Quản lý nguồn nhân lực là gì? Vai trò, giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Quản lý nguồn nhân lực là một trong những chiến lược then chốt quyết định sự thành công của một tổ chức. Để có thể duy trì được hoạt động ổn định cho tổ chức thì bên cạnh các nguồn lực như tài chính, vật chất, công nghệ,…  doanh nghiệp cần phải chủ động thực hiện các chiến lược quản trị nhân lực phù hợp, hướng tới mục tiêu chung. 

Chính vì vậy, bên cạnh việc trau dồi những kỹ năng quản lý nhân sự, nhà quản lý cũng cần phải nắm rõ những kiến thức về quản lý nguồn nhân lực. Đây cũng sẽ là nội dung trọng tâm trong bài viết lần này: Tìm hiểu về quản trị nguồn nhân lực, và cách để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp.

I. Quản lý nguồn nhân lực là gì?

Quản lý nguồn nhân lực (HRM) là quá trình sử dụng con người trong tổ chức bao gồm tất cả các hoạt động xuyên suốt vòng đời nhân sự: hoạch định nguồn nhân lực; tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Công tác này đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn chiến lược gắn liền với mục tiêu kinh doanh của công ty để từ đó có kế hoạch tối ưu quy trình quản lý nhân sự.

>> Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của HRM trong doanh nghiệp

II. Các chức năng của quản lý nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực là hoạt động rất quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. Chức năng chính của quản lý nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp cơ bản gồm có:

1. Chức năng tuyển dụng nguồn nhân lực

Tuyển dụng là quá trình xác định khoảng trống nhân tài trong công ty và tìm người phù hợp để lấp đầy các vị trí đó. Có bốn giai đoạn trong quy trình tuyển dụng nhân viên:

• Phân tích công việc – Thông qua mô tả công việc, bộ phận HRM có nhiệm vụ xác định các yêu cầu cần thiết cho một vị trí cụ thể mà công ty đang tuyển dụng
• Tìm kiếm ứng viên – Điều này bao gồm các cách thức khác nhau mà một công ty sử dụng để thu hút các ứng viên tiềm năng cho một vị trí nhất định
• Sàng lọc và lựa chọn – Đây là quá trình đánh giá dựa trên kỹ năng, trình độ, năng lực và kinh nghiệm liên quan đến công việc để lựa chọn những ứng viên tiềm năng nhất
• Lựa chọn ứng viên phù hợp – Khi ứng viên phù hợp nhất đã được chọn, bước tiếp theo là ký kết hợp đồng và phổ biến cho ứng viên về các chế độ của công ty để ứng viên hiểu rõ.

2. Chức năng đào tạo nguồn nhân lực

Khi đã bỏ ra thời gian và chi phí để thuê nhân sự mới, đừng để họ “dậm chân tại chỗ” với một công việc chuyên môn duy nhất. Hãy tạo cho họ cơ hội phát triển các kỹ năng mới trong công việc, điều này cũng sẽ giúp tăng năng suất cho cả doanh nghiệp. 

Đào tạo cũng là một hoạt động quan trọng trong quá trình tạo động lực cho nhân viên. Một nghiên cứu cho thấy, những nhân viên được phát triển các kỹ năng mới có xu hướng hạnh phúc hơn trong công việc. Đây cũng là yếu tố góp phần gia tăng khả năng giữ chân nhân viên ở lại với doanh nghiệp. 

Các chương trình đào tạo cho nhân viên có thể bao gồm:

• Đào tạo kỹ năng công việc
• Đào tạo về giao tiếp
• Các hoạt động xây dựng đội nhóm
• Đào tạo về chính sách và pháp luật

3. Chức năng giữ chân nguồn nhân lực

Nhà quản lý nguồn nhân lực cần có những chính sách phù hợp để giữ chân và thúc đẩy nhân viên ở lại với tổ chức. Lương thưởng luôn có tác động quan trọng đến quá trình làm việc và gắn bó với tổ chức, nhưng đó không phải là yếu tố duy nhất. 90% nhân viên đã rời bỏ công ty vì những lý do sau:

• Các vấn đề xoay quanh công việc
• Những mâu thuẫn với người quản lý
• Không phù hợp với văn hóa tổ chức
• Môi trường làm việc tiêu cực

Dùng thử miễn phí phần mềm nhân sự chuyên nghiệp 1Office

III. Mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực

Mọi công tác quản trị như quản trị sản xuất, quản trị tài chính…của doanh nghiệp đều nhằm hướng đến những mục tiêu cụ thể. Trong đó, quản lý nhân sự trong doanh nghiệp hướng đến những mục đích chính sau đây:

• Mục tiêu kinh tế: Giúp doanh nghiệp sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn lực con người, để từ đó tăng hiệu suất và chất lượng công việc, góp phần gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
• Mục tiêu xã hội: Đáp ứng các yêu cầu về đạo đức và xã hội của công ty và của nhân viên. Điều này bao gồm các vấn đề pháp lý như cơ hội bình đẳng và trả công bình đẳng cho công việc bình đẳng.
• Mục tiêu của tổ chức: Đảm bảo hiệu quả vận hành của một tổ chức. Quản lý task công việc của nhân viên một cách minh bạch và hiệu quả. Điều này bao gồm cung cấp chương trình đào tạo, thuê đúng số lượng nhân viên cho một nhiệm vụ nhất định hoặc duy trì tỷ lệ giữ chân nhân viên cao.
• Mục tiêu chức năng: Duy trì hoạt động của bộ phận nhân sự trong tổ chức. Tức là phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực của Nhân sự đang được phân bổ hiệu quả và được phát huy hết tiềm năng của họ.
• Mục tiêu cá nhân: Hỗ trợ các mục tiêu cá nhân của mỗi nhân viên. Điều này bao gồm việc cung cấp cơ hội học tập hoặc phát triển nghề nghiệp cũng như duy trì sự hài lòng của nhân viên.

IV. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Những vai trò chính của quản lý nguồn nhân lực như sau:

Đưa ra các chính sách duy trì, bồi dưỡng nhân lực 

Là bộ phận trực tiếp quản lý tất cả những vấn đề liên quan đến nhân sự, hiểu được các vấn đề cần khắc phục, cần bổ sung hoặc duy trì, phát triển, quản lý nguồn nhân lực có vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính sách nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 

Cố vấn cho bộ phận quản lý nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực là công cụ hữu ích để tư vấn, đưa ra những phương án, những giải pháp thích hợp để doanh nghiệp xử lý vấn đề đang tồn tại về mặt nhân sự. Từ đó việc thiếu hụt nhân viên, không hoàn thành được mục tiêu đã đề ra sẽ được giải quyết tốt, không xuất hiện gây ra bất kì cản trở nào cho doanh nghiệp.

Cầu nối giữa lãnh đạo và người lao động

Quản lý nguồn nhân lực giúp lãnh đạo của công ty tiếp cận, tìm hiểu về một hoặc một bộ phận nhân viên được thực hiện tốt khi cần. Thông qua đó lãnh đạo của doanh nghiệp dễ dàng trong việc đưa ra những quyết định, điều chỉnh phù hợp để phát huy tối đa hiệu quả vận hành. Bên cạnh đó, khi nắm rõ thông tin của nhân viên thông qua hồ sơ, trình độ chuyên môn, năng lực thực tế,… thì việc điều chuyển, phân công việc cũng trở nên đơn giản hơn

Có thể thấy, việc quản trị nhân sự hiệu quả sẽ tạo ra sự hoà hợp con người trong tập thể, tạo nên được một đội ngũ lao động nhiệt tình hăng hái và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Từ đó cũng hình thành nên bộ mặt văn hoá của một tổ chức chuyên nghiệp và uy tín hơn.

V. Những thách thức trong quản lý nguồn nhân lực hiện nay

Trong bối cảnh thị trường lao động biến động mạnh, quản lý nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở tuyển – giữ – trả lương, mà đã trở thành một bài toán chiến lược. Dưới đây là những thách thức nổi bật mà đa số doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt.

1. Khó khăn trong tuyển dụng và giữ chân nhân sự

Doanh nghiệp ngày càng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp, đặc biệt ở các vị trí đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao hoặc kinh nghiệm thực tế. Nguyên nhân không chỉ đến từ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường lao động, mà còn do kỳ vọng của người lao động ngày càng cao về môi trường làm việc, thu nhập và cơ hội phát triển.

Bên cạnh tuyển dụng, giữ chân nhân sự cũng là thách thức lớn. Nhân viên sẵn sàng rời bỏ doanh nghiệp nếu:

• Không nhìn thấy lộ trình phát triển rõ ràng

• Chính sách đãi ngộ thiếu cạnh tranh

• Văn hóa doanh nghiệp không phù hợp

Điều này buộc doanh nghiệp phải chuyển từ tư duy “tuyển cho đủ người” sang “tuyển đúng – giữ lâu – phát triển bền vững”.

2. Hiệu suất làm việc chưa đồng đều

Một thực tế phổ biến trong nhiều doanh nghiệp là sự chênh lệch lớn về hiệu suất giữa các cá nhân và phòng ban. Có những nhân sự làm việc hiệu quả, nhưng cũng có những cá nhân chưa đáp ứng được kỳ vọng dù có cùng điều kiện làm việc.

Nguyên nhân thường đến từ:

• Mục tiêu công việc không rõ ràng

• Thiếu hệ thống đánh giá hiệu suất minh bạch

• Giao việc và phân bổ nguồn lực chưa hợp lý

Khi không đo lường được hiệu suất một cách chính xác, doanh nghiệp khó đưa ra quyết định đúng về đào tạo, điều chuyển hay đãi ngộ, dẫn đến lãng phí nguồn lực nhân sự.

>> Gợi ý: Top những cách quản lý nhân sự hiệu quả nhất 2026

3. Thiếu dữ liệu trong quản trị nhân sự

Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn quản lý nhân sự theo cách thủ công hoặc phân tán dữ liệu ở nhiều hệ thống khác nhau. Điều này khiến:

• Dữ liệu nhân sự không đồng nhất

• Khó tổng hợp, phân tích và ra quyết định

• Quản trị nhân sự phụ thuộc nhiều vào cảm tính

Việc thiếu dữ liệu khiến bộ phận HR khó chứng minh vai trò chiến lược của mình với ban lãnh đạo, đồng thời làm giảm khả năng dự báo và hoạch định nguồn nhân lực dài hạn.

4. Chi phí nhân sự ngày càng tăng

Chi phí nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương, mà còn là:

• Chi phí tuyển dụng

• Chi phí đào tạo

• Chi phí phúc lợi và vận hành

Trong bối cảnh doanh thu không tăng tương ứng, áp lực tối ưu chi phí nhân sự trở thành một thách thức lớn. Doanh nghiệp cần tìm ra bài toán cân bằng giữa kiểm soát chi phí và duy trì động lực làm việc của nhân viên, nếu không sẽ dễ rơi vào vòng xoáy cắt giảm – suy giảm hiệu suất.

5. Quản lý nhân sự từ xa và đa thế hệ

Sự phát triển của mô hình làm việc linh hoạt và lực lượng lao động đa thế hệ (Gen X, Gen Y, Gen Z) đặt ra nhiều yêu cầu mới cho quản lý nguồn nhân lực. Doanh nghiệp phải:

• Đảm bảo hiệu suất làm việc khi nhân viên không làm việc trực tiếp tại văn phòng

• Điều chỉnh phong cách quản lý phù hợp với từng thế hệ

• Duy trì văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc phân tán

Nếu không có công cụ và quy trình phù hợp, doanh nghiệp rất dễ mất kiểm soát hiệu quả làm việc và mức độ gắn kết của nhân viên.

VI. Các chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý nguồn nhân lực

Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, doanh nghiệp cần đo lường bằng dữ liệu, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận. Dưới đây là những chỉ số HR Metrics quan trọng giúp đánh giá chính xác hiệu quả quản trị nhân sự.

1. Tỷ lệ nghỉ việc

Tỷ lệ nghỉ việc phản ánh mức độ ổn định của đội ngũ nhân sự. Chỉ số này giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá khả năng giữ chân nhân viên

• Nhận diện vấn đề trong môi trường làm việc hoặc chính sách đãi ngộ

• Ước tính chi phí thay thế nhân sự

Tỷ lệ nghỉ việc cao trong thời gian dài là dấu hiệu cảnh báo về sự bất ổn trong quản lý nguồn nhân lực.

2. Chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng bao gồm toàn bộ chi phí để tuyển được một nhân sự mới, từ quảng cáo, phỏng vấn đến đào tạo ban đầu. Việc theo dõi chỉ số này giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá hiệu quả của kênh tuyển dụng

• Tối ưu quy trình tuyển dụng

• Giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nhân sự

Chi phí tuyển dụng cao nhưng chất lượng nhân sự thấp là dấu hiệu cho thấy quy trình tuyển dụng cần được xem xét lại.

3. Năng suất lao động

Năng suất lao động phản ánh giá trị mà nhân sự tạo ra so với nguồn lực bỏ ra. Đây là chỉ số quan trọng giúp ban lãnh đạo đánh giá mức độ đóng góp của nguồn nhân lực vào kết quả kinh doanh.

Việc theo dõi năng suất lao động theo phòng ban hoặc cá nhân giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện điểm nghẽn hiệu suất

• Điều chỉnh phân bổ nhân sự

• Xây dựng chính sách đãi ngộ công bằng hơn

4. Mức độ gắn kết của nhân viên

Mức độ gắn kết thể hiện thái độ, tinh thần và sự cam kết của nhân viên đối với doanh nghiệp. Nhân viên gắn kết cao thường:

• Làm việc chủ động hơn

• Có xu hướng gắn bó lâu dài

• Đóng góp tích cực vào văn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể đo lường chỉ số này thông qua khảo sát nội bộ, phản hồi định kỳ hoặc đánh giá trải nghiệm nhân viên.

5. ROI đào tạo nhân sự

ROI đào tạo đo lường hiệu quả đầu tư cho hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự. Chỉ số này giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: đào tạo có thực sự mang lại giá trị hay không.

Việc theo dõi ROI đào tạo giúp:

• Ưu tiên các chương trình đào tạo hiệu quả

• Loại bỏ hoạt động đào tạo hình thức

• Gắn đào tạo với mục tiêu kinh doanh

V. Giải pháp quản trị nguồn nhân lực với 1Office

Trước đây, việc quản lý nhân sự chủ yếu được xử lý qua những giấy tờ, văn bản hay file excel truyền thống. Thế nhưng, với những doanh nghiệp lớn hàng trăm, hàng ngàn nhân viên, làm thế nào để nhà quản trị nắm được nhất nhất mọi hoạt động của mỗi nhân viên? Dựa vào đâu để nhà quản trị biết được nhân sự của mình đang làm không tốt, đang quá tải công việc hoặc đang đảm nhiệm lượng công việc chưa phù hợp với năng lực…?

Phần mềm quản lý nhân viên 1Office sẽ là giải pháp hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi số mà còn tối ưu nguồn lực, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí vận hành. 

Với 1Office, doanh nghiệp có thể quản lý và tự động hóa toàn bộ các quy trình các công việc liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương nhanh chóng, dễ dàng trên một nền tảng duy nhất.

1. Quản lý tuyển dụng

• Tạo đề xuất tuyển dụng trên hệ thống. Các đối tượng liên quan sẽ lập tức nhận được thông báo để xét duyệt.
• Tích hợp với tính năng Email tuyển dụng, tự động cập nhật hồ sơ ứng viên để đồng bộ lên phần mềm. 
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử chăm sóc ứng viên và các CV không đạt để có kế hoạch chăm sóc, phục vụ cho các chiến dịch khác.
• Tự động cập nhật báo cáo real-time để nhà quản lý đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng cũng như hiệu suất làm việc của các chuyên viên tuyển dụng

2. Quản lý hồ sơ nhân sự

• Số hóa toàn bộ thông tin nhân sự (Hợp đồng, bảo hiểm, thời gian làm việc…), lưu trữ dữ liệu tập trung trên hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự. Nhà quản lý có thể tra cứu, truy xuất thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• Nắm được tình trạng làm việc của nhân sự, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về biến động nhân sự để đưa ra phương án ổn định.

3. Quản lý chấm công hiệu quả

• Kết nối, đồng bộ dữ liệu máy chấm công ở mọi chi nhánh với thời gian chấm công thực tế.
• Tính năng chấm công qua định vị GPS. Chỉ cần cài địa điểm chấm công GPS thông minh, người dùng có thể dễ dàng chấm công ngay trên Smartphone
• Theo dõi chi tiết tình hình chấm công của nhân viên, xem bảng lương online giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho nhà quản lý.

4. Quản lý tiền lương

• Số hóa mọi đơn từ hành chính, tự động cập nhật vào bảng công để xuất ra bảng lương.
• Kết nối các phân hệ khác như KPI, doanh số, đơn từ… để tổng hợp dữ liệu tính lương, rút ngắn quá trình tính toán thủ công dễ sai sót và tốn nhiều thời gian.
• Chốt bảng lương và phê duyệt trực tuyến nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể thực hiện trả lương 24/7 ngay trên phần mềm qua ngân hàng MB.

Tạm kết

Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư­ phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết quản lý nguồn nhân lực đúng cách. Bên cạnh việc áp dụng mô hình quản lý nhân sự phù hợp, thì việc xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực là một trong những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, quản lý nhân sự chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn là một nhà quản trị và đang tìm giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, thì phần mềm quản lý 1Office sẽ là công cụ dành riêng cho bạn.