Cơ Hội
Bạn muốn truy cập nhanh đến phân hệ Khách hàng? Truy cập vào phân hệ Khách Hàng
Nội dung
Cài đặt quy trình bán hàng
Để sử dụng tính năng của phân hệ Cơ hội, bạn cần cài đặt quy trình bán hàng trên 1Office.
Để cài đặt quy trình bán hàng, bạn sử dụng tài khoản có quyền quản lý tất cả phân hệ Bán hàng/tài khoản admin thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tại phân hệ Khách hàng, chọn Cài đặt trên góc phải thanh menu
Bước 2: Tại màn cài đặt, trên menu trái, chọn "Quy trình bán hàng".
Tại đây, bạn thực hiện nhập tên các giai đoạn bán hàng, lựa chọn màu sắc tương ứng và Cập nhật
Lưu ý:
- Bạn có thể thay đổi thứ tự các bước bằng cách kéo lên trên hoặc xuống dưới.
- Trong mỗi bước quy trình hệ thống thì bước quy trình đầu tiên sẽ được sử dụng làm mặc định.
- Bạn có thể tạo ra nhiều quy trình mà doanh nghiệp bạn đang áp dụng. Bạn có thể Xóa quy trình bằng cách click vào biểu tượng bên cạnh mỗi quy trình tương ứng và có thể Sửa quy trình bằng cách click vào quy trình muốn sửa và thay đổi các thông tin, sau đó Cập nhật.
Cài đặt cơ hội
Các bước cài đặt cơ hội:
Bước 1: Tại phân hệ Khách hàng, chọn Cài đặt trên góc phải thanh menu
Bước 2: Tại màn cài đặt, trên menu trái, chọn "Cơ hội".
Bước 3: Thiết lập các cài đặt và Cập nhật
Bảng mô tả các trường dữ liệu:
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Cấu trúc mã | Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo format định sẵn. Bạn có thể click vào "Xem danh sách từ khóa có thể sử dụng" để tham khảo từ khóa. |
| Bộ đếm tự tăng bắt đầu từ | Bộ đếm mã tự tăng có thể cài đặt từ 0 hoặc lớn hơn tùy ý |
| Cho phép chỉnh sửa | Khi tính năng này được bật, người dùng có thể thay đổi mã Nếu công ty bạn đã có quy định chuẩn về mã , hãy tắt cài đặt này để tránh tình trạng xung đột mã giữa các đối tượng |
| Quy trình bán hàng | Người dùng cần cài đặt quy trình bán hàng để tạo và quản lý cơ hội |
| Nhãn cơ hội | Click vào để tạo mới nhãn |
Tạo mới cơ hội
Để tạo mới cơ hội, người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào module Bán hàng. Tại menu trái, chọn đối tượng Cơ hội
Bước 2: Click vào icon Tạo mới cơ hội trên góc trái.
Bước 3: Điền thông tin vào các trường dữ liệu và Cập nhật
Bảng mô tả các trường dữ liệu:
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Liên hệ | Chọn Liên hệ cần gắn cơ hội, cơ hội này sẽ thuộc liên hệ được gắn |
| Mã cơ hội | Hệ thống hiển thị mã cơ hội theo cài đặt |
| Tên cơ hội | Đặt tên cho cơ hội |
| Thuộc quy trình | Lựa chọn quy trình bán hàng áp dụng (quy trình bán hàng đã thiết lập trong cài đặt) |
| Giai đoạn | Lựa chọn giai đoạn thuộc quy trình bán hàng |
| Hàng hóa | Nhập các thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá bán |
| Giá trị cơ hội/Tỷ lệ thành công/Kết thúc dự kiến | Nhập các thông tin về giá trị cơ hội, tỷ lệ thành công của cơ hội và thời gian kết thúc dự kiến |
| Người phụ trách | Chọn người phụ trách cơ hội. Chỉ có thể chọn 1 người phụ trách |
| Theo dõi và phối hợp thực hiện | Chọn người theo dõi/phối hợp thực hiện. Có thể chọn nhiều người |
| Mô tả | Nhập mô tả chi tiết cơ hội |
| Đính kèm | Đính kèm các tài liệu liên quan( nếu có) |
| Đối tượng liên quan | Liên kết các đối tượng liên quan: Công việc, Dự án, Báo giá, Quy trình, Đối tác |
Lưu ý: Những trường thông tin có dấu * là những trường thông tin bắt buộc
Quản lý cơ hội
Module Cơ hội cho phép người dùng theo dõi và quản lý cơ hội theo màn hình danh sách và kanban
1. Màn hình Danh sách
Màn hình danh sách hiển thị danh sách cơ hội theo nhiều trường dữ liệu, giúp người dùng có thể theo dõi tổng quan nhanh chóng và quản lý hiệu quả. Các tác vụ tại màn hình danh sách:
| Tác vụ | Mô tả |
| Lọc nhanh | Cho phép người dùng lọc nhanh các quy trình bán hàng |
| Nhãn | Người dùng có thể gán nhãn cho từng cơ hội chi tiết |
| Import | Cho phép người dùng import danh sách cơ hội từ file excel và xem lịch sử import |
| Export | Người dùng có thể xuất danh sách cơ hội ra file excel |
| Chuyển kiểu xem | Trên góc trái màn hình, người dùng click vào Danh sách và chọn kiểu xem kanban |
| Cài đặt | Tài khoản có quyền quản lý tất cả phân hệ Khách hàng/quyền quản trị hệ thống có thể vào để thiết lập cài đặt |
| Sắp xếp danh sách | Cho phép sắp xếp danh sách theo các trường dữ liệu |
2. Màn Kanban
Màn hình kanban hiển thị các bước trên 1 quy trình và từng cơ hội tương ứng với từng bước, giúp người dùng có thể theo dõi một cách trực quan và linh hoạt.
Tại màn hình, người dùng có thể theo dõi thông tin tổng quan về 1 cơ hội hoặc chuyển trạng thái của 1 cơ hội bằng cách kéo thả các thẻ của cơ hội. Thao tác chuyển trạng thái tại đây cũng sẽ tương đương với tác vụ chuyển trạng thái tại Màn hình danh sách.
Người dùng có thể chọn xem theo các quy trình bán hàng bằng cách chọn tại mũi tên nhỏ bên cạnh kiểu xem Kanban và chọn Quy trình cần theo dõi.
3. Quản lý 1 cơ hội chi tiết
Để xem 1 cơ hội chi tiết, bạn có thể click chuột vào cơ hội đó từ màn hình danh sách/kanban
Bảng mô tả các tác vụ có thể thực hiện tại 1 cơ hội chi tiết:
| Tác vụ | Mô tả |
| Trạng thái | Cập nhật trạng thái của cơ hội nếu có sự thay đổi |
| Cập nhật | Cập nhật giai đoạn của cơ hội, tỷ lệ thành công, thời gian kết thúc dự kiến và giá trị cơ hội |
| Chăm sóc | Thực hiện chăm sóc liên hệ: cuộc gọi, email,.... |
| Phụ trách | Gán người phụ trách cơ hội đó |
| Tạo mới | Tạo mới nhanh báo giá/hợp đồng/đơn hàng gắn với cơ hội |
| Khác |
|
Lưu ý: Để thực hiện các tác vụ trên, người dùng có thể:
- Truy cập vào 1 cơ hội chi tiết, thực hiện các tác vụ trên thanh header hoặc click icon để xem thêm tác vụ
- Tại màn hình danh sách, click chuột phải vào 1 cơ hội và thực hiện các tác vụ