Phần mềm quản trị công việc tổng thể giúp doanh nghiệp “bứt phá”

Giữa vô vàn doanh nghiệp đang ngày càng phát triển lớn mạnh, chúng ta luôn phải trăn trở về vấn đề làm thế nào để đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm vóc mới, tạo ra những thay đổi, tiến bộ to lớn, có thể đủ sức cạnh tranh, chạy đua trên thị trường với các đối thủ khác. Vì lẽ đó, các nhà quản trị hiện nay đều tìm đến một giải pháp “số” hay còn được gọi là phần mềm quản trị công việc để có thể giúp họ ngày càng nâng cao sự phát triển của doanh nghiệp. Phần mềm ấy sau khi được áp dụng đã mang lại những hiệu quả gì, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu ngay sau đây.

Quản trị công việc là gì và tại sao doanh nghiệp cần quản trị công việc? 

Theo Gartner – doanh nghiệp hàng đầu thế giới về lĩnh vực nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin, định nghĩa Quản trị công việc là một “hệ thống các dịch vụ áp dụng cấu trúc “dòng chảy công việc” (workflow) vào sự luân chuyển thông tin, và tương tác giữa các quy trình thuộc về doanh nghiệp với các quy trình do con người tạo ra phục vụ quá trình luân chuyển thông tin”.

Nói một cách dễ hiểu hơn: Quản trị công việc được áp dụng trong việc quản lý tiến độ và lượng công việc của cá nhân nói riêng và của đội nhóm nói chung, dù là trong phạm vi công việc của một dự án hay liên quan tới công tác vận hành doanh nghiệp.

Quản trị công việc là quản lý khối lượng, tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân sự

Các phương pháp quản trị công việc phổ biến

Hiểu được tầm quan trọng của quản trị công việc, từ trước tới nay, người ta đã tìm kiếm nhiều phương pháp để thực hiện công tác này. Có 3 phương pháp quản trị phổ biến đối với các doanh nghiệp hiện nay như sau:

Phương pháp quản trị truyền thống bằng giấy tờ

Khi sử dụng phương pháp này, các nhân viên của công ty phải phân công ghi chép, sắp xếp tất cả các quy trình làm việc, hoặc những thông tin về tiến độ dự án đang thực hiện.

Phương pháp quản trị truyền thống bằng giấy tờ vô cùng tốn kém

Ưu điểm của phương pháp này là có thể dễ dàng tìm kiếm được những công cụ như bút và giấy ở những nơi như nhà sách, văn phòng v.v. bất kỳ ai cũng có thể tạo lập, ghi chép lại những thông tin, dữ liệu cần thiết. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là vô cùng tốn kém tiền bạc, tốn thời gian, tốn công sức, rất dễ có sai sót vì đa phần những việc trên đều phải thực hiện bằng sức người.

Phương pháp quản trị bằng các ứng dụng riêng lẻ

Cuộc chạy đua theo thời đại số đã giúp các nhà phát triển phần mềm tạo ra được những ứng dụng “số hóa” văn bản trực tuyến như Google Drive, Google Docs. Đây là một nỗ lực giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tuy nhiên về bản chất thì cũng không khác gì phương pháp quản trị truyền thống.

Sử dụng các ứng dụng trực tuyến chỉ hỗ trợ lưu trữ cơ bản việc quản trị

Mỗi cuối tháng, bộ phận nhân sự vẫn phải làm công tác tổng hợp thông tin, liên kết dữ liệu để làm báo cáo cho cấp trên. Về cơ bản, phương pháp số hóa bằng các ứng dụng như trên chỉ có thể giúp lưu trữ tài liệu chứ không có tác dụng tối ưu trong công tác quản trị công việc. 

Phương pháp quản trị bằng phần mềm quản trị công việc tổng thể

Việc áp dụng phần mềm quản trị công việc có thể ví như công cụ tích hợp được cả hai phương pháp trên nhưng lại tối ưu hơn về nhiều mặt ví dụ như tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, giảm thiểu hao tổn chi phí cho giấy tờ, thiết bị lưu trữ. Bên cạnh đó, thay vì phải mất hàng ngày, hàng tuần để tổng hợp báo cáo chi tiết dựa vào các ứng dụng riêng lẻ, phần mềm quản trị giúp các cấp lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban dễ dàng phân công nhiệm vụ, đánh giá chất lượng, hiệu suất đầu ra sau đó báo cáo tổng hợp chính xác, nhanh chóng.

Sử dụng phần mềm quản trị công việc tiết kiệm thời gian tổng hợp và báo cáo

Lợi ích khi “số hóa” công tác quản trị công việc

Khi áp dụng phương pháp “số hoá” quy trình quản lý trong doanh nghiệp, mọi vấn để về bảo mật thông tin, lưu trữ dữ liệu đều sẽ được đảm bảo chặt chẽ. Nếu như trước đây, công tác quản lý luôn gặp phải các sự cố sai sót, nhầm lẫn thời gian, lịch biểu, các nhân viên không nắm được thông tin cần thiết thì hiện tại, chỉ với một vài thao tác đơn giản, tất cả sự kiện, mốc thời gian quan trọng đều được thông báo đến tất cả mọi người trong công ty, tình trạng quên việc, chểnh mảng cũng sẽ được “xóa sổ”.

Phần mềm quản trị công việc sẽ hạn chế tình trạng “quên việc” của nhân viên

Bên cạnh đó, quản trị công việc bằng phần mềm có thể nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác theo dõi, quản lý của cấp lãnh đạo, giảm thiểu được những hao tổn về mặt chi phi cũng như khối lượng công việc tồn đọng.

Vì vậy, để có thể tạo ra những sự thay đổi to lớn và giải quyết nhanh chóng những mối lo ngại làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp quản trị số hoá thay cho phương pháp truyền thống nên được các nhà lãnh đạo cân nhắc kỹ càng, cẩn thận. 

Đọc thêm: 5 cách quản lý nhân viên làm việc kém hiệu quả

Phần mềm quản trị công việc hiệu quả nhất hiện nay – 1Office

Khi doanh nghiệp đối mặt với khó khăn trong việc đánh giá năng lực thực sự của nhân viên, 1Office cùng với những tính năng vượt trội có thể trực tiếp theo dõi, biểu dương những ai hoàn thành tốt công việc, cho phép các quản trị viên nắm rõ tình hình, tiến độ của dự án, sửa chữa kịp thời nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra.

Khi doanh nghiệp cần tạo ra một quy trình làm việc ít sai sót, có độ chính xác cao thì thay vì sử dụng phương pháp “người” truyền thống, giờ đây cùng với 1Office, bất cứ sự sai lệch nào trong quy trình cũng đều dễ dàng được phát hiện và nhanh chóng can thiệp. Các dự án cũng sẽ được hoàn thành trơn tru, không bị đứt đoạn. 

Điều quan trọng nhất một khi áp dụng 1Office vào việc quản trị công việc chính là khả năng giảm thiểu chi phí đầu vào và tăng hiệu suất đầu ra. Không còn những tháng ngày vất vả, mòn mỏi, tuyển dụng nhân lực. Trên hết, cấp trên hoàn toàn có thể tự mình tham gia bám sát tiến độ, đôn đốc nhân viên và đóng góp ý kiến vào dự án đang thực hiện.