Quy trình quản lý nhân sự là gì? Các bước xây dựng chi tiết

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của những người làm nhân sự. Để thiết lập bộ máy nhân sự một cách tối ưu thì việc đầu tiên cần phải nắm vững quy trình quản lý nhân sự và biết sử dụng các công cụ để hỗ trợ. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn chưa có một sơ đồ quy trình quản lý quản lý nhân viên chuyên nghiệp, hiệu quả thì hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé.

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là một quá trình tuyển dụng, lựa chọn, thu hút nhân viên, đưa ra định hướng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra quyết định lương thưởng và cung cấp quyền lợi, tạo động lực cho nhân viên làm việc. Tùy vào mô hình doanh nghiệp sẽ xây dựng một quy trình này theo phương pháp khác nhau.

>> Xem thêm các bài viết hữu ích:

• 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
• 5 Lý do nhân viên nghỉ việc dù bạn nghĩ rằng họ đang hài lòng?

2. Vai trò của sơ đồ quản lý nhân sự trong vận hành doanh nghiệp

Sơ đồ quản lý nhân sự là một tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp và nó giúp cho nhà quản lý:

• Có được cái nhìn tổng quát của hệ thống nhân sự toàn doanh nghiệp

Sơ đồ quản lý nguồn nhân lự sẽ giúp nhà lãnh đạo và nhân sự cấp dưới có được góc nhìn tổng quát về hệ thống nhân sự toàn cong ty. Thay vì nhân sự phải nghiên cứu nhiều tài liệu báo cáo, các kế hoạch thực hiện công việc thì bộ phận nhân sự và các nhà lãnh đạo chỉ cần nhìn vào quy trình để nắm được các thứ tự, mục tiêu của công việc cần thực hiện.

• Giúp nhân sự nắm được toàn bộ công việc cần thực hiện

Giúp nhân sự nắm được các bước trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp, từ đó nhân sự sẽ nắm bắt được các nhiệm vụ của bản thân là gì? công việc đang thực hiện ở bước nào? còn những bước nào cần thực hiện. Nắm được các thông tin này sẽ giúp quá trình thực hiện công việc được hiệu quả, trơn tru hơn.

• Kiểm soát quy trình quản trị nhân sự

Các nhà quản lý trong doanh nghiệp thường sẽ phải đảm nhận khối lượng lớn các công việc. Chính vì thế, sơ đồ quản lý nhân sự sẽ giúp họ kiểm soát dễ dàng các công việc và điều hành hoạt động nhân sự một cách chặt chẽ hơn. Dựa trên sơ đồ nhân sự, nhà quản lý sẽ biết được khâu nào đang hoạt động tốt, khâu nào hoạt động kém hiệu quả để đưa ra được các kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

2. Các bước xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong quy trình quản lý doanh nghiệp. Đây cũng là bài toán khó mà hầu hết các nhà quản lý đều gặp phải. Tùy vào quy mô, cơ cấu tổ chức mà mỗi công ty sẽ có một quy trình quản lý khác nhau. Dưới đây là sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tổng quát cho doanh nghiệp và các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự cơ bản mà doanh nghiệp nên áp dụng.

Bước 1: Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Qúa trình này bao gồm việc tính toán nguồn nhân lực, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai, từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp. Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận Nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài – ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn.

Bước 2: Tuyển dụng

Là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến tham gia phỏng vấn, quá trình này bắt đầu từ bước lên kế hoạch, xác định và chuẩn bị các phương thức để tiếp cận ứng viên. Thông qua đó, phòng nhân sự sẽ đăng thông tin lên các trang tuyển dụng, đồng thời tiến hành xây dựng chế độ lương thưởng để giữ chân và thu hút những ứng viên tài năng nhất.

Bước 3: Hòa nhập nhân viên

Hòa nhập nhân viên là một bước quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự để họ thấy được sự thân thiện, thoải mái khi làm việc tại môi trường mới. Để chào đón nhân viên vào ngày đầu tiên làm việc, nhân sự có thể tổ chức một buổi tiệc nhẹ giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ cũng là một cách chào đón rất ấm áp. Sau đó giới thiệu về các nội quy, quy định và các phòng ban để nhân viên mới nắm được thông tin của các bộ phận cũng như về văn hóa doanh nghiệp của công ty.

Bước 4: Đào tạo

Để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, nhà quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ thông tin cung cấp cho nhân sự mới. Tùy vào vị trí của nhân viên mà có lộ trình đào tạo khác nhau. Ngoài đào tạo chuyên môn, nhân sự cần đào tạo thêm các kỹ năng mềm để nâng cao tác phong, thái độ để phát huy hiệu quả công việc. 

Việc đào tạo sẽ kéo dài không giới hạn trong quá trình làm việc của nhân viên, bao gồm các khóa đào tạo nội bộ hoặc cung cấp tiền để nhân viên tham gia các khoá đào tạo kéo dài. Đối với hoạt động và chi phí đào tạo, cũng cần lên kế hoạch kỹ lưỡng, phù hợp với lộ trình phát triển của nhân sự trong công ty để phù hợp với nhu cầu sử dụng nhân sự trong từng thời kỳ.

Bước 5: Quản lý nhân viên trong quá trình thử việc

Trong thời gian thử việc, người quản lý trực tiếp và nhân sự cần hợp tác tốt với nhau để tìm hiểu về tiềm năng, năng lực và kỹ năng của nhân viên có phù hợp với công việc đó hay không. Thông qua đó xây dựng được chế độ lương, thưởng xứng đáng với năng lực, thái độ của nhân viên.

>> Mẫu đánh giá nhân viên thử việc chuẩn xác nhất cho các doanh nghiệp

Bước 6: Đánh giá định kỳ công việc

Đây là một bước cực kỳ quan trọng mà mỗi cá nhân, phòng ban và đặc biệt là bộ phận nhân sự không thể bỏ qua. Do đó mỗi bộ phận, phòng ban nên sử dụng mô hình đánh giá năng lực ASK để đánh giá năng lực chính xác theo từng tiêu chí của từng bộ phận để nắm bắt được tình hình công việc của nhân viên dễ dàng.

Có thể thấy, quy trình quản lý nhân sự là một hoạt động nắm vai trò quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Tuy nhiên việc quản lý nhân sự bằng giải pháp thủ công hiện nay không chính xác và hiệu quả khi đánh giá năng lực nhân sự. Do đó việc tìm đến một công cụ giúp số hóa quy trình, quản lý nhân sự là vô cùng cần thiết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp xây dựng quy trình quản lý nhân sự thì cùng tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

Xem thêm: Turnover Rate là gì? Cách giảm tỉ lệ Turnover Rate trong doanh nghiệp

3. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả với 1Office

Phần mềm HRM – Human Resource Management là bộ công cụ quản trị nguồn nhân lực thuộc phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể 1Office. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, nổi trội, phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp có thể quản lý quy trình nhân sự toàn diện từ việc: tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương nhanh chóng, tiện lợi mà không phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm rườm rà, phức tạp.

Các tính năng chính của phân hệ HRM:

• Tạo đề xuất tuyển dụng trên phần mềm. Đối tượng liên quan sẽ ngay lập tức nhận được thông báo để phê duyệt.
• Tự động cập nhật báo cáo để nhà quản lý đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên tuyển dụng.
• Tối ưu hóa toàn bộ thông tin của nhân sự lưu trữ tập trung trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, giúp nhà quản lý tra cứu, truy xuất thông tin dễ dàng.
• Theo dõi tình hình chấm công của nhân viên, xem phiếu lương trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
• Nắm được tình trạng làm việc của nhân sự, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về biến động nhân sự để đưa ra phương án ổn định.
• Theo dõi được quá trình phát triển năng lực và theo dõi sự tiến bộ của nhân sự qua các kỳ đánh giá năng lực.
• Kết nối, đồng bộ dữ liệu chấm công ở mọi chi nhánh với thời gian chấm công thực tế.
• Tự động đồng bộ chấm công của nhân viên trên mọi chi nhánh của doanh nghiệp.
• Cho phép chấm công qua định vị GPS, chỉ cần cài địa điểm chấm công GPS thông minh. 
• Đồng bộ dữ liệu và tự động tính lương – Chuyển lương tiện lợi với liên kết tài khoản ngân hàng 24/7

Ngoài ra, phần mềm còn kết nối với các phân hệ khác để tổng hợp dữ liệu tính lương như KPI, doanh số, rút ngắn quá trình tính toán thủ công mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Từ đó, lãnh đạo có thể đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên để có giải pháp cải tiến chất lượng.

Có thể thấy, quy trình quản lý nhân sự trong công ty là một trong những yếu tố then chốt quyết định chất lượng nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy trình quản lý nhân sự phù hợp và tối ưu nhất. Và bộ công cụ quản lý nguồn nhân lực HRM của 1Office chính là một giải pháp ưu việt giúp bạn giải quyết mọi bài toán liên quan đến nhân sự. Từ đó giúp nhà quản lý, bộ phận nhân sự tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và đạt hiệu quả tối đa trong việc quản lý nhân sự

Để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhân sự tiền lương giúp quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự và xây dựng quy trình nhân sự hiệu quả. Bạn vui lòng bấm vào nút “Nhận tư vấn miễn phí” dưới đây hoặc gọi 083.483.8888 để được các chuyên gia 1Office trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất.

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

• Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA