4+ Mẫu Biên Bản Hiện Trường 2026 [Tải File Word]

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp mẫu biên bản hiện trường chuẩn mới nhất năm 2026, đồng thời hướng dẫn cách lập chi tiết cho mọi tình huống phổ biến như kiểm tra hiện trường xây dựng, xác nhận sự cố, tai nạn lao động, bàn giao mặt bằng và khám nghiệm hiện trường. Nội dung được trình bày rõ ràng, dễ áp dụng, phù hợp cho doanh nghiệp, cán bộ kỹ thuật, hành chính và người làm pháp lý sử dụng trực tiếp.

I. Biên bản hiện trường là gì? Vai trò và ý nghĩa pháp lý

1. Biên bản hiện trường là gì? (Định nghĩa chi tiết)

Biên bản hiện trường là văn bản được lập nhằm ghi nhận một cách khách quan, trung thực và trực tiếp tình trạng thực tế của sự việc, tài sản, con người hoặc không gian tại một thời điểm, địa điểm cụ thể. Biên bản này thường được lập ngay tại nơi xảy ra sự việc (hiện trường) bởi người có thẩm quyền hoặc những người liên quan, với mục đích làm căn cứ xác minh, xử lý hoặc giải quyết vấn đề phát sinh.

Khác với nhiều loại biên bản hành chính mang tính tổng hợp hoặc báo cáo lại, biên bản hiện trường có đặc điểm nổi bật là:

• Ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm xảy ra hoặc kiểm tra

• Phản ánh những gì đang tồn tại, không suy diễn, không kết luận thay

• Có sự tham gia xác nhận của các bên liên quan hoặc người làm chứng (nếu có)

Trong thực tế, biên bản hiện trường không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng, mà còn xuất hiện phổ biến trong nhiều ngữ cảnh khác như:

• Xác nhận sự cố, tai nạn lao động

• Ghi nhận hiện trường vi phạm hành chính

• Khám nghiệm hiện trường vụ việc

• Kiểm tra, bàn giao, nghiệm thu tài sản

• Ghi nhận thiệt hại do thiên tai, cháy nổ, sự cố kỹ thuật

Có thể hiểu đơn giản: biên bản hiện trường là “bức ảnh pháp lý bằng chữ” của một sự việc tại thời điểm nó xảy ra.

2. Vai trò quan trọng của Biên bản hiện trường

Trong thực tiễn pháp lý và quản lý, biên bản hiện trường giữ vai trò đặc biệt quan trọng, bởi đây thường là tài liệu gốc đầu tiên phản ánh sự việc, làm nền tảng cho mọi đánh giá và quyết định sau đó.

Cụ thể, biên bản hiện trường có các vai trò sau:

• Làm bằng chứng pháp lý
  Là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc xác định trách nhiệm của các bên liên quan.

• Ghi nhận sự việc một cách khách quan, trung thực
  Phản ánh đúng hiện trạng tại thời điểm kiểm tra hoặc khi sự việc xảy ra, hạn chế tối đa việc thay đổi, che giấu hoặc bóp méo thông tin về sau.

• Cơ sở để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định
  Biên bản hiện trường là nền tảng để:

  • Lập biên bản xử lý tiếp theo

  • Ra quyết định hành chính

  • Đánh giá mức độ vi phạm, thiệt hại hoặc hậu quả

• Minh bạch hóa quá trình làm việc và giám sát
  Việc lập biên bản ngay tại hiện trường với sự chứng kiến của các bên giúp đảm bảo tính công khai, minh bạch và hạn chế tranh cãi.

Trong nhiều trường hợp, biên bản hiện trường có giá trị quyết định đến kết quả xử lý vụ việc. Nếu biên bản được lập không đầy đủ, không đúng thực tế hoặc sai thể thức, toàn bộ quá trình xử lý sau đó có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

3. Ý nghĩa pháp lý của Biên bản hiện trường

Về mặt pháp lý, biên bản hiện trường không phải lúc nào cũng là quyết định cuối cùng, nhưng lại là chứng cứ quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc. Giá trị pháp lý của biên bản hiện trường phụ thuộc vào:

• Chủ thể lập biên bản

• Trình tự, thủ tục lập

• Nội dung ghi nhận

• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Trong từng lĩnh vực pháp lý, biên bản hiện trường có ý nghĩa khác nhau:

• Trong lĩnh vực dân sự
  Là căn cứ xác định sự kiện thực tế, thiệt hại, tình trạng tài sản để giải quyết tranh chấp hợp đồng, bồi thường, khiếu nại.

