Chữ ký số doanh nghiệp và những lợi ích hàng đầu không phải ai cũng biết 

Sự xuất hiện của chữ ký số doanh nghiệp đã tạo ra những bước chuyển biến mạnh trong thao tác thủ tục giấy tờ của mỗi công ty. Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chỉ cho rằng chữ ký số chỉ ứng dụng vào thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, lợi ích và chức năng của chữ ký số còn nhiều hơn thế. Bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ về những lợi ích hàng đầu của chữ ký số mà không phải ai cũng biết. 

Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp là dạng chữ ký điện tử, chữ ký này được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã không đối xứng, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu sẽ khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác. Chữ ký số tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt nhất – và cung cấp mức độ đảm bảo cao nhất về danh tính của người ký.

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì hiện nay, có 2 loại chữ ký số đang được sử dụng tại Việt Nam:

• Chữ ký số dùng USB token. Mỗi chứ ký được mã hóa trong một chiếc USB, đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của doanh nghiệp.
• Chữ ký số không dùng token. Hay còn gọi là chữ ký từ xa, chữ ký trên các thiết bị di động. Loại chữ ký này cho phép người dùng ký trực tiếp trên di động, máy tính bảng, thậm chí có thể phân quyền cho nhiều người cùng ký một lúc, tốc độ xử lý cao và nhanh. Không gặp phải các lỗi trên thiết bị phần cứng như chữ ký USB Token.

Những lợi ích hàng đầu của chữ ký số doanh nghiệp không phải ai cũng biết

Bảo đảm an toàn thông tin tuyệt đối của chữ ký số doanh nghiệp

Nhiều người luôn cho rằng chữ ký số không thể đảm bảo an toàn bằng con dấu và chữ ký tay. Bởi nó có liên quan đến những vấn đề bảo mật trong giao dịch. Tuy nhiên, chữ ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hoá công khai (PKI) sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Công nghệ này giúp xác định được danh tính của người ký. 

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Sử dụng chữ ký số đồng nghĩa với việc các chi phí cho việc in ấn giấy tờ, tài liệu, lưu trữ hồ sơ,… được giảm thiểu rõ rệt. Doanh nghiệp có thể tận dụng chi phí đó để sử dụng vào các mục đích khác có ý nghĩa hơn.

Tiết kiệm không gian lưu trữ

Với việc ban hành hồ sơ, tài liệu giấy thì cơ quan nào cũng sẽ phải đầu tư kho lưu trữ và trang thiết bị, nhân lực để bảo quản, phục vụ khai thác, tra cứu. Với tài liệu điện tử, việc lưu trữ sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc bằng các dịch vụ lưu trữ đám mây. Việc bảo quản, tra cứu, khai thác cũng sẽ được thực hiện hết sức đơn giản, gọn nhẹ.

Dễ dàng đối chiếu, truy xuất

Chữ ký số giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc của các tài liệu quan trọng không chỉ đối với những hồ sơ nội bộ mà còn các giấy tờ ký kết hợp đồng, chứng từ… Mỗi chữ ký doanh nghiệp đều có một mã riêng và được lưu trên server tổng của công ty cũng như chính phủ. Do vậy, việc tìm kiếm để đối chiếu, truy xuất nguồn gốc của chữ ký vô cùng nhanh chóng và dễ dàng. 

Tiết kiệm thời gian xử lý văn bản hành chính

Chữ ký số được dùng ký trên các văn bản điện tử giúp giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho doanh nghiệp cũng như những bộ phận liên quan. Thay vì phải đi in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản. Người dùng hoàn toàn có thể ký hàng loạt văn bản điện tử ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng,… thông qua môi trường internet.

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Do mỗi chữ ký số đều được mã hoá và xác định danh tính tác giả dễ dàng, cho nên chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định tính pháp lý của tài liệu điện tử. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. Vì vậy, chữ ký số được đánh giá là phương thức duy nhất để xác định tính pháp lý của văn bản điện tử hiện nay.

Ngăn chặn khả năng giả mạo chữ ký

Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên tới 55-70%. Còn đối với việc sử dụng chữ ký số có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là bất khả thi. 

Xem thêm: 1OFFICE RA MẮT TÍNH NĂNG CHỮ KÝ SỐ 1CA

1Office – giải pháp chữ ký số siêu Việt tích hợp trong quy trình

1Office đã cho ra mắt tính năng Chữ ký số và được tích hợp ngay trong quy trình làm việc giúp doanh nghiệp số hoá toàn diện. Tính năng mới này giúp doanh nghiệp: 

• Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp: Hệ thống sẽ tự động hóa luồng ký và trình ký. Từ đây, doanh nghiệp có thể thao tác đơn giản, dễ dàng trên trên phần mềm quản trị tập trung. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình. Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết. 
• Lưu trữ tập trung:  Phần mềm 1Office cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. 1CA của 1Office  giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
• Tối ưu hóa vận hành – đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số: Doanh nghiệp có thể áp dụng ký số cho đa dạng các chứng từ khác nhau: văn bản nội bộ; Hợp đồng lao động;…Hệ thống đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp hoạt động vững vàng dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào.

Ký số – ký mọi lúc, mọi nơi từ phần mềm 1Office

Nền tảng 1Office với 3 phân hệ HRM, CRM, WorkPlace và được tích hợp thêm tính năng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp đi nhanh hơn trên con đường chuyển đổi số. Để doanh nghiệp của mình sở hữu nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 Việt Nam, hãy đăng ký nhận tư vấn ngay từ 1Office: