Top 10 phần mềm ghi chú giúp quản lý tăng hiệu suất đội nhóm

Trong môi trường làm việc hiện đại, không chỉ nhân viên mà các quản lý thường gặp phải nhiều thách thức liên quan đến việc ghi chú. Các vấn đề phổ biến bao gồm việc ghi chép rời rạc, mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin và khó đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau. Để giải quyết những trở ngại này, nhiều phần mềm ghi chú đã được ra mắt với đa dạng các tính năng. Trong bài viết này, 1Office sẽ giới thiệu tới bạn những phần mềm ghi chú hiện hành, đồng thời cung cấp hướng dẫn lựa chọn phần mềm phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu thực tiễn.

1. Phân loại phần mềm ghi chú theo thiết bị sử dụng

Phần mềm ghi chú trên thị trường ứng dụng rất đa dạng. Hiện nay, phần mềm ghi chú được chia thành ba nhóm chính dựa trên nền tảng và thiết bị hỗ trợ, mỗi nhóm có những đặc trưng riêng phù hợp với nhu cầu khác nhau:

Phần mềm ghi chú dành riêng cho máy tính (Windows/macOS)

Phần mềm ghi chú trên máy tính thường có giao diện rộng rãi, giúp người dùng dễ dàng quản lý các ghi chú dài và phức tạp. 

Phần mềm ghi chú trên màn hình máy tính

Đặc điểm chung của những phần mềm ghi chú trên máy tính:

• Tối ưu cho chỉnh sửa văn bản dài
• Tương thích với một hoặc nhiều hệ điều hành
• Thường không có phiên bản ứng dụng di động độc lập
• Hiệu suất cao và ổn định khi làm việc trên PC

Ví dụ: Simple Sticky Notes, Notepad (Windows) hoặc TextEdit (trên macOS).

Ứng dụng ghi chú tối ưu cho di động và tablet (Android/iOS)

Đối với người dùng thiết bị di động, phần mềm ghi chú được thiết kế với giao diện thân thiện, tối ưu cho màn hình nhỏ và thao tác cảm ứng. Nhóm ứng dụng này thường tích hợp thêm một số tính năng tiện lợi như ghi chú bằng giọng nói và tự động lưu ghi chú.

Đặc trưng:

• Giao diện “nhỏ gọn”, thân thiện với màn hình cảm ứng
• Hỗ trợ đa phương tiện: ghi âm, chèn ảnh…
• Dễ dàng đồng bộ lên Cloud ở một số phần mềm
• Màn hình nhỏ có thể gây khó khăn khi cần chỉnh sửa ghi chú dài hoặc phức tạp

Ví dụ: Samsung Notes, ColorNote,…

Phần mềm ghi chú đa nền tảng – đồng bộ mọi thiết bị

Nhóm phần mềm này được thiết kế để đồng bộ dữ liệu ghi chú trên đa dạng thiết bị và nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, macOS, Android, iOS, thậm chí là phiên bản web không cần cài đặt. Bên cạnh đó, phần mềm đa nền tảng còn hỗ trợ chia sẻ ghi chú và hợp tác nhóm hiệu quả, rất phù hợp với môi trường doanh nghiệp và nhóm làm việc.

Phần mềm ghi chú nâng cao được coi như một hệ thống tri thức

Điểm nổi bật:

• Sử dụng trên mọi thiết bị/nền tảng
• Đồng bộ thời gian thực
• Một số phần mềm có thể cộng tác làm việc
• Độ ghi chú linh hoạt là tối đa
• Tập trung thông tin, giảm thiểu phân tán
• Yêu cầu kết nối internet liên tục để đảm bảo đồng bộ hóa thông tin

Ví dụ: Notion, Obsidian, Zoho Notebook

2. 10 phần mềm ghi chú được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Dưới đây là danh sách 10 phần mềm ghi chú phổ biến, được những quản lý đánh giá cao về tính năng và trải nghiệm người dùng:

Notion

Notion là nền tảng ghi chú “all-in-one”, được ưa chuộng bởi khả năng tùy biến linh hoạt và phù hợp với người dùng cá nhân và đội nhóm. Các khối (block) giúp người dùng tổ chức thông tin rõ ràng, xây dựng hệ thống wiki, quản lý dự án, kế hoạch cá nhân và ghi chú học tập.

Ứng dụng Notion sử dụng được trên nhiều thiết bị

Notion đặc biệt mạnh ở khả năng tạo cơ sở dữ liệu, liên kết ghi chú bằng backlink, tích hợp lịch, checklist, bảng tính, và nay còn có Notion AI hỗ trợ viết nội dung, tóm tắt và gợi ý ý tưởng. Đây là công cụ phù hợp với những ai có nhu cầu cao về tổ chức và trình bày nội dung phức tạp.

>>>Tìm hiểu thêm: Notion là gì và 8 tính năng nên dùng trong quản lý dự án

ColorNote

ColorNote là ứng dụng ghi chú rất phổ biến trên các thiết bị Android, nổi bật với giao diện trực quan, đơn giản và thân thiện với người dùng. Ứng dụng cho phép người dùng tạo cả ghi chú văn bản thuần túy và danh sách kiểm tra (to-do list), giúp dễ dàng tổ chức và quản lý các công việc hàng ngày.

Đặc điểm nổi bật: 

• ColorNote cho phép đồng bộ dữ liệu ghi chú lên đám mây
• Tính năng nhắc nhở theo thời gian và theo vị trí giúp quản lý tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng

Simple Sticky Notes

Simple Sticky Notes có thể được gọi là “giấy nhớ kỹ thuật số”, bởi giao diện của ứng dụng này giống hệt một tập giấy nhớ với đủ các màu sắc và kích cỡ. Ứng dụng mô phỏng trải nghiệm dán ghi chú trực tiếp trên màn hình. Giao diện đơn giản, dễ dùng, giúp người dùng nhanh chóng tạo và quản lý các ghi chú ngắn gọn mà không làm gián đoạn công việc.

Giao diện Simple Sticky Note trên Windows

Simple Sticky Notes phù hợp với những ai cần ghi chú nhanh, nhắc việc ngay trên màn hình desktop mà không cần phải mở và đợi ứng dụng khởi động. Ứng dụng giúp tăng hiệu quả cá nhân bằng cách giữ các ghi chú luôn hiển thị trên màn hình, dễ dàng chỉnh sửa và xóa bỏ khi cần.

Notepad

Không còn xa lạ gì với chúng ta, Notepad là trình ghi chú mặc định lâu đời trên Windows. Nó cực kỳ nhẹ, đơn giản và khởi chạy siêu lẹ. Notepad được ưa chuộng nhờ khả năng tạo file “.txt” nhanh và dễ dùng.

Đặc biệt, các lập trình viên thường xuyên sử dụng Notepad vì ứng dụng này có khả năng lưu lại kí tự ở dạng các đoạn mã. Lập trình viên hoàn toàn có thể gắn thẻ html vào file, biến một “ghi chú” thành một website tĩnh.

Apple Notes

Apple Notes là phần mềm ghi chú mặc định trên các thiết bị của Apple như iPhone, iPad và MacBook. Nó nổi bật với tính đồng bộ cực kỳ mượt mà qua iCloud và khả năng tích hợp sâu với hệ sinh thái Apple.

Người dùng có thể tạo ghi chú nhanh từ Siri, thêm hình ảnh, scan tài liệu, chia sẻ ghi chú theo thời gian thực và bảo vệ ghi chú bằng Face ID. Với người dùng Apple, đây là công cụ không thể thiếu do nó có tính ổn định, bảo mật và tiện dụng cao.

Google Keep

Là một ứng dụng thuộc hệ sinh thái Google Workspace, Google Keep với giao diện dạng thẻ giúp người dùng ghi chú gọn lẹ mà không cần thao tác phức tạp.

