6 bước tối ưu tức thì quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hóa, việc thiết lập một quy trình quản lý kho là rất cần thiết. Khi kho vận hành theo quy trình này, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về các vấn đề như tồn kho quá lâu, thất thoát hàng hóa. Hãy cùng 1Office tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình xuất kho để áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho

Nếu một doanh nghiệp không xây dựng quy trình xuất kho rõ ràng, họ có thể gặp phải những vấn đề chính sau:

• Mất mát và thất thoát hàng hóa: Việc thiếu kiểm soát sẽ dẫn đến nguy cơ hàng hóa bị mất mát hoặc thất thoát, gây tổn thất cho doanh nghiệp.
• Giảm chất lượng dịch vụ khách hàng: Khách hàng có thể không nhận được hàng hóa đúng hạn hoặc đúng yêu cầu, dẫn đến sự không hài lòng và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp.
• Tăng chi phí và giảm hiệu quả hoạt động: Việc quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả có thể gây lãng phí tài nguyên và tăng chi phí, làm giảm hiệu suất hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Việc xây dựng quy trình xuất kho rõ ràng và hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa chi phí, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và bền vững. Ngoài ra, một quy trình xuất kho tốt còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh. Tất cả những điều này đều góp phần xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

2. Quy trình xuất kho 6 bước tiêu chuẩn 

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho

Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm lập Phiếu đề nghị xuất kho khi cần thiết. Phiếu này phải được lập bởi người có thẩm quyền, đảm bảo yêu cầu xuất kho là phù hợp và phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp. Ví dụ:

• Với nguyên vật liệu sản xuất, trưởng bộ phận sản xuất lập phiếu.
• Với thành phẩm hoặc hàng hóa kinh doanh, bộ phận bán hàng đảm nhận.

Điều này giúp tránh các yêu cầu không chính đáng, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động xuất kho phục vụ đúng mục đích và lợi ích chung của công ty.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho

Phiếu yêu cầu sau khi lập sẽ được gửi đến cấp quản lý phù hợp để phê duyệt:

• Nguyên vật liệu sản xuất: Trình giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất.
• Hàng hóa kinh doanh: Bộ phận kế toán hoặc bán hàng có thể tự ký duyệt nếu được phân quyền.

Việc này đảm bảo rằng lượng hàng xuất kho là cần thiết, không gây lãng phí hoặc thiếu hụt không đáng có.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Bộ phận kế toán kho thực hiện kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho để đảm bảo đủ đáp ứng yêu cầu. Nếu phát hiện thiếu hàng, cần phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý kịp thời, như:

• Nhập thêm hàng hóa đúng số lượng và chủng loại.
• Đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng nếu cần.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Kế toán lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu đề nghị đã phê duyệt hoặc hóa đơn bán hàng. Phiếu xuất kho thường được in ít nhất 2 liên:

• Một liên lưu tại quyển.
• Một liên giao cho thủ kho để thực hiện lấy hàng.

Bước 5: Xuất kho

Thủ kho dựa trên phiếu xuất để chuẩn bị và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu. Trước khi xuất, cần kiểm tra chất lượng và tình trạng hàng hóa, đảm bảo đáp ứng yêu cầu. Nếu cần, hỗ trợ bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển.

Bước 6: Cập nhật thông tin xuất kho

Kế toán kho cập nhật số liệu xuất kho vào phần mềm quản lý, đồng thời hạch toán và điều chỉnh lượng tồn kho. Định kỳ, kế toán và thủ kho cần đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch nếu có.

Lưu ý: Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho không chỉ giúp tối ưu nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát và tăng hiệu quả vận hành kho hàng của doanh nghiệp.

3. Kinh nghiệm kiểm soát quy trình xuất kho hiệu quả

Để quản lý và kiểm soát xuất kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các kinh nghiệm được đúc rút bởi các doanh nghiệp lớn như sau:

3.1 Hoàn thiện quy trình xuất kho

Hoàn thiện quy trình xuất kho giúp doanh nghiệp tăng cường độ chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, quy trình này còn giúp giảm chi phí, tối ưu hóa tài nguyên và tuân thủ các quy định pháp luật.

Một quy trình xuất kho hoàn chỉnh không chỉ cải thiện hiệu suất hoạt động mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng kịp thời các thay đổi của thị trường và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3.2 Sắp xếp kho một cách thông minh, khoa học

Ứng dụng mã vạch hoặc thẻ kho

Ứng dụng mã vạch giúp tăng độ chính xác, giảm sai sót và cải thiện quản lý hàng tồn kho. Quy trình kiểm kê cũng nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất hơn. Bên cạnh đó, mã vạch còn cung cấp thông tin minh bạch, dễ dàng truy xuất nguồn gốc.

Quy hoạch vị trí lưu trữ

Mỗi mặt hàng cần được bố trí vị trí cố định, kệ hàng cần đánh số, gắn nhãn rõ ràng cùng với biển chỉ dẫn. Điều này không chỉ hỗ trợ nhân viên dễ dàng tìm kiếm mà còn giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ, đặc biệt với kho hàng có quy mô lớn hoặc chứa hàng nghìn mặt hàng khác nhau.

3.3 Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ

Một trong những nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa là việc để người không phận sự ra vào khu vực kho. Điều này tiềm ẩn nguy cơ trộm cắp, nhầm lẫn hoặc gây ảnh hưởng đến hàng hóa.

Giải pháp:

• Chỉ cho phép những nhân viên có nhiệm vụ liên quan được tiếp cận kho.
• Trang bị thẻ ra vào, đồng phục nhân viên để dễ dàng nhận diện.
• Đưa quy định này vào nội quy quản lý kho, đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt.

3.4 Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho

Kiểm kê kho định kỳ là hoạt động cần thiết giúp doanh nghiệp:

• Đối chiếu số liệu thực tế với báo cáo.
• Phát hiện sai sót kịp thời, xử lý nhanh chóng.
• Rà soát, phân loại các hàng hóa bị hỏng hóc, giảm chất lượng để đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Hoạt động kiểm kê không chỉ giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát kho mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng hàng tồn.

3.5 Áp dụng công nghệ trong kiểm soát xuất kho

Ứng dụng công nghệ là xu hướng tất yếu trong quản lý kho hiện đại. Các phần mềm quản lý kho 1Office CRM hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận thông qua hệ thống chứng từ tự động.
• Theo dõi hàng tồn kho chính xác theo từng đặc thù: màu sắc, kích thước, số lô, hạn sử dụng…
• Tính giá xuất kho linh hoạt theo nhiều phương pháp.
• Đáp ứng đầy đủ các quy định về chứng từ, báo cáo kho theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
• Lập định mức nguyên vật liệu cho sản xuất, tính giá thành nhanh chóng..

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1CRM!

—————————

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình xuất kho, tầm quan trọng cũng như các phương pháp kiểm soát hiệu quả. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp và định hướng đúng đắn cho sự phát triển trong tương lai.