5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian và giải pháp khắc phục

Thời gian là tài sản quý giá, nhưng chúng ta thường vô tình để nó trôi qua một cách lãng phí. Những thói quen xấu, sự trì hoãn hay thiếu kế hoạch rõ ràng đều là những nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Vậy làm thế nào để nhận diện và loại bỏ những tác nhân này để nâng cao hiệu quả làm việc? Cùng khám phá ngay trong bài viết dưới đây.

1. 5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian thường gặp khi làm việc

Một trong những khó khăn lớn mà các doanh nghiệp thường gặp phải là nhân viên của họ tận dụng thời gian làm việc không hiệu quả. Có nhiều nhân viên bị xao nhãng trong khi làm việc, nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều người dù đã cố gắng làm việc không ngừng nghỉ, tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng cũng không mang lại kết quả. Vậy nguyên nhân đến từ đâu?

• Không có kế hoạch và quy trình làm việc rõ ràng

Đa số các doanh nghiệp đều gặp tình trạng làm việc khi chưa có mục tiêu cũng như kế hoạch rõ ràng. Ban quản lý giao việc cho nhân viên chỉ thông qua các app liên lạc mà không có bộ lưu trữ để phân công và theo dõi tiến độ công việc. Đây là một trong những nguyên nhân vì sao dù có làm rất nhiều thì hiệu quả công việc vẫn dậm chân tại chỗ.

Không có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng khiến công việc vốn tưởng chừng nhẹ nhàng lại trở thành trách nhiệm nặng nề, không còn tạo được động lực và hứng thú từ phía nhân viên.

Điều này dẫn đến hai xu hướng xảy ra, những nhân viên thiếu trách nhiệm thì dựa vào lỗ hổng này để trốn tránh và đùn đẩy trách nhiệm, còn những nhân viên tận tâm thì cố gắng bao quát hết toàn bộ công việc. Điều này chắc chắn là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Cả hai trường hợp này đề dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc bị tụt dốc nặng nề.

• Lạm dụng mạng xã hội, internet, điện thoại

Một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn nhất trong thời đại số hiện nay là quá sa đà vào mạng xã hội. Đơn giản vì trên những nền tảng này có cả một kho tàng thông tin không thể không sử dụng. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm tra thư điện tử khiến bạn bị xao nhãng, mạch tập trung bị đứt quãng. Nếu tình trạng đó kéo dài, bạn có thể cảm thấy mọi chuyện dở dang, kéo dài lê thê từ ngày này qua tháng nọ.

Hình ảnh những nhân viên trong giờ làm việc vẫn lướt facebook, nhắn tin hay thậm chí gọi điện tám chuyện không còn quá xa lạ đối với môi trường công sở. Vốn dĩ sử dụng thời gian hành chính để làm việc là chưa đủ, vậy nếu còn bỏ thời gian tán ngẫu và lướt mạng xã hội thì hiệu quả công việc thật sự không thể nâng cao.

• Thói quen làm việc đa nhiệm (Multitasking)

Làm việc đa nhiệm là thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như trường hợp vừa họp nhóm vừa xử lý công việc cá nhân, vừa làm việc vừa lướt mạng xã hội, buôn chuyện trong giờ làm việc,… Đây là trường hợp vẫn thường thấy ở nhân viên văn phòng hay nhân viên tại nhiều doanh nghiệp lớn.

Khoa học đã chứng minh não bộ con người khó có thể làm tốt nhiều việc trong cùng một lúc. Chính vì thế việc xao nhãng vì những việc vô bổ và không cần thiết ngay trong thời gian làm việc là nguyên nhân gây lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc.

• Phân bổ môi trường làm việc thiếu tập trung

Phân bổ chỗ ngồi và thiết kế không gian làm việc vô tổ chức đang dần trở thành nguyên nhân gây lãng phí thời gian hàng đầu. Có thể bạn chưa biết, không gian làm việc vô tổ chức có thể khiến bạn dần quên đi việc tổ chức, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên công việc.

• Không hệ thống hóa quy trình phân công và giao việc

Nếu chỉ giao việc qua tin nhắn hay giao việc miệng, chắc chắn nhiều nhân viên sẽ quên việc và lãnh đạo cũng không thể nhớ mình đã giao việc cho ai, tiến trình công việc đang được giải quyết đến đâu hay có mắc lỗi gì cần sửa không. Điều này tất nhiên sẽ làm thời gian hoàn thành đầu việc bị đình trệ, giảm hiệu quả làm việc nặng nề.

2. Tác hại của việc lãng phí thời gian đối với hiệu suất và sự nghiệp

Lãng phí thời gian không chỉ khiến công việc bị trì trệ mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu suất cá nhân, tinh thần làm việc và cả con đường phát triển sự nghiệp lâu dài. Khi không kiểm soát được thời gian, nhân viên dễ rơi vào tình trạng “bận mà không hiệu quả”, làm việc nhiều nhưng kết quả không tương xứng.

• Giảm năng suất, kéo dài deadline: Khi không có kế hoạch rõ ràng, nhân viên dễ sa đà vào các công việc không quan trọng, khiến tiến độ dự án bị chậm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn gây áp lực lên cả đội nhóm.