• Trong lĩnh vực hành chính
  Là tài liệu nền để lập biên bản vi phạm hành chính, ban hành quyết định xử phạt hoặc yêu cầu khắc phục hậu quả.

• Trong lĩnh vực hình sự
  Biên bản hiện trường (khám nghiệm hiện trường) là một trong những chứng cứ quan trọng để xác định diễn biến vụ việc, nguyên nhân và dấu hiệu tội phạm.

Vì vậy, biên bản hiện trường càng được lập chuẩn xác, trung thực thì giá trị pháp lý càng cao và càng có lợi cho quá trình xử lý sau này.

4. Phân loại các loại Biên bản hiện trường phổ biến

Tùy theo mục đích và bối cảnh sử dụng, biên bản hiện trường được chia thành nhiều loại khác nhau. Việc xác định đúng loại biên bản giúp lựa chọn mẫu phù hợp và cách lập chính xác.

Một số loại biên bản hiện trường phổ biến hiện nay gồm:

• Biên bản kiểm tra hiện trường

• Biên bản xác nhận hiện trạng

• Biên bản khám nghiệm hiện trường

• Biên bản hiện trường sự cố, tai nạn

• Biên bản hiện trường vi phạm

• Biên bản bàn giao, nghiệm thu tại hiện trường

• Biên bản ghi nhận thiệt hại thực tế

Mỗi loại biên bản sẽ có yêu cầu nội dung và cách trình bày khác nhau, nhưng đều phải đảm bảo nguyên tắc chung là: khách quan – trung thực – đầy đủ – đúng thẩm quyền.

II. Các thành phần chính cần có trong mọi Biên bản hiện trường

Dù được lập trong bất kỳ bối cảnh nào (xây dựng, sự cố, tai nạn, kiểm tra hành chính, xác nhận thiệt hại…), biên bản hiện trường chỉ có giá trị khi được lập đúng cấu trúc và đầy đủ các thành phần bắt buộc. Việc thiếu hoặc trình bày sai một trong các nội dung dưới đây có thể khiến biên bản giảm hoặc mất giá trị pháp lý, gây khó khăn trong quá trình giải quyết sự việc về sau.

1. Quốc hiệu – Tiêu ngữ

Quốc hiệu và tiêu ngữ là yếu tố bắt buộc đối với biên bản hiện trường mang tính hành chính, pháp lý. Đây là căn cứ thể hiện tính chính thống của văn bản.

Yêu cầu trình bày:

• Đặt ở đầu văn bản, căn giữa

• Viết đúng mẫu:

  • CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  • Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

• Có đường kẻ ngang phân cách (nếu cần)

Với biên bản nội bộ doanh nghiệp, quốc hiệu có thể không bắt buộc, nhưng đối với biên bản dùng làm chứng cứ pháp lý hoặc nộp cơ quan Nhà nước, quốc hiệu – tiêu ngữ gần như là bắt buộc.

2. Tên biên bản

Tên biên bản phải phản ánh đúng mục đích và nội dung thực tế của việc lập biên bản, tránh dùng tên chung chung gây hiểu nhầm về phạm vi giá trị.

Một số tên biên bản thường dùng:

• BIÊN BẢN HIỆN TRƯỜNG

• BIÊN BẢN KIỂM TRA HIỆN TRƯỜNG

• BIÊN BẢN XÁC NHẬN HIỆN TRƯỜNG

• BIÊN BẢN GHI NHẬN HIỆN TRƯỜNG SỰ CỐ / TAI NẠN

Tên biên bản nên:

• Viết in hoa, đậm

• Căn giữa

• Có thể kèm chú thích (V/v: …) ngay bên dưới để làm rõ nội dung

3. Số hiệu biên bản

Số hiệu biên bản giúp:

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ

• Tra cứu khi phát sinh tranh chấp

• Làm căn cứ viện dẫn trong các văn bản tiếp theo

Cách đánh số phổ biến:

• Theo thứ tự thời gian: 01/BBHT-2025

• Theo dự án/vụ việc: 03/BBHT-CTXYZ/2025

• Theo đơn vị lập biên bản

Không có mẫu số hiệu “cứng”, nhưng phải thống nhất trong cùng một hệ thống hồ sơ.

4. Thời gian, địa điểm lập biên bản

Đây là thông tin cốt lõi xác định giá trị thời điểm của biên bản hiện trường. Việc ghi mơ hồ, thiếu chính xác có thể khiến biên bản bị nghi ngờ tính khách quan.

Cần ghi rõ:

• Ngày, tháng, năm

• Giờ lập biên bản (đặc biệt quan trọng với sự cố, tai nạn)

• Địa điểm cụ thể:

  • Địa chỉ chi tiết

  • Khu vực, hạng mục, vị trí trong công trình (nếu có)

Ví dụ:

“Hôm nay, vào hồi 14 giờ 30 phút, ngày 12 tháng 5 năm 2025, tại công trình ……”

5. Thành phần tham gia lập biên bản

Biên bản hiện trường chỉ có giá trị khi xác định rõ ai là người lập và ai là người tham gia chứng kiến/xác nhận.

Thành phần tham gia thường bao gồm:

• Chủ thể lập biên bản:

  • Cơ quan Nhà nước

  • Doanh nghiệp

  • Cá nhân có thẩm quyền

• Các bên liên quan:

  • Chủ đầu tư

  • Nhà thầu

  • Tư vấn giám sát

  • Đại diện chính quyền địa phương

  • Người chứng kiến

  • Người bị thiệt hại / người vi phạm

Thông tin mỗi người cần ghi rõ:

• Họ và tên

• Chức vụ (nếu có)

• Đơn vị công tác

• Số CCCD/CMND/Hộ chiếu (trong trường hợp cần thiết)

Việc ghi thiếu thông tin người tham gia là lỗi rất thường gặp và dễ khiến biên bản bị tranh chấp.

6. Nội dung kiểm tra / xác nhận / mô tả sự việc

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản hiện trường, quyết định trực tiếp giá trị pháp lý của văn bản.

Nội dung cần thể hiện rõ:

• Mục đích lập biên bản (kiểm tra, xác nhận, ghi nhận sự cố…)

• Mô tả chi tiết hiện trường:

  • Tình trạng thực tế

  • Diễn biến sự việc (nếu có)

  • Dấu vết, hư hỏng, hiện trạng

• Các phát hiện, ghi nhận cụ thể:

  • Chất lượng công trình

  • Mức độ thiệt hại

  • Hành vi vi phạm (nếu có)

• Tài liệu, vật chứng kèm theo:

  • Hình ảnh

  • Video

  • Hồ sơ kỹ thuật

• Ý kiến của các bên:

  • Ghi rõ từng ý kiến

  • Trường hợp có mâu thuẫn phải ghi nhận đầy đủ, không lược bỏ

Nguyên tắc quan trọng: chỉ ghi nhận – không suy đoán – không kết luận thay thẩm quyền.

7. Kết luận hoặc kiến nghị (nếu có)

Tùy mục đích biên bản, phần kết luận có thể:

• Tổng hợp các nội dung đã thống nhất

• Đưa ra kiến nghị, đề xuất hướng xử lý

• Làm căn cứ cho bước xử lý tiếp theo

Phần này không bắt buộc với mọi biên bản, nhưng rất cần thiết trong:

• Biên bản sự cố

• Biên bản kiểm tra

• Biên bản xác nhận vi phạm

8. Chữ ký, họ tên và xác nhận

Chữ ký là yếu tố xác lập giá trị pháp lý cuối cùng của biên bản hiện trường.

Yêu cầu:

• Tất cả các thành phần tham gia phải:

  • Ký

  • Ghi rõ họ tên

• Trường hợp có cơ quan/tổ chức:

  • Đóng dấu (nếu cần hoặc theo quy định)

• Nếu có người từ chối ký:

  • Phải ghi rõ lý do trong biên bản

9. Số lượng bản và giá trị pháp lý

Cuối biên bản cần ghi rõ:

• Biên bản được lập thành bao nhiêu bản

• Mỗi bên giữ bao nhiêu bản

• Các bản có giá trị pháp lý như nhau

Ví dụ:

“Biên bản được lập thành 03 (ba) bản, mỗi bản gồm … trang, có giá trị pháp lý như nhau.”

