5 Mẫu bảng chấm công theo giờ giúp tính lương nhanh và chuẩn

Bảng chấm công theo giờ cung cấp thông tin chi tiết về số giờ làm việc của từng nhân viên giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể theo dõi và quản lý hiệu quả – hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc xây dựng bảng công đầy đủ đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong việc tính toán và xử lý số liệu. Qua bài viết này, 1Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách lập bảng chấm công nhân viên theo giờ chính xác và tải xuống các file Excel chấm công theo giờ mẫu mà chúng tôi đã tổng hợp.

Bảng Chấm Công Theo Giờ Là Gì?

Bảng chấm công theo giờ là bảng ghi nhận thời gian làm việc thực tế (giờ vào – giờ ra) của từng nhân viên trong từng ngày, để làm căn cứ tính lương và tăng ca theo số giờ thực làm, thay vì tính theo “công chuẩn” (26 công/tháng).

3 hình thức chấm công theo giờ phổ biến nhất hiện nay

2. Những doanh nghiệp nào cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?

• Doanh nghiệp tính lương theo giờ: chẳng hạn như nhân viên bán hàng, nhân viên phục vụ, nhân viên sản xuất sẽ cần xây dựng các loại bảng chấm công theo giờ phù hợp để ghi nhận thời gian làm việc và tính toán lương dựa trên số giờ làm việc.
• Doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo ca: như nhà hàng, khách sạn, bệnh viện, nhà máy thường sử dụng hình thức làm việc theo ca. Bảng chấm công theo giờ giúp các doanh nghiệp này ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên để tính toán lương, phân bổ công việc và quản lý lịch trình.
• Các công ty có nhân viên làm việc tại văn phòng: thì việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên vẫn rất cần thiết. Bảng chấm công giúp quản lý hiệu suất, đánh giá công việc và tính toán số giờ làm việc để đảm bảo công bằng trong việc trả lương và quản lý tài nguyên nhân lực.
• Doanh nghiệp tổ chức sự kiện và quản lý dự án: cũng cần theo dõi thời gian làm việc của nhân viên để tính toán thời gian hợp lý dành cho từng sự kiện hoặc dự án. Bảng chấm công theo giờ sẽ giúp doanh nghiệp này phân bổ tài nguyên, quản lý lịch trình và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Ngoài ra, các doanh nghiệp có yêu cầu tuân thủ quy định về lao động: sẽ phải ghi chép và bảo quản bảng chấm công để đảm bảo quy định về lao động, bảo vệ quyền lợi của nhân viên và xác định lương phù hợp.

>> TẢI NGAY mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn form mới nhất dành cho HR

