Bí quyết quản lý dự án và giám sát chi tiết chỉ bằng chiếc smartphone!
Cuộc đua trong thời đại số chưa bao giờ hạ nhiệt đối với các doanh nghiệp đang phát triển khi yêu cầu về sự tiện lợi, nhanh chóng trong công tác quản lý và giám sát dự án ngày càng tăng cao. Câu hỏi được đặt ra và trở thành tiền đề cho những cuộc tranh cãi, thảo luận giữa các nhà quản trị doanh nghiệp rằng liệu người ta có thể trực tiếp quản lý theo dõi tiến độ của dự án chỉ với một chiếc điện thoại thông minh hay không? Để tìm hiểu và trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về vấn đề này nhé.
Mục lục
Những khó khăn trong công tác quản lý, giám sát dự án
Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù là ở giai đoạn khởi điểm hay đang phát triển vững mạnh đều cũng sẽ gặp những vấn đề khó khăn giống nhau trong công tác quản trị.
Bởi lẽ từ trước đến nay, đối với mỗi dự án được thực hiện đều phải cần có một người quản lý trực tiếp và người này sẽ là người chịu trách nhiệm báo cáo với cấp trên để kịp thời tìm ra phương pháp giải quyết nếu dự án đó gặp phải bất kỳ vấn đề gì.
Quản lý dự án truyền thống gắn liền với máy tính, bàn làm việc
Việc giám sát trực tiếp như vậy tạo ra không ít phiền toái cho người phụ trách vì độ bất tiện và khó khăn ví dụ như không thể giám sát liên tục, công trình ngắt quãng mà không biết nguyên nhân từ đâu, báo cáo không chi tiết bị sếp khiển trách, đường xá xa xôi, tốn nhiều thời gian công sức nhưng không mang lại hiệu quả công việc như mong đợi.
Đối với phương pháp quản lý truyền thống thì những nhân viên hay cấp trên tham gia vào dự án đó đều bị giới hạn nhiệm vụ, không thể tự thay đổi, cập nhật, hay sửa chữa, đóng góp ý kiến nếu cần thiết.
Chính vì lẽ đó, nếu có một khâu của dự án được xử lý hoặc thực hiện chưa tốt thì cả quy trình có thể sẽ bị ngưng trệ cho đến khi tìm ra nguyên nhân của vấn đề.
Nguyên nhân cản trở công tác quản lý, giám sát dự án
Hiện tại có rất nhiều nguyên nhân làm cản trở công tác quản lý, giám sát dự án và sau đây là một số lý do nổi bật nhất.
Vấn đề phân chia công việc không rõ ràng
- Người thì ôm đồm quá nhiều việc, người thì không có việc để làm. Điều này dẫn đến việc các nhân viên hay đùn đẩy trách nhiệm, đổ việc cho nhau.
Để dự án vận hành trôi chảy, cần có sự tương tác kết nối giữa mọi thành viên
- Giữa các phòng ban bộ phận không có sự kết nối, tương tác chặt chẽ khiến xảy ra nhiều mâu thuẫn trong việc thảo luận, nêu ý kiến hoặc làm xáo trộn quy trình. Có những trường hợp các bộ phận không biết chút gì về nội dung công việc khi được bàn giao hoặc thay đổi người quản lý mới.
Đảm bảo thông tin đến với thành viên dự án vô cùng quan trọng
Nhầm lẫn lịch biểu, thời gian thực hiện hay hoàn thành dự án
“Trễ” và “Quên” là những thói xấu khó bỏ của nhân viên thời nay
- Phần lớn các nhân viên công ty sẽ dễ bị rơi vào trạng thái quên việc được giao hay thậm chí… quên luôn những mốc sự kiện quan trọng hoặc những cuộc hẹn với khách hàng.
- Vấn đề sắp xếp, điều chỉnh công việc không hiệu quả vô hình trung gây ra nhiều áp lực cho những cá nhân hoặc những bộ phận đảm nhiệm. Và điều này cũng khiến cho nhiều dự án bị ngưng trệ, trì hoãn.
Đọc thêm: Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả
Stress lâu dài khiến nhân sự trì hoãn công việc, ảnh hưởng dự án
1Office – Giải pháp quản lý và giám sát dự án hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.
Sử dụng phần mềm quản lý, giám sát dự án là phương pháp hữu hiệu cho các nhà quản trị bận rộn và 1Office là lựa chọn ưu việt nhất bởi vì:
- Các nhà quản trị không cần phải có mặt hay trực tiếp theo dõi trên máy tính mới biết được tiến độ của dự án.
- Việc báo cáo trở nên dễ dàng và chủ động hơn vì tất cả những nội dung, thông tin, dữ liệu đều được trình bày rõ ràng trên phần mềm quản trị.
- Vì là phần mềm có thể sử dụng ngay trên smartphone nên vô cùng nhẹ và dễ xài, cấu hình lẫn hướng dẫn sử dụng không hề cầu kỳ phức tạp. Trên giao diện điện thoại, chỉ cần vài chạm là có thể truy cập dữ liệu, lịch biểu, xem dự án và đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệp.
- Giúp giảm thiểu tình trạng làm việc theo cảm tính của cả cấp trên lẫn cấp dưới. Mọi công việc đều có phương pháp đo lường (khối lượng, chất lượng) giúp công tác đánh giá năng lực nhân viên trở nên chính xác hơn.
- Với tính năng nhắc việc, tất cả thông tin cần nhớ như lịch họp, lịch hẹn, việc sắp tới hạn hoặc đã trễ hạn… đều được báo qua mục thông báo của ứng dụng. Điều này giúp kiểm soát khối lượng công việc hàng ngày, tuần, tháng, kiểm soát rủi ro và dễ dàng điều chỉnh.
