Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
07/08/2020 04:08:59

Phương pháp xây dựng và cách quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Giữa guồng quay biến động mạnh mẽ của thời đại số, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề trong công tác quản lý công việc. Do đó, việc quản lý tiến độ dự án hoặc công việc còn ở trong trạng thái yếu kém, dễ “lung lay”. Trước những thách thức, những cơ hội trở mình chạy đua đến vạch đích, các nhà lãnh đạo buộc phải thay đổi tư duy lẫn công nghệ để có thể chạm tới tinh hoa trong quá trình tiến bộ, để có thể đẩy mạnh sự phát triển của toàn doanh nghiệp.

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là việc theo dõi, giám sát quá trình thực hiện dự án đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời gian như trong kế hoạch. Quá trình này giúp người quản lý nắm rõ được tiến độ của dự án; giám sát các đầu việc đã – đang – chưa hoàn thiện; điều phối nguồn lực và lường trước các rủi ro để đảm bảo dự án được hoàn thiện đúng tiến độ.

2. Khó khăn của doanh nghiệp trong việc quản lý tiến độ dự án

Nhân viên dễ quên việc, quên hẹn với khách hàng

Giấy tờ, bút viết hay sổ đều là những sản phẩm dễ tìm thấy ở các cửa hàng hoặc hiệu sách trong thành phố. Tuy nhiên vấn đề quản lý công việc bằng những công cụ này vẫn chưa được tối ưu vì một số lý do khách quan lẫn chủ quan như giấy tờ bị hỏng, mốc hoặc bị mối mọt ăn mất theo thời gian hoặc bị thất lạc, việc lưu trữ tài liệu lâu dài cũng theo đó mà gặp nhiều khó khăn hơn.

Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý dự án bằng phương pháp truyền thống
Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý dự án bằng phương pháp truyền thống

Vì những lý do trên nên nhân viên công ty cũng thường xuyên quên nhiệm vụ, quên hẹn với khách hàng mặc dù trước đó đã ghi chú nhắc nhở.

Không ưu tiên được các công việc quan trọng

Quy trình sắp xếp phân công nhiệm vụ không hiệu quả giữa các phòng ban dẫn đến vấn nạn “rối rắm”, tồn đọng công việc hay những đầu việc quan trọng lại dễ bị “vứt xó”, “bỏ quên”.

Phản xạ yếu kém khi giải quyết sự cố

Việc quản lý thời gian và tiến độ dự án bằng phương pháp truyền thống có nhiều phân đoạn rườm rà, bất tiện nên khi xảy ra sự cố trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý bắt buộc phải gặp trực tiếp các phòng ban, tổ chức họp hành hoặc liên hệ với các bộ phận đảm nhiệm mới có thể xử lý được triệt để.

Thụ động trong việc giám sát, theo dõi tiến độ dự án

Nếu các nhà lãnh đạo thụ động trong việc giám sát, yêu cầu báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hàng tháng thì sẽ khiến cho doanh nghiệp dễ gặp nhiều trở ngại, dễ nảy sinh các sự cố không mong muốn.

Thụ động trong việc giám sát dự án
Thụ động trong việc giám sát dự án

Việc theo dõi tiến độ dự án nên được tiến hành một cách chủ động và có thứ tự, có kế hoạch rõ ràng hơn để kịp thời sửa chữa khi gặp vấn đề xấu, tránh đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng “sai một li, đi một dặm”.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý dự án và giám sát chi tiết chỉ bằng chiếc smartphone

Tốn quá nhiều không gian để lưu trữ tài liệu

Lưu trữ và quản lý công việc bằng bản cứng thực tế chiếm dụng rất nhiều không gian bởi vì tùy theo loại tài liệu mà cần diện tích lưu trữ khác nhau.

Hiện tại, chi phí xây dựng hoặc thuê địa điểm để lưu trữ rất cao vì giá trị của bất động sản đang tăng. Do đó, sự bất tiện trong phương pháp thủ công luôn khiến các nhà lãnh đạo phải đau đầu tìm cách khắc phục, thay đổi.

Quản lý công việc bằng Google Drive tiện lợi nhưng chưa tối ưu

So với phương pháp quản lý truyền thống trên bản cứng thì phương pháp quản lý bằng Google Drive có phần tiện lợi hơn. Tuy nhiên vấn đề lớn nhất của phương pháp này vẫn là các doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ công mọi thứ, từ việc nhập và cập nhật dữ liệu cho đến việc lưu trữ, dọn dẹp thường xuyên.

Việc rà soát, theo dõi tiến độ công việc cũng chiếm nhiều thời gian, công sức và lực lượng nhân sự. Bên cạnh đó, các nhà quản lý vẫn bị thụ động trong công tác giám sát, tương tác và yêu cầu báo cáo tiến độ dự án từ cấp dưới của mình.

Xem thêm: 1Office – Phần mềm quản lý dự án xây dựng hiệu quả nhất hiện nay

3. 6 Bước quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả

1. Xác định các hoạt động

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án chính là xác định các công việc cũng như các nhiệm vụ. Để quản lý dễ dàng, bạn nên chia nhỏ các đầu việc cũng như xác định thời gian hoàn thành cho từng công việc.