2. Nội dung cần có của một bảng chấm công theo giờ

Nhóm thông tin	Nội dung cụ thể (bắt buộc theo Bộ luật Lao động & Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH)	Ghi chú thực tế khi dùng Excel/App
1. Thông tin nhận diện	• Tên công ty, logo, địa chỉ • Tháng/Năm chấm công • Mã nhân viên • Họ và tên đầy đủ • Phòng ban / Dự án / Khách hàng (nếu tính phí theo giờ)	Đặt ở đầu bảng, cố định khi in ra ký xác nhận
2. Thời gian làm việc	• Ngày làm việc (từ ngày 1 → 30/31) • Thứ trong tuần (T2, T3… CN) • Giờ vào thực tế • Giờ ra thực tế • Giờ nghỉ trưa (thường 60 hoặc 90 phút)	Bắt buộc có 2 cột Giờ vào – Giờ ra để tính chính xác từng phút
3. Tính giờ làm việc	• Tổng giờ làm trong ngày (tự động = giờ ra – giờ vào – giờ nghỉ trưa) • Giờ làm bình thường (tối đa 8h/ngày thường, 9h/ngày đặc biệt) • Giờ tăng ca thường (150%) • Giờ tăng ca đêm (≥30% thêm) • Giờ tăng ca CN/lễ (200%, 300%)	Đây là phần quan trọng nhất – phải có công thức tự động
4. Ký hiệu đặc biệt	• Nghỉ phép (P) • Nghỉ ốm (V) • Nghỉ không lương (K) • Nghỉ lễ, tết (L) • Làm việc từ xa / tại khách hàng (W – Work remote) • Đi công tác (Đ)	Dùng màu hoặc ký hiệu để dễ nhận biết
5. Tổng hợp tháng	• Tổng giờ làm thường • Tổng giờ tăng ca 150% • Tổng giờ tăng ca 200% • Tổng giờ tăng ca 300% • Tổng giờ làm thực tế tháng • Số ngày đi làm thực tế	Dùng làm căn cứ tính lương = (giờ thường × đơn giá) + (giờ tăng ca × hệ số)
6. Xác nhận của 2 bên	• Chữ ký nhân viên (xác nhận giờ làm đúng) • Chữ ký người quản lý / HR • Ngày ký xác nhận	Bắt buộc có để hợp pháp (Điều 95 Bộ luật Lao động 2019)
7. Nên có thêm (rất hữu ích)	• Cột Đơn giá giờ thường (để tự động ra lương) • Cột Dự án/Khách hàng (cho agency, IT) • Check-in GPS hoặc FaceID (nếu dùng app) • Ghi chú (lý do vào muộn, về sớm, làm ở nhà…) • Dashboard tổng quan (biểu đồ giờ làm, tăng ca)	Giúp báo cáo nhanh cho lãnh đạo và khách hàng

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm chấm công trên Excel đơn giản, dễ hiểu

3. Bỏ túi 5 hàm Excel phổ biến nhất sử dụng trong lập bảng chấm công

3.1 Hàm SUM tính tổng các giá trị

Hàm này được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm việc của mỗi nhân viên trong một ngày hoặc tổng số giờ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: =SUM(C2:C10) sẽ tính tổng các giá trị từ ô C2 đến C10.

3.2 Hàm điều kiện IF

Hàm IF được sử dụng để thực hiện một phép đánh giá logic và trả về giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả của phép đánh giá đó. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện như số giờ làm việc và trả về các kết quả khác nhau. Ví dụ: =IF(D2>=8, “Đủ công”, “Thiếu công”) sẽ kiểm tra số giờ làm việc trong ô D2 và trả về “Đủ công” nếu số giờ làm việc lớn hơn hoặc bằng 8, ngược lại sẽ trả về “Thiếu công”.

3.3 Hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị

Hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu thông tin như lương của nhân viên từ một bảng dữ liệu riêng biệt. Ví dụ: =VLOOKUP(A2, Sheet2!A:B, 2, FALSE) sẽ tìm kiếm giá trị trong ô A2 trong Sheet2 từ cột A đến cột B và trả về giá trị ở cột B.

3.4 Hàm COUNTIF đếm số lần xuất hiện giá trị

Hàm COUNTIF trong Excel được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể trong một phạm vi dữ liệu. Hàm này có cú pháp như sau: COUNTIF(range, criteria) trong đó: range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra và criteria là giá trị hoặc điều kiện mà bạn muốn đếm. Ví dụ: bạn muốn đếm số lần xuất hiện của giá trị “Có” trong một phạm vi từ A1 đến A10, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(A1:A10, “Có”). 

3.5 Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình

Hàm này được sử dụng để tính giá trị trung bình của một phạm vi dữ liệu. sử dụng hàm AVERAGE để tính giờ làm việc trung bình hàng ngày, lương trung bình, hoặc các chỉ số khác trong bảng chấm công. Ví dụ: =AVERAGE(D2:D10) kết quả trả về hiển thị giá trị trung bình của các giờ làm việc trong phạm vi từ D2 đến D10.

>> Tham khảo: Chuẩn hóa quy trình tính lương trong doanh nghiệp với 7 bước đơn giản

4. Tổng hợp các mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel cho doanh nghiệp

4.1 Bảng chấm công tổng hợp

Bảng chấm công tổng hợp là công cụ dùng để theo dõi đầy đủ tình trạng làm việc của nhân viên theo từng ngày trong tháng. Bảng hiển thị toàn bộ danh sách nhân sự cùng số công, số buổi làm, số phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không phép, công tác, tăng ca,… được mã hóa theo ký hiệu (1, 0.5, P, K, O…).

Dữ liệu được trình bày dạng ma trận:

• Hàng là nhân viên
• Cột là ngày trong tháng
• Màu sắc giúp phân biệt nhanh các trạng thái (đi làm – nghỉ phép – nghỉ không phép – tăng ca – ngày nghỉ lễ…)

Đây là bảng tổng hợp cuối kỳ, giúp bộ phận nhân sự và kế toán có cái nhìn tổng quan về chuyên cần, hiệu suất và là cơ sở chính để tính lương. Hệ thống công thức và định dạng màu giúp việc kiểm tra – đối chiếu trở nên nhanh, chính xác và minh bạch.

>> TẢI XUỐNG: Mẫu bảng chấm công tổng hợp

4.2 Bảng chấm công theo giờ

Bảng chấm công theo giờ là mẫu dùng để ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên từng ngày, bao gồm giờ vào – giờ ra – số giờ làm – giờ tăng ca (nếu có).

Bảng thường dùng cho:

• Công ty có tính lương theo giờ
• Ca làm linh động
• Nhân viên part-time
• Công việc thời vụ

Bảng này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số giờ làm thật, hạn chế gian lận chấm công, đồng thời tự động tổng hợp số giờ để tính lương cuối tháng nhanh chóng.

>> TẢI XUỐNG: Mẫu bảng chấm công theo giờ

4.3 Bảng chấm công theo ngày

Bảng chấm công theo ngày được thiết kế để ghi nhận nhân viên có đi làm hay không trong từng ngày, theo dạng Làm đủ – làm nửa ngày – nghỉ – nghỉ phép – nghỉ không phép…, tùy theo ký hiệu nội bộ.

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp tính lương theo số ngày công chuẩn mỗi tháng.

Bảng chấm công theo ngày giúp quản lý đơn giản nhưng đầy đủ, dễ nhìn, dễ tổng hợp và phù hợp với hầu hết doanh nghiệp văn phòng, sản xuất, cửa hàng bán lẻ.

>> TẢI XUỐNG: Mẫu bảng chấm công theo ngày

5. Lưu ý để sử dụng bảng công theo giờ một cách hiệu quả

5.1 Những lưu ý quan trọng khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

• Đảm bảo tính riêng tư và bảo mật:

Bảo vệ thông tin cá nhân và quyền riêng tư của nhân viên trong bảng chấm công. Hạn chế truy cập vào bảng chấm công chỉ cho những người có quyền truy cập và đảm bảo rằng thông tin cá nhân được bảo mật.

• Chính xác và đầy đủ:

Đảm bảo rằng thông tin trong bảng chấm công được cập nhật chính xác và đầy đủ. Kiểm tra lại các thông tin như ngày làm việc, giờ vào/ra, ca làm việc, và các thông tin liên quan trước khi nhập liệu vào bảng chấm công.

• Xử lý dữ liệu không hợp lệ:

Kiểm tra và xử lý các giá trị không hợp lệ hoặc thiếu sót trong bảng chấm công. Điều này bao gồm việc kiểm tra các giá trị không hợp lệ, như giờ vào/ra không hợp lệ, và sửa các lỗi nhập liệu.

• Kiểm tra và phê duyệt:

Xác nhận và phê duyệt bảng chấm công trước khi tính toán lương và chấm công chính thức. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và tránh sai sót trong quá trình tính toán.

