Công nợ

Công nợ là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Ở đây chúng ta sẽ tìm hiểu về công nợ phải thu khách hàng khi doanh nghiệp mình bán sản phẩm, dịch vụ cho các doanh nghiệp, cá nhân khác.

 

Làm sao để sử dụng tính năng này trên 1Office?

 

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách công nợ của công ty bạn

Bước 1. Tạo mới công nợ

Bước 2. Quản lý công nợ

 

Bước 0. Chuẩn bị file công nợ

 

Hãy chuẩn bị file công nợ, chúng ta có thể tải file dữ liệu tại: Dữ liệu công nợ mẫu

 

Bước 1. Tạo mới công nợ

 

 Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin, bạn trở lại phân hệ Bán hàng  >  Chọn Công nợ

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bạn có 3 cách để thêm mới đối tượng Công nợ:

 

 

Cách 1: Tạo mới từ màn hình công nợ

 

   Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng công nợ một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài công nợ (số lượng ít).

   Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình) 
• Nhập vào các thông tin công nợ cần quản lý tại màn hình tạo mới.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

 Lưu ý: Trường thông tin bắt buộc (có dấu * cạnh tên trường)

 

Cách 2: Import

 

  Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng công nợ trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật công nợ nhiều khách hàng. Cụ thể:

• Chọn biểu tượng Import tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng   để thêm các trường muốn import
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

• Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng import góc phải màn hình > Xem lịch sử import công nợ. Trên danh sách lịch sử import công nợ chúng ta sẽ xem được thông tin công nợ import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Cách 3: Tạo mới từ đơn hàng bán/hợp đồng bán

 

• Công nợ phải thu cập nhật từ đơn hàng bán, hợp đồng bán

 

• Các tác vụ trên màn hình danh sách Công nợ (Tại góc trên bên phải màn hình)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

STT	Tính năng	Quyền	Mô tả
1	Thời gian	Người xem/quản lý	Cho phép chọn thời gian để xem công nợ của khách hàng theo từng tháng
2	Import	Người quản lý	Cho phép đưa hàng loạt dữ liệu công nợ lên hệ thống
3	Export	Người quản lý	Cho phép xuất các trường thông tin của công nợ ra file excel

 

Bước 2. Quản lý đối tượng

 

Quản lý công nợ trên 1Office cho phép theo dõi được công nợ của từng khách hàng trong tháng, công nợ phải thu từ: nhập thủ công, hợp đồng bán, đơn hàng bán

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường giá trị trên màn hình danh sách công nợ:

 

STT	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Khách hàng	Hiển thị tên khách hàng
2	Ngày hoạch toán	Ngày cập nhật công nợ trực tiếp, ngày bán hàng, ngày ký hợp đồng, ngày thu
3	Nguồn chứng từ	Căn cứ nguồn cập nhật công nợ bao gồm: Hợp đồng, Đơn hàng, Phiếu thu (thu trên đơn hàng/hợp đồng), Khác (Tạo mới công nợ trực tiếp)
4	Dư có	Là các khoản mà khách hàng có gồm: Nhập tiền thủ công công nợ, từ đơn hàng bán, hợp đồng bán
5	Dư nợ	Là các khoản mà khách hàng đã trả: Gồm từ phiếu thu, hoặc nhập số tiền âm từ công nợ
6	Còn lại	Số tiền công nợ còn lại (Dư có – Dư nợ)