8 Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất 2024

Quản lý và vận hành thành công một cửa hàng kinh doanh không đồng nghĩa với việc có thể vận hành và quản lý chuỗi cửa hàng. Để thành công trong việc này, yêu cầu nhà quản lý cần có nhiều kiến thức kinh doanh bao gồm định hình tầm nhìn, quản lý vòng quay vốn, quy trình quản lý chuỗi,… và từ đó dần dần xây dựng và nâng cao giá trị thương hiệu, gia tăng lợi nhuận. Trong bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ tới anh chị những kinh nghiệm, cách thức quản lý các mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng và đã thành công.

Thực trạng kinh doanh chuỗi cửa hàng tại Việt Nam

Thực trạng kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam ngày nay đang chứng kiến sự phát triển đa chiều, đồng thời cũng đối mặt với những thách thức đáng kể. Trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển và môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các chuỗi cửa hàng bán lẻ phải đối mặt với nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.

Trước hết, một trong những thực trạng đáng chú ý là sự cạnh tranh gay gắt giữa các chuỗi cửa hàng bán lẻ. Cùng với sự phát triển của thị trường và sự gia tăng về nhận thức của người tiêu dùng, sự cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Thứ hai, vấn đề liên quan đến quản lý nguồn nhân lực cũng là một thách thức đối với các chuỗi cửa hàng bán lẻ. Việc tìm kiếm và duy trì được đội ngũ nhân viên chất lượng, có kỹ năng và lòng nhiệt huyết là điều không hề dễ dàng. Thứ ba, vấn đề về công nghệ cũng đang là một điểm đen trong thực trạng kinh doanh của các chuỗi cửa hàng bán lẻ. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ không chỉ mang lại nhiều cơ hội mới mà còn tạo ra áp lực lớn cho các doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, thị trường bán lẻ được coi là một trong những thị trường sôi động nhất trong khu vực. Với dân số đông đúc và tỷ lệ người trẻ chiếm ưu thế, thị trường bán lẻ được thúc đẩy mạnh mẽ. Theo báo cáo thống kê của Vietnam Report, Việt Nam đạt tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) trên 10%.

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ đã trở thành yếu tố cực kỳ quan trọng. Điều này giúp các doanh nghiệp bán lẻ tinh chỉnh hoạt động của họ, từ quy trình sản xuất đến phân phối sản phẩm.

Tại sao cần chú trọng vào cách quản lý chuỗi cửa hàng?

Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc điều chỉnh và giám sát mọi hoạt động của chuỗi cửa hàng. Dữ liệu và thông tin về hoạt động được tổng hợp thành các báo cáo chi tiết, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và hỗ trợ trong việc phát triển chiến lược. Mặc dù các cửa hàng hoạt động độc lập, nhưng cần phải có sự liên kết để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Xây dựng quy trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bền vững của một doanh nghiệp vì một số lý do sau:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động, từ đó giúp quản lý đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.
• Tăng cường hiệu quả quản lý đối với các khía cạnh như tài chính, hàng hóa, nhân sự, …
• Ngăn chặn lãng phí và mất mát về nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc doanh thu.
• Sử dụng cơ sở dữ liệu để kiểm soát và đánh giá năng lực của nhân viên một cách chính xác.
• Phát triển chiến lược để thu hút khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện tại.

Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

Việc quản lý chuỗi hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công và bền vững cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ mà 1Office muốn chia sẻ với bạn.

Quản trị tài chính

Quản lý tài chính là một trong những yếu tố không thể thiếu nếu muốn đạt được thành công, dù là trong mô hình kinh doanh nhỏ lẻ hay doanh nghiệp quy mô lớn. Tài chính có thể bao gồm tiền mặt, vật tư, nguyên liệu, tài sản được hình thành từ nguồn vốn ban đầu hoặc trong quá trình hoạt động như các khoản phải thu, phải trả.

Tuy nhiên, không phải tất cả quản lý chuỗi cửa hàng đều có khả năng quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt là khi quy mô ngày càng mở rộng. Vấn đề mà người quản lý cần phải giải quyết bao gồm:

• Nguồn vốn đến từ đâu? Huy động vốn từ vốn góp hay đi vay? Thời gian cần để cửa hàng hòa vốn là bao lâu?
• Luồng tiền từ việc bán hàng, nhập hàng, đổi trả hàng và các chi phí hoạt động của cửa hàng.
• Tình trạng dòng tiền mặt và trong tài khoản ngân hàng của chuỗi cửa hàng.
• Tổng doanh thu theo tháng, quý, năm…
• So sánh tình hình kinh doanh giữa các chi nhánh.
• Lợi nhuận thuần sau khi trừ hết các chi phí.

Quản lý tài chính hiệu quả giúp cho các nhà bán lẻ đánh giá tình hình kinh doanh của cửa hàng, có sự chủ động trong việc quản lý xuất, nhập kho, cắt giảm chi phí, đưa ra quyết định về giá cả sản phẩm, mức lương của nhân viên, và tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh. Từ đó, nhà quản trị có thể thực hiện các phân tích, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách linh hoạt và phù hợp với tình hình thực tế.

Xây dựng quy trình vận hành chuẩn ngay từ đầu

Việc chuẩn hóa quy trình quản lý và vận hành là một bước cần thiết khi mở rộng chuỗi cửa hàng. Tất cả các quy trình cần được đồng bộ hóa ở mọi cấp độ và cửa hàng, từ dịch vụ khách hàng, giờ làm việc, chính sách giảm giá, chăm sóc khách hàng đến chính sách đổi trả hàng hóa…

Quan trọng hơn, là đảm bảo trải nghiệm của khách hàng tại tất cả các chi nhánh đều tương đồng về chất lượng và cần được giám sát thường xuyên để tránh bất kỳ sự cố hoặc trở ngại nào trong quy trình. Việc xây dựng và duy trì một quy trình vận hành đồng nhất trên toàn hệ thống giúp đảm bảo thành công và phát triển ổn định của chuỗi bán lẻ.

Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng

Trong quá trình vận hành và quản lý chuỗi cửa hàng, việc tuyển dụng nhân sự cũng đóng vai trò rất quan trọng. Tìm kiếm những nhân viên có năng lực và phù hợp với giá trị của doanh nghiệp giúp cho việc phát triển ngày càng thành công hơn. Đồng thời, việc tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên, đặc biệt là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cũng là điều cần thiết.

Ngoài ra, người quản lý cần truyền đạt đúng tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp đến tất cả nhân viên để họ hiểu rõ hơn về bản chất công việc. Thường thì, nhân sự trong các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam thường thiếu sự gắn bó và đoàn kết. Họ chỉ coi công việc của mình là tạm thời và sẵn sàng rời bỏ công ty khi có cơ hội mới. Do đó, người quản lý cần hướng dẫn nhân sự mới về các quy định công việc và văn hóa của doanh nghiệp để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên. Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và giúp nhân viên nhận thức được vai trò quan trọng của họ trong việc vận hành toàn bộ doanh nghiệp.

Các công ty và doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia tư vấn bán lẻ hoặc tự mình xây dựng quy trình sau khi tham khảo từ những người có kinh nghiệm. Đặc biệt đối với cửa hàng bán lẻ, việc đào tạo nhân viên về kỹ năng tư vấn và bán hàng, hiểu biết sâu về sản phẩm cũng rất quan trọng. Bên cạnh đó, kỹ năng chăm sóc và giữ chân khách hàng cũng là yếu tố quan trọng và là chìa khóa để thành công đối với bất kỳ nhà quản lý chuỗi cửa hàng nào.

Tăng kết nối giữa các chi nhánh bán hàng

Liên kết giữa các điểm bán hàng trong chuỗi đóng vai trò rất quan trọng để các nhà quản lý có thể chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và đề xuất những giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất.

Hiện nay, việc kết nối giữa các chi nhánh trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ vào việc áp dụng các phần mềm khoa học công nghệ. Điều này giúp quản lý và điều hành các chi nhánh trở nên hiệu quả hơn, từ đó mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng.

Đánh giá hiệu quả chi nhánh và toàn chuỗi với báo cáo chi tiết

Sau khi hoàn thành các quy trình bán hàng, các cửa hàng cần được đánh giá về hiệu suất và vận hành để xác định liệu chúng có đạt được mục tiêu hiệu quả hay không. Sử dụng công nghệ trong quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người quản lý.

Nhà quản trị cũng cần thường xuyên theo dõi phản hồi từ khách hàng qua các kênh như blog đánh giá, kênh thương mại điện tử, bình luận trên mạng xã hội và trang web để quản lý cửa hàng một cách hiệu quả.

Bên cạnh việc áp dụng công nghệ, quản lý cần tới từng cửa hàng trong chuỗi để theo dõi tiến độ kinh doanh. Họ cần thường xuyên theo dõi hệ thống cửa hàng và quy trình vận hành để xem xét cần thay đổi những yếu tố nào để phù hợp hơn. Đánh giá hiệu suất của quản lý cấp dưới và các nhân viên trong cửa hàng cũng là điều quan trọng để đưa ra các giải pháp kịp thời.

Quản lý hàng hoá về chất lượng và số lượng

Theo thông tin từ các công ty nghiên cứu thị trường, trung bình mỗi tháng, các doanh nghiệp bán lẻ phải chịu tổn thất từ 7-12% do không kiểm soát hàng hóa và chi phí một cách hiệu quả. Khi mở rộng mô hình kinh doanh thành chuỗi cửa hàng, việc quản lý hàng hóa đòi hỏi sự chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn rất nhiều do số lượng và chủng loại hàng hóa, cũng như việc luân chuyển hàng giữa các chi nhánh trở nên phức tạp.

Đặc biệt, việc luân chuyển hàng hóa giữa các địa điểm là quá trình tốn kém và mất nhiều thời gian nhất trong lĩnh vực bán lẻ. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và ổn định giá bán là yếu tố quan trọng, cùng với việc đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn, phong phú và phù hợp với từng địa điểm kinh doanh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu không kiểm soát kịp thời, có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và chất lượng phục vụ, dẫn đến giảm doanh số.

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi mở rộng chuỗi là do không tìm được nguồn hàng chất lượng và ổn định với giá cả hợp lý. Trong giai đoạn ban đầu của việc quản lý chuỗi cửa hàng, khi mở thêm cửa hàng thứ hai, có thể gặp khó khăn về việc thiếu vốn và nhân lực để xây dựng kho chứa hàng. Vì vậy, việc đảm bảo nguồn cung hàng luôn đầy đủ và đúng thời điểm cho các cửa hàng là một yếu tố quan trọng đặc biệt.

Ngày nay, người tiêu dùng trở nên thông minh hơn. Dù dịch vụ của bạn có tốt, giá cả có rẻ đi chăng nữa, nhưng nếu hàng hóa không có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng, cùng với chất lượng kém, sẽ khiến cửa hàng của bạn bị lạc hậu. Nhiều cửa hàng không thất bại do hệ thống kém hiệu quả mà là do không thu hút được khách hàng do nguồn cung không đủ để duy trì, hàng hóa không đa dạng, và chất lượng sản phẩm/dịch vụ không đồng đều.

Giữ chân khách hàng

Trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ và quản lý chuỗi cửa hàng, ít người chú ý đến việc quản lý dữ liệu khách hàng hoặc các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng – một phần là do thói quen cố hữu từ xưa, phần khác là do các nhà bán lẻ không biết cách thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng một cách hợp lý và tiện lợi. Đặc biệt là khi phải quản lý một lượng lớn khách hàng trên toàn bộ chuỗi cửa hàng.

Hầu hết các nhà bán lẻ đều thừa nhận rằng “khách hàng là vua”. Tuy nhiên, khi vị vua đến với cửa hàng của chúng ta và rời đi, họ đã trải qua những trải nghiệm như thế nào, họ quyết định mua hàng dựa trên những yếu tố gì, chứ không phải là do cửa hàng đối diện. Hầu hết các quản lý không biết hoặc chỉ có cá nhân phán đoán về điều này.

Chúng ta cần phải biết liệu khách hàng có hài lòng với dịch vụ, giá cả và sản phẩm của chúng ta không. Nếu họ không hài lòng, chúng ta cần phải biết cách nhận biết. Khi không thể trả lời được những câu hỏi này, chúng ta không thể gọi mình là nhà bán lẻ mà chỉ là “nơi mà khách hàng đến mua hàng”. Do đó, việc chăm sóc khách hàng sau khi đã bán hàng trở nên rất quan trọng: kiểm soát doanh số từng khách hàng, thông tin và tình trạng của từng khách hàng.

Trong quá trình xây dựng chuỗi cửa hàng, quản lý sẽ không tránh khỏi những sai lầm và thất bại như: không có đủ vốn, chọn sai địa điểm, không đầu tư vào quy trình, sai lầm trong tuyển dụng và đào tạo nhân sự, không ra quyết định cắt lỗ kịp thời… Nếu không “làm đúng ngay từ đầu”.

Quản lý công nghệ

Trong bối cảnh sự phát triển của công nghệ, các cửa hàng ngày nay đang dần chuyển sang sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý chuỗi cửa hàng của họ. Tuy nhiên, một vấn đề mà họ luôn đặt ra là làm thế nào để chọn ra phần mềm quản lý hiệu quả nhất.

Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, các cửa hàng thường quan tâm đến các tính năng như:

• Quản lý bán hàng, tài sản, kho hàng,…
• Quản lý dữ liệu khách hàng
• Quản lý nhân sự, tuyển dụng chấm công, tính lương,, 
• Đánh giá hiệu quả chi nhanh, hiệu suất nhân sự
• Quản lý thu chi
• Theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng và lập các báo cáo, thống kê
• Quản lý đơn đặt hàng và khuyến mãi

1Office xin giới thiệu tới các nhà quản trị bộ giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng 1Office có đầy đủ toàn bộ các tình năng cần thiết nêu trên, hay nói cách khác, toàn bộ tính năng cần sử dụng các ứng dụng riêng lẻ nay được tính hợp trên 1 nền tảng duy nhất. Với phần mềm 1Office, mọi bài toán liên quan tới “quản lý chuỗi cửa hàng” mà doanh nghiệp có thể gặp phải như: bán hàng, lưu kho, thông tin khách hàng… đều có thể dễ dàng giải quyết. Doanh nghiệp dễ dàng tối ưu thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu lớn. Đồng thời giúp quá trình quản lý chuỗi bán lẻ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Đăng ký tài khoản demo miễn phí bộ giải pháp 1Office!

Những vấn đề thường gặp trong quản lý chuỗi cửa hàng

Các thách thức mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng bao gồm:

Không kiểm soát được chất lượng nguồn hàng

Quá trình luân chuyển và kiểm tra hàng hóa là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất trong hoạt động kinh doanh chuỗi bán lẻ. Nếu không kiểm soát chất lượng của nguồn hàng đầu vào một cách tốt, điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Khó khăn trong quản lý nhân sự

Sự phân tán của các cửa hàng có thể làm cho việc theo dõi và quản lý nhân viên trở nên khó khăn đối với các nhà quản lý. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề nhân viên không trung thực và gây thất thoát lớn cho tổ chức.

Quản lý tài chính không hiệu quả

Khi mở rộng quy mô cửa hàng, việc quản lý tài chính trở thành thách thức đối với các doanh nghiệp. Quản lý lợi nhuận, tài sản và dòng tiền là những vấn đề tài chính khiến chủ doanh nghiệp luôn đau đầu khi giải quyết.

Thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý một lượng lớn khách hàng trên hệ thống chuỗi cửa hàng bán lẻ. Hơn nữa, việc thu thập và quản lý thông tin của khách hàng cũng đem lại nhiều thách thức và bất tiện.

—————————————

Hy vong qua bài viết của 1Office sẽ giúp anh chị lựa chọn được phương pháp quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nếu anh chị đang tìm một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả thì hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của 1Office để được tư vấn nhé !

Đăng ký tài khoản demo miễn phí bộ giải pháp 1Office!