• Ảnh hưởng đến chất lượng công việc và uy tín cá nhân: Việc thường xuyên trễ deadline hoặc làm việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót, khiến cấp trên và đồng nghiệp mất niềm tin. Lâu dài, người lao động dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

• Cơ hội thăng tiến chậm, tăng nguy cơ burnout: Làm việc thiếu tổ chức khiến nhân viên phải “chạy nước rút” vào cuối kỳ, dễ căng thẳng, kiệt sức và mất động lực. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến burnout (kiệt sức nghề nghiệp) và làm chậm quá trình thăng tiến.

Lãng phí thời gian là “kẻ thù thầm lặng” của năng suất và sự nghiệp. Quản lý thời gian tốt không chỉ giúp hoàn thành công việc nhanh hơn mà còn tạo ra sự cân bằng, tập trung và tự tin trong công việc hàng ngày.

3. Đo lường hiệu quả sử dụng thời gian cá nhân và nhóm

Muốn cải thiện năng suất làm việc, doanh nghiệp cần đo lường và theo dõi hiệu quả sử dụng thời gian của từng cá nhân và cả đội nhóm. Việc này giúp nhận diện các “điểm nghẽn” trong quy trình làm việc và đưa ra giải pháp tối ưu kịp thời.

• Theo dõi số giờ làm việc thực tế so với kế hoạch: Xác định rõ thời gian dành cho từng nhiệm vụ giúp đánh giá tính hiệu quả và phát hiện công việc tốn quá nhiều thời gian không cần thiết.

• Xác định “khoảng trống lãng phí” trong ngày: Ghi nhận các hoạt động gây xao nhãng (như mạng xã hội, họp không cần thiết, trao đổi lan man) để có biện pháp điều chỉnh cụ thể.

• So sánh năng suất trước và sau khi áp dụng biện pháp quản lý thời gian: Đánh giá kết quả theo chu kỳ tuần hoặc tháng để đo mức độ cải thiện.

• Sử dụng phần mềm quản lý thời gian và nhân sự như 1Office HRM: Các nền tảng này cung cấp dashboard trực quan, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc, KPI cá nhân và hiệu suất nhóm theo thời gian thực.

Việc đo lường thời gian không nhằm “kiểm soát” nhân viên, mà là để hỗ trợ họ làm việc hiệu quả, giảm căng thẳng và phát huy tối đa năng lực. Một tổ chức biết quản lý thời gian tốt sẽ luôn vận hành linh hoạt, minh bạch và có năng suất vượt trội.

4. 5 Biện pháp khắc phục lãng phí thời gian hiệu quả cho nhân viên

Trong thời đại số ngày nay, các CEO thành công và sáng suốt thường sử dụng những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Giao cho nhân viên những công việc có ý nghĩa và thú vị và để họ được chịu trách nhiệm với những công việc đó
• Quy trình phân công và kiểm soát công việc rõ ràng, minh bạch và được lưu trữ rõ ràng. Hay nói cách khác là tối ưu, cải thiện quy trình làm việc để giảm các yếu tố khiến nhân viên sao nhãng công việc
• Định hướng rõ mục đích, quản lý cũng như nhân viên cần có định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi sử dụng các mô hình quản lý thời gian để đem lại hiệu quả tốt nhất.
• Tuyển dụng đúng người, đúng việc, những người có thể tạo ra môi trường làm việc năng suất cao.
• Duy trì cân bằng giữa việc thư giãn, giải trí và công việc. Hãy để cơ thể được phục hồi năng lượng.

Một trong những biện pháp khắc phục lãng phí thời gian là biết cách phân bổ đâu là công việc quan trọng cần ưu tiên và đâu là việc có thể làm sau. Cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.

Xem thêm: 10 cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!

5. Quản lý công việc và kiểm soát thời gian hiệu quả với phần mềm 1OFFICE

1Office – Công ty cổ phần tiên phong trong chuyển đổi số, mang tới các giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp. Trải qua 10 năm hình thành và phát triển, 1Office đã đồng hành được hơn 5000 doanh nghiệp và gần 450.000 người dùng. 1Office đã mang đến giải pháp quản trị công việc hiệu quả cho hàng nghìn doanh nghiệp, là biện pháp khắc phục quản lý thời gian làm việc của nhân viên được sử dụng phổ biến nhất.

Sử dụng công cụ quản trị công việc WORKPLACE 1Office các doanh nghiệp sẽ giải quyết được những nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả công việc.

• Hỗ trợ lên kế hoạch: lập kế hoạch công việc cụ thể, thực tế, phân bổ công việc đúng người, đúng nhóm, tự động cập nhật và lịch biểu cá nhân.
• Theo dõi sát sao tiến độ công việc, tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chỉ động thực hiện công việc theo đúng deadline.
• Hỗ trợ thảo luận trực tiếp, thay vì trao đổi trong nhóm khiến tin nhắn trôi mất, nhân viên có thể thảo luận ngay dưới kế hoạch và quy trình môi công việc.
• Báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc. Báo cáo trực quan dưới dạng Dashboard, báo cáo động, từ đó đánh giá hiệu quả làm việc.
• Tạo động lực làm việc với các quyết định khen thưởng trên PM

Trên đây là những nguyên nhân gây lãng phí thời gian và cách khắc phục bằng giải pháp phần mềm thông minh. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp giải quyết lãng phí thời gian hiệu quả. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì hay quan tâm đến giải pháp phần mềm 1Office, hãy liên hệ với 1Office theo:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA