TOP 10 lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp 4.0

Chuyển đổi số ngày càng trở thành xu hướng tất yếu trong doanh nghiệp, mọi lĩnh vực và ngành nghề. Tầm quan trọng của chuyển đổi số trở nên rõ ràng qua những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức và cả cộng đồng. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu về 10 lợi ích của chuyển đổi số.

1.Lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

1.1 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh – Lợi ích số 1 của chuyển đổi số

Chuyển đổi số là chìa khóa giúp doanh nghiệp áp dụng công nghệ và phần mềm hiện đại, từ đó nâng cao hiệu quả và hiệu suất của các quy trình kinh doanh. Việc tự động hóa các công việc thủ công và sử dụng dữ liệu thông minh giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc. Kết quả, doanh nghiệp có thể kiểm soát tối đa các sai sót và thúc đẩy tiến trình sản xuất và kinh doanh.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tạo báo cáo theo thời gian thực, từ đó cải thiện quá trình ra quyết định. Chuyển đổi số cũng có thể được áp dụng để tối ưu hóa giao tiếp và phối hợp giữa các nhân viên, tạo điều kiện cho một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn.

1.2 Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty

Chuyển đổi số đem đến cho doanh nghiệp các công cụ và phần mềm tiên tiến. Nhân viên có thể tận dụng những công nghệ hiện đại này để tối ưu hóa quá trình làm việc, từ đó tập trung vào những dự án quan trọng và nâng cao khả năng chuyên môn của mình. Lợi ích của chuyển đổi số không chỉ làm tăng cường năng lực cá nhân mà còn giúp cải thiện năng suất lao động và hiệu quả làm việc chung. Dưới đây là một số lợi ích thực tế mà nhân viên có thể hưởng lợi từ chuyển đổi số:

• Tự động hóa các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại
• Dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết
• Dễ dàng cộng tác với đội, nhóm,…

1.3 Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp số hóa sản phẩm

Chuyển đổi số mang lại lợi ích cho doanh nghiệp không chỉ thông qua việc tạo ra các sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm hiện có mà còn qua việc tích hợp công nghệ và dữ liệu mới. Sản phẩm số hóa không chỉ nhanh chóng đáp ứng nhu cầu thị trường mà còn mở rộng thị trường tiềm năng, tạo ra nguồn doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp. Đây là cách chuyển đổi số đóng góp vào việc nâng cao chất lượng và sự cạnh tranh của sản phẩm, đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp số là gì? Giải pháp chuyển đổi số toàn diện

1.4 Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Trong thời đại hiện nay, khách hàng ngày càng đề cao trải nghiệm mua sắm và mong muốn sử dụng những sản phẩm cá nhân hóa. Cá nhân hóa trong quá trình sản xuất, kinh doanh không chỉ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm tốt hơn mà còn làm cho họ cảm thấy đặc biệt và kết nối mạnh mẽ với các doanh nghiệp.

Chuyển đổi số cũng đóng vai trò quan trọng trong việc doanh nghiệp thu thập thông tin từ dữ liệu khách hàng, giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và hành vi của khách hàng. Nhờ vào lợi ích của chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm, nâng cao sự hài lòng và đáp ứng những mong đợi ngày càng cao của khách hàng. Điều này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế trong lĩnh vực y tế có thể là hệ thống quản lý thông tin bệnh nhân thông minh. Khi bệnh nhân đến khám, họ chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản như tên và số sổ khám. Hệ thống này tự động trích xuất và hiển thị tình trạng sức khỏe trước đây, thông tin về các đơn thuốc đã được kê đơn (mà thậm chí bệnh nhân cũng có thể không nhớ rõ). Quy trình khám bệnh trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thời gian chờ đợi và tăng cường trải nghiệm của bệnh nhân.

Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính, áp dụng công nghệ AI, sinh trắc học và IoT, ngân hàng có thể cá nhân hóa gói vay cho từng khách hàng. Công nghệ sinh trắc học giúp xác minh danh tính khách hàng nhanh chóng và chính xác. Kết hợp với dữ liệu lưu trữ, phân tích big data, ngân hàng có khả năng nhận biết tên, thói quen tiêu dùng và tình hình tài chính hiện tại. Công nghệ AI sau đó đề xuất các gói vay phù hợp, tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi và tăng cường mức độ hài lòng và gắn bó với khách hàng. Điều này không chỉ giúp ngân hàng cung cấp dịch vụ cá nhân hóa mà còn tối ưu hóa quy trình tài chính và tăng cường trải nghiệm của khách hàng.

1.5 Tiết kiệm chi phí hoạt động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Theo một báo cáo của SAP công bố tại Las Vegas, hơn 80% doanh nghiệp đã tăng lợi nhuận và 85% doanh nghiệp đã mở rộng thị phần trong ngành của họ nhờ chuyển đổi số (nguồn: SAP Center for Business Insights and Oxford Economics). Thông qua những lợi ích của chuyển đổi số, doanh nghiệp Việt Nam ngày càng chuyển đổi sang việc sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian gặp gỡ, gửi giấy tờ đồng thời giảm chi phí nhân công bằng cách tối ưu hóa quy trình sắp xếp và lưu trữ dữ liệu.

Bên cạnh việc tối ưu hóa chi phí hoạt động, chuyển đổi số cũng mở ra cơ hội tiếp cận khách hàng thông qua nhiều kênh online, thay vì chỉ sử dụng một kênh truyền thống như trước đây. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến trưng bày sản phẩm, quản lý tồn kho, các chi phí bán hàng khác, đồng thời tạo ra một môi trường kinh doanh linh hoạt và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: 10 giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp kèm Ví dụ cụ thể

1.6 Kiểm soát, quản lý thông tin, tài nguyên hiệu quả

Mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều đối diện với một lượng lớn thông tin từ nội bộ và các nguồn bên ngoài như khách hàng, đối tác và hệ sinh thái. Trước đây, việc quản lý thông tin này thường được thực hiện thủ công và gặp nhiều khó khăn. Thông tin dưới dạng vật lý, như giấy tờ, số liệu, thường dễ bị hỏng, mờ hoặc mất theo thời gian và sự can thiệp của con người.

Mỗi phòng ban thường có số liệu riêng, dẫn đến khả năng xuất hiện sai lệch trong dữ liệu giữa các phòng ban. Việc quản lý tài liệu dưới dạng vật lý làm cho dữ liệu phân tán, tạo ra khó khăn trong việc kết nối thông tin và quản lý dữ liệu.

Chuyển đổi số bao gồm việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ, ứng dụng nhằm tối ưu hoá hoạt động kinh doanh dựa trên việc hợp nhất thông tin và tài nguyên. Thay vì sử dụng phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, chuyển đổi số tập trung nguồn lực làm gia tăng hiệu quả. Điều này không chỉ hỗ trợ văn hóa số “Khách hàng là trung tâm” mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về thông tin, từ việc kiểm soát đến thống kê và quản lý số liệu.

Một ví dụ điển hình cho chuyển đổi số là khi một bệnh viện áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ bệnh và kết quả thăm khám. Thông qua vài thao tác đơn giản trên máy tính, bác sĩ có thể truy cập toàn bộ lịch sử thăm khám, tiền sử bệnh tật và thông tin về loại thuốc đã được kê đơn trước đó mà không cần phải tra cứu hoặc đọc nhiều hồ sơ, phiếu thăm khám. Điều này giúp bác sĩ tiết kiệm thời gian thăm khám, cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hiệu quả hơn. Hệ thống quản lý này không chỉ giúp bác sĩ tối ưu hóa quá trình làm việc mà còn giúp bệnh viện quản lý thông tin bệnh nhân một cách hiệu quả hơn so với việc quản lý truyền thống. Nó mang lại lợi ích lớn cho cả bác sĩ và bệnh viện, tăng cường khả năng chăm sóc bệnh nhân, cải thiện quản lý tổ chức y tế.

1.7 Tinh gọn quy trình bên trong doanh nghiệp – Lợi ích của chuyển đổi số

Trước đây, để ký duyệt một văn bản, hợp đồng, doanh nghiệp Việt Nam thường mất từ 3-4 ngày do phải di chuyển, in ấn và gửi giấy tờ qua lại giữa các phòng ban, cấp bậc khác nhau. Tuy nhiên, nhờ vào lợi ích của chuyển đổi số, nhân sự trong doanh nghiệp ngày nay chỉ cần vài phút ngồi tại chỗ để trình ký giấy tờ thông qua vài click chuột, thay vì phải dành thời gian để tìm sếp và trình duyệt.

Các nhà quản lý cũng có thể duyệt và xác nhận các vấn đề mọi lúc mọi nơi, không cần phải có mặt tại công ty. Quy trình duyệt của hệ thống trong doanh nghiệp trở nên đơn giản, tinh gọn và hiệu quả nhờ vào chuyển đổi số. Điều này giúp các phòng ban nhân sự và vận hành dễ dàng kiểm soát và xử lý nhanh chóng nhiều vấn đề hơn, tăng cường khả năng quản lý và linh hoạt trong công việc hàng ngày.

1.8 Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp

Sự linh hoạt của một doanh nghiệp không chỉ thể hiện trong khả năng thích nghi với sự biến động của môi trường xung quanh mà còn qua việc nhận biết cơ hội, đánh giá rủi ro và dự đoán nguy cơ.

Ví dụ: Đại dịch Covid-19 vừa qua là một ví dụ điển hình về khả năng thích nghi với môi trường xung quanh. Đối với những công ty đã tích hợp số hóa dữ liệu và quy trình đã có khả năng thích ứng nhanh chóng với hình thức “Work From Home.” Đối với họ, đợt dịch bệnh này hầu như không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh, thậm chí mở ra được nhiều cơ hội mới.

1.9 Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Nhờ chuyển đổi số mà các nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá được năng lực và năng suất của nhân viên một cách hiệu quả. Đồng thời, việc này giúp giảm thiểu sự xung đột trong nhân sự và thúc đẩy sự công bằng trong doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo chi tiết về năng lực, năng suất, tình hình làm việc, doanh số và các chỉ số liên quan của mỗi nhân viên và phòng ban trong công ty.

Nhờ vào lợi ích của chuyển đổi số này, nhà quản lý có thể đưa ra các đề xuất phù hợp cho cấp dưới cũng như toàn công ty. Điều này tạo ra sự minh bạch và đồng đội trong quá trình quản lý nhân sự. Đồng thời, nhân viên cũng có cơ hội hiểu rõ hơn về mức độ năng lực của mình và có thể nhìn thấy năng lực của đồng nghiệp, từ đó nhận biết điểm mạnh và điểm yếu để có thể tự phát triển và nâng cao hiệu suất làm việc. Đây thực sự là một trong những lợi ích quan trọng của chuyển đổi số trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu thêm: Quy trình xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

1.10 Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn

Chuyển đổi số đi đôi với chuyển đổi văn hóa. Trên thực tế, chúng giống như hai mặt của một đồng tiền, phụ thuộc vào nhau để phát triển và tồn tại. Một trong những lợi ích của chuyển đổi số là khả năng tạo ra và nuôi dưỡng văn hóa tích cực trong tổ chức. Đầu tư vào chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang hướng tới việc xây dựng một môi trường khuyến khích đổi mới.

Bằng cách này, nhân viên trở nên cởi mở hơn đối với những thay đổi trong cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động. Họ không ngại thử thách, thử nghiệm các sáng kiến, ý tưởng mới và dám nói lên suy nghĩ của mình. Tinh thần này từ mỗi cá nhân sẽ giúp duy trì tổ chức luôn trong trạng thái đổi mới, phát triển và luôn sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức.

Chuyển đổi số không chỉ tạo ra sự thay đổi trong cấu trúc kỹ thuật mà còn tạo nên một văn hóa mới cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số giúp nuôi dưỡng một văn hóa tự động và chủ động trong môi trường doanh nghiệp. Chẳng hạn, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số như 1Office có thể giúp nhân viên cập nhật công việc của họ lên hệ thống một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra một môi trường trao đổi thuận lợi giữa các phòng ban.

Thực hiện điều này không chỉ tạo ra tinh thần trách nhiệm với công việc mà còn tăng khả năng kiểm soát cho nhân sự. Ngoài ra, chuyển đổi số còn tạo ra một văn hóa chia sẻ và hỗ trợ, giúp các phòng ban giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Điều này thể hiện một sự chủ động và sẵn sàng hợp tác trong tất cả các khía cạnh của công việc.

2. 1Office – Giải pháp chuyển đổi số, tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp

1Office tự hào là một giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số, mang đến cho doanh nghiệp một phần mềm quản lý tổng thể giúp tối ưu hóa vận hành tự động và hiệu quả. 1Office không chỉ cung cấp các công cụ kỹ thuật số mà còn tạo ra một môi trường làm việc số, chất lượng và hiệu quả.

1Office là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành một doanh nghiệp số với 3 phân hệ chính:

• Phân hệ WORKPLACE: Cung cấp công cụ hỗ trợ nhân sự. Bao gồm: mạng nội bộ, chữ ký số, công việc, quy trình, dự án, tài liệu và lịch biểu.
• Phân hệ HRM: Cung cấp các công cụ hỗ trợ hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Bao gồm: tuyển dụng, đánh giá năng lực ASK, nhân sự, chấm công, tiền lương, quản lý KPI, tài sản, đơn từ.
• Phân hệ CRM: Cung cấp các công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng.

Với 1Office, doanh nghiệp có khả năng tự động hóa công việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự tương tác trong tổ chức. Nền tảng này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi mà còn phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh và phát triển chiến lược kinh doanh. 1Office được xây dựng để đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa quy trình và vận hành, với nhiều tính năng ưu việt như:

• Tích hợp các phương thức thanh toán trực tuyến vào hệ thống bán hàng.
• Quản lý quy trình nhập xuất hàng hóa và quản lý kho hàng một cách hiệu quả.
• Áp dụng công nghệ AI và chatbot để tự động hóa phục vụ khách hàng.
• Tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu cho việc ra quyết định kinh doanh.
• Tối ưu hóa quy trình điều phối nhân lực và quản lý dự án.

1Office không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn tăng cường hiệu suất làm việc, đồng thời nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường.

Nhận ngay bản dùng thử tính năng Quản lý doanh nghiệp 1Office hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

Trên đây là 10 lợi ích quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp mà 1Office đã tổng hợp từ nhiều kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số để có thể bắt đầu thực hiện ngay hôm nay.