5+ Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn TT78 mới nhất

Trong quá trình kinh doanh, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Để giải quyết vấn đề này một cách hợp pháp và hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 (TT78). Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết cùng các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn mới nhất để áp dụng trong thực tế.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn (hay còn gọi là Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn) là văn bản chính thức được lập giữa bên bán và bên mua để ghi nhận việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót hoặc có thay đổi (giảm giá, hoàn hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên hàng, sai MST…).

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, biên bản này trở thành bắt buộc trong hầu hết các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử (trừ một số ngoại lệ nhỏ).

Vai Trò Của Biên Bản Điều Chỉnh

Mục đích	Giải thích
Ghi nhận sự đồng ý của cả hai bên	Chứng minh bên mua đã đồng ý với việc điều chỉnh
Làm căn cứ pháp lý	Để bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (mẫu 01/ĐC-HĐĐT) hoặc hóa đơn thay thế hợp lệ
Bảo vệ khi thanh tra thuế	Cơ quan thuế sẽ yêu cầu xuất trình biên bản này khi kiểm tra
Tránh bị phạt	Không có biên bản → phạt 3–20 triệu đồng (Nghị định 125/2020)

Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn?

• Sai thông tin người bán hoặc người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế
• Sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ: đơn giá, số lượng, thành tiền
• Sai thuế suất, tiền thuế: áp dụng sai mức thuế hoặc tính sai tiền thuế
• Sai tổng tiền thanh toán: sai số tiền bằng số hoặc bằng chữ
• Hàng đã xuất trả lại: hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng
• Giảm giá sau khi xuất hóa đơn: theo thỏa thuận giữa người mua và người bán
• Phát hiện hóa đơn bị lập sai: nhưng chưa giao cho người mua

Việc điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về kế toán và thuế, tránh những rủi ro pháp lý cũng như đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận doanh thu và chi phí.

Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Bước 1: Xác định vấn đề cần điều chỉnh

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định chính xác vấn đề cần điều chỉnh trên hóa đơn. Quy trình này bao gồm:

• Kiểm tra lại hóa đơn gốc và đối chiếu với thực tế phát sinh để phát hiện sai sót. Cần kiểm tra kỹ các thông tin như: tên, địa chỉ, mã số thuế, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.
• Đảm bảo xác minh lại các chi tiết trước khi tiến hành điều chỉnh. Điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao nhận hoặc các chứng từ liên quan khác để xác định thông tin chính xác.
• Phân loại sai sót để xác định hình thức điều chỉnh phù hợp: lập biên bản điều chỉnh hay xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Lưu ý: Theo TT78, thời hạn điều chỉnh hóa đơn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh

Sau khi xác định rõ sai sót, hai bên người mua và người bán sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn với các nội dung sau:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn gốc: số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm lập, mã số thuế người bán/người mua.
• Chi tiết về các thay đổi cần thiết: nêu rõ thông tin sai và thông tin đúng cần điều chỉnh, lý do điều chỉnh.
• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan: đại diện hợp pháp của người bán và người mua, kế toán trưởng (nếu có).
• Phân biệt giữa việc điều chỉnh thông tin và việc phát hành hóa đơn thay thế:
  • Đối với sai sót về thông tin đơn giản (tên, địa chỉ…): chỉ cần lập biên bản điều chỉnh
  • Đối với sai sót về giá trị (đơn giá, số lượng, tiền thuế…): ngoài biên bản còn cần lập hóa đơn điều chỉnh

Biên bản điều chỉnh cần được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ kế toán và quyết toán thuế.

Bước 3: Gửi biên bản điều chỉnh cho đối tác

Sau khi hoàn thành biên bản điều chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo và gửi biên bản cho đối tác:

• Phương thức thông báo điều chỉnh có thể là:
  • Email công ty (nên có xác nhận đã nhận)
  • Fax (có giấy báo đã gửi thành công)
  • Gửi trực tiếp (có ký nhận)
  • Gửi qua đường bưu điện (có biên nhận)
• Thời hạn gửi biên bản: Nên gửi trong thời gian sớm nhất có thể sau khi phát hiện sai sót, tốt nhất không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản.
• Lưu trữ bằng chứng về việc đã gửi biên bản để đảm bảo có căn cứ chứng minh với cơ quan thuế khi cần thiết.

Bước 4: Cập nhật dữ liệu trong hệ thống kế toán

Bước cuối cùng là cập nhật các thông tin điều chỉnh vào hệ thống kế toán và báo cáo thuế:

• Điều chỉnh sổ sách kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử nếu có. Đối với hóa đơn điện tử, cần thực hiện theo đúng quy trình của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
• Ghi nhận các thay đổi vào báo cáo thuế:
  • Đối với người bán: điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra
  • Đối với người mua: điều chỉnh chi phí đầu vào, thuế GTGT được khấu trừ
• Lưu trữ biên bản điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc và các chứng từ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử

Theo quy định pháp luật Việt Nam về hóa đơn điện tử (HĐĐT), biên bản điều chỉnh là chứng từ bắt buộc trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (mẫu 01/ĐC-HĐĐT), đặc biệt từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc sử dụng mẫu biên bản không đúng có thể dẫn đến phạt hành chính từ 3-20 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Dưới đây là các lưu ý chi tiết, dựa trên hướng dẫn từ Bộ Tài chính và cơ quan thuế, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro.

1. Xác Định Khi Nào Cần Lập Biên Bản

• Bắt buộc lập biên bản: Khi hóa đơn có sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (sai số tiền, thuế suất, MST, tên hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng) hoặc các chỉ tiêu khác làm thay đổi bản chất giao dịch. Từ 01/6/2025, bắt buộc lập biên bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế, trừ trường hợp bên mua là cá nhân (chỉ cần thông báo qua email/website).
• Không bắt buộc nếu: Sai sót chỉ về tên/địa chỉ/MST nhưng không ảnh hưởng đến giá trị/thuế (chỉ cần thông báo cho bên mua và lưu nội bộ).
• Lưu ý: Không được hủy hóa đơn sai nữa – chỉ điều chỉnh hoặc thay thế. Nếu nhiều hóa đơn sai cùng tháng/cùng bên mua, lập 1 biên bản + 1 hóa đơn điều chỉnh tổng hợp kèm bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT).

2. Nội Dung Và Cách Điền Mẫu Biên Bản

• Thông tin bắt buộc: Ghi đầy đủ thông tin hai bên (tên, MST, địa chỉ đúng, đại diện ký), tham chiếu hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập), mô tả sai sót cụ thể (ví dụ: “Sai số lượng từ 100 lên 120”), lý do điều chỉnh (sai nhập liệu, thay đổi hợp đồng), và cam kết của hai bên (kê khai thuế theo hóa đơn mới).
• Số lượng bản: Lập thành 04 bản (hoặc 02 bản điện tử), mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị pháp lý ngang nhau.
• Ký và đóng dấu: Phải có chữ ký tay + đóng dấu của đại diện hai bên (hoặc ký số điện tử nếu dùng phần mềm như MISA, MeInvoice). Nếu ký điện tử, đính kèm vào hệ thống lưu trữ.
• Lưu ý: Ghi rõ nội dung điều chỉnh không làm thay đổi bản chất giao dịch (không được dùng để “lách” thuế). Sử dụng mẫu từ Phụ lục Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tránh sai sót.

3. Thời Gian Và Quy Trình Thực Hiện (Không Được Chậm Trễ)

• Thời hạn: Lập biên bản ngay khi phát hiện sai sót, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua trong 07 ngày kể từ ngày ký biên bản (nếu chậm, phạt 4-8 triệu đồng).
• Quy trình cơ bản:
  1. Phát hiện sai sót → Lập biên bản thỏa thuận.
  2. Ký xác nhận → Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (ký số và gửi cơ quan thuế nếu cần mã).
  3. Gửi biên bản + hóa đơn mới cho bên mua (qua email/hệ thống điện tử).
  4. Lưu trữ: Giữ biên bản + hóa đơn gốc/điều chỉnh ít nhất 10 năm để kiểm tra thuế.
• Lưu ý: Nếu cơ quan thuế phát hiện trước (qua thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT), phải xử lý theo thời hạn quy định, nếu không sẽ chuyển sang kiểm tra sử dụng HĐĐT.

4. Kê Khai Thuế Và Xử Lý Sau Điều Chỉnh

• Kê khai: Bên bán ghi nhận điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh (không ảnh hưởng nếu chỉ sai không thay đổi thuế). Bên mua sử dụng biên bản + hóa đơn mới để khấu trừ thuế đầu vào.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu thay đổi địa chỉ do địa giới hành chính (từ 01/7/2025), kiểm tra cơ quan thuế quản lý mới nhưng không cần tờ khai thay đổi thông tin HĐĐT.
• Lưu ý: Lưu biên bản để xuất trình khi kiểm tra thuế; nếu dùng phần mềm (MISA, EasyInvoice), tích hợp sẵn mẫu để tự động hóa.

5. Rủi Ro Phạt Và Mẹo Tránh Sai Sót

• Rủi ro: Không lập biên bản (phạt 3-5 triệu đồng); sai sót lặp lại (phạt gấp đôi); chậm gửi hóa đơn điều chỉnh (phạt 4-8 triệu).
• Mẹo: Kiểm tra thông tin trước khi xuất hóa đơn; lưu mẫu biên bản sẵn; tham khảo cơ quan thuế địa phương nếu phức tạp. Sử dụng phần mềm hóa đơn để cảnh báo sai sót tự động.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn TT78

Dưới đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo các trường hợp phổ biến, đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78:

1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (Mẫu chung)

Tải miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu chung)

2. Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá

Sai sót về đơn giá là một trong những lỗi phổ biến nhất khi xuất hóa đơn. Mẫu biên bản dưới đây giúp doanh nghiệp xử lý trường hợp khi đơn giá ghi trên hóa đơn không đúng với thực tế giao dịch, ảnh hưởng đến thành tiền và số thuế phải nộp.

Tải miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai đơn giá 

3. Mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế

Mã số thuế là một thông tin quan trọng trên hóa đơn và sai sót về mã số thuế có thể gây khó khăn cho người mua trong việc kê khai khấu trừ thuế GTGT. Biên bản điều chỉnh sau đây áp dụng cho trường hợp khi mã số thuế của bên mua bị ghi sai.

Tải miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

4. Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty

Tên công ty và địa chỉ chính xác trên hóa đơn là yếu tố cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trường hợp phát hiện sai sót về thông tin này, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh sau để khắc phục mà không cần phát hành hóa đơn mới.

Tải miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ

5. Mẫu biên bản điều chỉnh do giảm giá sau khi xuất hóa đơn

Trong hoạt động kinh doanh, việc giảm giá cho khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn là tình huống phổ biến (ví dụ như chiết khấu theo doanh số, khuyến mãi theo chương trình…). Mẫu biên bản dưới đây áp dụng cho trường hợp này, làm cơ sở để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị:

Tải mẫu biên bản điều chỉnh do giảm giá sau khi xuất hóa đơn.doc

Lưu ý khi sử dụng mẫu trên:

1. Phải có chữ ký tay + đóng dấu của cả 2 bên (hoặc ký điện tử hợp lệ).
2. Lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
3. Bên bán phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong vòng 7 ngày kể từ ngày lập biên bản (nếu chậm có thể bị phạt).
4. Ghi rõ lý do điều chỉnh (khuyến mại, chiết khấu thương mại, hoàn hàng…).
5. Bên mua dùng biên bản + hóa đơn điều chỉnh để kê khai thuế đầu vào hợp lệ.

Hướng dẫn ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Để đảm bảo biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập chính xác và đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78, bạn cần lưu ý các điểm sau khi điền nội dung:

1. Phần thông tin chung

• Ngày lập biên bản: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm lập biên bản theo định dạng ngày/tháng/năm.
• Thông tin bên bán và bên mua: Điền đầy đủ và chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và chức vụ. Đối với thông tin cần điều chỉnh (ví dụ: tên hoặc địa chỉ sai), hãy ghi rõ thông tin đúng trong phần này.

2. Phần thông tin hóa đơn gốc

• Số hóa đơn: Ghi đúng số hóa đơn cần điều chỉnh.
• Ký hiệu: Ghi đúng ký hiệu hóa đơn gốc.
• Ngày lập: Ghi đúng ngày, tháng, năm lập hóa đơn gốc.

3. Phần nội dung điều chỉnh

• Chỉ rõ thông tin sai trên hóa đơn gốc: Nêu chi tiết các thông tin đã ghi sai trên hóa đơn gốc.
• Thông tin điều chỉnh đúng: Ghi rõ thông tin chính xác cần điều chỉnh thành.
• Tính toán chính xác các khoản tiền liên quan (nếu có):
  • Tiền hàng trước thuế
  • Tiền thuế GTGT
  • Tổng tiền thanh toán
  • Các khoản chênh lệch (nếu điều chỉnh về giá trị)

4. Lý do điều chỉnh

• Nêu rõ nguyên nhân dẫn đến việc phải điều chỉnh hóa đơn, ví dụ:
  • Do nhập liệu sai
  • Do hàng bị trả lại
  • Do thỏa thuận giảm giá sau khi xuất hóa đơn
  • Do điều chỉnh số lượng hàng hóa/dịch vụ

5. Hình thức xử lý

• Trường hợp điều chỉnh thông tin: Ghi rõ “Hai bên thống nhất sử dụng biên bản điều chỉnh này kèm theo hóa đơn gốc để làm cơ sở hạch toán kế toán và kê khai thuế, không lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.”
• Trường hợp điều chỉnh giá trị: Ghi rõ “Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh cho khoản chênh lệch phát sinh” và nêu chi tiết số tiền điều chỉnh.

6. Phần ký xác nhận

• Đảm bảo có đầy đủ chữ ký của đại diện bên bán và bên mua.
• Có dấu của doanh nghiệp (nếu là tổ chức).
• Ghi rõ họ tên người ký.

Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót trên hóa đơn một cách hợp pháp. Thông qua việc tuân thủ đúng quy trình và sử dụng các mẫu biên bản chuẩn, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán mà còn tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.