nhận tiền.
7. Bổ sung tính năng ràng buộc công việc trong dự án
Mục đích:
Quản lý mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trong một dự án, đảm bảo tiến trình thực hiện công việc tuân thủ logic thời gian, trạng thái và điều kiện ràng buộc đã được thiết lập.
Chi tiết thay đổi:
Hệ thống hỗ trợ 4 loại ràng buộc giữa hai công việc:
- Kết thúc → Bắt đầu
- Kết thúc → Kết thúc
- Bắt đầu → Bắt đầu
- Bắt đầu → Kết thúc
Khi thiết lập ràng buộc giữa các công việc, người dùng sẽ không thể chuyển trạng thái công việc kế tiếp nếu điều kiện ràng buộc chưa được thỏa mãn.
Tuy nhiên, tại cài đặt ràng buộc, nếu người dùng chọn trường “Bắt buộc” với giá trị là Không, hệ thống sẽ cho phép chuyển trạng thái công việc ngay cả khi điều kiện ràng buộc chưa xảy ra.
Hướng dẫn truy cập cài đặt ràng buộc công việc:
- Bước 1: Truy cập module Dự án >> Chọn dự án bất kỳ >> Click tab Công việc → Chọn kiểu hiển thị dạng Gantt
- Bước 2: Kết nối 2 công việc bất kỳ bằng đường nối.
- Bước 3: Click vào đường nối để mở cài đặt cấu hình ràng buộc
8. Cho phép tìm kiếm phòng ban theo tên viết tắt
Mục đích:
Hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh chóng tên phòng ban.
Chi tiết thay đổi:
Trong Cài đặt hệ thống > Cài đặt Phòng ban, bổ sung trường nhập Mã viết tắt.
Ví dụ: Phòng Chiến lược Kinh doanh → Nhập mã (tên viết tắt): CLKD
Tại module Công việc, ở các trường người thực hiện, người giao việc, người theo dõi,… , người dùng nhấp chọn icon Phòng ban và nhập mã viết tắt để lọc nhanh.
Chúng tôi hy vọng các nâng cấp mới này sẽ mang lại cho quý khách hàng những trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng phần mềm 1Office. Nếu quý khách hàng có bất kỳ ý kiến, góp ý hay thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh:
- Hotline CSKH: 1900 3313
- Email: support@1office.vn
- Live chat trên phần mềm Ticket
- Chatbot ONE
Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã luôn tin tưởng và ủng hộ dịch vụ của chúng tôi.
Trân trọng,
Khối Phát triển sản phẩm 1Office.