Giao diện Google Keep

Tuy đơn giản nhưng Keep hỗ trợ nhắc việc theo thời gian hoặc vị trí, gắn màu, chia sẻ ghi chú và đồng bộ tức thì trên mọi thiết bị.

Microsoft OneNote

Là một phần trong bộ công cụ Microsoft 365, OneNote là ứng dụng ghi chú phổ biến trong môi trường giáo dục và công sở nhờ khả năng đồng bộ và tích hợp liền mạch với các công cụ như Word, Outlook, Teams.

Trên OneNote người dùng có thể tạo các ghi chú và chia chúng thành các tab riêng biệt. Tính năng vẽ tay, ghi âm, gắn thẻ, và chia sẻ nhanh giúp việc ghi chú trở nên trực quan, đặc biệt hữu ích trong họp nhóm hoặc lớp học online.

Evernote

Evernote là ứng dụng ghi chú được người dùng tin tưởng sử dụng nhất trong nhiều năm. Nó hỗ trợ tạo ghi chú đa phương tiện, lưu trang web, đính kèm file và tổ chức ghi chú bằng tag hoặc notebook.

Tuy phải trả phí để sử dụng hết các tính năng nâng cao, Evernote vẫn thu hút người dùng nhờ khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, quét tài liệu từ ảnh, và hỗ trợ ghi chú bằng giọng nói.

Obsidian

Obsidian là phần mềm ghi chú dành cho người dùng có nhu cầu quản lý kiến thức cá nhân. Obsidian tổ chức ghi chú bằng liên kết và sơ đồ mạng.

Giao diện Obsidian

Người dùng có thể viết ghi chú bằng Markdown, tạo backlink giữa các ý tưởng, và hình thành hệ thống tri thức logic theo thời gian. Theo mặc định, Obsidian không lưu trữ trên đám mây,  rất phù hợp với những ai cần độ bảo mật cao.

Bear

Ứng dụng ghi chú Bear

Bear là ứng dụng ghi chú dành riêng cho người dùng Apple, với giao diện tối giản, trải nghiệm viết tốt và có hỗ trợ đánh dấu văn bản. Tính năng tag linh hoạt, đồng bộ iCloud, hỗ trợ xuất file PDF, HTML, DOCX… khiến Bear trở thành lựa chọn ưa thích trong giới sáng tạo nội dung.

3. Tiêu chí chọn phần mềm ghi chú

Để chọn được phần mềm ghi chú phù hợp và hiệu quả, bạn cần cân nhắc kỹ các tiêu chí quan trọng dưới đây:

• Xác định mục đích sử dụng: Bạn cần rõ phần mềm để ghi chú nhanh, quản lý công việc cá nhân, xây dựng tri thức nội bộ hay phối hợp nhóm, vì mỗi mục đích sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn tính năng và giao diện phù hợp.
• Giao diện thân thiện và trải nghiệm người dùng: Phần mềm phải có giao diện dễ nhìn, thao tác đơn giản, tránh gây mỏi mắt khi dùng lâu, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn hàng ngày.
• Tính năng hỗ trợ cần thiết: Ưu tiên các tính năng như đồng bộ dữ liệu, chèn file đa dạng, checklist, tag phân loại và AI hỗ trợ để tăng hiệu quả quản lý ghi chú.
• Khả năng đồng bộ và truy cập đa thiết bị: Phần mềm nên cho phép bạn truy cập và làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị khác nhau, kể cả qua tiện ích mở rộng trên trình duyệt.
• Khả năng tổ chức và phân loại ghi chú: Cần có công cụ để gắn tag, nhóm theo dự án, liên kết ghi chú và tìm kiếm nhanh để dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin.
• Chi phí sử dụng phần mềm: Cân nhắc giữa phần mềm miễn phí và trả phí, dựa vào nhu cầu sử dụng tính năng nâng cao và ngân sách của bạn.
• Mức độ bảo mật và quyền riêng tư: Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng mã hóa, có chính sách quyền riêng tư rõ ràng và phân quyền truy cập chặt chẽ, cùng khả năng sao lưu dữ liệu an toàn.