III. Hướng dẫn chi tiết cách lập Biên bản hiện trường ĐÚNG CHUẨN

Việc lập biên bản hiện trường không chỉ đơn thuần là ghi chép lại sự việc, mà là một quy trình nghiệp vụ có tính pháp lý cao. Nếu thực hiện sai trình tự, thiếu kỹ năng hoặc ghi nhận không đúng cách, biên bản có thể mất giá trị chứng cứ, thậm chí gây bất lợi cho chính người lập. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn lập biên bản hiện trường đúng chuẩn – đúng thực tế – đúng pháp luật.

1. Quy trình lập biên bản hiện trường tổng quát

Bước 1: Chuẩn bị trước khi lập biên bản

Trước khi tiếp cận hiện trường, người lập biên bản cần xác định rõ mục đích của việc lập biên bản, bởi mục đích sẽ quyết định cách ghi nhận nội dung và phạm vi thông tin cần thu thập. Việc chuẩn bị tốt giúp tránh tình trạng lập biên bản thiếu trọng tâm hoặc phải lập lại nhiều lần.

Các nội dung cần chuẩn bị bao gồm:

• Xác định rõ mục đích lập biên bản (kiểm tra, xác nhận, ghi nhận sự cố, tai nạn, vi phạm…)

• Xác định thành phần tham gia lập biên bản và người chứng kiến (nếu có)

• Chuẩn bị công cụ hỗ trợ:

  • Máy ảnh, điện thoại chụp hình

  • Thiết bị đo đạc (nếu cần)

  • Giấy bút, mẫu biên bản dự thảo

Nguyên tắc quan trọng: chỉ ghi nhận những gì thuộc phạm vi mục đích lập biên bản, tránh lan man hoặc vượt thẩm quyền.

Bước 2: Tiến hành ghi nhận tại hiện trường

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định trực tiếp đến giá trị pháp lý của biên bản. Mọi thông tin phải được ghi nhận trực tiếp tại hiện trường, không dựa trên suy đoán hoặc kể lại.

Khi tiến hành tại hiện trường, cần:

• Ghi nhận thời gian, địa điểm chính xác

• Mô tả hiện trạng thực tế đang tồn tại:

  • Vị trí

  • Tình trạng

  • Dấu vết, hư hỏng (nếu có)

• Ghi nhận diễn biến sự việc (nếu xảy ra trước đó và có căn cứ xác thực)

• Chụp ảnh, quay video làm minh chứng kèm theo

Lưu ý:
Không đưa ra kết luận thay cho cơ quan có thẩm quyền, biên bản hiện trường chỉ ghi nhận sự việc, không phán đoán nguyên nhân nếu chưa đủ căn cứ.

Bước 3: Soạn thảo biên bản hiện trường

Sau khi ghi nhận đầy đủ thông tin, người lập tiến hành soạn thảo biên bản theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thành phần bắt buộc.

Khi soạn thảo cần:

• Điền chính xác thông tin hành chính (quốc hiệu, tên biên bản, số hiệu)

• Ghi rõ thành phần tham gia

• Trình bày nội dung theo trình tự logic:

  • Mục đích

  • Hiện trạng

  • Ghi nhận

  • Ý kiến các bên

• Đính kèm danh mục tài liệu, hình ảnh minh chứng (nếu có)

Biên bản nên được viết rõ ràng, mạch lạc, tránh viết tắt, ưu tiên câu ngắn, dễ hiểu.

Bước 4: Đọc lại, rà soát và thống nhất nội dung

Trước khi ký, biên bản bắt buộc phải được đọc lại công khai cho tất cả các bên tham gia cùng nghe. Đây là bước nhằm đảm bảo:

• Nội dung ghi nhận đúng sự thật

• Không có sai sót về thông tin cá nhân, thời gian, địa điểm

• Các bên hiểu và thống nhất nội dung biên bản

Nếu có ý kiến khác nhau:

• Phải ghi nhận đầy đủ từng ý kiến

• Không được tự ý lược bỏ hoặc chỉnh sửa theo ý chủ quan

Biên bản không cần các bên phải “đồng ý với sự việc”, mà chỉ cần đồng ý rằng nội dung đã được ghi nhận đúng.

Bước 5: Ký tên và đóng dấu hoàn tất thủ tục

Sau khi thống nhất nội dung, biên bản được ký để xác lập giá trị pháp lý.

Yêu cầu:

• Tất cả thành phần tham gia phải ký và ghi rõ họ tên

• Trường hợp có cơ quan/tổ chức thì đóng dấu theo quy định

• Nếu có người từ chối ký:

  • Phải ghi rõ họ tên

  • Ghi rõ lý do từ chối ký trong biên bản

2. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản hiện trường

Bên cạnh việc tuân thủ đúng quy trình, người lập biên bản cần đặc biệt chú ý đến các nguyên tắc nghiệp vụ sau để tránh sai sót.

Về ngôn ngữ và cách diễn đạt

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu

• Tránh dùng từ mang tính cảm xúc, suy diễn như:

  • “có vẻ”, “nghi ngờ”, “theo cảm nhận”

• Chỉ mô tả những gì quan sát được

Về tính khách quan và chính xác

• Ghi nhận đúng sự thật, không thêm thắt ý kiến cá nhân

• Đảm bảo thông tin về:

  • Thời gian

  • Địa điểm

  • Nhân sự

  • Sự việc
    là hoàn toàn chính xác

Về tính đầy đủ và kịp thời

• Không bỏ sót các chi tiết quan trọng dù nhỏ

• Lập biên bản càng sớm càng tốt sau khi sự việc xảy ra hoặc kiểm tra xong

Về minh chứng kèm theo

• Ảnh, video, bản vẽ, tài liệu liên quan nên:

  • Được đánh số

  • Mô tả rõ trong biên bản

• Ghi rõ: “kèm theo … ảnh/… tài liệu”

Về xử lý sai sót trong biên bản

Nếu phát hiện lỗi khi đã ghi:

• Gạch bỏ phần sai (không tẩy xóa)

• Ghi nội dung đúng bên cạnh

• Người lập và các bên ký nháy xác nhận tại chỗ sửa

IV. Các mẫu Biên bản hiện trường phổ biến & hướng dẫn sử dụng chi tiết

Trong thực tế, mỗi loại hiện trường phát sinh sẽ kéo theo mục đích lập biên bản, nội dung trọng tâm và yêu cầu pháp lý khác nhau. Việc sử dụng đúng mẫu biên bản hiện trường cho đúng tình huống không chỉ giúp ghi nhận sự việc chính xác, mà còn đảm bảo biên bản được chấp nhận khi làm việc với cơ quan Nhà nước, tòa án hoặc các bên liên quan.

Dưới đây là các mẫu biên bản hiện trường phổ biến nhất hiện nay, kèm hướng dẫn sử dụng chi tiết cho từng loại.

1. Mẫu Biên bản kiểm tra hiện trường xây dựng

Đây là loại biên bản được sử dụng thường xuyên trong hoạt động xây dựng, từ giai đoạn thi công đến nghiệm thu, bàn giao công trình. Biên bản giúp ghi nhận hiện trạng công trình tại thời điểm kiểm tra và làm căn cứ quản lý chất lượng.

Mục đích sử dụng
Biên bản kiểm tra hiện trường xây dựng được lập để:

• Kiểm tra tiến độ thi công so với kế hoạch

• Đánh giá chất lượng thi công từng hạng mục

• Kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh môi trường

• Làm cơ sở yêu cầu khắc phục, điều chỉnh hoặc nghiệm thu

Nội dung đặc thù cần có

• Tên công trình, địa điểm xây dựng

• Hạng mục hoặc khu vực được kiểm tra

• Thành phần tham gia (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát…)

• Kết quả kiểm tra:

  • ☐ Đạt

  • ☐ Không đạt

• Các tồn tại, sai sót (nếu có)

• Yêu cầu khắc phục và thời hạn thực hiện

Download Mẫu Biên bản kiểm tra hiện trường xây dựng

2. Mẫu Biên bản xác nhận hiện trường vụ việc / sự cố

Biên bản xác nhận hiện trường vụ việc hoặc sự cố có vai trò như chứng cứ ban đầu, ghi nhận nguyên trạng ngay sau khi sự việc xảy ra nhằm hạn chế tranh cãi về sau.

Mục đích sử dụng

• Ghi nhận hiện trạng sau:

  • Tai nạn lao động

  • Sự cố kỹ thuật

  • Hư hỏng tài sản

• Làm căn cứ xác minh trách nhiệm, bồi thường hoặc xử lý pháp lý

Nội dung đặc thù

• Thời điểm xảy ra sự cố

• Địa điểm cụ thể

• Mô tả chi tiết diễn biến sự việc

• Tình hình thiệt hại:

  • Con người (nếu có)

  • Tài sản, máy móc, thiết bị

• Nhận định nguyên nhân sơ bộ (nếu có căn cứ)

Download Mẫu Biên bản xác nhận hiện trường vụ việc / sự cố

3. Mẫu Biên bản khám nghiệm hiện trường (phục vụ điều tra hình sự)

Biên bản khám nghiệm hiện trường là loại biên bản có tính pháp lý đặc biệt, được quy định chặt chẽ trong tố tụng hình sự và chỉ do cơ quan có thẩm quyền lập.

Mục đích sử dụng

• Ghi nhận dấu vết, vật chứng tại hiện trường vụ án

• Làm chứng cứ phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử

Nội dung đặc thù

• Thành phần tham gia:

  • Cơ quan điều tra

  • Viện kiểm sát

  • Người chứng kiến theo quy định

• Mô tả chi tiết:

  • Hiện trường

  • Dấu vết

  • Vật chứng

• Phương pháp khám nghiệm, thu thập vật chứng

Download Mẫu Biên bản khám nghiệm hiện trường (phục vụ điều tra hình sự)

4. Mẫu Biên bản bàn giao hiện trường / mặt bằng

Biên bản bàn giao hiện trường thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Bàn giao công trình xây dựng

• Bàn giao mặt bằng thi công

• Bàn giao tài sản, khu vực quản lý

Mục đích sử dụng

• Ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao

• Xác định rõ trách nhiệm của bên giao và bên nhận

Nội dung đặc thù

• Thông tin bên giao và bên nhận

• Thời gian, địa điểm bàn giao

• Danh mục tài sản, hạng mục bàn giao

• Tình trạng sử dụng, hiện trạng thực tế

• Cam kết và xác nhận của các bên

Download Mẫu biên bản bàn giao hiện trường/mặt bằng

V. Quy định pháp luật liên quan đến Biên bản hiện trường

Biên bản hiện trường không phải là văn bản được quy định trong một đạo luật duy nhất, mà được điều chỉnh gián tiếp bởi nhiều hệ thống pháp luật khác nhau, tùy theo lĩnh vực và mục đích lập biên bản. Việc nắm rõ các căn cứ pháp lý liên quan giúp người lập xác định đúng thẩm quyền, nội dung và giá trị pháp lý của biên bản trong từng tình huống cụ thể.

1. Luật Xây dựng và các nghị định hướng dẫn thi hành

Trong lĩnh vực xây dựng, biên bản hiện trường xuất hiện thường xuyên dưới các hình thức như: biên bản kiểm tra hiện trường, biên bản nghiệm thu, biên bản xử lý sự cố công trình.

Các văn bản pháp luật liên quan bao gồm:

• Luật Xây dựng 2014, đã được sửa đổi, bổ sung năm 2020

• Nghị định 175/2024/NĐ-CP và các nghị định hướng dẫn khác về quản lý chất lượng, thi công và nghiệm thu công trình

Theo các quy định này, biên bản hiện trường trong xây dựng:

• Là căn cứ để đánh giá chất lượng, tiến độ, an toàn

• Là cơ sở pháp lý để nghiệm thu, yêu cầu khắc phục, xử lý vi phạm

• Phải được lập đúng thành phần, đúng thời điểm và đúng nội dung theo quy định chuyên ngành

Biên bản hiện trường xây dựng lập sai hoặc thiếu thành phần có thể khiến việc nghiệm thu không được công nhận.

2. Bộ luật Tố tụng Hình sự – Biên bản khám nghiệm hiện trường

Trong lĩnh vực hình sự, biên bản khám nghiệm hiện trường là một loại biên bản đặc biệt, được quy định chặt chẽ trong Bộ luật Tố tụng Hình sự.

Đặc điểm pháp lý nổi bật:

• Chỉ được lập bởi cơ quan điều tra có thẩm quyền

• Phải có sự tham gia của:

  • Điều tra viên

  • Kiểm sát viên (trong nhiều trường hợp)

  • Người chứng kiến theo luật định

• Là chứng cứ tố tụng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình điều tra, truy tố, xét xử

Cá nhân, doanh nghiệp không được tự ý lập hoặc sử dụng mẫu biên bản khám nghiệm hiện trường nếu không thuộc thẩm quyền.

3. Luật Lao động và văn bản hướng dẫn – Tai nạn lao động

Trong trường hợp tai nạn lao động, biên bản hiện trường là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ điều tra tai nạn.

Căn cứ pháp lý gồm:

• Bộ luật Lao động

• Các nghị định, thông tư hướng dẫn về:

  • Điều tra tai nạn lao động

  • Trách nhiệm của người sử dụng lao động

Theo quy định:

• Biên bản hiện trường tai nạn lao động phải được lập ngay sau khi xảy ra tai nạn

• Là cơ sở để:

  • Xác định nguyên nhân

  • Giải quyết chế độ cho người lao động

  • Xác định trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp

Việc không lập hoặc lập biên bản không đúng có thể khiến doanh nghiệp chịu rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

4. Luật Dân sự – Giá trị chứng cứ của Biên bản hiện trường

Trong quan hệ dân sự, biên bản hiện trường không phải là quyết định cuối cùng, nhưng có thể được xem là chứng cứ quan trọng nếu đáp ứng điều kiện về tính hợp pháp và khách quan.

Theo nguyên tắc của pháp luật dân sự:

• Biên bản hiện trường có thể được Tòa án xem xét như:

  • Chứng cứ chứng minh sự kiện thực tế

  • Căn cứ giải quyết tranh chấp tài sản, hợp đồng, bồi thường thiệt hại

• Giá trị chứng cứ phụ thuộc vào:

  • Ai lập biên bản

  • Trình tự lập

  • Nội dung ghi nhận

  • Chữ ký xác nhận của các bên

Biên bản hiện trường càng đúng chuẩn – khách quan – kịp thời, thì giá trị chứng cứ càng cao.

5. Tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật khi lập Biên bản hiện trường

Dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, việc tuân thủ đúng quy định pháp luật khi lập biên bản hiện trường giúp:

• Đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản

• Hạn chế tranh chấp, khiếu nại về sau

• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan

Biên bản hiện trường không chỉ là giấy tờ ghi nhận, mà là nền tảng pháp lý cho toàn bộ quá trình xử lý tiếp theo.

VI. Câu hỏi thường gặp (FAQs) về Biên bản hiện trường

1. Biên bản hiện trường có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Không. Pháp luật hiện hành không yêu cầu biên bản hiện trường phải công chứng hoặc chứng thực để có giá trị pháp lý.

Biên bản có hiệu lực khi:

• Được lập đúng thẩm quyền

• Đúng trình tự

• Có chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Việc công chứng/chứng thực chỉ phát sinh khi bên thứ ba yêu cầu, không phải quy định bắt buộc.

2. Thời hạn lưu trữ biên bản hiện trường là bao lâu?

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào lĩnh vực và mục đích sử dụng:

• Hồ sơ xây dựng: theo thời hạn lưu trữ hồ sơ công trình

• Hồ sơ lao động: theo quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

• Hồ sơ dân sự: lưu trữ cho đến khi hết khả năng phát sinh tranh chấp

Khuyến nghị: lưu trữ tối thiểu 5–10 năm đối với các biên bản có giá trị pháp lý.

3. Nếu có người không ký biên bản hiện trường thì xử lý thế nào?

Trường hợp có người từ chối ký:

• Vẫn lập biên bản bình thường

• Ghi rõ:

  • Họ tên người không ký

  • Lý do từ chối ký

• Có chữ ký của những người còn lại và người chứng kiến (nếu có)

Việc từ chối ký không đương nhiên làm biên bản vô hiệu.

4. Có được lập biên bản hiện trường viết tay không?

Có. Pháp luật không cấm biên bản hiện trường viết tay.

Tuy nhiên, biên bản viết tay cần đảm bảo:

• Nội dung rõ ràng, không tẩy xóa

• Đầy đủ thành phần, chữ ký

• Không gây hiểu nhầm khi đọc lại

Trong thực tế, biên bản đánh máy & ký tay vẫn được ưu tiên hơn để tránh tranh chấp.

5. “Biên bản hiện trường” trong tiếng Anh là gì?

Tùy ngữ cảnh, “Biên bản hiện trường” có thể được dịch là:

• Field Report – dùng chung, phổ biến

• Site Inspection Report – kiểm tra hiện trường xây dựng

• Incident Report – sự cố, tai nạn

• Site Handover Report – bàn giao hiện trường