Chuẩn hóa quy trình tính lương trong doanh nghiệp với 7 bước đơn giản
Quy trình tính lương là một trong những quy trình phức tạp, đòi hỏi chuyên môn và độ chính xác cao nhất trong doanh nghiệp. Nếu như quy trình này không được triển khai một cách minh bạch, khoa học thì sẽ rất dễ ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên và uy tín công ty. Nhằm giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa công tác tính tiền lương cho nhân viên, 1Office cung cấp đến bạn mẫu quy trình chấm công tính lương khoa học, bài bản nhất cùng hướng dẫn thực hiện chi tiết trong bài viết sau.
Mục lục
1. Những nguyên tắc cần chú ý khi triển khai quy trình tính lương
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tính lương riêng để phù hợp với đặc thù công việc, chính sách và cơ cấu nhân sự trong công ty. Tuy nhiên, dù triển khai theo bất cứ quy trình nào thì doanh nghiệp cũng phải tuân thủ những nguyên tắc căn bản nhằm đảm bảo quy định pháp luật sau đây:
Nguyên tắc về khoản lương
- Cách tính lương: Tính lương cho người lao động theo ngày công làm việc chuẩn trong tháng
- Lương chính: Mức lương được trả cho người lao động làm việc hành chính trong điều kiện bình thường (Nghị định số 153/2016 NĐ-CP)
- Phụ cấp:
-
- Các vị trí chức danh như Giám đốc, Phó GĐ, Kế toán trưởng, Trưởng phòng sẽ được hưởng phụ cấp trách nhiệm
- Đối với nhân viên chính thức ký Hợp đồng lao động trên 3 tháng: Mức phụ cấp được hưởng sẽ tùy theo chức danh và được thỏa thuận, trình bày cụ thể trong hợp đồng
- Đối với nhân viên ký Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở xuống: Mức phụ cấp được 2 bên thỏa thuận và trình bày cụ thể trong hợp đồng
- Trợ cấp: Mức hưởng trợ cấp được người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận và được quy định rõ ràng, cụ thể trong hợp đồng
- Lương khoán: Mức lương áp dụng cho người lao động làm công việc có tính chất thời vụ
- Lương thời gian: Mức lương áp dụng cho toàn bộ nhân sự trong công ty
- Lương thử việc: Mức lương được áp dụng cho nhân viên đang trong thời gian thử việc, được quy định không dưới 85% so với mức lương chính thức
- Lương đóng bảo hiểm xã hội: Mức lương đóng BHXH được quy định tại Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH
>> Tham khảo: Cách xây dựng bảng tính bảo hiểm xã hội chuẩn quy định mới nhất 2022
Nguyên tắc tính và trả lương
- Quy trình tính lương và thanh toán lương cần phải chính xác về số liệu và đảm bảo thời gian trả lương cho nhân viên đúng theo quy định
- Căn cứ để tính lương: Cơ sở để tính lương được căn cứ theo thời gian làm việc của nhân sự trên bảng chấm công
- Thời hạn trả lương: Tùy theo quy định của mỗi công ty
- Tiền lương tháng = Lương cứng + Phụ cấp, trợ cấp/ 26 X số ngày công thực tế
- Tiền lương làm theo giờ:
-
- Ngày thường = Tiền lương x 150% x số giờ làm thêm
- Ngày chủ nhật = Tiền lương x 200% x số giờ làm thêm
- Ngày lễ tết = Tiền lương x 300% x số giờ làm thêm
2. Hướng dẫn triển khai quy trình chấm công tính lương cho nhân viên chi tiết
Một quy trình tính lương và thanh toán lương chuẩn sẽ cần trải qua 7 bước với sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty, từ phòng kế toán, nhân sự cho đến giám đốc. 7 bước triển khai được thể hiện trong lưu đồ quy trình tính lương sau đây:
Diễn giải chi tiết lưu đồ quy trình tính lương cho nhân viên
| Giai đoạn | Trách nhiệm | Mô tả thực hiện công đoạn | Tiêu chuẩn thực hiện | Biểu mẫu, tài liệu áp dụng |
| Bước 1: Thu thập dữ liệu dùng để tính lương | Bộ phận chấm công, Trưởng các bộ phận | – Chấm công cho từng nhân viên
– Xác nhận khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành – Theo dõi và ghi lại tiến độ hoàn thành KPI của nhân viên – Tổng hợp và lập báo cáo gửi cho Phòng HCNS |
– Chấm đủ, đúng đối tượng thực hiện
– Nếu nhân viên bị thiếu công cần làm đơn báo trưởng bộ phận để xử lý – Phiếu báo cáo ghi rõ xác nhận kèm chữ ký trưởng bộ phận |
Bảng chấm công, nhật ký sản xuất & bán hàng |
| Bước 2: Đối chiếu, xác nhận dữ liệu | Phòng Hành chính nhân sự | – Dựa vào máy chấm công, bảng chấm công và đơn từ của nhân viên để đối chiếu dữ liệu
– Rà soát báo cáo sản phẩm, công việc và KPI của từng nhân viên |
Có xác nhận của phòng hành chính, người phụ trách | Bảng chấm công, Phiếu xác nhận |
| Bước 3: Tính lương | Kế toán tiền lương | Căn cứ vào số công, số lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm, KPI,… để tính ra tổng tiền lương, tiền công và các khoản tiền khác (phụ cấp, BHXH,…) chi tiết cho từng nhân viên | Tính đúng, tính đủ và chính xác đối tượng | Bảng tính lương |
| Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt | Kế toán trưởng, Giám đốc | – Kế toán trưởng kiểm tra và duyệt bảng lương sau đó trình lên Giám đốc
– Giám đốc kiểm tra và ký duyệt xác nhận bảng lương |
– Nếu hợp lý: Ký duyệt
– Không hợp lý: Yêu cầu bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan giải trình sau đó duyệt |
Bảng tính lương |
| Bước 5: Lập phiếu chi lương | Kế toán tiền lương | Viết phiếu chi | Bảng thanh toán lương, phiếu chi | |
| Bước 6: Thanh toán lương | Thủ quỹ | Trích quỹ và phát lương cho nhân viên | Trả đủ, trả đúng đối tượng và trả kịp thời | Bảng thanh toán lương, phiếu chi |
| Bước 7: Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu tiền lương | Kế toán tiền lương, thủ quỹ | – Ghi chép sổ sách và hạch toán nghiệp vụ trả lương
– Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu được sử dụng xuyên suốt quy trình |
Bảng thanh toán lương, phiếu chi |
>> Xem thêm: Top 13 Phần Mềm Chấm Công Miễn Phí Tốt Nhất Năm 2023
3. TẢI MIỄN PHÍ 5+ Mẫu bảng tính lương cho nhân viên chuẩn xác nhất
Trong quy trình nghiệp vụ tính lương, bảng tính lương là biểu mẫu quan trọng nhất. Đây là tài liệu được trình lên giám đốc để phê duyệt và làm căn cứ để trả lương cho nhân viên. Bảng tính lương có thể được xây dựng dựa trên những phương pháp khác nhau tùy thuộc vào hình thức trả lương cũng như công thức tính lương mà doanh nghiệp áp dụng. Hiện nay có 5 loại bảng lương thông dụng nhất được sử dụng trong quy trình tính lương và thanh toán lương, bao gồm:
- Bảng lương nhân viên theo ngày công: Tiền lương được tính dựa trên số ngày công làm việc thực tế của nhân viên trong tháng
- Bảng lương nhân viên theo sản phẩm: Được tính căn cứ theo số lượng sản phẩm thực tế mà nhân viên tạo ra trong kỳ. Bảng lương theo sản phẩm thường được áp dụng cho bộ phận sản xuất nhằm nâng cao năng suất người lao động.
- Bảng lương nhân viên theo doanh số: Bên cạnh lương cứng, nhân viên sẽ được thưởng thêm khoản hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng trong tháng mà người đó đạt được. Bảng lương này thường được áp dụng với các bộ phận bán hàng, kinh doanh nhằm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu
- Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P: Là phương pháp tính lương dựa trên 3 yếu tố: Vị trí công việc (Position), Năng lực nghề nghiệp (Person) và Hiệu quả công việc (Performance). Tìm hiểu ngay quy tắc tính lương 3P trong bài viết:
Ứng dụng phương pháp trả lương 3P hiệu quả cho doanh nghiệp
- Bảng lương khoán: Mức lương khoán được trả theo một khối lượng công việc cụ thể, được dùng để tính lương cho những vị trí công việc mang tính chất thời vụ
Để giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình trả lương cho nhân viên, 1Office cung cấp đến bạn 5 Mẫu bảng tính lương và thanh toán tiền lương cho nhân viên Excel chuẩn xác nhất:
4. Tự động hóa quy trình tính lương cho nhân viên với HRM 1Office
Quy trình chấm công tính lương được ví như “xương sống” trong công tác quản trị nhân sự. Xây dựng một quy trình tính lương khoa học, bài bản sẽ giúp doanh nghiệp xác lập tiêu chuẩn để thực hiện các nghiệp vụ tính lương đúng trình tự và giúp cho các bộ phận hiểu rõ trách nhiệm công việc của mình để đạt được đúng mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, hiện nay quy trình quản lý tiền lương trong doanh nghiệp vẫn còn rất nhiều bất cập với hình thức vận hành thủ công như:
- Quản lý, giám đốc khó nắm bắt quy trình tính lương đang đến bước nào, từ đó khó kiểm soát tiến độ, dẫn đến chậm trễ trong việc đi lương cho nhân viên, gây bất bình cho đội ngũ nhân sự
- Khi xảy ra sai số hoặc thâm hụt quỹ lương thì rất khó để quy trách nhiệm cho bộ phận, cá nhân nào bởi các nhiệm vụ không được xác định rõ ràng, gây mất lòng tin của nhân sự
Một quy trình lỏng lẻo, thiếu liên kết chính là nguyên nhân gây ra sự đứt gãy trong vận hành doanh nghiệp, làm giảm năng suất và hiệu quả của công tác chấm công tính lương cho nhân viên.
Hiểu được “nỗi lòng” của các nhà quản lý, kế toán trưởng cũng như người điều hành trụ cột của doanh nghiệp, 1Office đã ấp ủ và cho ra đời tính năng BPA – Tự động hóa quy trình. BPA là giải pháp duy nhất trên thị trường giúp chuẩn hóa và tự động hóa mọi loại quy trình trong tổ chức.
Với tính năng ưu việt BPA, quy trình tính lương của doanh nghiệp sẽ trở thành một bài toán đơn giản, tiết kiệm đến 80% thời gian:
- Định nghĩa 100% quy trình tính lương với đầy đủ các đầu công việc, nhiệm vụ
- Liên kết mọi đối tượng hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác chấm công tính lương như: Bảng công, bảng lương, phiếu chi lương
- Tính năng ký số trực tiếp trên quy trình giúp Giám đốc ký duyệt bảng lương mọi lúc mọi nơi
- Quy định rõ bộ phận, cá nhân đảm nhiệm các đầu việc trong quy trình
- Báo cáo chi tiết tiến độ, số công việc trên từng bước trong quy trình
Qua bài viết trên 1Office đã hướng dẫn cho độc giả cách triển khai quy trình tính lương cho nhân viên bài bản, chi tiết nhất cũng như mang đến giải pháp tự động hóa quy trình tính lương giúp X2 năng suất làm việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
