Business Process là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
Quy trình kinh doanh hay Business process đã và đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, đặc biệt đối với những doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi số với mục tiêu tăng hiệu suất bán hàng, kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Vậy Business process là gì? Hãy cùng 1Office khám phá chi tiết trong bài viết này.
Mục lục
Business process là gì?
Business process là một chuỗi các bước hành động được tổ chức và thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp. Đây có thể là các hoạt động liên quan đến sản xuất, quảng cáo, bán hàng, dịch vụ khách hàng, hay bất kỳ hoạt động nào khác có thể đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
Ví dụ điển hình về Business Process là Quy trình đăng ký thẻ thành viên ở phòng tập gym:
- Điền Form Đăng Ký: Khách hàng điền vào một biểu mẫu đăng ký, cung cấp thông tin cá nhân cần thiết.
- Xác Thực Thông Tin: Nhân viên tại quầy đăng ký sẽ kiểm tra và xác thực thông tin từ biểu mẫu, đồng thời hỏi thêm nếu cần.
- Tạo Thẻ Thành Viên: Hệ thống tạo một thẻ thành viên có chứa thông tin cá nhân và hình ảnh của khách hàng.
- Lưu Trữ Thông Tin: Thông tin đăng ký và hình ảnh từ thẻ thành viên được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phòng tập.
- Cấp Thẻ và Hướng Dẫn Sử Dụng: Nhân viên giao thẻ thành viên cho người đăng ký và cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng thẻ và các tiện ích trong phòng tập.
- Thu Phí và Kích Hoạt Thẻ: Người đăng ký thanh toán các khoản phí đăng ký hoặc thẻ thành viên theo quy định.
- Hệ thống kích hoạt thẻ thành viên cho việc sử dụng dịch vụ.
Quy trình này giúp tổ chức phòng tập gym quản lý thông tin thành viên một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp trải nghiệm đăng ký thuận lợi và nhanh chóng cho khách hàng
Vai trò của busines process trong doanh nghiệp
Business Process đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc và hoạt động của một doanh nghiệp. Một quy trình kinh doanh được nghiên cứu kỹ lưỡng, lên kế hoạch và chiến lược tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm ngân sách và giảm thiểu rủi ro: Quy trình kinh doanh giúp tối ưu hóa và hạn chế rủi ro trong tương lai thông qua các phương án hiệu quả, từ đó tiết kiệm ngân sách và giảm thiểu khả năng gặp sự cố.
- Giảm thiểu sai sót từ con người: Đánh giá nhân sự thông qua quy trình kinh doanh giúp quản lý phân phối nhiệm vụ đến người có chuyên môn, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
- Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Quy trình kinh doanh đặt ra kế hoạch cụ thể và tối ưu hóa công đoạn liên quan nhất cho doanh nghiệp, từ đó tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc của các bộ phận.
- Tập trung vào khách hàng: Quy trình kinh doanh hiệu quả hướng tới khách hàng, trở thành công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp cập nhật nhu cầu và đánh giá của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ.
- Tiếp cận khách hàng mục tiêu sâu sắc hơn: Thông qua khảo sát và nghiên cứu thị trường, công ty sẽ đánh giá chính xác để tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.
- Chủ động quản lý thời gian: Quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách sử dụng chiến lược và sơ đồ để tối ưu hóa thời gian thực hiện.
- Ứng dụng công nghệ mới cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ mới để quản lý tốt hơn, đặc biệt là khi xu hướng làm việc từ xa đang phát triển mạnh mẽ.
Các loại business process phổ biến
1. Quy trình chính (Primary Process)
Quy trình chính được coi là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu. Qua quy trình này, doanh nghiệp đưa sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng. Mỗi hoạt động liên quan đến quy trình này đều hướng tới mục tiêu tăng giá trị cho giai đoạn chào bán sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp.
2. Quy trình hỗ trợ (Support Process)
Khác với quy trình chính, quy trình hỗ trợ không tham gia trực tiếp vào giá trị cuối cùng của sản phẩm. Tuy nhiên, chúng tạo ra môi trường và không gian để quy trình chính hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả. Các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp đều nhận được sự hỗ trợ chủ yếu từ quy trình này.
3. Quy trình quản lý (Managing Process)
Quy trình quản lý định hình hoạt động của quản trị và quản lý chiến lược phát triển. Nó xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn để đảm bảo hiệu quả trong thực hiện cả hai quy trình này. Ngoài ra, quy trình này còn tham gia vào việc giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Thông thường, doanh nghiệp sử dụng quy trình quản lý để định hình chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hoạt động của mình.
Business Process Management – Quản lý quy trình kinh doanh
Sau khi đã nắm bắt khái niệm về Business Process và các loại hình quy trình kinh doanh. Tiếp theo, bạn cần tìm hiểu về các công cụ quản trị quy trình kinh doanh phù hợp, thường được gọi là BPMS (Business Process Management System).
Cùng khám phá khái niệm này và một số đặc điểm quan trọng liên quan qua phần nội dung dưới đây nhé.
Business process management là gì?
BPM là quá trình thực hiện mô hình hóa, tự động hóa, thực thi, kiểm soát, đo lường và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh nhằm hỗ trợ đạt được các mục tiêu và kết quả chủ chốt của doanh nghiệp.
BPMS viết tắt của Business Process Management Software (Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh) hoặc Business Process Management System (Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh). Dù được hiểu theo cách nào, BPMS cơ bản là một công cụ giúp thực hiện phương pháp quản lý nhằm cải thiện các quy trình kinh doanh trong tổ chức. Điều này được thực hiện thông qua việc xây dựng, triển khai, sau đó phân tích và liên tục cải tiến các quy trình đó để đạt được sự tối ưu.
Vai trò của Business Process Management
Vai trò quan trọng của BPM là quản lý quá trình kinh doanh để đạt được cả mục tiêu cụ thể và những kết quả không gian cho doanh nghiệp. Nó cũng là bước chuẩn bị cho các hoạt động khác như thiết kế quy trình hay mô hình hóa các quy trình kinh doanh khác.
BPM thường liên quan đến việc sử dụng các công cụ BPM. Nhiệm vụ chính của các công cụ này là xây dựng và tự động hóa quy trình từ đầu đến cuối. Sau đó, chúng phân tích dữ liệu và thực hiện tối ưu hóa các quy trình đó.
Nhờ vào việc này, BPM đóng góp vào việc nâng cao năng suất và giảm chi phí của doanh nghiệp. Các quy trình được tạo ra thông qua sự ứng dụng của phần mềm có độ hoàn thiện và hiệu quả cao, góp phần quan trọng vào việc cải thiện hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của BPM
Quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management BPM) có những đặc điểm như sau:
- Hoạt động Liên tục: BPM là một hoạt động liên tục nhằm tái cấu trúc quy trình. Đây không phải là tác vụ một lần.
- Tập trung vào Cải thiện Quy trình: BPM liên quan đến việc cải thiện quy trình và không nhất thiết phải liên quan đến công nghệ hay tự động hóa.
- Người Thực Hiện là Người Quan Tâm đến Cải Thiện: BPM được thực hiện bởi các cá nhân quan tâm đến cải thiện quy trình, không phải là những cá nhân thực hiện quy trình.
Một số hiểu lầm về đặc điểm của Business Process Management
- BPM không phải là một sản phẩm, mà là một hoạt động và chuỗi các hoạt động, như đã được đề cập trước đó.
- BPM không phải là một phân khúc thị trường. Các sản phẩm hỗ trợ BPM mới chỉ là những công cụ hỗ trợ cho hoạt động này.
- Một ứng dụng không tự thân làm BPM. Ứng dụng chỉ là kết quả của hoạt động BPM, có thể thực thi quy trình nghiệp vụ hoặc hỗ trợ người ta trong việc thực hiện quy trình đó. Đơn thuần việc sử dụng ứng dụng không đủ để coi đó là thực hiện BPM.
- BPM cải thiện quy trình, nhưng không phải mọi cải tiến quy trình đều là BPM.
- BPM không chỉ là tất cả các hoạt động được hỗ trợ từ BPMS.
- Việc thao tác trên BPMS không đồng nghĩa với việc bạn đang thực hiện BPM.
Quản lý và tự động hóa quy trình trên một nền tảng thống nhất với 1Office
Phần mềm 1Office là một công cụ số hóa hoàn toàn hệ thống quy trình giao tiếp giữa các phòng ban, đồng thời tăng cường năng suất, tiết kiệm thời gian và làm tăng tốc độ phục vụ khách hàng. Đây cũng là phần mềm đứng đầu trong việc đổi mới, số hóa doanh nghiệp, cung cấp một bộ công cụ quản lý quy trình vượt trội, có khả năng chuyển đổi và tự động hóa toàn bộ 100% quy trình kinh doanh trong tổ chức.
1Office là phần mềm hàng đầu tại Việt Nam ứng dụng BPM toàn diện và tiến tới BPA (Business Process Automation – Tự động hóa quy trình kinh doanh) giúp doanh nghiệp hoạt động mượt mà, tăng cường hiệu suất và đồng thời giảm chi phí quản lý đáng kể. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp 1Office:
- Chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình: Bao gồm cả những quy trình phức tạp nhất.
- Báo cáo tiến độ chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ, số lượng công việc trong từng quy trình và từng bước.
- Cảnh báo tự động cho công việc sắp đến hạn: Giữ cho mọi công việc diễn ra suôn sẻ với cảnh báo tự động về các công việc sắp đến hạn.
- Vận hành quy trình liên thông: Liên kết chính xác và hiệu quả giữa tất cả các phòng ban.
- Tích hợp ký số đa nền tảng: Cho phép ký số ngay trên quy trình, giúp tăng tính an toàn và chắc chắn.
- Đo lường chất lượng từng bước trong quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình của mình thông qua việc đo lường hiệu quả từng bước.
——————————–
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới anh chị các kiến thức cơ bản về Business Process là gì, vai trò và các loại quy trình kinh doanh phổ biến cũng như đặc điểm, vai trò của Business Process Management. Nếu vẫn chưa rõ ràng về BPM, anh chị có thể trải nghiệm chúng bằng cách đăng ký nhận demo miễn phí với 1Office!
