Cách đánh giá hiệu quả công việc nhân viên công bằng và chính xác nhất

Mùa đánh giá cuối năm đã đến. Việc đánh giá chính xác mức độ hiệu quả trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho nhân sự trong năm tới cũng như từng bước cải thiện và tối ưu bộ máy vận hành. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu đánh giá hiệu quả công việc nhân viên là gì, lợi ích của nó và cách thực hiện đánh giá chính xác, công bằng nhất.

1. Định nghĩa về đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc là quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc, năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kĩ năng thực hiện công việc.

Việc đánh giá sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng/quý/6 tháng/năm với các cuộc kiểm tra được diễn ra liên tục, trong đó cuộc đánh giá cuối năm là kỳ đánh giá quan trọng nhất. Thông thường, mục đích đánh giá hiệu quả công việc là để quyết định nhân viên đó có được tiếp tục làm việc, hoặc có thể thăng thức, tăng lương thưởng và các phúc lợi khác hay không.

2. Tại sao cần đánh giá hiệu quả công việc?

Nhiều doanh nghiệp đã phải gánh chịu hậu quả nghiêm trọng chỉ vì thiếu kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống đánh giá nhân lực một cách khoa học và bài bản. Một số công ty bị mất khách hàng, giảm doanh thu do nhân viên làm việc không hiệu quả, chất lượng phục vụ không cao và khiến khách hàng không hài lòng. Ở các doanh nghiệp khác thì quản lý bất mãn nghỉ việc khiến nhân viên cấp dưới rơi vào trạng thái hoang mang.  

Do đó, có thể nói việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp và bản thân mỗi nhân viên. 

2.1 Đối với doanh nghiệp: 

Đưa ra phương án cải thiện hiệu quả: 

Dựa trên kết quả thực hiện công việc, nhà quản lý có thể xác định điểm tắc nghẽn trong hoạt động, điều chỉnh và đưa ra kỳ vọng những kỳ vọng phù hợp nhất cho cả đội và từng cá nhân. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn nhân lực hợp lý để công việc chung được thực hiện theo đúng tiến độ cũng như đảm bảo nguồn chi phí dự trù.

Cung cấp dữ liệu quan trọng cho công tác tuyển dụng

Việc bao quát tổng thể hiệu quả công việc của nhân viên sẽ cung cấp cái nhìn chuyên sâu và chi tiết về toàn bộ quá trình tuyển dụng của công ty. Cụ thể, nếu một công ty nhận thấy xu hướng nhân viên có kỹ năng kém trong một lĩnh vực nhất định, họ có thể bổ sung các mục sàng lọc cho bộ kỹ năng đó vào quy trình tuyển dụng.

Kết quả đánh giá sẽ cung cấp thông tin về số lượng nhân sự được giữ lại hoặc có khả năng nghỉ việc. Từ đó nhà tuyển dụng có thể đo lường được kết quả của hoạt động tuyển dụng, cũng như đưa ra chiến lược và phương án cải tiến phù hợp. 

2.2 Đối với nhân viên: 

Cơ hội phát triển

Kết quả đánh giá hiệu quả công việc cũng sẽ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ, để từ đó chủ động đánh giá xem bản thân mình đã làm việc tốt chưa, xứng đáng với mức lương được hưởng hay không; đồng thời xác định, sửa chữa các yếu điểm cũng như trau dồi chuyên môn của mình thông qua đào tạo và chia sẻ, trao đổi thông tin với các cấp quản lý,…

Tăng lương/thưởng

Một số công ty có chế độ tăng lương hoặc thưởng cho nhân viên nếu có kết quả đánh giá tốt. Đôi khi nó cũng là căn cứ để đưa ra quyết định thăng chức của nhân viên đó. 

3. Cách đánh giá hiệu quả công việc nhân viên một cách chính xác

Thực hiện đánh giá hiệu quả công việc là một trong các giải pháp giúp nhà quản lý kiểm soát được các kế hoạch đặt ra. Nhưng trên thực tế, việc đánh giá bị phụ thuộc vào không gian, thời gian, người thực thi,…có thể dẫn đến những quyết định cảm tính. Vậy đâu là tiêu chí đánh giá công việc hiệu quả cho vấn đề này?

Để đánh giá một cách chính xác và bao quát nhất về kết quả công việc của nhân viên thì cần nắm được 3 chỉ số (hay chính là KPI) quan trọng:

3.1 Chỉ số về chất lượng: 

Khi nói đến công việc thì yếu tố chất lượng được đánh giá cao hơn tất cả. Sử dụng các thước đo chất lượng công việc, hiệu suất thường được dựa trên thành phẩm của nhân viên. Điều này có thể được đo lường dựa trên số lỗi nhân viên đó đã mắc phải, có khuyết điểm gì không…

3.2 Chỉ số về hiệu quả: 

Hiệu quả công việc là khả năng đạt được “output” nhiều nhất với “input” ít nhất có thể. Khi cải thiện hiệu quả công việc, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian và với cùng một lượng tài nguyên. Hiệu quả làm việc có thể được biểu thị bằng công thức:

r = P / C ( trong đó r = tỷ lệ, p = sản phẩm và c = chi phí)

Một số thước đo hiệu quả công việc phổ biến là khả năng hoàn thành đúng thời hạn, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và liệu bạn có đạt được mục tiêu một cách nhất quán hay không. Bạn có phải làm thêm giờ nhiều không? Hãy xem lại cách làm việc của mình và tìm mọi cách có thể để cải thiện hiệu quả công việc hiện tại.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc

| “Work smarter, not harder” – Có nghĩa là nếu bạn muốn tăng năng suất, thì hãy nghĩ cách để làm việc thông minh hơn, không phải là làm nhiều hơn. Ta không thể tăng thêm thời gian cho mỗi ngày, nhưng luôn có thể nghĩ ra cách làm tốt hơn, mọi nơi, mọi lúc.

3.3 Chỉ số về số lượng: 

Số lượng thường dễ đo lường hơn chất lượng. Các chỉ số được sử dụng sẽ phụ thuộc vào đặc thù của từng ngành. Ví dụ, đối với nhân viên làm việc trong lĩnh vực bán hàng, mức độ thành công của họ được đo lường dựa trên số doanh thu đạt được. Những người làm công việc bán hàng thường sẽ kiếm được một khoản lương cơ bản cộng với hoa hồng cho mỗi lần bán hàng. Bạn càng bán được nhiều, bạn càng được trả tiền tốt hơn.

Trên đây là những chỉ số quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm được. Thế nhưng làm thế nào để đo lường một cách hiệu quả và chính xác nhất? Cách thức phổ biến mà các doanh nghiệp lập và theo dõi hiệu quả công việc là thông qua Google Sheet. Tuy nhiên, khi quản lý và đánh theo cách này, nhà quản lý thường gặp những vấn đề như không nắm được chính xác tiến độ hoàn thành công việc là bao nhiêu %, có gặp trở ngại gì trong quá trình thực hiện không,… Đó chính là lý do các nhà quản lý cần có phần mềm để dễ dàng hơn trong theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc đảm bảo sự chính xác, minh bạch. 

4. Phần mềm đánh giá hiệu quả công việc 1Office

1Office là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp trong đó gồm Workplace – Bộ công cụ quản lý công việc được hơn 3500 doanh nghiệp và hơn 300.000 người dùng tin tưởng sử dụng. 

Hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan như Dashboard, báo cáo động cùng bộ lọc thông minh giúp nhà quản lý đo lường & đánh giá kết quả làm việc hiệu quả.

Bao quát được toàn bộ công việc

Nhờ phần mềm quản lý kế hoạch công việc, mọi thông tin liên quan đến công việc như nội dung, địa điểm thực hiện, người xử lý, người kiểm tra, người xét duyệt, thời gian thực hiện công việc đều được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống. Do đó người dùng có thể bao quát được toàn bộ công việc diễn ra trong doanh nghiệp, đồng thời quản lý có thể nắm bắt được thông tin về dự án, kế hoạch ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối Internet.

Giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc

Phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ tối đa cho các nhà quản trị trong việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, theo dõi tiến độ công việc, quản lý công việc đã hoàn thành hoặc đang được thực hiện, những việc chưa làm xong, chậm deadline để quản lý có cách xử lý kịp thời. 

Cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu quả và năng lực của từng cá nhân

Hệ thống báo cáo tự động tổng hợp hiệu quả làm việc của từng nhân viên qua nhiều thời kỳ giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu suất làm việc, năng lực, trình độ của từng nhân viên để có cách điều phối công việc một cách phù hợp nhất. Ví dụ như đánh giá một nhân viên có hay trễ deadline không, hoàn thành bao nhiêu % công việc so với dự kiến, khả năng cộng tác với các phòng ban thế nào…

Việc sử dụng phần mềm đánh giá thực hiện công việc của nhân viên có tầm quan trọng rất lớn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua và triển khai nó. Bởi vì đây thực sự là một cơ hội để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên hùng mạnh, vươn lên trong môi trường khi mà tính cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay.

Nếu bạn là một nhà quản trị và đang tìm giải pháp đánh giá kết quả công việc hiệu quả, phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình thì phần mềm quản lý công việc 1Office sẽ là công cụ hoàn hảo dành cho bạn.