KoKo Pet: Hành trình chuyển đổi số cho chuỗi cửa hàng bán lẻ
Trải qua 6 năm hình thành và phát triển, KoKo Pet đã đi từ một cửa hàng bán đồ dùng thú cưng đơn lẻ trở thành chuỗi cửa hàng trên địa bàn Hà Nội. Do đó, số lượng nhân sự và khối lượng công việc cũng tăng theo cấp số nhân. Để giải quyết về các bài toán quản trị nhân sự và quy trình công việc, ban lãnh đạo KoKo Pet đã quyết định sử dụng phần mềm 1Office.
Từ cửa hàng đơn lẻ xây dựng thành hệ thống bán lẻ
Chị Ngô Luân – Người sáng lập thương hiệu Vương quốc thú cưng KoKo Pet chia sẻ về ý tưởng xây dựng thương hiệu: Thời điểm có ý tưởng xây dựng KoKo Pet là vào năm 2016 khi mà thị trường Việt Nam nói chung, thị trường Hà Nội nói riêng dường như chưa đầu tư nhiều vào dịch vụ thú cưng.Thấy được lợi thế đó, chị Luân bắt đầu triển khai xây dựng thương hiệu KoKo Pet cung cấp các sản phẩm chăm sóc cho thú cưng như đa dạng về thức ăn, phụ kiện quần áo, lồng chuồng, dịch vụ cắt tỉa lông, tiêm chủng,…
KoKo Pet bắt đầu với 1 cửa hàng, chủ yếu là bán lẻ đồ dùng và spa cho chó mèo ở khu vực Long Biên. Thời điểm này, khi nhân sự và khối lượng công việc chưa có nhiều nên chị Luân trực tiếp tham gia vào việc bán hàng, tiếp khách, giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ chăm sóc thú cưng, hay tài chính, hàng hóa.
Tuy nhiên, khi KoKo Pet phát triển hơn và mở rộng quy mô với hệ thống gồm 4 spa, cửa hàng trên địa bàn Hà Nội, nhân sự cũng tăng theo. Chị Ngô Luân cho biết: “Trong 5 năm đầu tiên phát triển của KoKo Pet, mình gặp rất nhiều khó khăn trong cách thức vận hành và đảm bảo nguồn tài chính. Mình bắt đầu đi tìm nguyên nhân và phát hiện ra rằng do KoKo Pet chưa chuyển đổi số và định hướng cho cửa hàng của mình“.
Quản trị nhân sự và công việc với giải pháp số 1Office
Hiện nay, KoKo Pet có quy mô hơn 30 nhân sự, bao gồm nhiều phòng ban khác nhau như phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng phát triển sản phẩm,… Với quy mô này, việc điều phối nhân sự và công việc cho chuỗi cửa hàng cần phải thông minh và linh hoạt.
Anh Hoàng Anh Tú, Quản lý nhân sự và đường lối phát triển của KoKo Pet chia sẻ: “Nếu như trong giai đoạn đầu mới thành lập công ty, chỉ có khoảng dưới 10 nhân viên thì những vấn đề như quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, thay đổi ca kíp cho nhân viên không quá khó khăn. Tuy nhiên khi nhân sự tăng lên những công việc này cần phải nhờ đến sự hỗ trợ của công nghệ mới có thể tối ưu hơn để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa mọi nghiệp vụ. 1Office là đơn vị mà KoKo Pet tin rằng có thể giải quyết được những bài toán này của chúng tôi.
Nhân viên tại các cửa hàng khi đến ca làm việc không cần phải gặp quản lý hay lắp đặt máy chấm công mà chỉ cần thực hiện chấm công GPS trên 1Office. Như vậy, tôi có thể theo dõi được công làm của các bạn nhân viên mà không cần đến từng cơ sở để kiểm tra”.
1Office tích hợp các dữ liệu liên quan đến nhân sự trên một nền tảng duy nhất và lưu trữ mãi mãi, hỗ trợ người quản lý có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi, tự động tính lương thưởng hay phạt vào bảng lương cho nhân viên. Từ đó có thể đưa ra đánh giá nhân sự khi đến kỳ hạn.
Ngoài ra, KoKo Pet cũng sử dụng tính năng quản lý công việc trên phân hệ Workplace của 1Office. Từ người quản lý có thể giao việc bán hàng, liên hệ với nguồn cung sản phẩm, chạy các chiến dịch quảng cáo hay quản lý thống kê tài chính – kế toán xuống cho đúng người, đúng vị trí khác nhau.
Chia sẻ về thời điểm dịch bùng phát lần thứ 4, KoKo Pet đã chuyển hình thức làm việc offline sang online, đồng bộ quy trình công việc và theo dõi ngay trên phần mềm 1Office. KoKo Pet thực hiện các chính sách nhân văn như hỗ trợ quỹ Covid-19 cho nhân viên khó khăn, tăng cường đào tạo online để rèn luyện thêm kiến thức và kỹ năng chăm sóc thú cưng. Toàn bộ những hoạt động nội bộ của KoKo Pet đều được truyền thông trên mạng social nội bộ công ty.
Việc áp dụng phần mềm 1Office vào quản trị nhân sự và quy trình công việc tại KoKo Pet sẽ là đòn bẩy giúp công tác quản lý tại các cơ sở triệt để hơn, giảm tải chi phí vận hành và tiết kiệm thời gian tối đa. Anh Tú nhận định: “Từ khi sử dụng 1Office, mọi tác vụ giao việc, quản lý hồ sơ, quản lý công lương, quy trình làm việc đều được đồng bộ và tập trung trên nền tảng này. Từ đó, các bộ phận làm việc hiệu quả hơn, hiệu suất tăng lên rõ rệt”.
KoKo Pet là một trong những đơn vị trong ngành chuỗi bán lẻ đã áp dụng công nghệ số vào quản trị doanh nghiệp thành công. Hy vọng rằng, đây sẽ là bước tiến lớn để KoKo Pet có thể tập trung phát triển nội lực và vươn xa hơn trên thị trường Việt Nam. 1Office sẽ luôn cải thiện sản phẩm để đem đến giá trị có ích cho khách hàng sử dụng phần mềm được tối ưu nhất.
