Những điều cần biết về quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn
Khách sạn là một trong những loại hình kinh doanh phát triển với tốc độ chóng mặt trong những năm gần đây. Chất lượng của loại hình dịch vụ này ngày càng được cải thiện, đem tới những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
Lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn bởi đây là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Ấn tượng đầu tiên có tác động rất lớn tới cảm nhận của khách hàng. Cùng 1Office tham khảo quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn chuyên nghiệp nhé!
Mục lục
Yêu cầu đối với một lễ tân khách sạn
Một nhân viên lễ tân khách sạn cần đảm bảo được yêu cầu sau:
- Giao tiếp tiếng Anh thành thạo.
- Am hiểu quy trình làm việc
- Ngoại hình ưa nhìn
- Giao tiếp và khả năng ứng xử tốt
Đây được xem là những yêu cầu bắt buộc khi tuyển dụng nhân viên lễ tân. Khi đáp ứng được những yêu cầu này nhân viên mới có thể hoàn thành tốt và đem lại hiệu quả tốt nhất những công việc được giao.
Quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn chuyên nghiệp
Trước khi khách tới khách sạn
Trước khi vào ca làm việc, nhân viên lễ tân phải nhận sổ bàn giao công việc, nội dung ghi rõ những công việc cần phục vụ cho khách, tiền quỹ, cọc,…từ ca trước. Ngoài ra, còn phải kiểm tra khách sạn còn có bao nhiêu phòng check out, bao nhiêu phòng check in, …Nắm vững thông tin khách sắp tới check in để tiếp đón chu đáo hơn. Liên hệ với bộ phận Buồng phòng để đảm bảo các phòng đã được dọn sạch và đã sẵn sàng để tiếp nhận khách.
Tuy nhiên, công việc này nếu làm theo phương pháp thủ công thì tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nền tảng 1Office – giải pháp quản lý cho khách sạn. Tất cả thông tin từ khách hàng, phòng, đến yêu cầu của khách đều được cập nhật trên một nền tảng. Việc thông báo, tiếp nhận ca không còn là vấn đề nữa.
Khi khách tới khách sạn check-in và nhận phòng
Công việc của một lễ tân khi đón tiếp khách đó là thân thiện chào đón khách.
- Giúp khách làm thủ tục check-in.
- Giải đáp những thắc mắc của khách và giới thiệu những dịch vụ của khách sạn.
- Giao chìa khoá/ thẻ cho khách nhận phòng.
Phục vụ khách trong thời gian lưu trú
Trong thời gian khách hàng lưu trú tại khách sạn. Bộ phận lễ tân có trách nhiệm cùng các bộ phận khác phục vụ, đáp ứng những nhu cầu của khách. Mục tiêu chính là làm cho khách hài lòng và quay lại lần tiếp theo
Những công việc chính của lễ tân trong giai đoạn này bao gồm:
- Cung cấp những thông tin mà khách cần, ví dụ như: Các điểm tham quan hấp dẫn, nhà hàng, sự kiện… tại địa phương.
- Xử lý phàn nàn và khiếu nại của khách.
- Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, sự kiện, lễ hội…
- Bảo quản tư trang, đồ đạc cho khách.
Khách hàng làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khỏi khách sạn
Nhiệm vụ của lễ tân ở giai đoạn này gồm:
- Làm thủ tục check-out cho khách.
- Chuyển hóa đơn thanh toán cho khách.
- Nhận lại chìa khóa/thẻ từ vào phòng.
- Lưu lại hồ sơ của khách.
- Hỏi ý kiến của khách về trải nghiệm của họ trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
- Đặt phương tiện di chuyển cho họ (nếu cần).
- Chào khách và hẹn gặp lại họ vào lần sau. Trên đây là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Hy vọng những kiến thức ở trên sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn
Bạn đã sẵn sàng để sử dụng một giải pháp tối ưu hơn cho khách sạn của mình chưa? Giải pháp về công nghệ giúp bạn có thể tối ưu được chi phí cũng như nhân sự. Ngoài ra, còn hỗ trợ bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn rất nhiều. 1Office có thể giúp bạn làm được những điều đó. Với những ưu điểm như là:
- Tích hợp check in – check out và tình trạng phòng. Giúp hệ thống quản lý, dịch vụ nhanh chóng và đúng nhất.
- Tích hợp hệ thống chấm công online giúp bạn quản trị nhân sự tốt hơn và phân luồng ca làm việc tốt hơn.
- Xuất hoá đơn thanh toán, thao tác oder dịch vụ ngay trên nền tảng 1Office. Báo cáo sẽ được cập nhật trên hệ thống, từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát.
- Cập nhật tiến độ công việc cũng như công trình. Có thể duyệt đơn mọi lúc mọi nơi ngay trên nền tảng.
- Xuất file dữ liệu khách hàng giúp bạn có thể khắc phục những vấn đề xảy ra hiện tại và có chiến lược Marketing và chăm sóc khách hàng.
Để nhận tư vấn Miễn Phí của các chuyên gia đến từ 1Office, hãy click vào đây:
