Tránh tình trạng thất thoát thu chi nhờ phần mềm quản lý dòng tiền hiệu quả
Cho dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì cũng đều có lỗ hổng rất lớn trong vấn đề tài chính mà bạn không kiểm soát được. Để tránh tình trạng thất thoát thu chi cho doanh nghiệp, bạn cần phải cân đối sổ sách tài chính và giám sát chặt chẽ hoạt động của BP Kế toán – tài chính. Chính vì thế, bạn cần có phần mềm quản lý dòng tiền để số hóa mọi nghiệp vụ quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.
Mục lục
1. Phần mềm quản lý dòng tiền là gì?
Quản lý dòng tiền là hoạt động hoạch định và cân đối dòng tiền thu – chi của doanh nghiệp. Ví dụ các hoạt động quản lý dòng tiền như: quản lý doanh thu, quản lý phiếu chi, quản lý dòng tiền vốn hay tồn kho, dòng tiền lưu chuyển, dòng tiền cố định, chi phí phát sinh,… Mục đích của các hoạt động này nhằm tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp.
Vì thế, phần mềm quản lý dòng tiền là công cụ giúp mọi hoạt động này được số hóa đồng bộ trên một hệ thống tiện lợi. Mục đích cuối cùng khi sử dụng phần mềm là tiết kiệm thời gian, công sức, cập nhật báo cáo real time cho doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát thu chi hoặc sai sót dữ liệu.
2. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý dòng tiền
Hệ thống tài chính nếu không được quản lý nghiêm ngặt và hiệu quả sẽ khiến dòng tiền công ty có thể rơi vào tình trạng thất thoát, lỗ lãi khó kiểm soát, công ty chậm phát triển. Chính vì thế, để nghiệp vụ của Kế toán và Ban lãnh đạo được thuận lợi nhất thì doanh nghiệp phải số hóa trên phần mềm quản lý dòng tiền thu chi.
Bởi vì, phần mềm quản lý dòng tiền đem lại những lợi ích sau:
- Ổn định hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Nắm bắt toàn bộ dòng tiền thu – chi, lãi lỗ, tồn quỹ,…
- Giảm thiểu hoặc cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết.
- Tránh những rủi ro trong kinh doanh hay trong những tình huống bất ngờ.
- Dễ dàng kiểm soát thất thoát.
- Tiết kiệm tiền đầu tư khi đưa ra đánh giá, lựa chọn phương án phù hợp.
- So sánh dòng tiền qua các thời kỳ, giai đoạn khác nhau.
Dù doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hay nhỏ thì không thể thiếu Bộ phận Kế toán hay Bộ phận Tài chính. Đây là bộ phận vô cùng quan trọng và có tính chất quyết định đến sự tồn tại, sự phát triển thực tế của doanh nghiệp. Bộ phận này phải luôn minh bạch, rõ ràng trong từng khoản tài chính của công ty. Muốn được như thế thì bạn phải có công cụ quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý dòng tiền hiệu quả?
3. 5 Bước kiểm soát tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Quy trình quản lý tài chính có sai sót nhiều có thể khiến doanh số bán hàng, nguồn lực và chiến lược của công ty gặp nhiều rủi ro, chậm phát triển hoặc thậm chí là doanh nghiệp phải đóng cửa. Để sắp xếp hoạt động này theo lộ trình đạt thuận lợi tối đa, tránh các loại rủi ro tài chính không đáng có, dưới đây là 5 bước quản lý tài chính hiệu quả gợi ý dành cho bạn.
3.1. Thiết lập hệ thống quản lý chiến lược tập trung
Việc quản lý tài chính nên bắt đầu từ kế hoạch chiến lược của công ty. Một công ty muốn phát triển thì phải đánh giá kịch bản hiện tại và kịch bản tương lai đi như thế nào để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính. Mục đích là để đảm bảo chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí dự phòng.
Vì vậy, bạn cần thiết lập hệ thống quản lý rõ ràng, tập trung trên một phần mềm quản lý tài chính. Tại đây, bạn có thể đưa ra các kế hoạch trong hoạt động thu chi, hoạch định rõ ràng các đầu mục và tổng kết nó. Dữ liệu này cần được lưu trữ để dễ dàng so sánh với các giai đoạn sau.
3.2. Xây dựng các dự báo tài chính
Tạo dự báo tài chính hàng tháng bằng cách ghi lại doanh thu dự kiến của bạn dựa trên mục tiêu bán hàng, chi phí dự kiến cho nhân công, vật tư, chi phí chung,… Bạn có thể sử dụng phần mềm bảng tính đơn giản hoặc các phần mềm hiện đại trả phí.
Đồng thời, hãy chuẩn bị báo cáo thu nhập dự kiến về lãi và lỗ, dự báo bảng cân đối kế toán. Từ đó có thể dự báo được tình hình tài chính của doanh nghiệp lạc quan hay bi quan. Sau là có những tác động trong những tình huống có thể xảy ra để cải thiện hoặc tăng tốc tình hình kinh doanh.
3.3. Sắp xếp, phân loại dòng tiền thu chi
Từ những dự báo tài chính mà bạn đã vạch sẵn như trên, cần xác định rõ đó có phải là tình trạng lạc quan hay không. Nếu con số có sự chênh lệch cần rà soát lại toàn bộ hoạt động tài chính trong các kỳ vừa qua để nắm bắt lỗ hổng ở đâu. Nhờ vậy, bạn có thể kịp thời sắp xếp lại dòng tiền cho cân đối.
Nếu muốn quản lý dòng tiền hiệu quả ngay từ đầu, bạn nên phân loại rõ ràng theo từng khoản: dòng tiền chi, doanh thu, dòng tiền lưu chuyển, tồn quỹ, dòng tiền cố định, chi phí phát sinh dự trù, ngân sách đầu tư,… Cần phải chia các mục này rõ ràng theo từng hoạt động cụ thể. Từng con số phải được minh bạch, chính xác, thống kê chi tiết theo các mục này. Đặc biệt, các mục phải được quản lý trên phần mềm quản lý dòng tiền duy nhất để dễ theo dõi và kiểm soát.
3.4. Kiểm soát dòng tiền tồn quỹ, công nợ
Hãy so sánh kết quả thực tế với dự báo tài chính của bạn để xem bạn đã đạt mục tiêu hay cần điều chỉnh thêm. Kiểm soát dòng tiền tồn quỹ, công nợ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề tài chính trước khi chúng đi quá xa khỏi sự giám sát của bạn.
Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền miễn phí hoặc có trả phí. Phần mềm miễn phí excel có thể tối giảm được 1 khoản phí cho doanh nghiệp của bạn, nhưng lại không quản lý tập trung và không có hệ thống liên kết linh hoạt. Phần mềm có trả phí được tích hợp nhiều chức năng như hệ thống tự động báo cáo hay lưu trữ dữ liệu bảo mật.
3.5. Báo cáo và lưu trữ dòng tiền thông minh
Tất cả các khoản thu chi của doanh nghiệp cần được quản lý một cách minh bạch. Tức là bạn phải làm báo cáo tài chính cho các thời kỳ khác nhau. Bên cạnh đó bạn còn phải lưu trữ nó trên hệ thống sổ sách hoặc số hóa toàn bộ dữ liệu trong sổ sách trên hệ thống trực tuyến hoặc hệ thống có bảo mật.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền số hiện nay thì mọi việc trên đều được quản lý tập trung và minh bạch nhất. Bởi vì, từ hoạt động đề xuất thu chi, hoạt động dòng tiền ra vào,… đều được thống kê, phân loại và tự động tổng hợp vào báo cáo chi tiết.
Tất cả những hoạt động trên đều được thực hiện với mục đích cuối cùng là tiết kiệm thời gian làm việc, tối ưu quy trình quản lý dòng tiền, kiểm soát toàn bộ và cân đối dòng tiền của doanh nghiệp hiệu quả tối đa.
Vậy giữa bão thị trường với hàng loạt phần mềm quản lý chi tiêu cho doanh nghiệp hiện nay thì bạn nên lựa chọn phần mềm nào?
4. Quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả với 1Office
Phần mềm quản lý dòng tiền được bán rất nhiều trên trên thị trường. Tuy nhiên chúng lại không được tích hợp trên hệ thống làm việc nội bộ của doanh nghiệp bạn. Ví dụ, hoạt động thu chi của doanh nghiệp lại tách riêng với hoạt động quản lý vật tư, quản lý hàng hóa, quản lý mua bán hay các hoạt động thu chi của dự án, công việc thường. Nếu như vậy sẽ không quản lý được tập trung và chỉ làm cho bạn tốn nhiều thời gian, chi phí hơn.
Chính vì thế, với mong muốn đem lại sự tiện ích cho mọi doanh nghiệp, 1Office tích hợp Module CRM (phần mềm quản lý tài chính) trên một nền tảng trực tuyến giúp bạn quản lý thu chi nội bộ cách hiệu quả.
Các lợi ích của phần mềm quản lý dòng tiền trên 1Office như sau:
- Tạo mới, theo dõi báo giá, đơn hàng, hợp đồng dễ dàng.
- Tự động hóa, số hóa quy trình phê duyệt và lưu trữ thông tin.
- Lưu trữ toàn bộ thông tin tài chính tập trung, tìm kiếm báo cáo và các hoạt động thu chi nhanh chóng.
- Quản lý tài chính, thu chi, công nợ qua các thời kỳ, giai đoạn hoặc theo năm.
- Đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động, tạo mắt xích liên kết giữa các tính năng quản lý dự án, quản lý hàng hoá, quản lý mua – bán với tài chính tiện lợi.
- Tự động cảnh báo công nợ kịp thời khi có phát sinh.
Mục tiêu của việc quản lý dòng tiền là loại bỏ những vấn đề đau đầu thường xảy ra với quy trình thủ công hay hoạt động giám sát tài chính thiếu minh bạch, nhiều sai sót. Việc sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền hiện đại cho phép lãnh đạo chủ động hơn, tối ưu mọi chi phí cho doanh nghiệp và đặc biệt tránh thất thoát tài chính – lỗ hổng hoạt động trong doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp liên hệ với 1Office để được tư vấn miễn phí.
Mọi thông tin xin liên hệ qua:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/?ref=pages_you_manage
Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp/videos