4. Tích hợp AI trong phần mềm ghi chú đang trở thành xu hướng

Trước đây, một ứng dụng ghi chú đơn giản là đủ để người dùng ghi lại công việc cần làm. Tuy nhiên, tình thế đã thay đổi. Khi con người phải xử lý nhiều nhiệm vụ và quản lý hàng tá dữ liệu, họ nhận ra rằng chỉ ghi chép thôi là chưa đủ. Điều họ thực sự cần là một công cụ toàn diện giúp tổ chức thông tin hiệu quả và trích xuất thông tin nhanh chóng. 

AI trong các phần mềm ghi chú

Trong vài năm trở lại đây, sự phát triển của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã làm thay đổi đáng kể bức tranh tổng thể về thiết kế tính năng cho phần mềm. Những phần mềm, ứng dụng không còn đơn thuần là công cụ lưu trữ thông tin mà đã được trang bị các tính năng AI thông minh giúp tự động hóa nhiều tác vụ. Nhờ đó, người dùng trải nghiệm được hiệu quả cao hơn và quy trình làm việc trở nên suôn sẻ hơn. 

Việc tích hợp AI đã tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong cách thức mọi người tương tác với ghi chú của mình, từ đó mang lại trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn.

AI sẽ là yếu tố “thay đổi cuộc chơi” trong môi trường làm việc

Các công nghệ AI phổ biến trong phần mềm ghi chú hiện nay có thể kể đến như:

• Nhận diện giọng nói (Speech-to-Text): Giúp chuyển đổi nhanh lời nói thành văn bản, tiết kiệm thời gian ghi chú, hỗ trợ nhập liệu linh hoạt khi di chuyển, lái xe hoặc trong các cuộc họp căng thẳng.
• Tự động tóm tắt nội dung: AI phân tích nội dung ghi chú dài và tự động trích xuất các điểm chính, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng.
• Tổ chức nội dung thông minh: AI đề xuất thẻ tag, phân loại ghi chú tự động dựa trên nội dung, hỗ trợ tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu khoa học.
• Hỗ trợ soạn thảo: Một số phần mềm cung cấp tính năng trợ lý văn bản AI, có khả năng gợi ý câu từ, sửa lỗi, hoặc sáng tạo nội dung từ đầu.

AI trong Nền tảng 1Office có gì đột phá?

1Office là một nền tảng mạnh mẽ tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để nâng cao không chỉ trải nghiệm ghi chú mà còn tối ưu hóa quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Không như nhiều phần mềm khác chủ yếu tập trung vào ghi chú cá nhân, 1Office tích hợp AI một cách xuyên suốt trong hệ sinh thái quản trị tổng thể. 

Cách tiếp cận độc đáo này mang lại cho người dùng trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách kết hợp công nghệ tiên tiến với các phương pháp quản lý hiệu quả, 1Office thay đổi cách các nhóm cộng tác và tổ chức thông tin của mình.

 

Nền tảng 1Office tích hợp sức mạnh từ AI

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

 

Với mục tiêu cung cấp cho khách hàng những AI Agent thực hiện các tác vụ cơ bản trong doanh nghiệp, 1Office đã phát triển được trợ lý AI với tính năng:

• AI-powered Workflow (Quy trình làm việc xây dựng bởi AI)
• Phân tích dữ liệu doanh nghiệp
• Nhận diện tài liệu & trích xuất thông tin dưới nhiều dạng
• Sàng lọc thông tin và gợi ý liên quan
• Tạo bảng lương với công thức phức tạp và độ chi tiết cao
• Tạo task tự động từ ghi chú cuộc họp

---

Vừa rồi, 1Office đã gợi ý cho bạn những phần mềm ghi chú phổ biến trùy vào nhu cầu và mức độ sử dụng của bạn. Việc lựa chọn phần mềm ghi chú phù hợp không chỉ giúp bạn ghi nhớ tốt hơn mà còn nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày. Hy vọng danh sách trên sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp nhất cho cá nhân hoặc tổ chức của mình.