Bí quyết quản lý thời gian và công việc hiệu quả bạn nên biết sớm hơn

Hãy nghĩ thử: Bạn phải mất bao nhiêu thời gian để sinh hoạt và làm việc trong một tuần? Đến thời điểm hiện tại bạn đã có đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc hay đạt được những mục tiêu bản thân đặt ra hay chưa? Hiện nay có rất nhiều cách khác nhau để quản lý và kiểm soát thời gian hiệu quả. Bạn có thể tải phần mềm, điều chỉnh thời gian ngủ, lập danh sách những điều cần làm cho mỗi ngày, tuần, tháng. Tuy nhiên nếu bạn không thực sự hiểu tầm quan trọng của quản lý thời gian và công việc thì phần mềm, công cụ đều không thể giúp đỡ được bạn.

I. Quản lý thời gian và công việc là gì?

Quản lý thời gian trong công việc là học cách sử dụng một cách có hiệu quả khối lượng thời gian bạn có để giải quyết tất cả mọi công việc mà bạn đảm nhiệm.

Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, không phải ai cũng có thể quản lý thời gian một cách chuyên nghiệp. Một số tổ chức có quy mô vừa và nhỏ vẫn còn đang lúng túng, loay hoay, mù mịt, không thể tìm ra cách sắp xếp, điều chỉnh thời gian hợp lý. Vì thế cho nên tình trạng tồn đọng công việc, chậm trễ deadline vẫn xảy ra như cơm bữa.

Quản lý thời gian hiệu quả không phải là việc một sớm một chiều

Không chỉ doanh nghiệp nói chung mà tình trạng sử dụng thời gian một cách sơ sài, lãng phí của các nhân viên, các bộ phận, phòng ban cũng là một trong những vấn đề gây ra “tính ì” cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, vấn đề yếu kém về mặt quản trị doanh nghiệp, thiết lập lịch biểu cá nhân, cũng là nguyên nhân khiến cho việc quản lý thời gian gặp rất nhiều khó khăn.

Đối với những công việc cần được ưu tiên trước thì lại bị bỏ xó, quên lãng, còn những công việc có thể giải quyết sau thì lại “ngốn” quá nhiều thời gian của các nhân viên. Ngoài ra, quá trình phân bổ công việc không hợp lý dẫn đến tình trạng người thì có quá nhiều công việc để giải quyết, còn người khác thì dư giả thời gian để “cưỡi ngựa xem hoa”.

>> Xem thêm: 5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian làm việc của nhân viên và cách khắc phục hiệu quả

II. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian và công việc

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cần có của một nhà lãnh đạo. Người làm chủ được thời gian sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển vững mạnh, tất cả mọi vấn đề rắc rối cũng đều sẽ được giải quyết một cách trơn tru, suôn sẻ.

Câu hỏi được đặt ra là, có cần thiết tìm kiếm động lực để bắt đầu quản lý thời gian của bản thân hay không?

Câu trả lời là có.

Đầu tiên, hãy nhìn vào toàn cảnh của một bức tranh lớn. Hãy nhìn nhận một sự thật rằng, việc quản lý được thời gian một cách hiệu quả là cực kỳ quan trọng. Những lợi ích mà bạn có thể đạt được không bao giờ là nhỏ.

Vì thế cho nên, để tạo ra được một quy trình quản lý thời gian hiệu quả thì bạn có thể bắt đầu cùng với 5 lý do sau đây.

III. 5 lý do quản lý thời gian trong công việc lại mang lại thành công

Lý do thứ nhất: Thời gian là thứ hữu hạn

Không cần biết việc phân bổ thời gian của bạn như thế nào, một ngày cũng chỉ có vỏn vẹn 24 tiếng đồng hồ. Điều đó có nghĩa là sẽ có rất nhiều thời điểm trong cuộc đời, bạn phải đối mặt với vấn đề thiếu hụt thời gian. 

Phân bổ thời gian giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu nhanh chóng

Tuy nhiên dù cho nó có tác động đến bạn và những người xung quanh bạn như thế nào, thì nếu muốn phát triển sự nghiệp và cải thiện tình hình hiện tại, điều duy nhất mà bạn cần phải làm chính là học cách điều chỉnh, sử dụng nguồn tài nguyên hữu hạn này sao cho hiệu quả và thông minh nhất.

Lý do thứ hai: Đầu tư ít, lợi nhuận nhiều

Khi bạn học được cách sử dụng thời gian của chính mình bạn có thể phát triển được khả năng tập trung. Và một khi khả năng tập trung được nâng cao thì hiệu quả công việc cũng sẽ được cải thiện.

Khi đó bạn có thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ cũng như là công việc một cách nhanh chóng hơn, thậm chí một ngày làm việc dù có trôi qua nhanh nhưng vẫn sẽ vô cùng hiệu quả.

Lý do thứ ba: Nâng cao khả năng quyết đoán trong công việc

Trên thực tế, dù bạn có sử dụng kĩ thuật quản lý thời gian vụng về hay là lập danh sách tất cả những việc mà bản thân cần làm một cách không trau chuốt, rõ ràng, thì bạn vẫn sẽ sớm nhận ra được những lợi ích to lớn trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Đó chính là khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng.

Quản lý thời gian và công việc sẽ giảm áp lực khi đưa ra quyết định

Bất kỳ khi nào bạn cảm thấy bị áp lực về mặt thời gian, chúng ta thường có khuynh hướng kết luận nhanh chóng mà không xem xét kỹ càng từng trường hợp.

Để có thể giảm thiểu được những áp lực đến từ việc quá gấp rút về mặt thời gian, chúng ta nên tạo ra thói quen quản lý thời gian hiệu quả. Bởi vì khi đó bạn sẽ cảm thấy bình tĩnh hơn và cảm thấy mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát.

Lý do thứ tư: Là chìa khóa vàng dẫn đến thành công

Quản lý thời gian là chìa khóa dẫn đến thành công bởi vì khi ấy nó mang đến cho bạn cơ hội để kiểm soát cuộc đời của chính mình hơn là đi theo sự chỉ dẫn của người khác.

Mỗi ngày trôi qua khi bạn đạt được nhiều hơn đưa ra những quyết định đúng đắn hơn và trở nên tự tin để trở nên tự tin hơn, lúc ấy mọi người cũng như các nhà lãnh đạo sẽ chú ý đến bạn.

Lý do thứ năm: Học được cách nắm lấy cơ hội ở khắp mọi nơi

Có một điều hiển nhiên rằng, bạn càng học hỏi, trau dồi thì bạn càng trở nên tốt đẹp và giá trị trong mắt nhà tuyển dụng. Những cơ hội học hỏi tuyệt vời đều ở quanh chúng ta nếu như bạn dành thời gian để đi chậm lại và quan sát mọi thứ.

Xem thêm: Mẫu quy định thời gian làm việc trong doanh nghiệp

IV. Các cách quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn

1. Lập danh sách ưu tiên

Danh sách ưu tiên là những thứ giúp bạn tập trung vào thực hiện những công việc quan trọng nhất. Hãy hỏi bản thân vào cuối ngày rằng những công việc nào cần phải được hoàn thành ngay trong hôm nay? Từ đó xếp hạng mỗi công việc theo thứ tự từ quan trọng nhất cho đến ít quan trọng hơn. Bởi vì điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng sao nhãng mỗi khi làm việc.

2. Đặt ra những mục tiêu có thể đo lường được

Đây là điều cần thiết cho cả chủ doanh nghiệp và nhân viên. Đặt ra những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp dự đoán được phần trăm thành công trong công việc. 

4. Lập kế hoạch công việc hằng ngày

Việc lập kế hoạch ngay trong ngày hôm nay sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian của bạn và giảm thiểu được những áp lực, căng thẳng không cần thiết vào ngày mai. Khi đề ra mục tiêu, bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách vạch ra biểu đồ thời gian để có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu đó.

Phần quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch chính là giúp hiện thực hóa phần nào tất cả những điều mà bạn có thể đạt được, đồng thời chỉ cho bạn con đường nhanh chóng để đạt đến mục tiêu đó.

5. Sử dụng phần mềm để quản lý công việc

Đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để quản lý thời gian cho các doanh nghiệp cá nhân cho các cá nhân luận doanh nghiệp. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.

V. 1Office – Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý thời gian và công việc

Với các tính năng thông minh trong việc sắp xếp kế hoạch, đề ra các thứ tự ưu tiên cho mọi công việc, phần mềm quản lý công việc này sẽ giúp các nhà lãnh đạo xác định rõ ràng hướng đi cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để có thể dễ dàng phân bộ nhiệm vụ, bên cạnh đó nhờ vào phần mềm này cấp trên có thể dễ dàng phân bổ nhiệm vụ cho cấp dưới. 

Khối lượng thời gian và khối lượng công việc của từng thành viên trong công ty sẽ trở nên đồng đều, chấm dứt tình trạng bên nặng, bên nhé, người người âm thầm quá nhiều việc còn người khác thì ngồi chơi xơi nước.

Tìm hiểu thêm những tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý công việc của 1Office tại đây: https://1office.vn/