5.2 Các cách xây dựng bảng chấm công hiệu quả trong doanh nghiệp

Việc chấm công là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự và tính lương của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình chấm công có thể tốn nhiều thời gian và công sức nếu không được thực hiện một cách hiệu quả. Để giúp bạn tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc chấm công, dưới đây là một số thủ thuật quan trọng:

• Sử dụng phần mềm chấm công tự động
• Xây dựng bảng chấm công có định dạng rõ ràng
• Tạo mẫu bảng chấm công chuẩn và áp dụng cho tất cả nhân viên
• Sử dụng các hàm Excel và công cụ tính toán
• Áp dụng các bộ lọc và sắp xếp dữ liệu
• Xử lý ngoại lệ và lỗi nhập liệu

6. Ưu nhược điểm của việc sử dụng bảng chấm công excel theo giờ

Ưu điểm	Nhược điểm
– Sử dụng đơn giản và dễ tiếp cận cho nhiều người. – Tính linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. – Tính nhanh chóng và dễ dàng cập nhật – Khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, tạo biểu đồ và báo cáo trực quan.	– Nhập liệu thủ công và sai sót trong nhập liệu ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu chấm công. – Khó khăn trong quản lý dữ liệu nếu doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn. – Hạn chế tính tự động trong việc chấm công khi có các quy tắc chấm công phức tạp hoặc yêu cầu đặc biệt. – Không thể chia sẻ và cập nhật đồng thời mang lại hiệu suất làm việc thấp cho bộ phận nhân sự.

7. Quy định pháp luật liên quan đến chấm công và tính lương theo giờ

Theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn, vấn đề chấm công và tính lương theo giờ là một trong những căn cứ quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng.

Một số điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

1. Giờ làm việc tiêu chuẩn: Bộ luật quy định giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Doanh nghiệp có thể áp dụng chế độ làm việc theo tuần, nhưng vẫn phải đảm bảo giới hạn tổng số giờ.
2. Làm thêm giờ: Muốn tổ chức làm thêm giờ, doanh nghiệp cần có sự đồng ý của người lao động. Tiền lương làm thêm giờ phải trả cao hơn lương giờ làm việc bình thường (ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần, 300% vào ngày lễ).
3. Ngày nghỉ, phép năm: Nhân viên có quyền nghỉ hưởng lương vào các ngày lễ, Tết theo quy định và nghỉ hàng năm. Việc ghi nhận đầy đủ trên bảng chấm công sẽ giúp tính đúng và đủ lương, phụ cấp hoặc các khoản bồi thường khi phát sinh tranh chấp.
4. Hồ sơ chấm công và căn cứ tính lương: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ chấm công để làm căn cứ đối chiếu khi kiểm tra, kiểm toán hoặc khiếu nại. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nếu xảy ra tranh chấp lao động.

Nếu doanh nghiệp không minh bạch trong việc chấm công, rủi ro có thể xảy ra gồm:

• Xử phạt hành chính về lao động – tiền lương theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

• Mất uy tín nội bộ, gây bất mãn trong tập thể.

• Gia tăng nguy cơ tranh chấp lao động tập thể hoặc cá nhân, kéo theo chi phí giải quyết tranh chấp và ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

8. Kinh nghiệm quản lý bảng chấm công theo giờ tại doanh nghiệp vừa & nhỏ

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nguồn lực hạn chế cả về nhân sự lẫn công cụ quản lý khiến việc chấm công theo giờ dễ gặp sai sót hoặc thiếu minh bạch. Một số kinh nghiệm thực tế dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn:

8.1 Phân công trách nhiệm kiểm soát rõ ràng

Doanh nghiệp cần chỉ định người trực tiếp chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và xác nhận bảng chấm công, thường là tổ trưởng hoặc quản lý ca. Khi trách nhiệm được phân định rõ ràng, việc chấm công trở nên minh bạch hơn, hạn chế tình trạng bỏ sót giờ làm hoặc ghi nhận sai. Đồng thời, nhân viên cũng có ý thức cao hơn khi biết rằng dữ liệu của mình luôn được kiểm soát.

8.2 Xây dựng quy trình chuẩn hóa, có nhiều bước kiểm soát

Một quy trình chấm công hiệu quả nên bao gồm các bước sau:

• Nhân viên chấm công: có thể bằng sổ tay, máy quét vân tay, thẻ từ hoặc hệ thống chấm công điện tử.

• Tổ trưởng/nhân sự tổng hợp: rà soát và đối chiếu với lịch ca làm việc.

• Quản lý trực tiếp duyệt: xác nhận dữ liệu cuối cùng để đảm bảo tính chính xác.

• Phòng kế toán xử lý lương: sử dụng dữ liệu đã duyệt để tính toán bảng lương.

Quy trình nhiều tầng kiểm soát này giúp giảm thiểu sai sót, hạn chế việc nhập liệu thủ công nhầm lẫn hoặc gian lận.

8.3 Đưa chấm công vào nội quy lao động

Chấm công không chỉ là nghiệp vụ hành chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý và kỷ luật. Doanh nghiệp nên đưa các quy định về chấm công vào nội quy lao động, trong đó nêu rõ:

• Trách nhiệm của nhân viên trong việc chấm công đúng giờ, đúng ca.

• Chế tài nếu không thực hiện hoặc cố tình gian lận.

• Quy định về xử lý các trường hợp quên chấm công, nhờ người khác chấm hộ.

Khi chấm công trở thành một phần của nội quy, nhân viên sẽ coi đó là nhiệm vụ bắt buộc, thay vì chỉ mang tính hình thức.

8.4 Kiểm tra đột xuất và đối chiếu dữ liệu

Để tăng tính minh bạch, doanh nghiệp cần áp dụng cơ chế kiểm tra ngẫu nhiên:

• Kiểm tra đột xuất: so sánh dữ liệu chấm công với tình hình thực tế trong ngày (ví dụ: camera, sổ giao ca).

• Đối chiếu định kỳ: so sánh bảng chấm công với lịch ca, log hệ thống hoặc báo cáo công việc.

Điều này vừa giúp phát hiện gian lận (như chấm công hộ), vừa tạo sự răn đe, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

8.5 Đào tạo nhân viên về ý thức chấm công

Ngoài các quy trình quản lý, doanh nghiệp cần truyền thông và đào tạo để nhân viên hiểu rõ ý nghĩa của việc chấm công: đó không chỉ là cơ sở tính lương mà còn liên quan đến quyền lợi về bảo hiểm, phúc lợi và tính minh bạch trong quản lý.

9. 1Office – Giải pháp số 1 về xử lý công lương cho mọi doanh nghiệp

Để tăng tính chính xác, nâng cao hiệu suất cho công việc quản lý chấm công đồng thời khắc phục những nhược điểm của việc nhập liệu thủ công bằng Excel. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt đã lựa chọn giải pháp sử dụng phần mềm chấm công – tính lương tự động của 1Office.

1Office là một phần mềm giúp quản lý chấm công, tự động tính lương với giao diện đơn giản và dễ dàng sử dụng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phân hệ này:

• Thiết lập và cài đặt tính năng chấm công: như người duyệt ca, phân ca và cách thức hiển thị bảng chấm công nhằm quản lý và kiểm soát quá trình chấm công một cách dễ dàng hơn.
• Kết nối đồng bộ theo thời gian thực: với hơn 90% máy chấm công khác nhau giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu và cập nhật dữ liệu.
• Linh hoạt công thức chấm công: cho phép bạn tùy biến công thức chấm công theo yêu cầu của từng doanh nghiệp như thêm mới ngày nghỉ, cài đặt các trường không cần chấm công.
• Chấm công định vị GPS: cho phép doanh nghiệp cài đặt địa điểm chấm công dựa trên vị trí GPS giúp kiểm soát và xác định vị trí của nhân viên trong quá trình chấm công.
• Cài đặt chấm công dưới dạng công thức Excel: có thể áp dụng các quy tắc chấm công phức tạp và tính toán tự động dựa trên công thức đã thiết lập trên 1Office.
• Đồng bộ hóa dữ liệu chấm công – bảng lương: 1Office giúp doanh nghiệp tự động tính toán, cập nhật thông tin về giờ làm việc và xử lý lương, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Nhận bản demo dùng thử tính năng chấm công của 1Office

Trên đây là toàn bộ bí quyết xây dựng bảng chấm công theo giờ hiệu quả nhất mà 1Office muốn chia sẻ tới doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu phần mềm tự động xử lý công – lương của 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn