Mẫu quyết định tăng lương: Cách viết & File tải chuẩn nhất

Quyết định tăng lương là văn bản hành chính thể hiện sự ghi nhận nỗ lực và đóng góp của nhân sự. Một mẫu quyết định tăng lương chuẩn chỉnh không chỉ giúp quá trình nâng lương trở nên minh bạch, chuyên nghiệp mà còn tạo dựng niềm tin nơi người lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu quyết định tăng lương đúng chuẩn, đồng thời cung cấp mẫu file tải sẵn, dễ dàng tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp.

I. Quyết định tăng lương là gì?

Quyết định tăng lương là văn bản hành chính do lãnh đạo doanh nghiệp ban hành nhằm thông báo việc điều chỉnh mức lương cho một nhân sự, thường dựa trên kết quả làm việc, hiệu suất hoặc theo quy định tăng lương định kỳ. Văn bản này có giá trị pháp lý, được lưu trữ và ban hành chính thức trong nội bộ công ty.

Vai trò:

• Là căn cứ pháp lý để bộ phận kế toán thực hiện điều chỉnh mức lương.
• Ghi nhận thành tích, đóng góp của nhân sự một cách chính thức.
• Giúp lưu trữ quá trình phát triển lương minh bạch, dễ đối chiếu trong tương lai.

II. Những trường hợp thường áp dụng tăng lương

Việc tăng lương cho nhân viên không chỉ mang tính chất tài chính mà còn là công cụ ghi nhận, động viên và giữ chân nhân sự hiệu quả. Dưới đây là những tình huống phổ biến mà doanh nghiệp thường ban hành quyết định tăng lương:

1. Tăng lương định kỳ

Đây là hình thức tăng lương phổ biến trong các doanh nghiệp có quy chế lương thưởng rõ ràng. Thường được thực hiện mỗi 6 tháng hoặc 12 tháng một lần, sau khi đánh giá năng lực, mức độ hoàn thành công việc và mức đóng góp của nhân sự.

Ví dụ: Một nhân viên có thời gian làm việc đủ 1 năm, đạt mức KPI trên 85% liên tục trong 3 quý, sẽ được đề xuất tăng lương định kỳ theo chính sách công ty.

2. Tăng lương theo hiệu suất làm việc

Hình thức tăng lương này dựa trên kết quả đánh giá KPI, OKR hoặc các chỉ số hiệu suất khác. Nhân sự có thành tích vượt trội, mang lại giá trị lớn cho tổ chức sẽ được tăng lương xứng đáng mà không cần đợi đến kỳ tăng lương định kỳ.

Gợi ý: Ứng dụng phần mềm như 1Office để theo dõi, phân tích hiệu suất và đề xuất tăng lương tự động dựa vào dữ liệu thực tế.

3. Tăng lương khi thăng chức

Khi một nhân sự được bổ nhiệm vào vị trí cao hơn (ví dụ: từ chuyên viên lên trưởng nhóm), mức lương cũng được điều chỉnh để phản ánh đúng trách nhiệm và vai trò mới. Điều này cần đi kèm quyết định bổ nhiệm và quyết định điều chỉnh lương rõ ràng.

4. Tăng lương theo điều chỉnh của nhà nước

Các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam phải tuân thủ mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Khi có sự điều chỉnh mức lương tối thiểu, doanh nghiệp cần rà soát lại bảng lương và ban hành quyết định tăng lương cho các vị trí có mức lương thấp hơn mức sàn mới.

5. Tăng lương đặc cách

Được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt như:

• Nhân sự có đóng góp xuất sắc, vượt kỳ vọng.
• Cần giữ chân nhân tài khi đối mặt nguy cơ “chảy máu chất xám”.
• Ghi nhận kịp thời các thành tích đột phá.

Lưu ý: Tăng lương đặc cách cần có văn bản đề xuất và được phê duyệt bởi ban lãnh đạo. Các quyết định này nên được lưu trữ trên hệ thống HRM như 1Office để dễ tra cứu và minh bạch.

III. Các nội dung cần có trong mẫu quyết định tăng lương

Một mẫu quyết định tăng lương chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng trong quá trình quản trị nhân sự. Dưới đây là các nội dung bắt buộc phải có trong một văn bản quyết định tăng lương:

1. Tiêu đề văn bản và số hiệu

• Tiêu đề: Phải thể hiện rõ đây là quyết định hành chính, ví dụ: “QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC TĂNG LƯƠNG CHO NHÂN VIÊN”.

• Số hiệu văn bản: Ghi theo hệ thống số của doanh nghiệp (VD: QĐ/NS/2024/007).

2. Căn cứ pháp lý và nội quy công ty

Đây là phần nêu rõ các quy định nội bộ hoặc văn bản pháp lý làm nền tảng cho quyết định này. Thường bắt đầu bằng cụm:

• “Căn cứ vào Bộ luật Lao động hiện hành…”

• “Căn cứ vào quy chế tiền lương – thưởng của công ty…”

3. Thông tin nhân sự được tăng lương

Ghi rõ:

• Họ và tên nhân sự

• Mã số nhân viên (nếu có)

• Chức danh, phòng ban

• Ngày vào làm

Việc thể hiện chính xác thông tin sẽ giúp văn bản minh bạch, dễ tra cứu và xử lý hồ sơ sau này.

4. Nội dung điều chỉnh mức lương

• Mức lương hiện tại: Ghi theo đơn vị tiền tệ rõ ràng.

