5+ Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn TT78 mới nhất
Trong quá trình kinh doanh, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Để giải quyết vấn đề này một cách hợp pháp và hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 (TT78). Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết cùng các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn mới nhất để áp dụng trong thực tế.
Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn
Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn? Dưới đây là các trường hợp phổ biến theo quy định của TT78:
- Sai thông tin người bán hoặc người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế
- Sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ: đơn giá, số lượng, thành tiền
- Sai thuế suất, tiền thuế: áp dụng sai mức thuế hoặc tính sai tiền thuế
- Sai tổng tiền thanh toán: sai số tiền bằng số hoặc bằng chữ
- Hàng đã xuất trả lại: hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng
- Giảm giá sau khi xuất hóa đơn: theo thỏa thuận giữa người mua và người bán
- Phát hiện hóa đơn bị lập sai: nhưng chưa giao cho người mua
Việc điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về kế toán và thuế, tránh những rủi ro pháp lý cũng như đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận doanh thu và chi phí.
Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Bước 1: Xác định vấn đề cần điều chỉnh
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định chính xác vấn đề cần điều chỉnh trên hóa đơn. Quy trình này bao gồm:
- Kiểm tra lại hóa đơn gốc và đối chiếu với thực tế phát sinh để phát hiện sai sót. Cần kiểm tra kỹ các thông tin như: tên, địa chỉ, mã số thuế, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.
- Đảm bảo xác minh lại các chi tiết trước khi tiến hành điều chỉnh. Điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao nhận hoặc các chứng từ liên quan khác để xác định thông tin chính xác.
- Phân loại sai sót để xác định hình thức điều chỉnh phù hợp: lập biên bản điều chỉnh hay xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Lưu ý: Theo TT78, thời hạn điều chỉnh hóa đơn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh
Sau khi xác định rõ sai sót, hai bên người mua và người bán sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn với các nội dung sau:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn gốc: số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm lập, mã số thuế người bán/người mua.
- Chi tiết về các thay đổi cần thiết: nêu rõ thông tin sai và thông tin đúng cần điều chỉnh, lý do điều chỉnh.
- Chữ ký xác nhận của các bên liên quan: đại diện hợp pháp của người bán và người mua, kế toán trưởng (nếu có).
- Phân biệt giữa việc điều chỉnh thông tin và việc phát hành hóa đơn thay thế:
- Đối với sai sót về thông tin đơn giản (tên, địa chỉ…): chỉ cần lập biên bản điều chỉnh
- Đối với sai sót về giá trị (đơn giá, số lượng, tiền thuế…): ngoài biên bản còn cần lập hóa đơn điều chỉnh
Biên bản điều chỉnh cần được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ kế toán và quyết toán thuế.
Bước 3: Gửi biên bản điều chỉnh cho đối tác
Sau khi hoàn thành biên bản điều chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo và gửi biên bản cho đối tác:
- Phương thức thông báo điều chỉnh có thể là:
- Email công ty (nên có xác nhận đã nhận)
- Fax (có giấy báo đã gửi thành công)
- Gửi trực tiếp (có ký nhận)
- Gửi qua đường bưu điện (có biên nhận)
- Thời hạn gửi biên bản: Nên gửi trong thời gian sớm nhất có thể sau khi phát hiện sai sót, tốt nhất không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản.
- Lưu trữ bằng chứng về việc đã gửi biên bản để đảm bảo có căn cứ chứng minh với cơ quan thuế khi cần thiết.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu trong hệ thống kế toán
Bước cuối cùng là cập nhật các thông tin điều chỉnh vào hệ thống kế toán và báo cáo thuế:
- Điều chỉnh sổ sách kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử nếu có. Đối với hóa đơn điện tử, cần thực hiện theo đúng quy trình của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
- Ghi nhận các thay đổi vào báo cáo thuế:
- Đối với người bán: điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra
- Đối với người mua: điều chỉnh chi phí đầu vào, thuế GTGT được khấu trừ
- Lưu trữ biên bản điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc và các chứng từ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn TT78
Dưới đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo các trường hợp phổ biến, đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78:
1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (Mẫu chung)
2. Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
Sai sót về đơn giá là một trong những lỗi phổ biến nhất khi xuất hóa đơn. Mẫu biên bản dưới đây giúp doanh nghiệp xử lý trường hợp khi đơn giá ghi trên hóa đơn không đúng với thực tế giao dịch, ảnh hưởng đến thành tiền và số thuế phải nộp.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế
Mã số thuế là một thông tin quan trọng trên hóa đơn và sai sót về mã số thuế có thể gây khó khăn cho người mua trong việc kê khai khấu trừ thuế GTGT. Biên bản điều chỉnh sau đây áp dụng cho trường hợp khi mã số thuế của bên mua bị ghi sai.
4. Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Tên công ty và địa chỉ chính xác trên hóa đơn là yếu tố cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trường hợp phát hiện sai sót về thông tin này, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh sau để khắc phục mà không cần phát hành hóa đơn mới.
Tải miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ
5. Mẫu biên bản điều chỉnh do giảm giá sau khi xuất hóa đơn
Trong hoạt động kinh doanh, việc giảm giá cho khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn là tình huống phổ biến (ví dụ như chiết khấu theo doanh số, khuyến mãi theo chương trình…). Mẫu biên bản dưới đây áp dụng cho trường hợp này, làm cơ sở để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–o0o—–
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tôi gồm:
BÊN BÁN:
– Tên đơn vị: …
– Mã số thuế: …
– Địa chỉ: …
– Điện thoại: …
– Đại diện: … Chức vụ: …
BÊN MUA:
– Tên đơn vị: …
– Mã số thuế: …
– Địa chỉ: …
– Điện thoại: …
– Đại diện: … Chức vụ: …
Cùng thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử cần điều chỉnh:
– Số hóa đơn: …
– Ký hiệu: …
– Ngày lập: …
- Nội dung điều chỉnh:
Điều chỉnh giảm giá sau khi xuất hóa đơn:
– Thông tin trên hóa đơn gốc:
+ Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ: … đồng
+ Thuế GTGT (10%): … đồng
+ Tổng tiền thanh toán: … đồng
– Thông tin điều chỉnh:
+ Mức giảm giá: …% hoặc … đồng
+ Giá trị hàng hóa/dịch vụ sau giảm: … đồng
+ Thuế GTGT sau giảm (10%): … đồng
+ Tổng tiền thanh toán sau giảm: … đồng
- Lý do điều chỉnh: Giảm giá theo thỏa thuận kinh doanh giữa hai bên / do khách hàng mua với số lượng lớn / chương trình khuyến mãi…
- Hình thức xử lý:
– Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh (giảm) cho khoản giảm giá.
– Giá trị giảm: … đồng
– Thuế GTGT giảm: … đồng
– Tổng tiền thanh toán giảm: … đồng
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Để đảm bảo biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập chính xác và đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78, bạn cần lưu ý các điểm sau khi điền nội dung:
1. Phần thông tin chung
- Ngày lập biên bản: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm lập biên bản theo định dạng ngày/tháng/năm.
- Thông tin bên bán và bên mua: Điền đầy đủ và chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và chức vụ. Đối với thông tin cần điều chỉnh (ví dụ: tên hoặc địa chỉ sai), hãy ghi rõ thông tin đúng trong phần này.
2. Phần thông tin hóa đơn gốc
- Số hóa đơn: Ghi đúng số hóa đơn cần điều chỉnh.
- Ký hiệu: Ghi đúng ký hiệu hóa đơn gốc.
- Ngày lập: Ghi đúng ngày, tháng, năm lập hóa đơn gốc.
3. Phần nội dung điều chỉnh
- Chỉ rõ thông tin sai trên hóa đơn gốc: Nêu chi tiết các thông tin đã ghi sai trên hóa đơn gốc.
- Thông tin điều chỉnh đúng: Ghi rõ thông tin chính xác cần điều chỉnh thành.
- Tính toán chính xác các khoản tiền liên quan (nếu có):
- Tiền hàng trước thuế
- Tiền thuế GTGT
- Tổng tiền thanh toán
- Các khoản chênh lệch (nếu điều chỉnh về giá trị)
4. Lý do điều chỉnh
- Nêu rõ nguyên nhân dẫn đến việc phải điều chỉnh hóa đơn, ví dụ:
- Do nhập liệu sai
- Do hàng bị trả lại
- Do thỏa thuận giảm giá sau khi xuất hóa đơn
- Do điều chỉnh số lượng hàng hóa/dịch vụ
5. Hình thức xử lý
- Trường hợp điều chỉnh thông tin: Ghi rõ “Hai bên thống nhất sử dụng biên bản điều chỉnh này kèm theo hóa đơn gốc để làm cơ sở hạch toán kế toán và kê khai thuế, không lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.”
- Trường hợp điều chỉnh giá trị: Ghi rõ “Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh cho khoản chênh lệch phát sinh” và nêu chi tiết số tiền điều chỉnh.
6. Phần ký xác nhận
- Đảm bảo có đầy đủ chữ ký của đại diện bên bán và bên mua.
- Có dấu của doanh nghiệp (nếu là tổ chức).
- Ghi rõ họ tên người ký.
Kết luận
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót trên hóa đơn một cách hợp pháp. Thông qua việc tuân thủ đúng quy trình và sử dụng các mẫu biên bản chuẩn, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán mà còn tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