2. Sắp xếp các công việc

Sau khi đã xác định được các công việc thì việc tiếp theo đó chính là sắp xếp các công việc đó theo một trình tự liền mạch.

3. Đánh giá nguồn lực cần có

Người quản lý cần phải đánh giá các nguồn lực cần có để thực hiện các các công việc. Việc làm ở dây đó chính là phân tích nguồn nhân lực, tài chính và trang thiết bị để có kế hoạch phân bổ cho các hoạt động một cách phù hợp.

4. Xác định thời gian để thực hiện các công việc

Trong quản lý tiến độ dự án, xác định thời gian chính là xương sống giúp tiến độ dự án đi đúng hướng. Có những cách để ước tính thời gian thực hiện dự án một cách chính xác:

  • Tham khảo các ý kiến của chuyên gia
  • So sánh thời gian của của dự án tương đương trước đây
  • Ước lượng thời gian thông qua tham số PMI (Parametric estimating)
  • Phương pháp đánh giá 3 điểm

5. Xây dựng tiến độ

Xây dựng kế hoạch cho tiến độ dự án sẽ giúp nhà quản lý có cách nhìn tổng quát và đây là tham chiếu để đưa dự án hoàn thành đúng tiến độ. Công cụ được sử dụng nhiều nhất để xây dựng tiến độ dự án là biểu đồ gantt.

6. Giám sát

Việc theo dõi, giám sát quy trình triển khai dự án giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận và đưa ra các biện pháp khắc phục các rủi ro có thể gặp phải.

Bạn sẽ quan tâm: Top 7 phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi và kiểm soát hiệu quả

4. Cách để quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp nhà quản lý có thể quản lý thời gian và tiến độ dự án một cách hiệu quả.

1. Nắm rõ các công việc của dự án

Để quản lý dự án hiệu quả, trước tiên bạn cần phải nắm rõ từng nội dung công việc, định nghĩa hoàn thành của các công việc đó cũng như định hướng mà dự án đó hướng đến. Một phương pháp quản lý công việc dự án được sử dụng khá bổ biến đó chính là mô hình Agile.

2. Linh hoạt xử lý tính huống

Trong quá trình triển khai dự án sẽ không tránh khỏi những tác động bất ngờ, người lãnh đạo cần phải linh hoạt trong việc điều phối các công việc để để thích ứng với từng trường hợp. Đôi khi việc triển khai một cách quá máy móc có thể làm dự án của bạn bị chậm tiến độ hoặc gặp phải các vấn đề về hiệu quả.

3. Đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục

Để quản lý dự án từ xa một cách hiệu quả thì tính yêu cầu dữ liệu phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ. Một số liệu sai sót có thể làm ảnh hưởng đến cả quá trình triển khai. Do vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án chính là phương pháp hiệu quả.

4. Đảm bảo tiến độ

Các công việc phải được hoàn thành đúng tiến độ. Chậm tiến độ sẽ ảnh hưởng đến các công việc phía sau cũng như tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp.

5. Khả nang làm việc nhóm

Để triển khai một dự án thành công yêu cầu bạn phải tạo ra một môi trường để các thành viên có thể tương tác trao đổi một cách dễ dàng và liền mạch với nhau. Đây được xem là xu hướng trong quản lý dự án hiện đại ngày nay.

6. Quản lý dự án hiệu quả bằng phần mềm 1Office

Với bộ tính năng thông minh Workplace, các nhà quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng. Phần mềm tự động sắp xếp lịch biểu, thông báo những cuộc hẹn với khách hàng mỗi ngày. Khả năng tương tác, chăm sóc khách hàng cũng được cải thiện nhờ vào bộ tính năng CRM. Từ quá trình tiếp cận, lưu giữ thông tin cho đến nhắc nhở khách hàng đều được đơn giản hóa gấp nhiều lần chỉ với vài thao tác.

Việc phân công công việc sẽ diễn ra trơn tru hơn và hiệu quả hơn tránh tình trạng người ôm đồm quá nhiều việc, người chỉ ngồi chơi xơi nước. Vấn nạn trễ hạn, quá tải, ứ đọng công việc sẽ được giải quyết triệt để 100%. Với các tính năng quản lý công việc, quản lý dự án, các nhà lãnh đạo có thể thoải mái theo dõi, giám sát tiến độ dự án, đánh giá năng lực của nhân viên một cách công bằng hơn.

Phần mềm hỗ trợ nhân viên chủ động hơn trong vấn đề tổng hợp, báo cáo kết quả cũng như là tiến trình hoạt động của dự án. Điều này giúp giảm thiểu hao tốn thời gian, tiết kiệm công sức, chi phí cho doanh nghiệp.

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp. Với bộ giải pháp linh hoạt và đa dạng các tính năng, 1Office sẽ đáp ứng được toàn bộ nhu cầu về quản lý dự án cũng như mang đến hiệu quả tốt nhất cho các quy trình triển khai dự án của doanh nghiệp.

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline: 083 483 8888

Website: https://1office.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE





Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888