Cẩm nang sử dụng thời gian hiệu quả cho nhà quản lý (phần I)

Quản lý thời gian là một kỹ năng mà mọi nhà quản lý đều phải có nếu muốn thành công trong công việc. Việc sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách khoa học nhất và tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên, là một nhà quản lý, làm thế nào để sử dụng thời gian một cách hiệu quả trong công việc? Bạn hãy cùng 1Office khám phá bí quyết để quản lý thời gian thật tốt qua bài viết sau nhé!

1. Cách sử dụng thời gian hiệu quả dành cho từng chức năng quản trị theo cấp bậc quản trị

Đôi lúc chúng ta sẽ lâm vào tình trạng lúng túng và choáng ngợp trước một núi những công việc vẫn đang nằm chờ bạn xử lý. Bạn hoang mang không biết việc này nên giải quyết trong bao lâu, lúc nào thì nên kết thúc nó để chuyển sang công việc khác? Thật tồi tệ nếu bạn không biết giải quyết các câu hỏi này thế nào.

Tại sao ta cần phân bổ thời gian cho các công việc khác nhau?

Công tác quản lý của các nhà quản trị giống như “bộ não” điều khiển toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Một khi bộ não ấy gặp trục trặc thì ngay lập tức sẽ nảy sinh những vấn đề nguy hiểm như: nhân viên không nắm được chiến lược, tổ chức thiếu đồng bộ, mỗi người nhìn một hướng; hoạt động đào tạo nhân viên không đến nơi đến chốn, người mới vào không biết bắt đầu từ đâu;… 

Xem thêm: 9 sai lầm trong văn hóa doanh nghiệp có thể “ăn mòn” công ty từ bên trong

Một trong những lý do gây ra vấn đề trên là vì vị trí của họ yêu cầu họ phải thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng, nếu không  có các giải pháp quản lý thời gian hiệu quả cho các đầu việc sẽ khiến công tác quản lý trở nên lộn xộn, thiếu quy củ.

Về cơ bản, có 5 chức năng chính mọi nhà quản lý đều cần phải thực hiện:

• Lập kế hoạch quản lý thời gian.
• Phân bổ nguồn lực.
• Đào tạo – Huấn luyện.
• Lãnh đạo.
• Kiểm soát.

Những chức năng này yêu cầu nhà quản trị phải thật nhạy bén và linh hoạt để có thể xử lý và hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất. Với mỗi cấp bậc quản trị, nhà quản lý sẽ có những cách thức để bố trí thời gian sao cho phù hợp với luồng công việc của vị trí mà mình đảm nhiệm. 

Thông qua bảng trên, ta có thể thấy rõ sự chênh lệch giữa tỷ lệ % thời gian mà mỗi cấp bậc quản trị khác nhau dành để thực hiện các chức năng này.

Ví dụ về quản lý thời gian: Một nhà lãnh đạo cấp cao sẽ dành nhiều thời gian cho việc hoạch định hơn so với một nhà quản trị cấp trung.

Lý do là vì công việc chính của nhà quản trị cấp cao bao gồm: lập chiến lược để duy trì, phát triển công ty, chịu trách nhiệm cho kết quả. Tuy nhiên, với các nhà quản trị cấp trung, nhiệm vụ của họ liên quan phần lớn đến việc thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc thực hiện nhằm hướng đến sự hoàn thành mục tiêu chung.

Hãy tham khảo và thử áp dụng cách quản lý thời gian theo từng cấp bậc quản trị vào vị trí mà mình đang trực tiếp quản lý, từ đó bạn sẽ biết cách bố trí thời gian hợp lý, khoa học để làm việc năng suất hơn và không bị chậm tiến độ công việc.

Xem thêm: Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không?

2. Ma trận quản lý thời gian – Bí quyết sử dụng thời gian hiệu quả

2.1. Ma trận quản lý thời gian là gì?

“Ma trận quản lý thời gian” – “Time Management Matrix” là một trong các giải pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay và cũng là phương pháp sắp xếp thời gian của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower. 

Cách áp dụng phương pháp quản trị thời gian này rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng theo thứ tự. Mấu chốt để quản lý thời gian theo Ma trận Eisenhower nằm khả năng phân biệt giữa hai vấn đề: Quan trọng và cấp thiết.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc trước mắt, ngắn hạn đồng thời có thời gian để làm những việc mang lại giá trị dài hạn cho tương lai.

2.2. Cách áp dụng ma trận thời gian vào công việc

Với ma trận này, bạn không chỉ áp dụng được nó vào những công việc hàng ngày mà bạn còn có thể áp dụng nó để triển khai, sắp xếp những kế hoạch lớn theo tuần, theo tháng, hoặc các mục tiêu dài hạn theo đơn vị năm. 

Với P1 – Khẩn cấp và quan trọng

Những công việc khẩn cấp là điều không thể tránh khỏi trong doanh nghiệp, bất chấp hệ thống vận hành của bạn tốt ra sao, nhân viên của bạn được training kỹ như nào. Đây là những tình huống bạn buộc phải bỏ dở tất cả để giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bạn ngày càng phát triển, để có thể tập trung vào các việc mang lại giá trị cho tương lai, bạn cần sở hữu một đội ngũ nhân sự đáng tin cậy – những cộng sự bạn có thể trao những công việc P1 cho họ giải quyết.

Với P2 – Không khẩn cấp nhưng quan trọng

Góc phần tư này là nơi nhà lãnh đạo, quản lý cần dành nhiều thời gian bậc nhất, bởi đây là khu vực mang lại tăng trưởng cho doanh nghiệp và giúp đạt được những mục tiêu dài hạn.

Đứng cương vị một nhà quản lý, bạn có thể chia P2 thành 2 loại:

• Thắng lớn (Major Wins): Những công việc đòi hỏi, nhiều thời gian, công sức song tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp bạn. Một bản hợp đồng với các đối tác lớn không phải chuyện một sớm một chiều có thể hoàn thành.
• Thắng nhanh (Quick Wins): Bao gồm những công tác, công việc giúp cho công ty bạn nhanh chóng thu được thành quả, lợi nhuận có thể nhìn thấy trước mắt. Những công việc thắng nhanh là thứ doanh nghiệp cần để có thể tránh rơi vào tình trạng thiếu vốn đầu tư hay không lưu chuyển được dòng tiền. Bên cạnh đó, những thành công nhanh chóng có khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên, tạo nên sự nhịp nhàng trong bộ máy của bạn.

Hãy phân bố thời gian phù hợp cho hai loại công việc này dựa trên tình hình tài chính của doanh nghiệp. Những công ty mới khởi nghiệp hay những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo tỷ lệ 20/80 để đạt được tăng trưởng nhanh chóng nhất.

Xem thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả hơn

Với P3 – Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp.

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm. Ví dụ, xây dựng thương hiệu cá nhân trên mạng xã hội là việc vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thay vì mất nhiều công sức để trau chuốt câu từ, bài đăng, bạn hoàn toàn có thể thuê một đội ngũ outsource, hoặc giao cho trợ lý có năng lực để đưa ra lời khuyên hoặc quản lý giúp bạn.

Lưu ý, ủy quyền khác hoàn toàn với bỏ mặc. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo kỹ lưỡng trước khi nhận nhiệm vụ. Nếu số lượng P3 tăng lên thay vì giảm đi, điều này chỉ ra bạn đã hướng dẫn nhân viên chưa chuẩn xác và đây là trách nhiệm của bạn. Quá trình này có thể tiêu tốn không ít thời gian song bạn nên nghiêm khắc với bản thân và đặt rõ các quy định, đưa ra quy trình từ đầu để tránh các rắc rối sau này.

Để áp dụng ma trận này có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào tính kỷ luật, kiên trì, sự chăm chỉ, trách nhiệm với công việc của cá nhân bạn. Ma trận Eisenhower không phải một chiến lược hoàn hảo. Song, bạn hoàn toàn có thể xem như đây là một công cụ để ra quyết định hữu ích, giúp bạn tập trung để giải quyết những công việc quan trọng. Đây cũng là một trong những cách sử dụng thời gian hiệu quả được rất nhiều người áp dụng.

3. Bí quyết giúp nhà quản lý sử dụng thời gian hiệu quả

Với khối lượng công việc khổng lồ, việc quản lý thời gian, sắp xếp công việc của các nhà quản trị là việc tối quan trọng, cần được xử lý nhanh gọn để dành thời gian làm những công việc quan trọng khác.

Thấu hiểu được những khó khăn của các doanh nghiệp trong thời đại Chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản trị thời gian hiệu quả bởi các yếu tố: Đơn giản – Dễ dùng – Hiệu quả – Tiết kiệm thời gian và chi phí. 

Khi nhà quản lý giao việc trên hệ thống, thì hệ thống sẽ TỰ ĐỘNG cập nhật công việc đó vào lịch biểu của nhân viên. Từ đó, nhân viên có thể chủ động lên kế hoạch, sắp xếp thời gian cho công việc của mình. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi được lịch chung của Nhóm hay các sự kiện liên tục để nắm được công việc mình sẽ phải làm trong thời gian tới.

Điều duy nhất bạn cần làm khi đến công ty là mở máy tính ra và đăng nhập vào 1Office, tất cả các công việc cần làm sẽ hiển thị ngay trên bảng biểu cùng với tính năng cho phép người dùng cài đặt nhắc nhở lịch biểu theo thời gian, bạn sẽ có cái nhìn bao quát, hệ thống và khoa học để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc quản lý thời gian trong công việc, hãy Đăng ký dùng thử để được nhận tư vấn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Xem thêm:

Bộ công cụ quản lý công việc hiệu quả

Sai lầm quản lý công việc – 5 điều CEO cần “phòng tránh” ngay!

7 sai lầm CEO gặp phải trong quản trị doanh nghiệp và cách phòng tránh