Quy trình theo dõi tiến độ công việc chính xác, hiệu quả

Theo dõi tiến độ công việc, dự án là việc quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được trình tự công việc đang thực hiện. Để công việc diễn ra một cách suôn sẻ, thành công thì nhà quản lý cần phải có một chiến lược rõ ràng, quy trình quản lý chi tiết. Vậy để xây dựng một quy trình quản lý công việc cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá ở nội dung dưới đây nhé.

1. Tại sao cần theo dõi tiến độ công việc?

Theo dõi tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu, giám sát công việc của nhân viên chi tiết. Qua đó, nhà quản lý, lãnh đạo có thể kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh nhân lực, chi phí, thiết bị để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, đáp ứng về số lượng và cả chất lượng của công việc như:

Giúp nhân viên hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.

• Giúp cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện
• Giảm thiểu tối đa trạng thái căng thẳng, mệt mỏi và áp lực trong công việc cho nhà quản lý. Từ đó giúp nhân viên có động lực làm việc, hứng thú và có trách nhiệm hơn trong công việc.
• Khi theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, bạn sẽ không phải cập nhật tiến độ công việc ở chỗ nhân viên mỗi ngày/mỗi tuần. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn có cái nhìn bao quát về tình trạng làm việc và năng lực của nhân viên để đề ra phương hướng cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc một cách tốt nhất.
• Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa các bộ phận một cách ăn khớp, đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban.
• Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý nhanh chóng tìm được nút thắt, tránh tình trạng đổ lỗi lẫn nhau hay quy trách nhiệm cho tập thể.

Với những lợi ích nêu trên, có thể thấy theo dõi tiến độ công việc là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý, lãnh đạo quản trị công việc và nhân sự một cách hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý tiến độ làm việc của nhân viên trong thời gian ngắn nhất? Dưới đây là 6 cách theo dõi tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả mà bạn nên áp dụng.

Xem thêm:

• Cách lập bảng tiến độ công việc bằng Excel đơn giản giúp nhà quản trị X2 hiệu quả quản lý
• Mẫu báo cáo tiến độ công việc mới nhất và 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo chuẩn form

2. Quy trình theo dõi tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả

Để có một dự án, công việc thành công thì không thể thiếu được quy trình làm việc chi tiết, rõ ràng. Dưới đây là quy trình theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, chuyên nghiệp giúp nhà quản lý nắm bắt công việc một cách dễ dàng.

2.1. Vạch ra kế hoạch làm việc và mục tiêu cần quản lý tiến độ

Trước khi thực hiện một dự án hay một công việc nào đó thì bạn cần vạch ra những kế hoạch, mục tiêu cho công việc mà mình thực hiện. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thực hiện trình tự các công việc sao cho hiệu quả nhất, là thước đo giúp bạn theo dõi tiến trình làm việc dễ dàng…

2.2. Chuẩn bị và đánh giá nguồn lực triển khai dự án

Một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện và quản lý dự án đạt hiệu quả, bạn cần chuẩn bị nguồn lực và đánh giá nguồn lực hiện có trước khi thực hiện. Nguồn lực ở đây bao gồm:

– Số lượng nhân sự thực hiện, phân công công việc cho từng người

– Ngân sách để thực hiện công việc. Chi phí dự trù cho từng hạng mục

Khi đã xác định được nguồn lực để triển khai, người quản lý giao việc và đánh giá nguồn lực để thực hiện dự án. Nếu không, bạn cần xem xét lại ngân sách, nguồn lực để phân bổ công việc hợp lý trước khi thực hiện.

2.3. Phân chia từng giai đoạn cụ thể cho công việc

Mỗi một công việc hay một dự án đều cần một giai đoạn cụ thể, do đó việc phân chia từng giai đoạn là vô cùng cần thiết. Khi phân chia công việc ra từng giai đoạn, bạn sẽ nắm được giai đoạn này cần phải thực hiện những công việc nào, cần bao nhiêu thời gian và phân chia cho những ai thực hiện..Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu sai sót, tránh nhầm lẫn trong công việc

Xem thêm: 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp

2.4. Đánh giá kết quả làm việc trong từng giai đoạn

Phần lớn nhà quản lý chỉ đánh giá công việc, dự án khi đã hoàn thành. Tuy nhiên, việc đánh giá kết quả làm việc cho từng giai đoạn sẽ giúp ta có hình dung cụ thể nhất cho tiến độ làm việc, tiến độ dự án. Qua đó, nhà quản lý sẽ đưa ra được những phương hướng, giải pháp tốt nhất trong suốt quá trình làm việc. Đồng thời, mỗi cá nhân sẽ biết được những ưu điểm, hạn chế của bản thân để định hướng được công việc của mình. Để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên hiệu quả, chính xác thì không thể thiếu đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý tiến độ công việc để quản lý, đánh giá công việc giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức thay vì phải đánh giá công việc, dự án thủ công như trước kia.

Vậy giải pháp nào giúp bạn đánh giá công việc nhanh chóng, tiện lợi và phù hợp cho doanh nghiệp cùng mình? Câu trả lời sẽ được giải đáp ở nội dung dưới đây.

3. Giải pháp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả với phần mềm 1Office

Phần mềm quản lý công việc hiệu 1Office là một trong những giải pháp hỗ trợ, quản lý công việc thông minh, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, tự động, phần mềm quản lý công việc hiệu quả 1Office cho phép người dùng theo dõi, quản lý tiến độ công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc Smartphone nhỏ gọn. Từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt được công việc một cách toàn diện.