• Mức lương mới được điều chỉnh: Có thể là theo bậc lương, hoặc mức cụ thể.

• Tỷ lệ tăng (%), nếu có: Nên bổ sung để dễ theo dõi và thống kê.

Ví dụ:

Mức lương cũ: 10.000.000 VNĐ
Mức lương mới: 12.000.000 VNĐ (tăng 20%)

5. Thời điểm áp dụng

Thời gian hiệu lực là phần bắt buộc phải có. Ghi rõ ngày/tháng/năm quyết định bắt đầu có hiệu lực.

Nên nêu cụ thể: “Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/06/2024”.

6. Trách nhiệm thi hành

Chỉ rõ các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện:

• Phòng nhân sự cập nhật hồ sơ, bảng lương

• Phòng kế toán điều chỉnh bảng lương

• Trưởng bộ phận có nhân sự tăng lương được thông báo

7. Chữ ký người có thẩm quyền

Cuối văn bản phải có:

• Họ tên, chức danh người ký duyệt

• Đóng dấu công ty (nếu có)

• Ngày ký quyết định

Gợi ý tối ưu thêm:

• Bạn có thể số hóa và quản lý toàn bộ quyết định tăng lương trên phần mềm nhân sự như 1Office. Phần mềm này cho phép tạo, phê duyệt và lưu trữ quyết định dễ dàng, đồng thời liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân sự, bảng lương và KPI.

IV. Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định tăng lương chuẩn

Để một mẫu quyết định tăng lương thể hiện được tính chuyên nghiệp, minh bạch và có giá trị pháp lý, bạn cần thực hiện theo quy trình viết rõ ràng như sau:

Bước 1: Mở đầu văn bản

• Ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ và tên cơ quan ban hành văn bản.

• Ghi số hiệu quyết định theo hệ thống của công ty.

• Đặt tiêu đề văn bản in hoa, căn giữa: “QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC TĂNG LƯƠNG CHO NHÂN VIÊN”.

Bước 2: Trình bày căn cứ pháp lý

• Liệt kê các căn cứ nội quy, quy chế công ty về lương – thưởng.

• Thêm căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019 hoặc quy định Nhà nước nếu có liên quan.

Bước 3: Trình bày nội dung quyết định

Bao gồm:

• Thông tin nhân sự được tăng lương (họ tên, phòng ban, mã nhân viên, vị trí).

• Mức lương hiện tại và mức lương mới (ghi rõ số tiền và thời điểm áp dụng).

• Lý do tăng lương (nếu cần), ví dụ: thăng chức, kết quả đánh giá tốt, tăng lương định kỳ.

Bước 4: Kết thúc văn bản

• Ghi rõ: “Quyết định này có hiệu lực từ ngày…”

• Nêu các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành

• Chữ ký, họ tên, chức danh người phê duyệt (thường là Giám đốc/CEO)

Mẹo chuyên nghiệp:

Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự như 1Office để tạo mẫu quyết định tăng lương online, giúp lưu trữ, tự động điền dữ liệu nhân viên, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.

V. Tải mẫu quyết định tăng lương (File Word)

Bạn có thể tải mẫu chuẩn file .doc để dễ dàng chỉnh sửa theo mô hình doanh nghiệp tại đây: TẢI MẪU WORD MIỄN PHÍ

VI. Một số lưu ý quan trọng khi ban hành quyết định tăng lương

Khi xây dựng và ban hành mẫu quyết định tăng lương, bộ phận nhân sự và quản lý cần đặc biệt chú ý đến các yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả và hạn chế rủi ro hành chính:

1. Căn cứ rõ ràng, đúng quy định

Tuyệt đối không ra quyết định dựa trên cảm tính.

Cần có đầy đủ đánh giá năng lực, phiếu đề xuất tăng lương, kết quả KPI, v.v.

2. Thống nhất với bảng lương và ngân sách

Kiểm tra kỹ lưỡng quỹ lương trước khi phê duyệt quyết định tăng lương.

Đồng bộ dữ liệu với phòng tài chính, kế toán để tránh phát sinh sai sót.

3. Ghi đúng thời điểm hiệu lực

Tránh trường hợp áp dụng sai kỳ lương, khiến bảng lương mất cân đối hoặc gây hiểu nhầm cho nhân viên.

4. Truyền thông nội bộ minh bạch

Gửi thông báo tăng lương đến nhân sự được áp dụng.

Có thể công khai trong team/bộ phận nếu cần thúc đẩy tinh thần thi đua tích cực.

5. Lưu trữ văn bản đúng quy trình

Lưu trữ quyết định tăng lương trong hồ sơ nhân sự cá nhân.

Nên sử dụng phần mềm như 1Office để lưu trữ điện tử, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và đối chiếu khi cần.

VII. Kết luận

Mẫu quyết định tăng lương không chỉ là một văn bản mang tính hành chính, mà còn là biểu hiện rõ ràng cho chiến lược đãi ngộ và ghi nhận của doanh nghiệp. Việc xây dựng và ban hành mẫu quyết định đúng chuẩn sẽ giúp quy trình tăng lương minh bạch, chuyên nghiệp, và củng cố niềm tin của nhân viên.

Đừng quên, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự như 1Office để đồng bộ dữ liệu lương, xuất quyết định tăng lương, và quản lý hiệu suất nhân sự dễ dàng – chính xác – khoa học hơn bao giờ hết.