Mẫu bảng chấm công theo ca [File Word, PDF] – Tải Miễn Phí 2026

Hiện nay nhiều HR đang gặp khó khăn trong việc chấm công theo ca cho nhân viên bởi thời gian làm việc của mỗi người khác nhau và không có 1 form mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn để thực hiện. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn file Excel mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất 2023 và giải pháp để chấm công hàng ngày không còn là “nỗi ám ảnh” với HR.

1. Mẫu bảng chấm công theo ca là gì?

Mẫu bảng chấm công theo ca là mẫu bảng chấm công hàng ngày thường được thực hiện dưới định dạng file excel, sử dụng để theo dõi tình hình ngày công làm việc theo ca của nhân viên tại các công ty, doanh nghiệp có chế độ làm việc chia theo 3 ca.

Ngoài ra, còn có nhiều loại bảng chấm công khác như:

• Mẫu bảng chấm công theo giờ được sử dụng để theo dõi cụ thể khoảng thời gian làm việc của nhân viên trong ngày.
• Mẫu bảng chấm công theo ngày và theo tháng được sử dụng để theo dõi số ngày làm việc của nhân viên trong cả tháng.

Tùy thuộc vào tính chất công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng chấm công phù hợp để sử dụng.

Xem thêm: Các hình thức chấm công trong doanh nghiệp hiện nay

2. Những lưu ý khi xây dựng bảng chấm công theo ca

2.1. Những tiêu chí cần có trong bảng chấm công theo giờ và theo ca

• Thông tin nhân viên (Tên + mã nhân viên)
• Ngày chấm công
• Giờ ra/vào
• Trong ngày đó nhân viên làm ca nào và làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca
• Trong ca đó nhân viên làm thêm bao nhiêu giờ
• Tổng số giờ làm việc chính thức
• Tổng số giờ làm việc tăng ca
• Ngoài yếu tố giờ làm, cần phải xác định các yếu tố khác như: nghỉ phép, không nghỉ phép, nghỉ chế độ,…

2.2. Lưu ý khác

• Trong 1 ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc, mỗi ca làm 8 tiếng
• Nhân viên có thể luân chuyển các ca làm theo tuần, tháng
• Trong mỗi ca nhân viên có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó
• Một ngày nhân viên chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính là làm thêm giờ

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel đơn giản, dễ hiểu

3. Hướng dẫn cách điền mẫu bảng chấm công theo ca

Để bảng chấm công theo ca chính xác và dễ tổng hợp lương, người phụ trách cần thực hiện đúng các bước sau:

3.1. Ghi thông tin chung của bảng chấm công

• Tên doanh nghiệp/phòng ban

• Tháng áp dụng

• Họ tên nhân viên hoặc danh sách nhân sự toàn bộ bộ phận

• Mã nhân viên (nếu có)

Thông tin chính xác giúp hệ thống hóa dữ liệu và tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên.

3.2. Quy định ký hiệu chấm công

Trước khi điền, doanh nghiệp cần thống nhất ký hiệu cho từng loại ca, ví dụ:

• C – Ca chính/thông thường

• C1, C2, C3 – Ca sáng, ca chiều, ca đêm

• P – Nghỉ phép

• Ô – Nghỉ ốm

• X – Có mặt

• V – Vắng mặt không lý do

• TC – Tăng ca

• …

Lưu ý: Ký hiệu nên được quy định rõ ở phần “Ghi chú” cuối bảng để tất cả nhân viên hiểu và theo dõi.

3.3. Điền thông tin chấm công theo từng ngày

• Mỗi ô tương ứng với một ngày trong tháng.

• Ghi ký hiệu tương ứng với ca làm việc của nhân viên ngày hôm đó (C1, C2, C3 hoặc X).

• Nếu nhân viên tăng ca → thêm ký hiệu TC hoặc ghi số giờ tăng ca tùy mẫu.

• Nếu nhân viên nghỉ → dùng đúng ký hiệu P, Ô, KL (không lương),…

Ví dụ:

• Ngày 5: nhân viên làm ca sáng → ghi C1

• Ngày 7: nhân viên nghỉ phép → ghi P

• Ngày 10: làm ca đêm + tăng ca 2 giờ → ghi C3 + 2hTC

3.4. Tổng hợp số công cuối tháng

Cuối bảng thường có các cột/tổng:

• Tổng số công làm việc

• Tổng số công theo từng ca

• Tổng số ca đêm

• Tổng số giờ tăng ca

• Tổng số ngày nghỉ (phép/ốm/vắng)

Lưu ý: Nên kiểm tra lại số ngày trong tháng (28–31 ngày) để tránh thiếu hoặc thừa cột.

3.5. Người lập bảng và Trưởng bộ phận ký xác nhận

• Người lập bảng chấm công ký và ghi rõ họ tên

• Trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp ký duyệt

• Nếu doanh nghiệp có hệ thống HRM → thực hiện phê duyệt trên phần mềm

4. File Excel mẫu bảng chấm công theo ca & hướng dẫn sử dụng

Tải mẫu bảng chấm công theo ca MIỄN PHÍ file Excel TẠI ĐÂY

Hướng dẫn sử dụng mẫu bảng chấm công theo ca

Ví dụ: Trong tháng 8/2002, nhân viên Nguyễn Văn A có dữ liệu chấm công như sau

• Đi làm ca 1: 11 ca
• Đi làm ca 2: 11 ca
• Đi làm ca 3: 4 ca
• Làm thêm giờ: 8 giờ
• Nghỉ phép: 1 ca
• Nghỉ không phép: 1 ca

5. Những khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng phương pháp chấm công truyền thống

Doanh nghiệp ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc cơ cấu nhân sự được mở rộng. Với những công ty có đội ngũ nhân sự lên đến hàng trăm, hàng nghìn người như hiện nay thì phương pháp chấm công bằng Excel truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm:

• Quá nhiều dữ liệu dẫn đến tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp để giải quyết bảng công.
• Khó theo dõi quỹ nghỉ phép, nghỉ bù của nhân viên.
• Nhân viên cũng không thể theo dõi công ca cá nhân thường xuyên, việc nắm bắt ca làm việc của mình cũng khó khăn và dễ bị quên ca làm việc.
• Thường xuyên phải đi giải quyết các khiếu nại về ngày công, ngày phép, nhất là giai đoạn cuối tháng làm tốn rất nhiều thời gian và nhân lực.
• Đặc biệt vẫn tồn tại nhiều vấn đề cảm tính và gian lận trong việc chấm công nhất là các chi nhánh đang áp dụng chấm công thủ công qua excel hoặc điểm danh.

6. Phần mềm 1Office HRM – tự động hóa quy trình chấm công

Đã đến lúc doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình chấm công với giải pháp chấm công 4.0 – Phân hệ HRM 1Office. Phần mềm chấm công nhân viên 1Office là bộ công cụ ưu việt giúp đáp ứng đầy đủ tính linh động, đa dạng và thay đổi liên tục trong chính sách chấm công của doanh nghiệp thời kỳ 4.0 hiện nay.

Bằng cách số hóa đơn từ và kết nối tự động với các dòng máy chấm công, hệ thống sẽ giảm bớt thời gian tổng hợp dữ liệu quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

• Cài đặt chính sách chấm công theo quy định của công ty bao gồm: người duyệt ca, phân ca, cách thức hiển thị bảng chấm công…
• Dễ dàng phân ca cụ thể giờ giấc cho nhân sự và  xây dựng các chế tài về chấm công cho doanh nghiệp bằng các công thức và hệ thống từ khóa trên phần mềm
• Dữ liệu chấm công ở máy được tự động đẩy về bảng công, tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho việc tổng hợp công hàng tháng
• Quản lý tất cả các loại đơn từ như đơn xin nghỉ phép, đơn xin đi muộn, về sớm,… và nắm được chi tiết thời gian làm việc của nhân sự.
• Nhân sự dễ dàng theo dõi ngày công, ca làm việc của mình trên hệ thống
• Đặc biệt, hệ thống chấm công tự động đồng bộ, tính toán và cập nhật vào thông tin bảng lương trên hệ thống, rút ngắn tối đa thời gian tính toán lương

7. Câu hỏi thường gặp về mẫu bảng chấm công theo ca

Bảng chấm công theo ca có bắt buộc theo mẫu của Nhà nước không?

Không. Doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu riêng, miễn đảm bảo:

• Thể hiện đầy đủ thời gian làm việc

• Có căn cứ tính lương rõ ràng

• Minh bạch giữa doanh nghiệp và người lao động

Có thể chấm công bằng số giờ thay vì ký hiệu ca không?

Có. Một số doanh nghiệp thay ký hiệu (C1, C2…) bằng số giờ làm thực tế, đặc biệt trong mô hình làm việc linh hoạt hoặc tính lương theo giờ.

Nhân viên đổi ca có cần ghi chú riêng không?

Nên ghi chú để tránh hiểu nhầm khi tính lương.
Ví dụ: “Ngày 12 đổi ca từ C1 sang C2 theo yêu cầu bộ phận.”

Bảng chấm công theo ca có thể dùng chung cho nhiều bộ phận không?

Có thể, nhưng nên:

• Thêm cột phòng ban

• Rõ ràng ký hiệu từng ca

• Có trưởng bộ phận ký riêng từng trang nếu bảng dài

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn form mới nhất 2023 và giải pháp tự động hóa quy trình chấm công với phân hệ HRM của 1Office để thay thế bảng Excel truyền thống. Hãy đăng ký để trải nghiệm 1Office HRM ngay hôm nay!

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp