Quản lý thu chi
Bạn muốn truy cập nhanh đến Tài chính? Truy cập vào phân hệ Tài chính
Nội dung
- Giới thiệu về phiếu thu/ phiếu chi
- Tạo mới phiếu thu
- Quản lý phiếu thu
- Tạo mới phiếu chi
- Quản lý phiếu chi
- Bảng tổng hợp ngân sách
Giới thiệu về phiếu thu/phiếu chi
Phiếu thu có vai trò ghi lại lịch sử mỗi lần thu tiền, người quản lý có thể nắm được những khoản thu nào được thu từ bán hàng, những khoản thu nào từ các nguồn thu khác và được thu vào tài khoản nào.
Phiếu chi như là một công cụ giúp người dùng khai báo các khoản chi hàng ngày của công ty. Người quản lý có thể nắm được khoản chi nào cho mua hàng, khoản chi nào cho các mục đích khác và chi từ tài khoản nào.
Tạo mới phiếu thu
Để tạo mới phiếu thu, người dùng thực hiện các bước sau:
1. Truy cập phân hệ Tài chính
2. Ở góc trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Chọn Phiếu thu
3. Điền thông tin đầy đủ và Cập nhật để lưu Phiếu thu
Bảng mô tả các trường thông tin trong tạo mới Phiếu thu:
| Tên trường | Mô tả |
| Ngày thu | Nhập ngày thu |
| Ngày hạch toán | Nhập ngày hạch toán |
| Nội dung thu | Nhập nội dung thu của phiếu thu |
| Lý do thu | Lựa chọn lý do thu |
| Đối tượng thu | Chọn đối tượng thu trong danh sách liệt kê sẵn, tùy thuộc vào mỗi đối tượng thu người dùng cần điền thêm các thông tin liên quan |
| Tài khoản thu | Chọn Tài khoản thu tiền về |
| Người nộp tiền, Số tài khoản nộp tiền, Ngân hàng nộp tiền | Nhập tên người nộp tiền, số tài khoản nộp tiền, ngân hàng nộp tiền |
| Chi tiết thu | Bao gồm: Diễn giải thông tin chi tiết, Số lượng, số tiền, tổng tiền, Thuế...... |
| Hạch toán nội bộ |
Chọn Hạch toán cho Dự án hoặc Hạch toán cho Công việc và gắn kèm Công việc/ Dự án tương ứng Lưu ý: Cho phép nhiều phiếu thu trên 1 dự án hay chiến dịch |
| Số hóa đơn | Nhập số hóa đơn của phiếu chi |
| Ngày xuất | Ngày xuất phiếu chi |
| Ghi chú | Ghi chú thêm thông tin nếu có |
| Đối tượng liên quan | Cho phép tạo mới các đối tượng liên quan: Công việc, Dự án hoặc Quy trình liên quan đến phiếu thu đó. |
Lưu ý:
- Người dùng có thể tạo phiếu thu trực tiếp từ kế hoạch thu đã được chốt.
- Những trường dữ liệu có dấu * là những trường bắt buộc điền thông tin đầy đủ.
Quản lý phiếu thu
Sau khi tạo mới Phiếu thu thành công, màn hình chi tiết hiển thị thông tin phiếu, tùy thuộc vào quyền sẽ thực hiện các tác vụ trên phiếu thu.
Để thực hiện các tác vụ trên 1 phiếu thu, người dùng có thể:
- Truy cập 1 phiếu thu chi tiết, thực hiện các tác vụ trên thanh header hoặc click vào biểu tượng để xem thêm các tác vụ khác
- Tại màn hình danh sách phiếu thu, click chuột phải vào 1 phiếu thu chi tiết và thực hiện các tác vụ
Bảng mô tả các tác vụ tại 1 phiếu thu chi tiết:
| Tác vụ | Mô tả |
| Duyệt/ Hoàn duyệt |
Người được cài đặt là người duyệt phiếu thu sẽ có quyền thực hiện tác vụ Duyệt/Hoàn duyệt. Khi duyệt Phiếu thu xong, số tiền trong phiếu thu sẽ được cộng vào tài khoản đã được chọn trong phiếu thu đó. Sau khi duyệt, người dùng có thể Hoàn duyệt, sau khi hoàn duyệt, số tiền cũng sẽ được hoàn lại |
| Tạo mới | Tạo mới các đối tượng liên quan đến Phiếu thu như: Dự án, công việc, quy trình, đơn hàng bán, hợp đồng bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, đối tác, đơn công tác... |
| Liên kết | Liên kết các đối tượng liên quan như: Dự án, công việc, quy trình, đơn hàng bán, hợp đồng bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, đối tác, đơn công tác.. và gắn kèm đối tượng chi tiết |
| Ký số | Tạo hồ sơ ký số liên quan đến phiếu thu |
| Biểu mẫu | Khi phiếu thu cần in ra và lưu trữ, bạn có thể chọn in ra/ xuất biểu mẫu tương ứng (Điều kiện đã cài biểu mẫu phiếu chi) |
| Thêm tài liệu | Đính kèm tài liệu/minh chứng liên quan |
| Sửa | Tác vụ Sửa chỉ được thực hiện khi Phiếu thu chưa được duyệt ở bất kỳ bước nào |
| Xóa | Chỉ được phép Xóa khi phiếu thu ở trạng thái Chờ duyệt, Không duyệt. |
| Nhân bản | Tác vụ này cho phép bạn tạo nhanh 1 phiếu thu mới với các thông tin tương tự phiếu thu đã tạo để tiết kiệm thời gian nhập liệu. |
Tạo mới phiếu chi
Để tạo mới phiếu chi, người dùng thực hiện các bước sau:
1. Truy cập phân hệ Tài chính
2. Ở góc trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Chọn Phiếu chi
3. Điền thông tin đầy đủ và Cập nhật để lưu Phiếu chi
Bảng mô tả các trường thông tin trong tạo mới Phiếu chi:
| Tên trường | Mô tả |
| Ngày chi | Nhập ngày chi |
| Ngày hạch toán | Nhập ngày hạch toán |
| Nội dung chi | Nhập nội dung chi của phiếu chi |
| Lý do chi | Chọn các lý do chi có sẵn |
| Tài khoản | Chọn Tài khoản chi tiền |
| Người nhận tiền, Số tài khoản nhận tiền, Ngân hàng nhận tiền | Điền thông tin: người nhận tiền, số tài khoản nhận tiền, ngân hàng nhận tiền |
| Đối tượng chi | Chọn đối tượng chi trong danh sách có sẵn, tùy thuộc vào đối tượng chi người dùng điền các thông tin liên quan |
| Hạch toán nội bộ |
Chọn Hạch toán cho Dự án/Công việc/ Chiến dịch marketing/Chiến dịch tuyển dụng và gắn kèm Công việc/ Dự án tương ứng. Lưu ý: Cho phép nhiều phiếu thu trên 1 dự án hay chiến dịch |
| Chi tiết chi | Điền các thông tin: Diễn giải chi tiết, Số lượng, Số tiền, thuế... |
| Số hóa đơn | Nhập số hóa đơn của phiếu chi |
| Ngày xuất | Ngày xuất phiếu chi |
| Ghi chú | Ghi chú thêm thông tin nếu có |
| Đối tượng liên quan | Cho phép tạo mới các đối tượng liên quan: Công việc, Dự án hoặc Quy trình liên quan đến phiếu chi đó. |
Lưu ý:
- Người dùng có thể tạo phiếu chi trực tiếp từ kế hoạch chi đã được chốt.
- Những trường dữ liệu có dấu * là những trường bắt buộc điền thông tin đầy đủ.
Quản lý phiếu chi
Sau khi tạo mới Phiếu chi thành công, màn hình chi tiết hiển thị thông tin phiếu, tùy thuộc vào quyền sẽ thực hiện các tác vụ trên phiếu chi.
Để thực hiện các tác vụ trên 1 phiếu chi, người dùng có thể:
- Truy cập 1 phiếu chi chi tiết, thực hiện các tác vụ trên thanh header hoặc click vào biểu tượng để xem thêm các tác vụ khác
- Tại màn hình danh sách phiếu chi, click chuột phải vào 1 phiếu chi chi tiết và thực hiện các tác vụ
Bảng mô tả các tác vụ tại 1 phiếu chi chi tiết:
| Tác vụ | Mô tả |
| Duyệt/ Hoàn duyệt |
Người được cài đặt là người duyệt phiếu chi sẽ có quyền thực hiện tác vụ Duyệt/Hoàn duyệt. Sau khi Phiếu chi được duyệt, số tiền trong phiếu chi sẽ trừ vào tài khoản đã được chọn trong phiếu chi đó, tương ứng sẽ cập nhật tự động vào đã thu của Đơn hàng/Hợp đồng/Công nợ khách hàng. Sau khi duyệt, người dùng có thể Hoàn duyệt, sau khi hoàn duyệt, số tiền cũng sẽ được hoàn lại |
| Tạo mới | Tạo mới các đối tượng liên quan đến Phiếu chi như: Dự án, công việc, quy trình, đơn hàng bán, hợp đồng bán, đơn hàng mua, hợp đồng mua, vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, đối tác, đơn công tác... |
| Liên kết | Liên kết các đối tượng liên quan như: Dự án, công việc, quy trình, đơn hàng bán, hợp đồng bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, đối tác, đơn công tác, đơn hàng mua, hợp đồng mua, vật tư.. và gắn kèm đối tượng chi tiết |
| Ký số | Tạo hồ sơ ký số liên quan đến phiếu chi |
| Biểu mẫu | Khi phiếu chi cần in ra và lưu trữ, bạn có thể chọn in ra/ xuất biểu mẫu tương ứng (Điều kiện đã cài biểu mẫu phiếu chi) |
| Thêm tài liệu | Đính kèm tài liệu/minh chứng liên quan |
| Sửa | Tác vụ Sửa chỉ được thực hiện khi Phiếu chi chưa được duyệt ở bất kỳ bước nào |
| Xóa | Chỉ được phép Xóa khi phiếu chi ở trạng thái Chờ duyệt, Không duyệt. |
| Nhân bản | Tác vụ này cho phép bạn tạo nhanh 1 phiếu chi mới với các thông tin tương tự phiếu chi đã tạo để tiết kiệm thời gian nhập liệu. |
Bảng tổng hợp ngân sách
Sau khi các phiếu thu và phiếu chi được duyệt, tổng doanh thu và chi phí sẽ được tổng hợp tại Bảng tổng hợp ngân sách
Bảng tổng hợp ngân sách dòng tiền là một báo cáo tài chính thể hiện kế hoạch và thực tế dòng tiền chi tiêu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát ngân sách: So sánh giữa kế hoạch và thực tế để xem có chi tiêu vượt mức không.
- Theo dõi tình hình tài chính: Đánh giá mức độ sử dụng ngân sách theo thời gian.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Đảm bảo doanh nghiệp không gặp vấn đề về tài chính do chi tiêu không kiểm soát.
Để xem bảng tổng hợp dòng tiền, người dùng thực hiện các bước sau:
- Truy cập module Tài chính
- Tại menu trái, di chuột vào đối tượng Ngân sách, chọn Tổng hợp ngân sách
- Chọn tab Dòng tiền
Người dùng có thể click vào tác vụ Hiển thị hoặc Bộ lọc trên thanh header để chọn kiểu xem và lọc dữ liệu báo cáo.
Lưu ý: Bảng Tổng hợp ngân cho phép người dùng linh hoạt xem thông tin theo quý, năm, và các cột bao gồm:
- Số lượng: Số lượng loại thu/loại chi dự kiến sử dụng trong kỳ.
- Đơn giá: Giá tiền trên 1 đơn vị loại thu/loại chi
- Kế hoạch: Tổng số tiền thu/chi dự kiến
- Thực tế: Tổng số tiền thu/chi thực tế
Tìm hiểu thêm tại Trung tâm hỗ trợ 1Office