Hệ thống dữ liệu – Nền tảng cho câu chuyện chuyển đổi số (Kỳ 2)

Nếu trong bài viết trước, hệ thống dữ liệu đã được thể hiện dưới một góc nhìn sâu sắc thì trong phần sau này, người đọc sẽ cùng tìm hiểu những thông tin về công việc, vai trò của một giám đốc công nghệ thông tin (CIO) ngày nay. 

IV. 5 thách thức về dữ liệu và cách một CIO bản lĩnh vượt qua

Khi các doanh nghiệp nhận thức rõ về sức mạnh của dữ liệu, họ sẽ nhận thấy trong hầu hết các ngành, các tổ chức đang sử dụng nó để có kết quả làm việc hiệu quả hơn, cung cấp dịch vụ tốt hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. Thực tế nhận thấy, các tổ chức đang tạo ra ngày càng nhiều dữ liệu hơn mỗi ngày và dễ dàng để thấy những thách thức về dữ liệu có thể nhanh chóng vượt ngoài tầm kiểm soát như thế nào. Nhưng nếu các giám đốc công nghệ thông tin (CIO) thực hiện theo 5 bước sau, họ sẽ có cơ hội vượt qua chúng và đạt được trao quyền dữ liệu thực sự cao hơn nhiều.

4.1 Tập hợp các mối liên quan với nhau 

Hầu hết trong các doanh nghiệp, các nhân viên đều sử dụng dữ liệu phục vụ cho công việc của mình. Một số nhỏ chỉ sử dụng với mức độ tương đối hạn chế, không cần đào sâu và dữ liệu họ dùng chỉ thuộc dạng sơ cấp. Số khác còn lại, bao gồm những chuyên viên phân tích dữ liệu sẽ yêu cầu truy cập vào các dữ liệu chất lượng cao để làm việc. Do đó, đảm bảo mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều có thể truy cập dữ liệu tương ứng với cấp độ của họ khi họ cần là một phần quan trọng trong vai trò của một CIO. Khi các dữ liệu được tích hợp trong các công cụ, nó không chỉ cho phép nhân viên trong các bộ phận khác nhau dễ dàng cập nhật, chia sẻ và xử lý dữ liệu mà còn đảm bảo mọi nhân viên đều biết cách sử dụng các công cụ này một cách thành thạo. Điều này lâu dần sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xây dựng các sáng kiến, ý tưởng mới. 

4.2 Bảo mật dữ liệu

Gần đây, các cuộc tấn công mạng ngày càng gia tăng về quy mô và mức độ tinh vi. Cho dù các quy định về bảo vệ dữ liệu ngày càng chặt chẽ thì đồng thời hoạt hoạt động tội phạm này ngày càng tăng. Ai cũng có thể nhận thấy một vụ tấn công quy mô lớn có thể gây hậu quả nghiêm trọng về tài chính và danh tiếng cho doanh nghiệp. Chính vì thế, cần có sự giám sát cẩn thận nơi lưu trữ dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu cơ sở và hệ thống đám mây. Cân nhắc cả những ai có quyền truy cập cập dữ liệu đó và khi nào được được quyền truy cập, khi nào thì không. Trách nhiệm quan trọng của CIO không chỉ hệ thống dữ liệu mà còn nằm trong vấn đề bảo mật dữ liệu. Việc áp dụng chính sách truy cập và lưu trữ dữ liệu sẽ giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu làm thiệt hại về cả danh tiếng và tài chính công ty. Các công cụ phân loại và phân tích dữ liệu cũng có thể giúp xác định đâu là dữ liệu quan trọng cần bảo mật. Tuy nhiên quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người – ý thức của toàn công ty về tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu. 

4.3 Những góc nhìn sâu sắc từ dữ liệu có sẵn

Để cung cấp những góc nhìn sâu sắc nhằm xây dựng những chiến lược có giá trị, dữ liệu cần được được chọn lọc và hữu dụng. Các bản ghi chép trùng lặp và lỗi thời cần được loại bỏ, đồng thời tiến hành phân loại và lập hồ sơ dữ liệu để có thẻ dễ dàng truy xuất, sắp xếp, lưu trữ và phân tích dữ liệu. Nếu không thực hiện theo các bước đó, chất lượng của thông tin sẽ không cao, từ đó ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. 

Tùy vào các hệ thống khác nhau, mỗi tổ chức có thể cho phép truy cập vào những dữ liệu quan trọng và mới nhất. Điều này đảm bảo mọi người luôn được cập nhật những tin tức mới nhất trên hệ thống – đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh thay đổi từng ngày từng giờ như hiện nay. Nhưng để thực sự tận dụng hết khả năng của hệ thống dữ liệu, các CIO nên khuyến khích nhân viên thay đổi tư duy, thay vì coi dữ liệu chỉ là những yếu tố cần thiết cho các báo cáo cáo theo tuần, theo tháng. Mà hơn thế nữa, họ nên sử dụng dữ liệu như các công cụ phân tích, theo dõi theo thời gian thực tế, từ đó đưa ra các quyết định, điều hướng quan trọng trong công việc. 

4.4 Sử dụng dữ liệu kịp thời

Nâng cấp hệ thống dữ liệu đáp ứng nhu cầu đầy đủ – kịp thời – nhanh chóng là một nhiệm vụ đòi hỏi cả thời gian và tiền bạc, không những thế còn cần cả sự lãnh đạo quyết đoán để thực hiện. Tuy nhiên, khi chưa thực hiện được nâng cấp hệ thống, các tổ chức vẫn có thể sử dụng dữ liệu kịp thời thông qua “kiến trúc mở”. Kiến trúc mở là cách tiếp cận này cho phép các giao diện lập trình ứng dụng (API) có thể liên kết với dữ liệu từ các hệ thống khác và hỗ trợ cung cấp dữ liệu theo trong thời gian thực. 

Sau này, khi cơ sở hạ tầng CNTT trở lên phức tạp hơn với nhiều cấu trúc hơn, CIO và nhóm làm việc phải đảm bảo cơ sở hạ tầng dữ liệu của tổ chức phải được giám sát hoạt động liên tục. Đây có thể là một thách thức không nhỏ, nhưng một khi có các công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể chủ động xác định, điều tra và giải quyết các vấn đề phát sinh trước khi chúng làm gián đoạn quyền truy cập tạm thời vào dữ liệu. 

4.5 Xây dựng cơ sở khẳng định dữ liệu luôn có chất lượng cao 

CIO là người có quyền cho phép người dùng và những thiết bị đầu cuối có quyền truy cập vào dữ liệu của doanh nghiệp, do đó chính họ cũng là người đưa ra các quy trình toàn diện để bảo vệ các nguồn dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép. Khi đó, người dùng mới tin tưởng dữ liệu họ đang sử dụng và phân tích là chính xác. Để đạt được điều này, họ cần phải ghi lại các quy trình mà mọi người phải tuân theo và đảm bảo mọi người đều bắt kịp được các quy trình đó. Những vấn đề trên thuộc về việc xây dựng chương trình quản trị dữ liệu toàn diện, nó sẽ bao gồm các giao thức rõ ràng về dòng dữ liệu và cách khai thác chúng. Nói cách khác, nếu có ai đó trong tổ chức tìm kiếm dữ liệu, họ có thể tìm được chính xác dữ liệu đó ở đâu, cách nó được đưa vào trong hệ thống cũng như nơi lưu trữ. 

V. Vai trò của CIO trong thời buổi kỹ thuật số hiện nay  

Giám đốc thông tin (CIO) chính là trung tâm của quá trình ra quyết định trong hầu hết các sáng kiến kinh doanh trong thời buổi kinh tế kỹ thuật số ngày nay. Trong khi có ít nhất 75% số CIO tham gia cuộc khảo sát trả lời rằng, họ càng ngày càng nhận thấy vai trò của mình đã được mở rộng, trách nhiệm tăng lên và cùng với đó, các quyết định của họ cũng có ảnh hướng lớn hơn. Điều này được thể hiện qua việc những CIO quan tâm cả đến những trải nghiệm của khách hàng (họ cân nhắc liệu có thể mang lại trải nghiệm người dùng thoải mái, thuận tiện và liền mạch hay không). Từ đó, Các CIO hiểu rằng, chính bản thân mình cũng có nhiệm vụ bảo vệ danh tiếng của thương hiệu mình bằng cách cung cấp những công cụ, trải nghiệm năng suất và hiệu quả nhất. 

CIO sẽ báo cáo trực tiếp với CEO và lắng nghe từ hai chiều những ý kiến đóng góp của đối phương, từ đó xây dựng các kế hoạch cho những năm tới. Dần dần, với việc các CIO với đội ngũ của mình trong quá trình tiếp xúc với tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp sẽ là những người đưa ra các sáng kiến quan trọng đi đầu, từ đó cải thiện mức độ tương tác với người dùng. Trong môi trường kỹ thuật số ngày nay, vai trò của CIO đang dần thay thế vai trò của giám đốc khách hàng (CCO), đôi khi là cả giám đốc phát triển chiến lược trong doanh nghiệp (CSO). Các nghiên cứu và khảo sát đã chỉ ra rằng các CIO đã trở thành những người thúc đẩy trải nghiệm của khách hàng, trong khi 67% thừa nhận quản lý trải nghiệm khách hàng hiện đang là một trong những ưu tiên hàng đầu trong công việc của họ. 

5.1 Dữ liệu là chìa khóa gia tăng tương tác khách hàng

Lý do cho việc CIO ngày càng trở lên quan trọng trong việc xây dựng trải nghiệm khách hàng là bởi vì về cốt lõi, mức độ tương tác mạnh mẽ của khách hàng được thúc đẩy bởi dữ liệu và phân tích hiệu quả. Dữ liệu chính là mấu chốt của vấn đề. Giống như bác sĩ không thể nào chẩn đoán bệnh khi không thực hiện bất kỳ xét nghiệm nào để hiểu tình trạng cơ thể hiện tại. Lúc này, dữ liệu chính là chìa khóa cho thúc đẩy tương tác của khách hàng.

Qua việc sử dụng công nghệ tân tiến, các CIO có thể dẫn dắt việc tạo ra trải nghiệm khách hàng tiếp theo – điều hướng trải nghiệm khách hàng. Bằng cách sử dụng dữ liệu, trải nghiệm của khách hàng được đo lường từng bước qua những bằng chứng về lượt thích và không thích, khách hàng có nhu cầu gì, sản phẩm nào khách hàng yêu thích hay ưu đãi nào dễ tiếp cận người tiêu dùng hơn. Họ có thể sử dụng công nghệ AI theo dõi hành vi khách hàng, liên tục tìm hiểu nhu cầu khách rồi phân tích, sau đó phát triển thành trải nghiệm mới hoặc thêm các ưu đãi cho khách hàng thân thiết. Phương pháp này yêu cầu sự phối hợp hiệu quả giữa CIO và CSO. 

5.2 Nâng cao trách nhiệm với những thông tin dữ liệu cung cấp 

Không chỉ gói gọn trong trách nhiệm của CIO, đảm bảo quyền truy cập dữ liệu, sử dụng và bảo mật hiệu quả là trách nhiệm của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Hệ thống dữ liệu cần được xem xét và nâng cấp hàng năm để cải thiện. Bắt đầu từ giám đốc điều hành 

5.3 Thúc đẩy doanh nghiệp 

Đúng với câu chuyện “người thành công luôn có lối đi riêng”, một CIO thành công luôn biết triển khai công nghệ để thúc đẩy hoạt động kinh doanh, chính bởi vì điểm mấu chốt của doanh nghiệp là tăng hiệu quả, năng suất và tối ưu doanh thu. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Các CIO cần phải xem xét không chỉ trong lĩnh vực công nghệ, mà còn xem xét khía cạnh công nghệ đó sẽ thúc đẩy lợi nhuận doanh nghiệp như thế nào. 

Các tổ chức ngày nay nhận ra mặt tích cực rằng họ có thể đạt được kết kết quả tốt nhất cho trải nghiệm khách hàng qua việc kết hợp thông tin từ các nhóm. Mặc dù vòng đời tiếp xúc với khách hàng phức tạp với nhiều điểm tiếp xúc, thông qua nhiều kênh, tuy nhiên khi liên kết dữ liệu với nhau, các CIO nhận ra rằng họ sẽ đi được đến một sự thống nhất trong trải nghiệm liền mạch của người dùng với sự cá nhân hóa cao.

 Hy vọng với những thông tin trên, người đọc có thêm góc nhìn sâu sắc hơn về vai trò quan trọng của hệ thống dữ liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó nhìn nhận lại chính doanh nghiệp của mình để thay đổi, sáng tạo hoặc nâng cấp hệ thống dữ liệu. 1Office mong muốn trở thành cầu nối, chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân trong quản lý doanh nghiệp tới người đọc – những CEO, CIO, CMO, CDO, CTO,… đầy tâm huyết với sự nghiệp của mình.